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Avoid Conceit When Organizing Meetings
XiningYabo Exhibition Service Co. Ltd has a wide business range， from business meeting service， exhibition service， event planning， to travel reception， hotel booking service， evet site lay-out， exhibition booth constructing， incentive tours， and airport pick-up. The company’s business philosophy are “offering brand serves to impress clients” and “reputation is the foundation of surviving”.In many years， with a high quality service team， creative planning， firm execution ability， responsible attitude and reasonable price， the company won great reputation and gain huge competition advantage on market. This month， MICE BT interviewed the founder and General Manager of the company， Mr. Zhang Bo. He introduced his experience in meeting organizing.
会奖语录：
惟有真诚服务，才能感动客户。所以，作为会奖服务企业，只有真正的把“感动客户”的方向定轨于人，把“以信求存”的发展归宿于人，企业才会有高品质和稳定的市场客源基础。
嘉宾档案：
张波，西宁亚博会展服务有限公司创始人、总经理。作为一位拥有10余年从业经验的职业会奖人，曾参与和主导过多个会议、展览和旅游、团建活动的策划与执行，是西北会奖旅游领域的资深专家。
导 语
西宁亚博会展服务有限公司的业务遍及不同行业、不同领域、不同地区，是专业从事商务会议、展览展示、活动策划、地陪接待、酒店预订、会场布置、展台搭建、会议旅游、机场接送等会奖服务的品牌企业之一。其以“打造品质服务”为理念，把“感动客户”的方向定轨于人，把“以信求存”的发展归宿于人；多年来，凭借高素质的专业服务团队、创意无限的策划与执行能力，以及认真负责的服务态度和相对合理的合作价格，不但在市场上形成了强大的竞争优势，也赢得了良好的信誉口碑，与众多企业买家和社团组织建立了长期合作关系。
本期《旅游会展》有幸采访到了西宁亚博会展服务有限公司创始人、总经理张波先生以“百强旅行社青海踩线活动”为例，向我们分析了会奖行业发展状态，以及“社团会议活动”的策划和执行心得。
热点解读：
我觉得“会议活动的标准化”是每一位会议活动从业者都应该考虑的问题，因为在会议活动相关标准的讨论过程中，如果相关环节及相关标准的制定有了自己的声音，并得到大家的认同，不论是对企业发行、职业发行，还是行业发展，都是有百利而无一害的。
目前，国内的会议活动内容不但多种多样，而且千差万别。每个会议的主题，以及主办方会议方所需要达到的目的都不尽相同，无法统一，但唯有会议接待和流程却是大同小异；虽然地域有所不同，提供接待细节时有一些花絮，但主干是相通的。此外，近年来进入会议市场的会议企业越来越多，多数企业是在旅行社的基础增加的会议公司。这部分企业在做旅游接待和资源掌控方面都有着本企业的优势和独门秘籍，并且同行业中有着较好的口碑，但在转入接待会议频道后，却发现自己的服务接待总不能让会议主办方十分满意。追根溯源，是在接待细节上没有得到会议主体和客体的满意，说到底，是接待流程没有形成公式化、程序化，细节上没有做好。所以，在制定会议活动的相关标准时，应博采众多知名和优秀会议主（承）办企业的接待流程和制度编制标准，以保证相关标准制定的通用性、权威性和可操作性。
當然，这些会议活动标准的建立，还应通过各级行业协会贯彻实施，并通过像《旅游会展》这样的行业高端媒体进行宣传、解读，以使会议相关企业及早、全面的了解标准对会议成功举办的重要性。要让企业知道，标准才是会议企业的生命线和未来的希望。这些标准的建立和施行将会将会减少主办方和承办方的沟通成本、降低人力专业资源的使用、增强会议从业者的信心！
案例解读：百强旅行社青海踩线活动
时 间：2016年4月18-23日
目 的 地：西宁、青海湖等
参加人数：140人
服务内容：百强旅行社青海踩线活动的全案策划执行服务；包括前期筹备、策划创意、会议统筹、旅游接待等。
