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摘 要：本文从“收文”的角度对文件生命周期理论和文件连续体理论进行了分析，认为从文件运动看，两者都未解释清楚“收文”的运动情况：从文件管理，特别是对电子文件管理看，两者都难以解释如何对“收文”进行“前端控制”和“全程管理”：从文件价值看，两者都未解释清“收文”的价值情况，
关键词：收文文件 生命周期 理论文件连续体 理论缺陷
1 引言
文件生命周期理论被西方档案学家称为现代档案学基本理论之一，然而，近年来由于电子文件大量的产生和其呈现的新特点，使文件生命周期理论受到了冲击和质疑，因而国外档案界又提出了文件连续体理论，该理论被认为是能实现“电子文件最优化管理”的一种档案学理论，同时，也产生了两种理论的优劣之争。因此，有学者提出了电子文件生命周期的概念，对我国流行的文件生命阶段“四分法”重新加以解释，认为“必须把对所有各阶段文件的管理看作是一项综合性的系统工程，档案部门必须自始至终、从头到尾参与对电子文件的全程管理”。这里不探讨两者孰优孰劣，而是从“收文”的角度来看这两者，是否能对其做出正确的解释。因为，这两者很明显都是从“发文”的角度来描述文件的。当然，也有学者认为：对“‘形成者’的含义应作广义的理解，既包括文件制作者，又包括受文者”。然而、该学者并未说明为什么要对形成者作广义解释，也未说明为什么受文者就包括在“形成者”之中。事实上，站在“收文”的角度看，文件生命周期理论和文件连续体理论都是有缺陷的。
2 从“收文”看文件生命周期理论和文件连续体理论的缺陷
为了能够与同仁在一个平台上探讨问题，本文所采用的“收文”概念是《档案学词典》中的解释，即： “亦称‘收来文件’。本机关收到的从外机关发送来的文件。由外机关拟制作为传达制成机关的意图而发送到本机关。有上级机关发来的指示、规定、决定、通知、批示、批复，下级机关送来的请示、报告，以及属公事性质的电报、信函，内部刊物和资料等。” “发文”概念同样采用《档案学词典》中的解释，即：“亦称‘对外文件’。本机关对外发出的文件。由本机关拟制，对外传达本机关的意图，发给需要与其进行联系的针对机关。有向上级机关的请示、报告，对下级机关的指示、规定、决定、批复、通报以及对平行机关的通知，公函、便函等。”
2．1 从文件运动看其缺陷
文件生命周期理论“把文件从其产生、成长到最终消亡或移交档案馆永久保存看成是一个不断变化发展的完整的运动过程，”并“把文件的生命周期看成是一个连续不间断的过程，在这一过程中，文件由于价值形态的变化而具有明显的阶段性特征，而各阶段之间既有联系，又有区别。”对于文件生命周期阶段划分，“陈兆祦教授的‘四分法’在我国有很大的影响，后来研究文件生命周期理论的学者有不少采用了这种划分。” 陈兆祦教授认为：“文件的运动周期，大致可以分为四个阶段：第一阶段是文件制作(产生)阶段，即书面文件的撰写、表格文件的填写，图纸文件的绘制，音像文件的录制，机读文件的输入等。文件的制作，通常是由各行业单位的领导人、业务人员、秘书人员以及其他各种工作人员来完成的”。“第二阶段是文件的现实使用阶段，或称文件的现行效用阶段。这时的文件处在传递、运转、承办和执行过程中，暂时存放在制作、收到和承办的单位或个人手中。这一阶段的工作。也是由领导人、业务人员，秘书人员以及其他各种工作人员来完成的。处于这一阶段的文件，有时称作现行文件”。“第三阶段是文件的暂时保存阶段”。“第四阶段是文件的永久保存阶段，即文件存人档案馆的阶段”。陈教授划分的文件生命周期四个阶段可用图一来表示，只看陈教授的文件生命周期“四阶段”的划分和图一，我们都会认为文件生命周期完全符合文件的运动规律。但是，文件的实际运动并没有这么简单。文件可主要分为“发文”和“收文”，而如果分别站在“发文”和“收文”的角度再来看文件生命周期理论和文件运动阶段划分时，就会看出问题来。初看图一，这个文件生命周期运动过程就是“发文”运动的真实写照，但是却没有“收文”的位置，“收文”的生命周期的运动过程哪里去了呢?