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摘要:档案包括的内容和种类很多,其特点在于其资料性,且具有重要的保存价值,主要是指各单位参与各项社会活动中形成的各类资料,并以文字、图表以及音像等不同形式存在。无论是哪个企业事业单位的档案,都是一种重要的信息资源,具有不可替代性和重要的应用性。本文主要以机关档案管理工作为例,分析其主要存在哪些不足,并对如何进一步改进其管理加以阐述。
关键词:档案管理;组织建设;制度建设;信息化
在当前社会经济快速发展之下,各行各业都在与时俱进。以档案管理工作为例,同样也面临着许多新问题、新压力和新挑战。那么,作为档案管理工作者,应该如何更好地承担起档案管理工作的职责,是应该深入思考的问题。
1、在档案管理工作方面主要不足
1.1亟需建设高素质人才队伍
虽然我国在档案管理方面已经逐步走上正轨,但对于建立专业化档案管理人才队伍来说,主要存在的不足之处仍然很多。其表现在以下方面。一是高校在档案管理这一专业化设置方面,时间较短,其结果是使专业化档案管理人才数量相对不足,造成人才在供给方面受到数量和质量方面的限制。二是日常培养培训不够。以各机关单位为例,从事档案管理工作的人员多数在档案管理方面属于半路出家,未经过专业化培训和学习,加上培训和再教育方面的机制欠缺,使机关档案管理人员存在着老、少、低现象。即,年纪偏大;少,即专业人员数量少;低,即,专业素质较低,能力不足,而且,从其结构组成来看,其科学性不足。三是需要提升对档案管理工作重要性的认识。主要表现在因重视程度不足,使档案管理部门未能获得足够的专项经费,这也直接影响到科学化配置档案管理工作专业人才及其有序培训,对加强档案管理工作造成一定制約和不良影响。
1.2规章制度亟需要进一步完善及执行缺位
目前来看,相当部分机关在档案管理工作方面,属于粗放式的,其主要表现在管理制度亟需要进一步完善,而且岗位职责不够明确,未能做到很好地责任到人。其结果是导致各类档案资料未能在归档时做到严格审查,材料很大程度上存在着不完整性,而且,造假现象也属于常见现象,在相当程度上影响到其真实性和完整性。而且,即便是有完善的制度,其在执行方面,缺位现象也较为普遍。
1.3管理模式较为落后亟需提升信息化水平
目前来看,大多数的机关各单位进行档案管理时,仍以传统管理模式为主,纸质档案是档案管理的主流,在档案管理方面,信息化水平仍然较低。对于纸质档案来说,其主要在以往的工作中发挥和重要的凭证作用和记录作用,仍然有其生命力,但当前已经进入信息化时代,纸质档案在管理方面的不足已经十分明显,如重复利用性,在归档时工作量较大,保管不便等,这些弊端已经显现,数字化管理和建立电子档案已经是一种不可取代的必然性趋势,需要引起重视和注意。
2、加强机关各项档案管理工作应采取的具体策略
2.1加强专业化档案管理队伍建设
在时代不断快速发展之下,机关在档案管理工作也应该勇于面对新的形势,迎接新挑战,满足新要求。这些,都要求机关在档案管理工作方面做到队伍建设的专业化,以满足社会发展方面需要。因此,对于新时期从事档案工作的人员来说,更应该不断提升自身综合素质,以适应管理形势的需要。档案工作属于技术性强、专业性强的工作,在理论和技术方面均有其规范,因此,机关单位要在录用档案管理工作人员时,把牢入口关,坚持以专业化、正规化为标准,确保这些人员具有专业化档案背景,有档案理论和实践经验为基本要求,使他们能在进入工作岗位后,迅速胜任工作,提升档案管理的质量和效率。此外,还应该坚持用好现有人才,采用多种手段和渠道,加强他们的再培训和再教育,使他们通过学习,实现管理理念的快速转变,加快自身知识结构的快速更新,使档案管理方法更具现代性,手段更具先进性,提升档案管理工作的整体水平。
2.2严格抓好管理制度的完善和执行