为全面促进西宁市“十三五”期间旅游业快速发展，积极融入“一带一路”建设，2016年4月18-23日，西宁市人民政府联合海北州人民政府、海南州人民政府、黄南州人民政府和青海湖景区保护利用管理局，共同举办了以“同走一带一路·共览夏都美景”为主题的境内外百强旅行社踩线活动。
此次活动共邀请了大陆、台湾地区，以及韩国、日本、泰国、蒙古国等国家的100家知名旅行社和10余家网络媒体参加，旨在宣传推广“环夏都旅游圈”优质旅游资源和精品线路，从而让外地旅行社更加深刻地了解青海深厚的历史文化和民俗风情，向外界传达“青海旅游”元素，扩大宣传覆盖面和影响力，从而实现“环夏都旅游圈”资源和产品的捆绑营销。而作为此次活动的委托承办方，我们深知办好这次活动的意义和责任之重。其不仅是对我们西宁亚博会展的考验，更是我们对外展示“青海旅游”和“青海会奖”的一次打分。所以，我们从前期对接到正式接单，再到策划、展示、安排、接待等，均做了详细而周到的预案。 在正式承接这个活动后，我们前期根据客户提出的相关要求，在整合分析了场地、人员、宗旨等因素后，不到一周就拿出了精心策划的第一个方案。之后是长频次的沟通和调整修改。其实，每当收到客户提出的问题，对我们来说都是一次磨合，我们抱定“任何磨合都是为了更高的遇见”这一信念，为了此次会议活动的圆满成功，全体员工各自发挥自己所长、各自尽责所职；不但要加班加点的根据客户要求进行前期考察，还要对各酒店、会场、资源的调整及安排进行不断修整和补漏。到会议活动正式开幕后，因为有了前期的充分磨合和准备，再加上西宁亚博会展团队所特有的“以真诚服务来感动客户”的工作精神，所以我们战胜了种种考验与磨练，在大家的共同努力下，没有辜负委托方对我公司的大力支持与信任，圆满成功的完成了此次会议的接待工作，并得到大家一致的好评及认可。
操盘感悟：
做会议不能想当然，这是个原则性的问题。作为现代服务行业中一员，会议公司应该以客户为中心，即一切业务以客户的需求和要求为主；比如客服、工程、设计、策划等，均要以“客户是否满意”，“对客户是否有利”为宗旨。要知道，虽然会议策划的基础是实践经验积累，但每一个会议总会有各自独有的特点， 其时间、地点、人物、事件等均有其与众不同的地方。所以我们做会议的人一定要先摒弃“自我”，然后再基于实践经验和兢兢业业的精神去做会，只有这样才能把会议活动做好。
当然，摒弃“自我”并不是“没有主张”；关键是沟通，没有沟通便没有了一切服务工作，比如与客户保持良好的沟通、内部人员之间的有效沟通等。以与客户保持良好沟通为例，只有通过交流，了解清楚客户的需求、企业背景和文化等内容后，你才能制定更好的活动策划方案，也才能在现场出现临时性变化时，能够做到临危不乱。
最后，通過承办“百强旅行社青海踩线活动”，让我感触最多的就是要做好客户服务工作。作为优秀的会奖企业，要想得到客户的认可，把会议活动做好，除了团队上下项目成员努力一致，按照既定目标而执行，同时采取科学、有效的运营和执行模式，处理好临时突发事件外，随时与客户保持沟通，并形成沟通机制绝对是一场会议活动成功的关键和重点。当然，这个沟通不能止于会议活动的结束，而应延续。因为会后的总结和回访不但能够更好的让会奖企业和项目团队成长；对于客户来说，让其对活动做出相应评价，或是向其呈报相关数据，更是一种让人感觉“温暖”的增值服务。
XiningYabo Exhibition Service Co. Ltd has a wide business range， from business meeting service， exhibition service， event planning， to travel reception， hotel booking service， evet site lay-out， exhibition booth constructing， incentive tours， and airport pick-up. The company’s business philosophy are “offering brand serves to impress clients” and “reputation is the foundation of surviving”.In many years， with a high quality service team， creative planning， firm execution ability， responsible attitude and reasonable price， the company won great reputation and gain huge competition advantage on market. This month， MICE BT interviewed the founder and General Manager of the company， Mr. Zhang Bo. He introduced his experience in meeting organizing.