而如果结合陈教授对文件运动第一阶段和第二阶段的解释，再结合“发文”和“收文”的概念，就会看出图一的运动阶段划分又有问题，它既不符合“发文”，也不符合“收文”，因为“发文”对发文单位来说似乎没有第二阶段，因为“发文”“暂时存放在制作”者手中与“文件的暂时保存”没有什么区别。而“收文”对收文单位来说就根本没有第一阶段。这种情况用图二表示会看得更清楚。图二应该才是文件运动的真实情况。也许文件生命周期理论认为的文件运动是将“收文”和“发文”运动的概括，但是，实际上这两种文件的运动情况是不一样的。文件生命周期理论是难以解释清“收文”运动的情况，就按文件生命周期理论的文件运动是对“收文”与“发文”运动的概括，然而，如果我们再结合文件生命周期理论的其他认识，这种文件运动仍然有问题。“文件论认为图书、报刊以及其他信息记录材料形成之初，一般也经历了作为文件的过程。”既然图书、报刊以及其他信息记录材料形成时经历了作为文件的过程，那么它们就应该是文件。而“收文”中又有“内部刊物和资料等”，它们应该包括图书、报刊以及其他信息记录材料。所以，图书、报刊以及其他信息记录材料就有可能作为“收文”被收文单位收到。然而，这些图书、报刊以及其他信息记录材料与“内部刊物和资料等”是在文件运动的哪个阶段呢?是由文件经制作第一阶段到成为图书、报刊以及其他信息记录材料与“内部刊物和资料等”，而后被收到成为“收文”呢?还是它们被作为文件制作后发到收文单位，被收到后才成为图书、资料呢?不论哪种情况，它们是文件运动阶段中的什么阶段呢?不知文件生命周期理论对这些“收文”是如何解释的?
文件连续体理论认为：“从文件形成(包括形成前、文件管理系统的设计)到文件作为档案保存和利用的管理全过程中连贯一致的管理方式”。文件连续体理论最重要的特点是主张对所有的文件实行连续的一体化管理，认为没有必要为文件划分运动阶段。然而，从其表述上可以看出，它只不过是对“发文”运动情况的人为理想化的描述，这里面根本就没有“收文”的位置，“收文”是如何运动的?如何对“收文” “全过程中连贯一致的管理”呢?显然，从“收文”角度看，它难以解释清“收文”是如何运动的。
2．2 从文件管理看其缺陷
信息时代的到来产生了大量的电子文件。由于电子文件的一些特征，我们将面临对其管理严峻的挑战。这使文件生命周期理论受到了质疑。为了使文件生命周期理论适应对电子文件的管理，对其进行了修正，提出了电子文件生命周期理论。我国学 者从电子文件生命周期的角度，对文件运动阶段的“四分法”重新加以诠释，认为：“第一阶段，文件的孕育形成阶段，是文件制作者从设想、设计，到最终草拟，制作、正式形成文件的过程”；“第二阶段为文件的现实使用阶段，即现行阶段”：“第三阶段是文件的暂存阶段”：“第四阶段是文件的永久保存阶段或历史阶段”。并认为：“必须把对所有各阶段文件的管理看作是一项综合性的系统工程。档案部门必须自始至终、从头到尾参与对电子文件的全程管理”。这样问题就出来了。这种四阶段的划分和全程管理，对于“发文”来说，可能是一种理想的模式，也有可能会实施。但是，对于“收文”来说就不那么简单了。对“收文”，在其孕育形成阶段，如何对其从设想、设计，到最终草拟，制作过程的管理控制?作为“收文”者是无法对这些进行管理的，也根本不可能做到。对于“收文”者来说，如果不能对“收文”进行孕育形成阶段的管理，那么，也就做不到对其“全程管理”。这样，电子文件生命周期理论的“全程管理”就变得毫无意义。
文件连续体理论就是为电子文件的管理而产生的。文件连续体理论最重要的特点，就是主张对所有的文件实行连续的一体化管理，强调前端控制和全程管理。很显然，文件连续体理论就好像是专为“发文”设计的。因为对一个单位来说，只能对“发文”进行从其形成(包括形成前、文件管理系统的设计)到文件作为档案保管和利用的全过程进行管理。而对于“收文”。收到单位是无法对其包括形成前的全过程进行管理的，也就无法对“收文”实行连续的一体化管理，因此，文件连续体理论对“收文”来说同样是毫无意义的。
