《档案管理》2007年第3期刊载的摘自《档案界》网站《建国前的地方志应作为档案管理》一文的意见是正确的，我极为赞成。什么是资料?并无定论。在现代汉语中，“资料”是使用得极为广泛的一个词，如生产资料、生活资料、技术资料、水文资料、图书资料、文献资料、音像资料等。从文件、档案中储存的信息来说，文件、档案也是一种资料，将地方志称为“资料”本来没有什么可非议的。但是，“从档案工作者的习惯用法来说，资料是指不作为档案保存的，提供机关、团体、企业、学校或个人日常工作和学习参考用的一切公开或内部的出版物和文件、档案复制品。”再加之，档案馆终究是以保存档案为主，保存少量“与本馆馆藏档案有关的各种资料”(《档案馆工作通则》第九条)为副。因此，将馆藏地方志“正名”为档案是必要的，对存世不多的旧地方志的安全保护极为有利。
　　1998年我写过两篇文章，一是《从中央电视台的“资料”说起》，二是《是“文革资料”，还是“文革档案”?》，最近又写了一篇《应重视档案的收集和“补失”问题》，都是讨论这类问题的。其中最近一文还建议将这类需要“正名”的资料称为“补失档案”。
　　按照《档案法》第十、十一条的规定：“应当立卷归档的材料……定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，”“机关、团体、企业事业单位和其他组织……定期向档案馆移交档案。”这是形成档案的正常渠道。但是，在现实生活中往往有许多例外情况，使许多应该归档保存的文件没有归档而散失了，还有许多档案遭受了意外(如各种天灾人祸)，这在古今中外是屡见不鲜的。因此，档案收集工作中除了正常的接收工作之外，还有征集工作。按《档案馆工作通则》的规定，档案馆五项工作的第一项就是“接收与征集档案”，并在第十条要求档案馆“加强对历史档案、资料的征集”。也就是说，除了正常渠道形成档案之外，还可以通过例外的、特殊的渠道形成档案。最著名的就是辽宁省档案馆保存的“信牌档”、“屏风档”。根据《辽宁省档案馆指南》说明，它们原为明代辽东察院和山东总督备倭署的文书、档案，作为废纸糊制信牌袋、屏风之用，1948年东北解放后陆续将其揭取下来并修裱、分类整理而成。这样，就挽回和弥补了明代辽东察院和山东总督备倭署流失的档案。还有在各档案馆征集革命历史档案工作中常常能收集到流散在民间的布告、告示一类的文件，它们原来是被印发数百、数千份广贴街上供人阅览，除了它的原稿和一两份样本归档外均不需要归档保存，现在原发文机关的档案中没有被保存下来或残缺不全，这些征集来的历史文件也就成为档案了。
　　按照正常渠道形成的档案，根据中央宣传部和国家档案局1986年发布的《新闻单位宣传报道档案管理暂行办法》第二章归档的范围的规定，包括“本单位编辑出版的报纸和各种有关宣传报道业务的出版物”。各单位编辑出版的图书、报刊等出版物均应有一两份样书、样刊归档保存。如在海宁市档案馆保存的海宁日报社档案全宗中就有1955～1961年全套的《海宁报》和《海宁日报》，在上海市档案局档案全宗中就应有1999年正式出版的《上海档案志》。可是我国的档案馆多数是在20世纪下半叶建立的，保存20世纪上半叶以至更早时期的档案数量极少，因而在各档案馆征集历史档案的同时征集到的图书、报刊以及各种印刷品等历史资料正是档案信息中所缺失的。如海宁市档案馆保存有历史资料《海宁县新志稿》(1948)，而在该档案馆中并未保存有1949年前海宁县编志机构的档案全宗。又如青浦县档案馆保存有历史资料《青浦民众》(1933～1949)和《青浦新报》(1941～1948)，而在该档案馆并未保存有1949年前的青浦民众报社档案全宗和青浦新报报社档案全宗。上述从非正常渠道收集来的历史资料(因为它们不是立档单位应该归档的原件)作为档案馆缺失档案的补充，“正名”为档案，不是非常合理的吗?
　　为了区别来之于正常渠道的档案，我建议将所有来自非正常渠道的档案统称之为“补失档案”，并记录下每一种补失档案的来源信息(类似全宗历史考证)，以便必要时可考证其真伪和价值。
　　为了节省宝贵的档案保护资源，我主张参照国家档案局1986年发布的《各级国家档案馆收集档案范围的规定》，各级国家档案馆只将本地、本专业的志书、报刊等历史资料“正名”为档案(即列入“补失档案”中)。