会奖语录：
惟有真诚服务，才能感动客户。所以，作为会奖服务企业，只有真正的把“感动客户”的方向定轨于人，把“以信求存”的发展归宿于人，企业才会有高品质和稳定的市场客源基础。
嘉宾档案：
张波，西宁亚博会展服务有限公司创始人、总经理。作为一位拥有10余年从业经验的职业会奖人，曾参与和主导过多个会议、展览和旅游、团建活动的策划与执行，是西北会奖旅游领域的资深专家。
导 语
西宁亚博会展服务有限公司的业务遍及不同行业、不同领域、不同地区，是专业从事商务会议、展览展示、活动策划、地陪接待、酒店预订、会场布置、展台搭建、会议旅游、机场接送等会奖服务的品牌企业之一。其以“打造品质服务”为理念，把“感动客户”的方向定轨于人，把“以信求存”的发展归宿于人；多年来，凭借高素质的专业服务团队、创意无限的策划与执行能力，以及认真负责的服务态度和相对合理的合作价格，不但在市场上形成了强大的竞争优势，也赢得了良好的信誉口碑，与众多企业买家和社团组织建立了长期合作关系。
本期《旅游会展》有幸采访到了西宁亚博会展服务有限公司创始人、总经理张波先生以“百强旅行社青海踩线活动”为例，向我们分析了会奖行业发展状态，以及“社团会议活动”的策划和执行心得。
热点解读：
我觉得“会议活动的标准化”是每一位会议活动从业者都应该考虑的问题，因为在会议活动相关标准的讨论过程中，如果相关环节及相关标准的制定有了自己的声音，并得到大家的认同，不论是对企业发行、职业发行，还是行业发展，都是有百利而无一害的。
目前，国内的会议活动内容不但多种多样，而且千差万别。每个会议的主题，以及主办方会议方所需要达到的目的都不尽相同，无法统一，但唯有会议接待和流程却是大同小异；虽然地域有所不同，提供接待细节时有一些花絮，但主干是相通的。此外，近年来进入会议市场的会议企业越来越多，多数企业是在旅行社的基础增加的会议公司。这部分企业在做旅游接待和资源掌控方面都有着本企业的优势和独门秘籍，并且同行业中有着较好的口碑，但在转入接待会议频道后，却发现自己的服务接待总不能让会议主办方十分满意。追根溯源，是在接待细节上没有得到会议主体和客体的满意，说到底，是接待流程没有形成公式化、程序化，细节上没有做好。所以，在制定会议活动的相关标准时，应博采众多知名和优秀会议主（承）办企业的接待流程和制度编制标准，以保证相关标准制定的通用性、权威性和可操作性。
當然，这些会议活动标准的建立，还应通过各级行业协会贯彻实施，并通过像《旅游会展》这样的行业高端媒体进行宣传、解读，以使会议相关企业及早、全面的了解标准对会议成功举办的重要性。要让企业知道，标准才是会议企业的生命线和未来的希望。这些标准的建立和施行将会将会减少主办方和承办方的沟通成本、降低人力专业资源的使用、增强会议从业者的信心！
案例解读：百强旅行社青海踩线活动
时 间：2016年4月18-23日
目 的 地：西宁、青海湖等
参加人数：140人
服务内容：百强旅行社青海踩线活动的全案策划执行服务；包括前期筹备、策划创意、会议统筹、旅游接待等。
