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当前，我国正处在经济体制加速转轨和社会结构全面转型的时期，即从计划经济体制向市场经济体制转变，由农业社会、乡村社会、封闭半封闭社会向工业社会、城镇社会和开放社会转变的时期。随着体制的转轨。社会的转型，人们的生活方式、行为方式、价值观念以及社会运行机制、社会利益格局都发生了这样或那样的变化。这些变化。给我国的档案事业管理带来了深刻的影响。为顺应社会转型这一工作背景的特点，我们必须树立科学的思维方式和前瞻的社会意识，改进现有的档案事业管理体制、政策导向，拓展档案管理机构职能、服务功能，从而全面推进档案事业在社会转型期的发展。
一、档案事业管理体制的改革
我国的档案事业是在计划经济时期建立起来的，是与计划经济的社会运行机制相适应的。档案事业管理体制由《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》确立。简言之。即对档案工作实行统一领导、分级管理的原则。相应地，从中央到地方的档案事业管理机关，在各级人民政府领导下，统一地、分级、分专业地掌管全国、本地区、本系统的档案事务。随着改革开放和市场经济的发展，整个社会的大环境发生了日新月异的变化：转型期的到来和政府职能的转变，使各种社会组织与政府系统之间的行政依附或制约关系正在逐渐减弱，甚至部分或全部解除了。同时。经济体制改革的深入使社会经济成分也发生了巨大的变化。集体性质、私人性质以及其他所有制形式的社会组织大量涌现，我国出现了国有企业、中外合资企业、民营企业等多种不同经济主体共存的局面。这必然导致档案机构的所有制形式和档案所有权也变得愈加多元化。档案所有权由以前的主要为国家所有变为由国家、集体和个人共同所有：国有或国有控股企业形成的档案归国家所有：民营企业形成的档案归民营企业所有；外商独资企业形成的档案，所有权归外商，但归属权属中国：中外合资企业形成的档案归合资双方所有：非国有档案中对国家和社会有保存价值者，国家拥有控制权，所有者不得私自买卖和销毁。在档案管理领域同其它领域一样，谁拥有所有权，谁就有了管理的控制权与自主权，档案权属的变化必将深刻影响到档案的管理制度与管理方式。《中华人民共和国档案法》第十六条指出“集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案。档案所有者应当妥善保管。”这实际上也就是承认：不同的档案分别归属于国家、集体或个人所有，体现了档案所有权多样化的特征。种种现象表明。原有的档案事业管理体制赖以存在的条件改变了，这些变化使管理体制中原有的一些隐藏较深的缺陷日益暴露出来，原本适应社会需要的管理体制，随着环境的改变，也变得不再适应。因此。必须对其予以完善。
转型期档案事业管理体制改革的关键是要适应从计划经济体制到市场经济体制的变化。可以从以下几个方面来完善档案事业管理体制：一是强化档案行政管理机关的宏观调控能力。档案行政管理部门要审时度势，及时把工作重心转移到对本地区档案工作进行全面规划控制、规范管理、依法治档、高效指导等更高层次的宏观管理上来。并且正确运用社会对档案信息需求的导向功能，鼓励和促进地区之间、行业之间档案机构的业务协作和信息交流。二是科学确立档案局、馆的设置。重新规范档案机构及其相互之间的责权利关系，明确档案机构在我国社会组织体系中的地位与功能。目前我国的档案局、馆合一的档案工作领导体制已不能适应新形势发展的需要。因为将档案局、馆合一。不仅使档案局、馆定性不明，编制不清。而且混淆了两者的工作职责，甚至使各自的工作职能弱化。而且在日常工作的开展中，也会出现一系列的问题，如对本局馆档案工作的监督问题，行政挤占事业经费问题等。