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摘要：不规范的公文不仅会关系到公文本身的质量和阅读性，而且影响机关的工作效率。本文列举了当前公文写作中存的几种不规范现象，并结合一些文献中经典分析的实例，分析了公文写作不规范的原因，并依据原因提出了规范公文写作应该重视的关键点。
关键词：公文；不规范；现象；关键点
我国的公文由最初封建阶级统治国家的文字工具，一直持续到现代成为政党及社会组织行使法定职权和处理日常事务时经常使用的文体，公文的最大的特点就是其规范性。国务院2013年最新修订《党政机关公文处理工作条例》中第五条规定，公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则，准确的行使公文。但是目前公文写作不规范现象仍普遍存在，甚至有些公务人员不知道规范的公文怎么写，这不但降低了公文的品味和质量，还严重影响了行政指令的权威性和合法性。
一、公文写作中不规范的现象
（一）公文写作立意不规范
1.公文不合“法”、不求“实”
公文的内容与形式以及形成程序必须合乎国家法律和政策，合乎上级指示和规定，从实际出发，体现真实可靠的实际情况。例：一个县级人民政府发一个任命的通知，针对对象是县人代会的副主任，让这位同志兼任县教育局的局长。这个公文只看标题就是不合法的，根据宪法第103条规定，县级以上的人代行政负责人不兼承行政职务，这种任命本身就是违宪的。
2.公文标题不明确、不准确
公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，主体必须明确，内容要有针对性和指导性，根据发文对象准确选择文种。例：某街道办事处为维修汽车向其上级××區政府请求拨款，所拟“请示”的标题为“关于汽车维修的请示”，误将请示的理由当成公文的主要内容（即事由）写入标题中，显得不准确，应拟为 “关于请核拨汽车维修费用的请示”。
（二）公文写作中语言的不规范
1.连接词使用不当引发歧义。例：对于出口货样，每批离岸价格不超过五十元的，可免于征收出口关税。滥用介词结构造成残缺主语，应删去“对于”。
2.同一语意的重复表达。例：现在到年末仅仅只有一个月的时间了，我们必须抓紧这项工作。“仅仅”和“只有”相近词语的重复，应删掉一个。
3.词语语义歧异。例：在场的还有城建局、劳动局和粮食局的三个人。 “三个人”是一家单位的还是每个单位一人，因界定不清产生了歧义。
（三）公文写作格式不规范
发文字号编写不当，机关代字、年份、序号次序颠倒。例：《× ×县税务局重建税务所办公楼的请示报告》（应为“请示”）的主送机关是“× ×”地区税务局、城建局、国土局、物资局”。错误是多头主送，违反了“请示一般只写一个主送机关”的原则。
（四）公文的主题和材料不规范
公文的主题是材料相互衔接所要表达的中心思想，材料要真实，公文写作运用事例要真实，事例不真实， 就会失去其存在的意义和价值，造成不良影响和难以预料的损失。
（五）公文寫作中文种误用
文种选错最容易让阅读者产生误解，例：公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项的有关规定，但现实中大部分人用公告代替通告行文，凡公布性事项，事无巨细都用xxx公告，甚至街道告知居民领取物价补贴也用xxx公告，而不知道从而造成了公告滥用。
二、公文写作不规范的原因
笔者认为公文写作中大量不规范现象的原因总的可以归为主观和客观两类。主观原因主要是公文写作者的能力和态度，客观原因主要是现在国家的公文写作规范要求存在模棱两可、相互交叉等问题。
（一）能力因素：公文写作人员不专业
受客观环境的影响，现在国家招收的公务员需要各专业的融合，因此会出现有些在文笔上不擅长的理工科人员书写公文的情况，他们对公文的理解受自身条件的限制，对公文写作知识方面缺乏系统的认知，只是进入单位后模仿性的学习而缺乏深入性的研究，公文写作中角色定位不清，业务不精等不原因直接导致所写出的公文不规范，缺乏准确性和严密性。
（二）态度因素：对公文的重视程度不够
公文写作中如果有能力的写作人员责任心不强，对公文写作不重视，轻视公文写作中追求精益求精的态度，对公文写作的政治性和权威性认识模糊，也会出现公文写作的不规范问题。导致只注重公文的内容准确而不注意格式等问题。
