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摘要：档案是企业的核心资产和信息资源，档案管理制度是现代化企业管理制度的重要组成部分，健全的档案管理制度对于高效、高质的开展档案工作尤为重要。本文从企业档案工作及管理制度的重要意义出发，进而结合实际工作，详细阐述了档案管理制度建立的六大要点，即：释义准确、职责分工明确、管理及工作要求要全面系统、归档范围要详尽、查借阅职责及流程要清晰、完善的档案鉴定销毁制度、保密制度以及奖惩制度。
关键词：企业档案；管理制度；建立；要点
胡锦涛同志曾经在对档案工作的讲话中指出：“档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的主要依据。借助档案，我们能够更好地了解过去，把握现在，预见未来。档案事业是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面，是一项崇高的事业。各级党委和政府，要加强对档案工作的领导，帮助档案部门解决各种实际问题，使档案工作在现代化建设事业中发挥更大的作用。”可见，档案在企业乃至国家的发展中扮演着非常重要的角色。随着经济的迅猛发展，当今社会的信息量成几何级数增长，如何更好的做好档案工作是摆在企业领导以及广大档案工作人员面前的一项重要任务。而做好档案工作的首要前提就是要有完善的档案管理制度，对此，本文结合实际工作，从分析企业档案工作及管理制度的重要意义入手，针对性的给出了企业档案管理制度建立要点，以供广大档案工作者参考。
一、企业档案工作及管理制度的重要意义
（一）企业档案及企业档案工作的重要意义
企业档案是企业的重要资产和核心信息资源，具有重要的战略意义。通过档案可以对企业领导和员工、对企业的各个工作流程进行有效的监督和追溯，保障企业的高效运转。档案是企业加强内部管理和控制，以及企业与企业领导人接受国家和社会审计、监督和检查的重要基础。档案管理状况及其作用发挥如何，就像一面镜子映照着企业经营决策者的观念和企业整体的经营管理水平。
企业档案工作是企业管理的重要组成部分，是提高企业工作质量和效率的必要条件，是维护历史真实面貌的重要工作，同时也是衡量企业业绩与管理水平的重要尺度；企业档案工作可以为经营策略以及决策提供支持性证据，助推市场竞争力的提高；是企业增强技术、储备知识的保障，是保护商业秘密以及企业可持续发展的保障；增强企业抵御风险能力，关键时刻发挥依据和凭证作用，维护企业利益；同时，也是领导的“保护伞”；是企业文化、理念等精神文明建设的重要平台。
（二）企业档案工作内容的特性与要求
企业档案工作的特性主要有以下五点：①产生效益的间接性。档案或者档案工作本身并不能之间产生效益，只有通过档案的利用以及档案工作的参与才能产生效益。②对历史的传承性。档案具有历史的真实记录特性，因而，档案工作具有历史传承性。③工作内容的专业性。档案学是一门重要的学科，专业性强，因而，档案工作内容也具有专业性强的特点。④知识面的广泛性。由于归档内容类别较多，涉及公司经营、管理等等各项内容，这就导致档案工作内容涉及知识面较广。⑤职业道德水准的特殊性。档案工作具有较强的特殊性，既要保障档案得到充分、合理的利用，又要保障档案的安全和保密，从而确保企业利用不受侵犯。
企业档案工作的特性要求从事档案工作的专（兼）职人员的要有多面性，即：业务性、专业性、管理性、服务性、安全性。也就是说，从事档案工作的人员，既要有广泛的知识面，又要有扎实的业务水平；既要有较强的管理能力和服务意识，又要有较高的安全警惕性和保密意识。
（三）企业档案管理制度的重要意义
企业档案管理制度是对现代化企业管理制度的进一步完善，直接反应了企业现代化管理水平。企业档案管理制度是档案能够得到有效收集、归档保存、合理利用以及安全保密的保障，同时，企业档案管理制度的有效执行，可以建立企业档案工作收集人员与归档人员、保存人員与利用人员之间良好的联动机制，确保档案工作高效、高质的开展。
二、企业档案管理制度建立要点
（一）释义要准确
