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【摘要】办公室文书档理随着现代社会的发展而不断变革着管理模式，而因循守旧的管理方式不利于提高办公室文书档案的管理效率，对文书档案的管理不能一成不变，必须要善于创新，善于变化。本文主要对文书档案的管理特征进行分析，探讨如何有效提升办公室文书档案的管理效率。
【关键词】办公室；文书档案；管理效率
文书档案主要保存的是关于党务、行政管理等活动的档案，通常是办公室保管的文件资料，例如存档件、会议记录、发文原件等等。文书档案一般是从办理完好的有保存价值的文件转化来的。它对社会组织的各类管理活动进行记录，比如业务管理、党群管理、财物管理等等。办公室是单位的关键组成部分，负责处理日常业务、协调沟通、传达消息，所以对于单位来说，办公室文书档案管理工作十分重要。同时，这也涉及到单位的管理水平的高低，所以必须提高文书档案的管理水平，才能持续提高其工作效率，为单位的正常运转和稳定发展提供保障。
一、文书档案管理的重要性与特征
（一）重要性。文书档案所涉及的工作基本上就是对文书档案进行立卷、收集整理、缩微、鉴定、检索、保护利用、统计等等，这些工作不但是互为相连的，也是互为制约的。在这些工作内容中，尤为重要的就是文书档案的利用，其余的皆是服务于文书档案的利用工作并为文书档案的利用创造条件。通过文书档案管理而服务于单位、部门的中心工作是办公室人员的主要任务，加强文书档案的管理也是为促进文书档案在中心工作里的参谋作用，并且也被视作宣传教育素材以及历史根据，其重要性不言而喻。
（二）特征。1.文档工作一体化。文书档案的应用与形成都是在文书工作中促成的，文书工作的最终步骤就是整理文书档案，是基于文件搜集、运转、催办、承办来进行的，二者密不可分。文书档案主要是在文件工作中形成的，文书档案的质量对档案工作及档案管理的质量有直接影响。2.文书档案管理的综合性。文书档案管理工作的开展主要是在单位办公部门的文档室进行，它有着一定的综合性。它不但负责管理文书档案，还管理着人事、财会等档案，分类众多、内容繁复、工作系统，为单位的各项工作及时、准确地提供参考资料，也由此提高了管理难度。当前，随着单位的不断发展，办公室人员和文檔室人员身兼多职的情况较多。所以，办公室人员必须要提高文秘工作水平，同时具备文书档案工作意识，不断学习相关的专业理论、业务、技能等等，才能做一个优秀的文书档案管理者。
二、办公室文书档案管理效率提升对策
（一）利用信息化管理提高效率。办公室文书档案管理需要改变以往的那种独立、封闭的管理方式，将文书档案和网络、通信技术有机结合起来，建设文书档案信息管理系统。当前，因为网络数字技术的飞速发展，将之运用到文书档案管理中，可以实现管理的便捷性与规范性，提升文件归档速度，减少文件归档时间，从而极大地降低了文书档案管理者的工作强度，也有利于避免因为人为原因而导致的档案遗漏、操作不规范等问题出现。运用信息化管理文书档案还有助于保护和补充遗漏文件。具体来说，就是运用计算机数据库技术让按件归档效果更加稳定，最终可以更好地补充、插入遗漏文件。还有就是，在文书档案的借阅上实行单份文件管理模式，让借阅者不能接触别的文件，以实现文书档案的保密。运用数字化扫描更清楚、方便地了解文件的原始面貌，在保护原件的同时也简化借阅工作。
（二）提高“文档一体化”意识。文档一体化的最终目的就是将文书档案的管理工作在组织制度与具体运作程序上进行有机融合，超前控制文件管理，确保档案质量，使档案工作程序简化，防止出现重复工作，促进文档工作流程更加合理化。文档一体化的基础工作就是文书工作，办公室人员的档案意识极其重要。要高度重视文书材料的立卷归档，处理文件时必须和档案工作联系在一起，让文书、档案管理一体化。因此，办公室人员一定要确保文件材料的质量，使文件材料的文体、格式等要规范而标准，不能使用复写纸、圆珠笔等起草、修改、誊印，文件要完整且齐全。
（三）通过部门协作规范收集工作。档案的结构、质量对于文书档案的利用价值有决定性影响，要提高档案的管理质量，那么办公室人员必须要牢记“三勤”，即嘴勤、脚勤、脑勤。也就是说办公室人员为了做好档案管理工作，需要不断积极了解业务部门的工作动向，经常到业务部门获取相关信息，同时按照单位的工作实际对档案工作和单位中心工作进行反思，以便于做好收集、利用工作。办公室人员应该多和其它部门进行沟通协调，以畅通档案收集信息渠道。对于能够展示单位历史、现状和未来发展，有着较高情报价值、服务于实际工作的信息资料要重点收集，在办公室文书档案管理中切实发挥文书档案对单位发展的参谋作用。
三、结语
总的来说，在办公室的文书档案管理工作中，要想有效利用、保存好相关的文件信息资料，就需要转变观念，从思想上和行动上高度重视档案管理和文书管理工作，善于运用创新思维，着重强调档案管理和文书管理工作人员的专业素质和理论素质，让管理人员认识到自身工作的责任和使命，让单位的有效资源得到最大化地利用，最终实现单位历史信息资源的全面优化，同时也从根本上体现出单位的综合管理水平，推动单位全面稳定发展。
【参考文献】
[1]王威.适应新时期发展需要做好文书档案管理工作[J].华章，2010（18）：64.