为全面促进西宁市“十三五”期间旅游业快速发展，积极融入“一带一路”建设，2016年4月18-23日，西宁市人民政府联合海北州人民政府、海南州人民政府、黄南州人民政府和青海湖景区保护利用管理局，共同举办了以“同走一带一路·共览夏都美景”为主题的境内外百强旅行社踩线活动。
此次活动共邀请了大陆、台湾地区，以及韩国、日本、泰国、蒙古国等国家的100家知名旅行社和10余家网络媒体参加，旨在宣传推广“环夏都旅游圈”优质旅游资源和精品线路，从而让外地旅行社更加深刻地了解青海深厚的历史文化和民俗风情，向外界传达“青海旅游”元素，扩大宣传覆盖面和影响力，从而实现“环夏都旅游圈”资源和产品的捆绑营销。而作为此次活动的委托承办方，我们深知办好这次活动的意义和责任之重。其不仅是对我们西宁亚博会展的考验，更是我们对外展示“青海旅游”和“青海会奖”的一次打分。所以，我们从前期对接到正式接单，再到策划、展示、安排、接待等，均做了详细而周到的预案。 在正式承接这个活动后，我们前期根据客户提出的相关要求，在整合分析了场地、人员、宗旨等因素后，不到一周就拿出了精心策划的第一个方案。之后是长频次的沟通和调整修改。其实，每当收到客户提出的问题，对我们来说都是一次磨合，我们抱定“任何磨合都是为了更高的遇见”这一信念，为了此次会议活动的圆满成功，全体员工各自发挥自己所长、各自尽责所职；不但要加班加点的根据客户要求进行前期考察，还要对各酒店、会场、资源的调整及安排进行不断修整和补漏。到会议活动正式开幕后，因为有了前期的充分磨合和准备，再加上西宁亚博会展团队所特有的“以真诚服务来感动客户”的工作精神，所以我们战胜了种种考验与磨练，在大家的共同努力下，没有辜负委托方对我公司的大力支持与信任，圆满成功的完成了此次会议的接待工作，并得到大家一致的好评及认可。
操盘感悟：
做会议不能想当然，这是个原则性的问题。作为现代服务行业中一员，会议公司应该以客户为中心，即一切业务以客户的需求和要求为主；比如客服、工程、设计、策划等，均要以“客户是否满意”，“对客户是否有利”为宗旨。要知道，虽然会议策划的基础是实践经验积累，但每一个会议总会有各自独有的特点， 其时间、地点、人物、事件等均有其与众不同的地方。所以我们做会议的人一定要先摒弃“自我”，然后再基于实践经验和兢兢业业的精神去做会，只有这样才能把会议活动做好。
当然，摒弃“自我”并不是“没有主张”；关键是沟通，没有沟通便没有了一切服务工作，比如与客户保持良好的沟通、内部人员之间的有效沟通等。以与客户保持良好沟通为例，只有通过交流，了解清楚客户的需求、企业背景和文化等内容后，你才能制定更好的活动策划方案，也才能在现场出现临时性变化时，能够做到临危不乱。
最后，通過承办“百强旅行社青海踩线活动”，让我感触最多的就是要做好客户服务工作。作为优秀的会奖企业，要想得到客户的认可，把会议活动做好，除了团队上下项目成员努力一致，按照既定目标而执行，同时采取科学、有效的运营和执行模式，处理好临时突发事件外，随时与客户保持沟通，并形成沟通机制绝对是一场会议活动成功的关键和重点。当然，这个沟通不能止于会议活动的结束，而应延续。因为会后的总结和回访不但能够更好的让会奖企业和项目团队成长；对于客户来说，让其对活动做出相应评价，或是向其呈报相关数据，更是一种让人感觉“温暖”的增值服务。