《中华人民共和国档案法》对档案的定义如下：过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。那么，在企业档案管理制度建立的时候，要依据本企业经营范围、职能以及利用等，同时参考《中华人民共和国档案法》对档案的定义，来明确本企业的档案释义。在释义的时候，要注重将本企业的重要资产和核心信息资源包含进去。企业档案释义要全面、准确、规范。举例，如：某某某企业及占有股份的外商投资企业、合作合资项目在生产、经营、科研、管理活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字材料、电子文件、图表、声像、实物等不同形式和载体的历史记录。本示例释义中，明确了经营主体：企业及其相关联的企业；明确了各项重大活动：生产、经营、科研、管理；明确了核心资产及信息资源：各种文字材料、电子文件、图表、声像、实物等不同形式和载体的历史记录；明确了核心资产及信息资源的意义：具有保存价值。释义准确了，后续的制度建立才能有根有据。
（二）职责分工要明确
对于一个企业的档案工作来讲，职责分工明确是高效有序开展工作的充分必要条件。职责分工明确中，要能够做到统一领导、分级管理、专业归口、权责落实，其中，最重要的是要权责落实。对于行政管理单位或部门，要明确其管理职能，即：统一领导，分级管理。对于其它业务单位或部门，要明确其权和责。举例如下：各业务单位或部门领导及员工，负有收集、整理、保护和归档的责任和义务。应当加强对档案工作的领导，建立适应工作需要的档案工作管理与运行机制；应当把档案工作列入本部门或单位的发展规划和计划。负责对在各自业务及管理过程中形成的档案资料等进行管理，保证应归档文件材料的完整、系统、齐全、准确；负责指派专（兼）职档案人员，负责收集、整理、保管本部门形成的有保存价值的各种载体的档案，定期归档；负责审批对在各自业务及管理过程中形成的档案资料的查（借）阅申请。职责分工明确了，后续的制度执行才能有保障。 （三）档案管理要求及工作要求要全面、系统
档案管理要求及工作要求要全面、系统，这是保证档案工作运行的基本条件。制定好档案管理要求及工作要求，档案工作就具备了可操作性，确保了档案管理体系和工作体系能够在企业管理体系中正常运转。举例，档案工作要求：各业务单位及部门应高度重视对电子文件、电子档案的管理，电子文件归档范围与保管期限参照纸质文件确定。在归档纸质文件的同时，应将相对应的电子文件一并归档保存。归档的文件材料应当是原件，并且应当完整、准确、系统，反映本部门或单位各项活动的真实内容和历史过程，保持文件材料之间的有机联系，符合文件形成规律。反映同一内容不同载体和形式的文件材料应一并归档。等等。档案管理要求：凡本企业以外单位或个人需要利用本企业档案，必须经企业相关对口部门或单位审查，由相关对口部门或单位负责人批准。严禁私自复制及对外提供档案资料。企业员工调离岗位时，必须清退应归档的文件材料和借阅的档案，档案部门签署意见后，方可办理有关手续。如果档案没有彻底退还，不予办理手续。改制或改革所涉及的档案资料的处置，应按照改制或改革确定的基本原则、制度对档案资料进行规范化处理。等等。有了全面、系统的档案管理要求及工作要求，档案工作才能获得健康的运转平台。
（四）应制定详尽的归档范围
合理确定歸档范围是做好档案管理工作的关键和基础，归档范围编制与确认工作，可以使档案部门应该收什么，归档部门应该交什么，都做到心中有数，并形成了双向约束与联结机制，最大限度地保障了应归档的文件材料全部归档。制定好详细的归档范围，对企业档案工作有着重要意义：使收集工作变被动为主动，变失控为可控；进一步明确了归档责任，建立了双向约束与联结机制；有利于完善企业管理机制，提高管理水平；确保了企业核心信息与知识资产的安全。制定详细的归档范围，要做到密、全、精、准。密，就是指涉密级别要及时标定；全，就是指归档范围要覆盖全面；精，就是指细化程度要尽量地精；准，就是指保管期限要设置准确。有了详尽的归档范围，档案管理制度就有了核心。
（五）查借阅职责及流程要清晰