（三）客观因素：公文发出机关职责交叉管理不清
一些机关单位既要承接下行文，又要起草下行文，公文写作由多个职能部门交叉管理，公文在流转环节中由于办公室职能交叉，内容不统一，公文写作不同部门的流程和出发点都不同，造成公文缺乏科学的写作环境和制度安排，难以形成统一的行文规范和标准。
三、提高公文写作规范性的关键点
（一）加强专业队伍建设，提高公文写作质量
单位机关应增加公文写作素质教育和技能上培训的投入，提高写作人员对公文的理解和实际操作水平。
公文写作人员要熟悉所在机关的业务知识，用较强的政治敏感性来严格要求自己，可通过 “仿写”和“仿读”的方法研读《条例》及公文写作规范化方面的各种公文范本，借鉴优秀的规范的公文来模仿公文写作的规范。熟悉相关公文的规范格式、语言风格和写作手法，提高专业公文写作水平。
（二）写作人员端正态度，领导也要重视
思想是行动的先导，公文写作中有些错误不是出自水平问题而是态度问题，个人要端正严谨认真的写作态度，构建公文写作的规范意识，才能将规范公文作为自觉行动。通常公文是要根据领导所传达的的思想来写作公文，写作前必须和领导有良好的沟通，选用规范的文种，规范得内容，写作完成后，领导要审阅初稿并与其他相关领导进行沟通。
（三）以规范的制度增强公文规范性
机关公文规范化必须重视规范要求，维护公文的权威性和严肃性，各级行政机关负责人应对完成的公文设立进行多级审核制，加强监督和执行责任制，按照《条例》做好公文规范化撰写工作， 单位可通过建立严格的考核机制来约束公文写作人员的表现，切实担起管理责任，推动公文处理工作。当前着手进行公文规范化建设，不仅在于纠正非规范化现象，而且在于建立科学有效的工作秩序，树立准确全面的公文质量观。
【参考文献】
[1]杨庆慧.公文写作工作中出现不规范现象的原因与策略探析[J].秘书，2014（11）：15.
[2]张雪，吴亚才.试析公文语言特点的研究方法[J].社科纵横（新理论版），2011（02）：374-375+388.
[3]刘凌冰.浅谈公文写作中不规范现象的产生原因与应对措施[J].经验交流，2016（01）：52.
[4]丁欣雨.公文写作中误用文种现象分析[J].应用写作， 2013（03）：18-19.
关键词：公文；不规范；现象；关键点
我国的公文由最初封建阶级统治国家的文字工具，一直持续到现代成为政党及社会组织行使法定职权和处理日常事务时经常使用的文体，公文的最大的特点就是其规范性。国务院2013年最新修订《党政机关公文处理工作条例》中第五条规定，公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则，准确的行使公文。但是目前公文写作不规范现象仍普遍存在，甚至有些公务人员不知道规范的公文怎么写，这不但降低了公文的品味和质量，还严重影响了行政指令的权威性和合法性。
一、公文写作中不规范的现象
（一）公文写作立意不规范
1.公文不合“法”、不求“实”
公文的内容与形式以及形成程序必须合乎国家法律和政策，合乎上级指示和规定，从实际出发，体现真实可靠的实际情况。例：一个县级人民政府发一个任命的通知，针对对象是县人代会的副主任，让这位同志兼任县教育局的局长。这个公文只看标题就是不合法的，根据宪法第103条规定，县级以上的人代行政负责人不兼承行政职务，这种任命本身就是违宪的。
2.公文标题不明确、不准确
公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，主体必须明确，内容要有针对性和指导性，根据发文对象准确选择文种。例：某街道办事处为维修汽车向其上级××區政府请求拨款，所拟“请示”的标题为“关于汽车维修的请示”，误将请示的理由当成公文的主要内容（即事由）写入标题中，显得不准确，应拟为 “关于请核拨汽车维修费用的请示”。
（二）公文写作中语言的不规范
1.连接词使用不当引发歧义。例：对于出口货样，每批离岸价格不超过五十元的，可免于征收出口关税。滥用介词结构造成残缺主语，应删去“对于”。
2.同一语意的重复表达。例：现在到年末仅仅只有一个月的时间了，我们必须抓紧这项工作。“仅仅”和“只有”相近词语的重复，应删掉一个。