三是在档案行政管理机关的指导下，建立专门的档案服务机构。这种机构可以对一定范围内各类档案机构的管理活动发挥协调作用，同时成为档案利用者与档案机构之间的桥梁和沟通的纽带。其中，文件中心、档案寄存中心、档案事务所(或档案咨询服务中心)等兼具社会服务性质和商业性质的新型档案业务和服务机构开始出现。它们承担了大量的档案劳务性工作，有效地履行了档案保管、利用职能。从一定程度上减轻了档案部门指导、监督工作量过大的压力。是对我国传统档案机构和档案管理体制的补充和完善，具有划时代的意义。对推动我国档案事业的发展和探索我国档案管理的新形式发挥了积极的作用。
二、档案事业管理政策导向的改变
我国在相当长的一段时期内，由于受“以阶级斗争为纲”、重点为政治斗争服务的影响，片面强调档案的保密性。档案政策法规也规定要对档案进行保密、封闭，严格限定利用档案的权限。一些材料只要进入档案，其密级就迅速提高，不得对外有只字泄露。因此档案在社会公众的心目中是很神秘的。是很难接触到的。再加上档案利用手续繁琐，审查严格。且费时费力，使相当一部分需要利用档案的人望而却步，所以传统的档案政策法规与整个社会的发展是不协调的。随着政治民主化程度的提高和社会运行机制的转变，档案管理的改革日益深化。无论是从外部的社会大环境，还是从档案工作的内部小环境而言，档案事业管理都处于越来越开放的系统之中。在这一背景下，档案管理的政策发生了变化，档案的社会性逐渐得到重视。开放档案为全社会服务成为相关政策法规的重要导向作用之一。党的十一届三中全会以后，我国制定了档案开放政策，对改变档案管理封闭落后的状况产生了积极的影响。国家档案局发布了《各级国家档案馆开放档案办法》，对开放档案的期限和范围作了明确的规定：各级各类国家档案馆对保管的档案，自形成之日起满三十年(除未解密或需要控制使用的部分外)，均应分期分批地向社会开放。《中华人民共和国档案法》则以法律条文的形式重申了这一规定，并作了必要的补充。“经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限。可以少于三十年。”向社会开放档案，意味着利用档案的法制化。从此以后。公民合理利用档案有了政策上的保证。开放的档案面向社会，只要利用档案的目的是合法的，档案部门都不能拒之门外。为了贯彻这一具有战略意义的方针，我国各级档案馆相继采取各种措施，积极创造条件。简化档案利用手续。并规定，凡中华人民共和国公民和组织持有合法证明，都可以利用已开放的档案。
三、档案管理机构工作职能的转变
长期以来，档案管理机构的业务范围主要是固守在传统的“档案”位置上，档案事业的管理重点主要是历史档案、文书档案。档案馆的定位是档案史料查找中 心，它所发挥的主要是知识的储备和积累作用。在当今快速发展的世界中，档案管理机构需要重新定位其角色以应对全球化和新技术带来的挑战，满足公民不断变化的需求，实现公民的期望，发挥档案的社会影响力。在转型期，将档案管理机构的职能向文件管理领域延伸，几乎成为全世界档案工作者对信息时代档案机构职能的重新定位。这就要求档案管理机构将其职能延伸至文件的生成、处理阶段。从文件的归宿扩展至文件的源流，将档案管理的要求嵌入文件管理系统，实现真正意义上的文件与档案的一体化管理。同时适应经济、文化建设的需要，加强对非历史档案如科技档案的管理，建立专门性形成档案的管理点。实行“现行文件”开放，公开与经济、文化、社会管理和公共服务相关的政府信息，建立公共的政府信息查阅点。总之，档案管理机构应从单纯的档案实体管理者转变为信息管理者、知识管理者，并学会引导利用者从查阅具体档案过渡到通过档案和其他信息源获取知识。乃至获取智慧。使传统档案管理机构的角色定位逐步从封闭型向开放型转变，从知识宝库型向信息喷泉型转变，从单功能型向多功能型转变，从保管向监管和控制转变。