企业档案有两个重要作用，即：凭证作用、参考作用。凭证作用，包括内容和形式上的凭证作用；参考作用，主要体现在其原始性、凭证性和查考性。对于企业来讲，企业档案具有五大功能：历史记录功能、科学管理功能、人文建设功能、生产建设功能以及科研创新功能。而要充分发挥企业档案的两个重要作用以及五大功能，明确的查借阅职责以及清晰的查借阅流程是必不可少的。应结合各企业的实际情况，制定合理的查借阅职责及流程。其中，查借阅职责要厘清档案所属部门或单位、档案主管部门或单位以及档案利用部门或单位间的职责范围。查借阅职责明确、流程清晰，是档案高效利用的制度保障。
（六）档案鉴定销毁制度、保密制度以及奖惩制度要完善
档案的鉴定工作在档案收集、整理的过程中尤为重要，通过加强档案鉴定工作，可以避免不归档文件材料归入案卷，同时，也可以避免少归、漏归等现象。因此，档案鉴定是归档工作完整性的保障。另外，完善的档案鉴定工作可以有效推进档案销毁工作。对于过期的档案，在销毁前应该进行精细的档案鉴定工作，确保档案销毁工作的正确性。档案鉴定、销毁的程序、职责等应该在制度中明确。
由于企业档案是企业的核心资产和信息资源，为了保障企业的利益不受损失，档案保密制度的建立非常重要。现代企业管理制度体系中，普遍都有较为详细的、针对性的保密相关制度，而目前大多数保密制度主要针对的是国家秘密，对于企业商业秘密涉及较少。因而，在档案管理制度的建立过程中，应该制定详细的保密制度，以确保企业利益安全。
奖惩制度是保障企业档案管理制度运行的有效手段。对于在档案工作中有突出表现的单位或个人进行奖励，有助于推动档案工作进程；而对拒绝归档、玩忽职守、涂改抽换、损毁丢失、盗窃倒卖档案等行为的，以及违反国家档案法规、规章行为的，给予惩罚，是保障档案安全以及档案工作完整性的有效手段。
三、结束语
档案管理工作是现代企业管理的重要组成部分，同时，档案管理制度也是现代企业管理制度的重要组成部分。档案，是现代企业不断进步的重要基础，建立完善的企业档案管理制度，有利于企业档案工作高效有序的开展，有利于企业管理制度的进一步完善，有利于企业的健康发展。只有结合企业自身发展的特性，制定合适的企业档案管理制度，才能高效推动档案工作前行，从而有效的为企业的发展做出更大贡献。
参考文献：
[1]马素萍.论档案管理的原则[J].档案学通讯，2005，2.
[2]《中华人民共和国档案法》.
[3]张辑哲.档案与档案管理[M].北京：中国档案出版社，1995.
[4]李和平.《企业档案工作规范》实施指南[M].北京：中国档案出版社，2010.
关键词：企业档案；管理制度；建立；要点
胡锦涛同志曾经在对档案工作的讲话中指出：“档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的主要依据。借助档案，我们能够更好地了解过去，把握现在，预见未来。档案事业是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面，是一项崇高的事业。各级党委和政府，要加强对档案工作的领导，帮助档案部门解决各种实际问题，使档案工作在现代化建设事业中发挥更大的作用。”可见，档案在企业乃至国家的发展中扮演着非常重要的角色。随着经济的迅猛发展，当今社会的信息量成几何级数增长，如何更好的做好档案工作是摆在企业领导以及广大档案工作人员面前的一项重要任务。而做好档案工作的首要前提就是要有完善的档案管理制度，对此，本文结合实际工作，从分析企业档案工作及管理制度的重要意义入手，针对性的给出了企业档案管理制度建立要点，以供广大档案工作者参考。
一、企业档案工作及管理制度的重要意义
（一）企业档案及企业档案工作的重要意义
企业档案是企业的重要资产和核心信息资源，具有重要的战略意义。通过档案可以对企业领导和员工、对企业的各个工作流程进行有效的监督和追溯，保障企业的高效运转。档案是企业加强内部管理和控制，以及企业与企业领导人接受国家和社会审计、监督和检查的重要基础。档案管理状况及其作用发挥如何，就像一面镜子映照着企业经营决策者的观念和企业整体的经营管理水平。
企业档案工作是企业管理的重要组成部分，是提高企业工作质量和效率的必要条件，是维护历史真实面貌的重要工作，同时也是衡量企业业绩与管理水平的重要尺度；企业档案工作可以为经营策略以及决策提供支持性证据，助推市场竞争力的提高；是企业增强技术、储备知识的保障，是保护商业秘密以及企业可持续发展的保障；增强企业抵御风险能力，关键时刻发挥依据和凭证作用，维护企业利益；同时，也是领导的“保护伞”；是企业文化、理念等精神文明建设的重要平台。