[2]王丽岩.强化文书档案现代化管理的有效方法[J].环球市场信息导报（理论），2014（2）：81.
【关键词】办公室；文书档案；管理效率
文书档案主要保存的是关于党务、行政管理等活动的档案，通常是办公室保管的文件资料，例如存档件、会议记录、发文原件等等。文书档案一般是从办理完好的有保存价值的文件转化来的。它对社会组织的各类管理活动进行记录，比如业务管理、党群管理、财物管理等等。办公室是单位的关键组成部分，负责处理日常业务、协调沟通、传达消息，所以对于单位来说，办公室文书档案管理工作十分重要。同时，这也涉及到单位的管理水平的高低，所以必须提高文书档案的管理水平，才能持续提高其工作效率，为单位的正常运转和稳定发展提供保障。
一、文书档案管理的重要性与特征
（一）重要性。文书档案所涉及的工作基本上就是对文书档案进行立卷、收集整理、缩微、鉴定、检索、保护利用、统计等等，这些工作不但是互为相连的，也是互为制约的。在这些工作内容中，尤为重要的就是文书档案的利用，其余的皆是服务于文书档案的利用工作并为文书档案的利用创造条件。通过文书档案管理而服务于单位、部门的中心工作是办公室人员的主要任务，加强文书档案的管理也是为促进文书档案在中心工作里的参谋作用，并且也被视作宣传教育素材以及历史根据，其重要性不言而喻。
（二）特征。1.文档工作一体化。文书档案的应用与形成都是在文书工作中促成的，文书工作的最终步骤就是整理文书档案，是基于文件搜集、运转、催办、承办来进行的，二者密不可分。文书档案主要是在文件工作中形成的，文书档案的质量对档案工作及档案管理的质量有直接影响。2.文书档案管理的综合性。文书档案管理工作的开展主要是在单位办公部门的文档室进行，它有着一定的综合性。它不但负责管理文书档案，还管理着人事、财会等档案，分类众多、内容繁复、工作系统，为单位的各项工作及时、准确地提供参考资料，也由此提高了管理难度。当前，随着单位的不断发展，办公室人员和文檔室人员身兼多职的情况较多。所以，办公室人员必须要提高文秘工作水平，同时具备文书档案工作意识，不断学习相关的专业理论、业务、技能等等，才能做一个优秀的文书档案管理者。
二、办公室文书档案管理效率提升对策
（一）利用信息化管理提高效率。办公室文书档案管理需要改变以往的那种独立、封闭的管理方式，将文书档案和网络、通信技术有机结合起来，建设文书档案信息管理系统。当前，因为网络数字技术的飞速发展，将之运用到文书档案管理中，可以实现管理的便捷性与规范性，提升文件归档速度，减少文件归档时间，从而极大地降低了文书档案管理者的工作强度，也有利于避免因为人为原因而导致的档案遗漏、操作不规范等问题出现。运用信息化管理文书档案还有助于保护和补充遗漏文件。具体来说，就是运用计算机数据库技术让按件归档效果更加稳定，最终可以更好地补充、插入遗漏文件。还有就是，在文书档案的借阅上实行单份文件管理模式，让借阅者不能接触别的文件，以实现文书档案的保密。运用数字化扫描更清楚、方便地了解文件的原始面貌，在保护原件的同时也简化借阅工作。
（二）提高“文档一体化”意识。文档一体化的最终目的就是将文书档案的管理工作在组织制度与具体运作程序上进行有机融合，超前控制文件管理，确保档案质量，使档案工作程序简化，防止出现重复工作，促进文档工作流程更加合理化。文档一体化的基础工作就是文书工作，办公室人员的档案意识极其重要。要高度重视文书材料的立卷归档，处理文件时必须和档案工作联系在一起，让文书、档案管理一体化。因此，办公室人员一定要确保文件材料的质量，使文件材料的文体、格式等要规范而标准，不能使用复写纸、圆珠笔等起草、修改、誊印，文件要完整且齐全。
（三）通过部门协作规范收集工作。档案的结构、质量对于文书档案的利用价值有决定性影响，要提高档案的管理质量，那么办公室人员必须要牢记“三勤”，即嘴勤、脚勤、脑勤。也就是说办公室人员为了做好档案管理工作，需要不断积极了解业务部门的工作动向，经常到业务部门获取相关信息，同时按照单位的工作实际对档案工作和单位中心工作进行反思，以便于做好收集、利用工作。办公室人员应该多和其它部门进行沟通协调，以畅通档案收集信息渠道。对于能够展示单位历史、现状和未来发展，有着较高情报价值、服务于实际工作的信息资料要重点收集，在办公室文书档案管理中切实发挥文书档案对单位发展的参谋作用。
三、结语
总的来说，在办公室的文书档案管理工作中，要想有效利用、保存好相关的文件信息资料，就需要转变观念，从思想上和行动上高度重视档案管理和文书管理工作，善于运用创新思维，着重强调档案管理和文书管理工作人员的专业素质和理论素质，让管理人员认识到自身工作的责任和使命，让单位的有效资源得到最大化地利用，最终实现单位历史信息资源的全面优化，同时也从根本上体现出单位的综合管理水平，推动单位全面稳定发展。
【参考文献】
[1]王威.适应新时期发展需要做好文书档案管理工作[J].华章，2010（18）：64.
[2]王丽岩.强化文书档案现代化管理的有效方法[J].环球市场信息导报（理论），2014（2）：81.