四、档案事业管理机构服务功能的拓展
传统档案部门的服务是一种封闭型、静态型、被动式的服务。它的服务内容主要是围绕档案本身展开的。其服务主要是针对党政机关的政治性工作。从而导致档案部门的其它服务功能不能得到充分发挥，造成档案信息资源的巨大浪费。同时也抑制了档案工作人员的积极性。在当今的信息社会中，各方面的竞争日益激烈，档案部门要改变以往的服务机制，就应从以下几个方面着手：第一，服务理念：应大力宣传档案工作。让社会了解档案工作，了解档案馆藏的价值。积极扩大与社会各界的联系，横向拓展档案服务窗口的幅面，纵向挖掘档案服务窗口的深度，从多层面、多角度增加档案服务的覆盖面和档案服务的透明度。第二。服务内容：档案部门除了提供传统的档案服务，还应根据信息社会的需求，拓展其服务内容。提供知识服务、导航服务，不断开发档案的各项服务功能，如：资政决策功能。宣传教育功能，咨询利用功能，文化交流功能。市场服务功能，信息集聚和传播功能等。第三。服务方式：档案利用需求总量的增加和结构的变化，对档案部门的服务工作提出了新的要求，需要大量新东西，包括新的服务方式来支撑。因此，档案部门的服务方式应由被动服务变为主动服务、跟踪服务、全方位服务，由封闭变为开放，由滞后变为超前。第四，服务手段：在档案服务中充分推广以计算机为主要手段的现代化技术，正是顺应时代潮流，塑造档案事业服务新形象的有效形式。档案部门通过建立档案馆(室)网页，实现档案信息的网上传播，为用户提供及时的信息。可以通过查档窗口、热线查询、网上查询等方式，直接为公众提供档案查询服务。建立计算机检索系统。编制多种检索工具。拓宽检索角度，形成检索体系，最大限度地提示档案信息，以满足用户从不同角度查找档案的需求，为档案利用提供方便。
总之，社会转型是一种整体的、全面的状态过渡。政治、经济体制改革和信息化的进程使档案事业管理的对象和工作环境变得日益复杂。传统的档案事业管理已逐渐滞后于时代发展和社会进步的需要。这就要求我们对档案事业的管理进行开拓性、战略性的调整，以新的管理视角、新的管理理念和新的管理策略去应对社会转型所带来的一系列变化。为档案事业的发展开创新的空间。
一、档案事业管理体制的改革
我国的档案事业是在计划经济时期建立起来的，是与计划经济的社会运行机制相适应的。档案事业管理体制由《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》确立。简言之。即对档案工作实行统一领导、分级管理的原则。相应地，从中央到地方的档案事业管理机关，在各级人民政府领导下，统一地、分级、分专业地掌管全国、本地区、本系统的档案事务。随着改革开放和市场经济的发展，整个社会的大环境发生了日新月异的变化：转型期的到来和政府职能的转变，使各种社会组织与政府系统之间的行政依附或制约关系正在逐渐减弱，甚至部分或全部解除了。同时。经济体制改革的深入使社会经济成分也发生了巨大的变化。集体性质、私人性质以及其他所有制形式的社会组织大量涌现，我国出现了国有企业、中外合资企业、民营企业等多种不同经济主体共存的局面。这必然导致档案机构的所有制形式和档案所有权也变得愈加多元化。档案所有权由以前的主要为国家所有变为由国家、集体和个人共同所有：国有或国有控股企业形成的档案归国家所有：民营企业形成的档案归民营企业所有；外商独资企业形成的档案，所有权归外商，但归属权属中国：中外合资企业形成的档案归合资双方所有：非国有档案中对国家和社会有保存价值者，国家拥有控制权，所有者不得私自买卖和销毁。在档案管理领域同其它领域一样，谁拥有所有权，谁就有了管理的控制权与自主权，档案权属的变化必将深刻影响到档案的管理制度与管理方式。