（二）企业档案工作内容的特性与要求
企业档案工作的特性主要有以下五点：①产生效益的间接性。档案或者档案工作本身并不能之间产生效益，只有通过档案的利用以及档案工作的参与才能产生效益。②对历史的传承性。档案具有历史的真实记录特性，因而，档案工作具有历史传承性。③工作内容的专业性。档案学是一门重要的学科，专业性强，因而，档案工作内容也具有专业性强的特点。④知识面的广泛性。由于归档内容类别较多，涉及公司经营、管理等等各项内容，这就导致档案工作内容涉及知识面较广。⑤职业道德水准的特殊性。档案工作具有较强的特殊性，既要保障档案得到充分、合理的利用，又要保障档案的安全和保密，从而确保企业利用不受侵犯。
企业档案工作的特性要求从事档案工作的专（兼）职人员的要有多面性，即：业务性、专业性、管理性、服务性、安全性。也就是说，从事档案工作的人员，既要有广泛的知识面，又要有扎实的业务水平；既要有较强的管理能力和服务意识，又要有较高的安全警惕性和保密意识。
（三）企业档案管理制度的重要意义
企业档案管理制度是对现代化企业管理制度的进一步完善，直接反应了企业现代化管理水平。企业档案管理制度是档案能够得到有效收集、归档保存、合理利用以及安全保密的保障，同时，企业档案管理制度的有效执行，可以建立企业档案工作收集人员与归档人员、保存人員与利用人员之间良好的联动机制，确保档案工作高效、高质的开展。
二、企业档案管理制度建立要点
（一）释义要准确
《中华人民共和国档案法》对档案的定义如下：过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。那么，在企业档案管理制度建立的时候，要依据本企业经营范围、职能以及利用等，同时参考《中华人民共和国档案法》对档案的定义，来明确本企业的档案释义。在释义的时候，要注重将本企业的重要资产和核心信息资源包含进去。企业档案释义要全面、准确、规范。举例，如：某某某企业及占有股份的外商投资企业、合作合资项目在生产、经营、科研、管理活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字材料、电子文件、图表、声像、实物等不同形式和载体的历史记录。本示例释义中，明确了经营主体：企业及其相关联的企业；明确了各项重大活动：生产、经营、科研、管理；明确了核心资产及信息资源：各种文字材料、电子文件、图表、声像、实物等不同形式和载体的历史记录；明确了核心资产及信息资源的意义：具有保存价值。释义准确了，后续的制度建立才能有根有据。
（二）职责分工要明确
对于一个企业的档案工作来讲，职责分工明确是高效有序开展工作的充分必要条件。职责分工明确中，要能够做到统一领导、分级管理、专业归口、权责落实，其中，最重要的是要权责落实。对于行政管理单位或部门，要明确其管理职能，即：统一领导，分级管理。对于其它业务单位或部门，要明确其权和责。举例如下：各业务单位或部门领导及员工，负有收集、整理、保护和归档的责任和义务。应当加强对档案工作的领导，建立适应工作需要的档案工作管理与运行机制；应当把档案工作列入本部门或单位的发展规划和计划。负责对在各自业务及管理过程中形成的档案资料等进行管理，保证应归档文件材料的完整、系统、齐全、准确；负责指派专（兼）职档案人员，负责收集、整理、保管本部门形成的有保存价值的各种载体的档案，定期归档；负责审批对在各自业务及管理过程中形成的档案资料的查（借）阅申请。职责分工明确了，后续的制度执行才能有保障。 （三）档案管理要求及工作要求要全面、系统