在新的历史时期,机关在档案管理方面,更应该大胆打破原有思路的制约和束缚,不断在提升管理方面实现新的突破,以实现其科学性和有序性发展。要做到这一点,必须要做到一手抓好各项制度的制定和完善,一手抓好各项管理制度的落实,做到用制度说话,用制度去管人和管事,实现档案工作科学化和规范化。在抓好制度落实方面,主要应该做到:一是将制度管理落实到人,用制度实现当前机关工作人员在档案管理方面的懒、散、乱现象的改变;二是完善竞争上岗的各项制度,实现专业的事专业的人做,选拔优秀的专业人才,充实到相应的工作岗位上;三是要从经费方面给予有效保证,提升档案管理工作的软件和硬件水平。
2.3用信息化建设促进档案管理模式创新
信息技术近年来实现了快速发展,档案管理工作也应该与时俱进,引进信息化手段。这对提升档案管理工作效率,提升服务质量是一条十分重要的途径。要做到这一点,主要应该从拓展管理平台,积极构建机关在档案管理方面的数据库系统等方面来抓好具体工作。如,要加快实现档案信息的数字化,实现档案信息及时转化为计算机可以识别的数字信息;要将这些信息及时录入数据库专门管理平台,将其转化为各种机读数据,并确保其准确性和可读性;要从内部,对档案管理业务的各个环节做好调整,主要是简化整理流程,深化数字检索,严格做好各类数据的保管和保护。这方面,主要应该加强硬件及软件方面的投入,确保各项数据的安全。
3、结束语
综合以上所述,当前,在新的历史时期,各行各业都在与时俱进。对于档案管理工作来说,更应该勇于面对信息化时代的挑战,不断自我加压,大胆脱离传统的档案管理模式,坚持用现代化手段和新的管理理念,切实提升档案工作水平,实现与时俱进。重点应该从强化专业人员队伍建设,强化制度的完善以及制度的落实等方面,切实提升机关档案管理工作水平,使其更好地达到规范化、制度化和信息化三个方面标准,以更好地适应时代要求。
参考文献:
[1]刘子芳,刘沛江机关档案工作的有效组织与管理[J].档案管理, 2013-05-15 .
[2]郭泳雅浅谈如何提高机关档案管理工作水平[J].办公室业务, 2013-09-05.
[3]孔令谦.国外数字信息资源长期保存政策及对我国的启示[J].图书馆学研究,2012(05):54-56.
[4]闫艳.几种数字档案常用存储介质的对比分析[J].科技传播,2010(17):29-30.
关键词:档案管理;组织建设;制度建设;信息化
在当前社会经济快速发展之下,各行各业都在与时俱进。以档案管理工作为例,同样也面临着许多新问题、新压力和新挑战。那么,作为档案管理工作者,应该如何更好地承担起档案管理工作的职责,是应该深入思考的问题。
1、在档案管理工作方面主要不足
1.1亟需建设高素质人才队伍
虽然我国在档案管理方面已经逐步走上正轨,但对于建立专业化档案管理人才队伍来说,主要存在的不足之处仍然很多。其表现在以下方面。一是高校在档案管理这一专业化设置方面,时间较短,其结果是使专业化档案管理人才数量相对不足,造成人才在供给方面受到数量和质量方面的限制。二是日常培养培训不够。以各机关单位为例,从事档案管理工作的人员多数在档案管理方面属于半路出家,未经过专业化培训和学习,加上培训和再教育方面的机制欠缺,使机关档案管理人员存在着老、少、低现象。即,年纪偏大;少,即专业人员数量少;低,即,专业素质较低,能力不足,而且,从其结构组成来看,其科学性不足。三是需要提升对档案管理工作重要性的认识。主要表现在因重视程度不足,使档案管理部门未能获得足够的专项经费,这也直接影响到科学化配置档案管理工作专业人才及其有序培训,对加强档案管理工作造成一定制約和不良影响。
1.2规章制度亟需要进一步完善及执行缺位
目前来看,相当部分机关在档案管理工作方面,属于粗放式的,其主要表现在管理制度亟需要进一步完善,而且岗位职责不够明确,未能做到很好地责任到人。其结果是导致各类档案资料未能在归档时做到严格审查,材料很大程度上存在着不完整性,而且,造假现象也属于常见现象,在相当程度上影响到其真实性和完整性。而且,即便是有完善的制度,其在执行方面,缺位现象也较为普遍。