《中华人民共和国档案法》第十六条指出“集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案。档案所有者应当妥善保管。”这实际上也就是承认：不同的档案分别归属于国家、集体或个人所有，体现了档案所有权多样化的特征。种种现象表明。原有的档案事业管理体制赖以存在的条件改变了，这些变化使管理体制中原有的一些隐藏较深的缺陷日益暴露出来，原本适应社会需要的管理体制，随着环境的改变，也变得不再适应。因此。必须对其予以完善。
转型期档案事业管理体制改革的关键是要适应从计划经济体制到市场经济体制的变化。可以从以下几个方面来完善档案事业管理体制：一是强化档案行政管理机关的宏观调控能力。档案行政管理部门要审时度势，及时把工作重心转移到对本地区档案工作进行全面规划控制、规范管理、依法治档、高效指导等更高层次的宏观管理上来。并且正确运用社会对档案信息需求的导向功能，鼓励和促进地区之间、行业之间档案机构的业务协作和信息交流。二是科学确立档案局、馆的设置。重新规范档案机构及其相互之间的责权利关系，明确档案机构在我国社会组织体系中的地位与功能。目前我国的档案局、馆合一的档案工作领导体制已不能适应新形势发展的需要。因为将档案局、馆合一。不仅使档案局、馆定性不明，编制不清。而且混淆了两者的工作职责，甚至使各自的工作职能弱化。而且在日常工作的开展中，也会出现一系列的问题，如对本局馆档案工作的监督问题，行政挤占事业经费问题等。三是在档案行政管理机关的指导下，建立专门的档案服务机构。这种机构可以对一定范围内各类档案机构的管理活动发挥协调作用，同时成为档案利用者与档案机构之间的桥梁和沟通的纽带。其中，文件中心、档案寄存中心、档案事务所(或档案咨询服务中心)等兼具社会服务性质和商业性质的新型档案业务和服务机构开始出现。它们承担了大量的档案劳务性工作，有效地履行了档案保管、利用职能。从一定程度上减轻了档案部门指导、监督工作量过大的压力。是对我国传统档案机构和档案管理体制的补充和完善，具有划时代的意义。对推动我国档案事业的发展和探索我国档案管理的新形式发挥了积极的作用。
二、档案事业管理政策导向的改变
我国在相当长的一段时期内，由于受“以阶级斗争为纲”、重点为政治斗争服务的影响，片面强调档案的保密性。档案政策法规也规定要对档案进行保密、封闭，严格限定利用档案的权限。一些材料只要进入档案，其密级就迅速提高，不得对外有只字泄露。因此档案在社会公众的心目中是很神秘的。是很难接触到的。再加上档案利用手续繁琐，审查严格。且费时费力，使相当一部分需要利用档案的人望而却步，所以传统的档案政策法规与整个社会的发展是不协调的。随着政治民主化程度的提高和社会运行机制的转变，档案管理的改革日益深化。无论是从外部的社会大环境，还是从档案工作的内部小环境而言，档案事业管理都处于越来越开放的系统之中。在这一背景下，档案管理的政策发生了变化，档案的社会性逐渐得到重视。开放档案为全社会服务成为相关政策法规的重要导向作用之一。党的十一届三中全会以后，我国制定了档案开放政策，对改变档案管理封闭落后的状况产生了积极的影响。国家档案局发布了《各级国家档案馆开放档案办法》，对开放档案的期限和范围作了明确的规定：各级各类国家档案馆对保管的档案，自形成之日起满三十年(除未解密或需要控制使用的部分外)，均应分期分批地向社会开放。《中华人民共和国档案法》则以法律条文的形式重申了这一规定，并作了必要的补充。“经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限。可以少于三十年。”向社会开放档案，意味着利用档案的法制化。从此以后。公民合理利用档案有了政策上的保证。开放的档案面向社会，只要利用档案的目的是合法的，档案部门都不能拒之门外。为了贯彻这一具有战略意义的方针，我国各级档案馆相继采取各种措施，积极创造条件。简化档案利用手续。并规定，凡中华人民共和国公民和组织持有合法证明，都可以利用已开放的档案。