档案管理要求及工作要求要全面、系统，这是保证档案工作运行的基本条件。制定好档案管理要求及工作要求，档案工作就具备了可操作性，确保了档案管理体系和工作体系能够在企业管理体系中正常运转。举例，档案工作要求：各业务单位及部门应高度重视对电子文件、电子档案的管理，电子文件归档范围与保管期限参照纸质文件确定。在归档纸质文件的同时，应将相对应的电子文件一并归档保存。归档的文件材料应当是原件，并且应当完整、准确、系统，反映本部门或单位各项活动的真实内容和历史过程，保持文件材料之间的有机联系，符合文件形成规律。反映同一内容不同载体和形式的文件材料应一并归档。等等。档案管理要求：凡本企业以外单位或个人需要利用本企业档案，必须经企业相关对口部门或单位审查，由相关对口部门或单位负责人批准。严禁私自复制及对外提供档案资料。企业员工调离岗位时，必须清退应归档的文件材料和借阅的档案，档案部门签署意见后，方可办理有关手续。如果档案没有彻底退还，不予办理手续。改制或改革所涉及的档案资料的处置，应按照改制或改革确定的基本原则、制度对档案资料进行规范化处理。等等。有了全面、系统的档案管理要求及工作要求，档案工作才能获得健康的运转平台。
（四）应制定详尽的归档范围
合理确定歸档范围是做好档案管理工作的关键和基础，归档范围编制与确认工作，可以使档案部门应该收什么，归档部门应该交什么，都做到心中有数，并形成了双向约束与联结机制，最大限度地保障了应归档的文件材料全部归档。制定好详细的归档范围，对企业档案工作有着重要意义：使收集工作变被动为主动，变失控为可控；进一步明确了归档责任，建立了双向约束与联结机制；有利于完善企业管理机制，提高管理水平；确保了企业核心信息与知识资产的安全。制定详细的归档范围，要做到密、全、精、准。密，就是指涉密级别要及时标定；全，就是指归档范围要覆盖全面；精，就是指细化程度要尽量地精；准，就是指保管期限要设置准确。有了详尽的归档范围，档案管理制度就有了核心。
（五）查借阅职责及流程要清晰
企业档案有两个重要作用，即：凭证作用、参考作用。凭证作用，包括内容和形式上的凭证作用；参考作用，主要体现在其原始性、凭证性和查考性。对于企业来讲，企业档案具有五大功能：历史记录功能、科学管理功能、人文建设功能、生产建设功能以及科研创新功能。而要充分发挥企业档案的两个重要作用以及五大功能，明确的查借阅职责以及清晰的查借阅流程是必不可少的。应结合各企业的实际情况，制定合理的查借阅职责及流程。其中，查借阅职责要厘清档案所属部门或单位、档案主管部门或单位以及档案利用部门或单位间的职责范围。查借阅职责明确、流程清晰，是档案高效利用的制度保障。
（六）档案鉴定销毁制度、保密制度以及奖惩制度要完善
档案的鉴定工作在档案收集、整理的过程中尤为重要，通过加强档案鉴定工作，可以避免不归档文件材料归入案卷，同时，也可以避免少归、漏归等现象。因此，档案鉴定是归档工作完整性的保障。另外，完善的档案鉴定工作可以有效推进档案销毁工作。对于过期的档案，在销毁前应该进行精细的档案鉴定工作，确保档案销毁工作的正确性。档案鉴定、销毁的程序、职责等应该在制度中明确。
由于企业档案是企业的核心资产和信息资源，为了保障企业的利益不受损失，档案保密制度的建立非常重要。现代企业管理制度体系中，普遍都有较为详细的、针对性的保密相关制度，而目前大多数保密制度主要针对的是国家秘密，对于企业商业秘密涉及较少。因而，在档案管理制度的建立过程中，应该制定详细的保密制度，以确保企业利益安全。
奖惩制度是保障企业档案管理制度运行的有效手段。对于在档案工作中有突出表现的单位或个人进行奖励，有助于推动档案工作进程；而对拒绝归档、玩忽职守、涂改抽换、损毁丢失、盗窃倒卖档案等行为的，以及违反国家档案法规、规章行为的，给予惩罚，是保障档案安全以及档案工作完整性的有效手段。
三、结束语
档案管理工作是现代企业管理的重要组成部分，同时，档案管理制度也是现代企业管理制度的重要组成部分。档案，是现代企业不断进步的重要基础，建立完善的企业档案管理制度，有利于企业档案工作高效有序的开展，有利于企业管理制度的进一步完善，有利于企业的健康发展。只有结合企业自身发展的特性，制定合适的企业档案管理制度，才能高效推动档案工作前行，从而有效的为企业的发展做出更大贡献。
参考文献：
[1]马素萍.论档案管理的原则[J].档案学通讯，2005，2.
[2]《中华人民共和国档案法》.
[3]张辑哲.档案与档案管理[M].北京：中国档案出版社，1995.
[4]李和平.《企业档案工作规范》实施指南[M].北京：中国档案出版社，2010.