3.词语语义歧异。例：在场的还有城建局、劳动局和粮食局的三个人。 “三个人”是一家单位的还是每个单位一人，因界定不清产生了歧义。
（三）公文写作格式不规范
发文字号编写不当，机关代字、年份、序号次序颠倒。例：《× ×县税务局重建税务所办公楼的请示报告》（应为“请示”）的主送机关是“× ×”地区税务局、城建局、国土局、物资局”。错误是多头主送，违反了“请示一般只写一个主送机关”的原则。
（四）公文的主题和材料不规范
公文的主题是材料相互衔接所要表达的中心思想，材料要真实，公文写作运用事例要真实，事例不真实， 就会失去其存在的意义和价值，造成不良影响和难以预料的损失。
（五）公文寫作中文种误用
文种选错最容易让阅读者产生误解，例：公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项的有关规定，但现实中大部分人用公告代替通告行文，凡公布性事项，事无巨细都用xxx公告，甚至街道告知居民领取物价补贴也用xxx公告，而不知道从而造成了公告滥用。
二、公文写作不规范的原因
笔者认为公文写作中大量不规范现象的原因总的可以归为主观和客观两类。主观原因主要是公文写作者的能力和态度，客观原因主要是现在国家的公文写作规范要求存在模棱两可、相互交叉等问题。
（一）能力因素：公文写作人员不专业
受客观环境的影响，现在国家招收的公务员需要各专业的融合，因此会出现有些在文笔上不擅长的理工科人员书写公文的情况，他们对公文的理解受自身条件的限制，对公文写作知识方面缺乏系统的认知，只是进入单位后模仿性的学习而缺乏深入性的研究，公文写作中角色定位不清，业务不精等不原因直接导致所写出的公文不规范，缺乏准确性和严密性。
（二）态度因素：对公文的重视程度不够
公文写作中如果有能力的写作人员责任心不强，对公文写作不重视，轻视公文写作中追求精益求精的态度，对公文写作的政治性和权威性认识模糊，也会出现公文写作的不规范问题。导致只注重公文的内容准确而不注意格式等问题。
（三）客观因素：公文发出机关职责交叉管理不清
一些机关单位既要承接下行文，又要起草下行文，公文写作由多个职能部门交叉管理，公文在流转环节中由于办公室职能交叉，内容不统一，公文写作不同部门的流程和出发点都不同，造成公文缺乏科学的写作环境和制度安排，难以形成统一的行文规范和标准。
三、提高公文写作规范性的关键点
（一）加强专业队伍建设，提高公文写作质量
单位机关应增加公文写作素质教育和技能上培训的投入，提高写作人员对公文的理解和实际操作水平。
公文写作人员要熟悉所在机关的业务知识，用较强的政治敏感性来严格要求自己，可通过 “仿写”和“仿读”的方法研读《条例》及公文写作规范化方面的各种公文范本，借鉴优秀的规范的公文来模仿公文写作的规范。熟悉相关公文的规范格式、语言风格和写作手法，提高专业公文写作水平。
（二）写作人员端正态度，领导也要重视
思想是行动的先导，公文写作中有些错误不是出自水平问题而是态度问题，个人要端正严谨认真的写作态度，构建公文写作的规范意识，才能将规范公文作为自觉行动。通常公文是要根据领导所传达的的思想来写作公文，写作前必须和领导有良好的沟通，选用规范的文种，规范得内容，写作完成后，领导要审阅初稿并与其他相关领导进行沟通。
（三）以规范的制度增强公文规范性
机关公文规范化必须重视规范要求，维护公文的权威性和严肃性，各级行政机关负责人应对完成的公文设立进行多级审核制，加强监督和执行责任制，按照《条例》做好公文规范化撰写工作， 单位可通过建立严格的考核机制来约束公文写作人员的表现，切实担起管理责任，推动公文处理工作。当前着手进行公文规范化建设，不仅在于纠正非规范化现象，而且在于建立科学有效的工作秩序，树立准确全面的公文质量观。
【参考文献】
[1]杨庆慧.公文写作工作中出现不规范现象的原因与策略探析[J].秘书，2014（11）：15.
[2]张雪，吴亚才.试析公文语言特点的研究方法[J].社科纵横（新理论版），2011（02）：374-375+388.
[3]刘凌冰.浅谈公文写作中不规范现象的产生原因与应对措施[J].经验交流，2016（01）：52.
[4]丁欣雨.公文写作中误用文种现象分析[J].应用写作， 2013（03）：18-19.