三、档案管理机构工作职能的转变
长期以来，档案管理机构的业务范围主要是固守在传统的“档案”位置上，档案事业的管理重点主要是历史档案、文书档案。档案馆的定位是档案史料查找中 心，它所发挥的主要是知识的储备和积累作用。在当今快速发展的世界中，档案管理机构需要重新定位其角色以应对全球化和新技术带来的挑战，满足公民不断变化的需求，实现公民的期望，发挥档案的社会影响力。在转型期，将档案管理机构的职能向文件管理领域延伸，几乎成为全世界档案工作者对信息时代档案机构职能的重新定位。这就要求档案管理机构将其职能延伸至文件的生成、处理阶段。从文件的归宿扩展至文件的源流，将档案管理的要求嵌入文件管理系统，实现真正意义上的文件与档案的一体化管理。同时适应经济、文化建设的需要，加强对非历史档案如科技档案的管理，建立专门性形成档案的管理点。实行“现行文件”开放，公开与经济、文化、社会管理和公共服务相关的政府信息，建立公共的政府信息查阅点。总之，档案管理机构应从单纯的档案实体管理者转变为信息管理者、知识管理者，并学会引导利用者从查阅具体档案过渡到通过档案和其他信息源获取知识。乃至获取智慧。使传统档案管理机构的角色定位逐步从封闭型向开放型转变，从知识宝库型向信息喷泉型转变，从单功能型向多功能型转变，从保管向监管和控制转变。
四、档案事业管理机构服务功能的拓展
传统档案部门的服务是一种封闭型、静态型、被动式的服务。它的服务内容主要是围绕档案本身展开的。其服务主要是针对党政机关的政治性工作。从而导致档案部门的其它服务功能不能得到充分发挥，造成档案信息资源的巨大浪费。同时也抑制了档案工作人员的积极性。在当今的信息社会中，各方面的竞争日益激烈，档案部门要改变以往的服务机制，就应从以下几个方面着手：第一，服务理念：应大力宣传档案工作。让社会了解档案工作，了解档案馆藏的价值。积极扩大与社会各界的联系，横向拓展档案服务窗口的幅面，纵向挖掘档案服务窗口的深度，从多层面、多角度增加档案服务的覆盖面和档案服务的透明度。第二。服务内容：档案部门除了提供传统的档案服务，还应根据信息社会的需求，拓展其服务内容。提供知识服务、导航服务，不断开发档案的各项服务功能，如：资政决策功能。宣传教育功能，咨询利用功能，文化交流功能。市场服务功能，信息集聚和传播功能等。第三。服务方式：档案利用需求总量的增加和结构的变化，对档案部门的服务工作提出了新的要求，需要大量新东西，包括新的服务方式来支撑。因此，档案部门的服务方式应由被动服务变为主动服务、跟踪服务、全方位服务，由封闭变为开放，由滞后变为超前。第四，服务手段：在档案服务中充分推广以计算机为主要手段的现代化技术，正是顺应时代潮流，塑造档案事业服务新形象的有效形式。档案部门通过建立档案馆(室)网页，实现档案信息的网上传播，为用户提供及时的信息。可以通过查档窗口、热线查询、网上查询等方式，直接为公众提供档案查询服务。建立计算机检索系统。编制多种检索工具。拓宽检索角度，形成检索体系，最大限度地提示档案信息，以满足用户从不同角度查找档案的需求，为档案利用提供方便。
总之，社会转型是一种整体的、全面的状态过渡。政治、经济体制改革和信息化的进程使档案事业管理的对象和工作环境变得日益复杂。传统的档案事业管理已逐渐滞后于时代发展和社会进步的需要。这就要求我们对档案事业的管理进行开拓性、战略性的调整，以新的管理视角、新的管理理念和新的管理策略去应对社会转型所带来的一系列变化。为档案事业的发展开创新的空间。