1.3管理模式较为落后亟需提升信息化水平
目前来看,大多数的机关各单位进行档案管理时,仍以传统管理模式为主,纸质档案是档案管理的主流,在档案管理方面,信息化水平仍然较低。对于纸质档案来说,其主要在以往的工作中发挥和重要的凭证作用和记录作用,仍然有其生命力,但当前已经进入信息化时代,纸质档案在管理方面的不足已经十分明显,如重复利用性,在归档时工作量较大,保管不便等,这些弊端已经显现,数字化管理和建立电子档案已经是一种不可取代的必然性趋势,需要引起重视和注意。
2、加强机关各项档案管理工作应采取的具体策略
2.1加强专业化档案管理队伍建设
在时代不断快速发展之下,机关在档案管理工作也应该勇于面对新的形势,迎接新挑战,满足新要求。这些,都要求机关在档案管理工作方面做到队伍建设的专业化,以满足社会发展方面需要。因此,对于新时期从事档案工作的人员来说,更应该不断提升自身综合素质,以适应管理形势的需要。档案工作属于技术性强、专业性强的工作,在理论和技术方面均有其规范,因此,机关单位要在录用档案管理工作人员时,把牢入口关,坚持以专业化、正规化为标准,确保这些人员具有专业化档案背景,有档案理论和实践经验为基本要求,使他们能在进入工作岗位后,迅速胜任工作,提升档案管理的质量和效率。此外,还应该坚持用好现有人才,采用多种手段和渠道,加强他们的再培训和再教育,使他们通过学习,实现管理理念的快速转变,加快自身知识结构的快速更新,使档案管理方法更具现代性,手段更具先进性,提升档案管理工作的整体水平。
2.2严格抓好管理制度的完善和执行
在新的历史时期,机关在档案管理方面,更应该大胆打破原有思路的制约和束缚,不断在提升管理方面实现新的突破,以实现其科学性和有序性发展。要做到这一点,必须要做到一手抓好各项制度的制定和完善,一手抓好各项管理制度的落实,做到用制度说话,用制度去管人和管事,实现档案工作科学化和规范化。在抓好制度落实方面,主要应该做到:一是将制度管理落实到人,用制度实现当前机关工作人员在档案管理方面的懒、散、乱现象的改变;二是完善竞争上岗的各项制度,实现专业的事专业的人做,选拔优秀的专业人才,充实到相应的工作岗位上;三是要从经费方面给予有效保证,提升档案管理工作的软件和硬件水平。
2.3用信息化建设促进档案管理模式创新
信息技术近年来实现了快速发展,档案管理工作也应该与时俱进,引进信息化手段。这对提升档案管理工作效率,提升服务质量是一条十分重要的途径。要做到这一点,主要应该从拓展管理平台,积极构建机关在档案管理方面的数据库系统等方面来抓好具体工作。如,要加快实现档案信息的数字化,实现档案信息及时转化为计算机可以识别的数字信息;要将这些信息及时录入数据库专门管理平台,将其转化为各种机读数据,并确保其准确性和可读性;要从内部,对档案管理业务的各个环节做好调整,主要是简化整理流程,深化数字检索,严格做好各类数据的保管和保护。这方面,主要应该加强硬件及软件方面的投入,确保各项数据的安全。
3、结束语
综合以上所述,当前,在新的历史时期,各行各业都在与时俱进。对于档案管理工作来说,更应该勇于面对信息化时代的挑战,不断自我加压,大胆脱离传统的档案管理模式,坚持用现代化手段和新的管理理念,切实提升档案工作水平,实现与时俱进。重点应该从强化专业人员队伍建设,强化制度的完善以及制度的落实等方面,切实提升机关档案管理工作水平,使其更好地达到规范化、制度化和信息化三个方面标准,以更好地适应时代要求。
参考文献:
[1]刘子芳,刘沛江机关档案工作的有效组织与管理[J].档案管理, 2013-05-15 .
[2]郭泳雅浅谈如何提高机关档案管理工作水平[J].办公室业务, 2013-09-05.
[3]孔令谦.国外数字信息资源长期保存政策及对我国的启示[J].图书馆学研究,2012(05):54-56.
[4]闫艳.几种数字档案常用存储介质的对比分析[J].科技传播,2010(17):29-30.