2．3 从文件价值看其缺陷
“文件的价值形态及其有规律的转化，是提出文件生命周期理论的主要依据。”“美国档案学家谢伦伯格的‘双重价值’就很具代表性。在他看来，文件首先具有对形成机关的原始价值，”即“第一价值”。“其次，文件还具有对其他机关和个人利用的从属价值，”即“第二价值。它包括证据价值和情报价值，统称档案价值”。文件的“‘现行价值’是第一价值”。“非现行价值” “既包括有第一价值，又包含有第二价值”。对于文件第一价值和第二价值以及现行价值和非现行价值的划分，初看很是符合文件生命周期理论中对文件价值的划分，也与其运动阶段相吻合，但是，如果仔细分析，笼统地把文件分为具体的“发文”和“收文”就有问题。对于“发文”和发文单位来说，其“发文”的文件价值应属于第一价值，亦即现行价值，但是，从图二和“发文”的概念看，其现行价值并没有在发文单位发挥和体现。而是直接进入文件的第三阶段即文件的休眠阶段，基本上也就是进入档案阶段，应该说体现的是文件的第二价值，也就是非现行价值即档案价值。但这又与文件的第一价值概念相矛盾。而对于“收文”和收文单位来说，站在文件的现行作用上看，这时的文件正处在文件的第二阶段即现实使用阶段，发挥的是文件的现行价值和作用，应该属于文件的第一价值即现行价值。但是，站在“收文”的角度来看，此文件不是对原发文形成机关的原始价值，也就不是文件的第一价值，而是对“发文”以外的其他机关和个人利用的从属价值，即文件的第二价值(档案价值)。此时“收文”对收文单位来说实际上是呈现文件的第二价值即档案价值。这显然与文件的双重价值观点相矛盾，不知是文件的双重价值观有问题?还是文件的现行价值和非现行价值划分有问题?还是文件的价值形态及其规律的转化有问题?还是文件生命周期理论有问题?当然，也有学者这样解释，对文件…形成者’的含义应作广义的理解，既包括文件的制作者，又包括受文者。 然而，该学者既未说明为什么要对文件形成者作广义理解，也未说明为什么文件的形成者就应该又包括受文者。但是，对照上述的问题，显然是为了弥补上述的缺陷。对于这种解释，笔者认为不妥。文件的形成者只能是文件的制作者。正如该学者所说：“文件的设计制作形成阶段，即文件制作者从设想、设计到书面文件的撰写，表格的填写”等，“这是一个设计和积累、记录信息、表达思想、意图，赋予文件以现行价值的过程”。对“受文者”也就是收文单位，他们能在此“收文”中表达自己的思想和意图吗?能赋予其现行价值吗?他们所能做的只是按照发文者的思想意图办理执行。“受文者”如何能成为文件的形成者呢?
文件连续体理论认为：“文件在形成时就有可能同时拥有了第一价值和第二价值两种价值”。这显然是对“发文”来说的，对“收文”来说，收到它时拥有什么价值?是第一价值，还是第二价值?还是有持续价值的文件?不得而知。
3 结语
文件生命周期理论和文件连续体理论传入我国后得到了许多专家的关注和认可，然而对它的缺陷探讨得不多。如果站在“收文”的角度来看两者，我们可以明显地看出两者的缺陷，而且这些缺陷都是两者不易解决的问题。究竟是文件生命周期理论和文件连续体理论错了?还是“收文”的档案身份错了?就是站在“发文”的角度看文件生命周期理论也有问题。这些值得深入研究探讨。
(作者单位：濮阳市档案局)
关键词：收文文件 生命周期 理论文件连续体 理论缺陷
1 引言
文件生命周期理论被西方档案学家称为现代档案学基本理论之一，然而，近年来由于电子文件大量的产生和其呈现的新特点，使文件生命周期理论受到了冲击和质疑，因而国外档案界又提出了文件连续体理论，该理论被认为是能实现“电子文件最优化管理”的一种档案学理论，同时，也产生了两种理论的优劣之争。因此，有学者提出了电子文件生命周期的概念，对我国流行的文件生命阶段“四分法”重新加以解释，认为“必须把对所有各阶段文件的管理看作是一项综合性的系统工程，档案部门必须自始至终、从头到尾参与对电子文件的全程管理”。这里不探讨两者孰优孰劣，而是从“收文”的角度来看这两者，是否能对其做出正确的解释。因为，这两者很明显都是从“发文”的角度来描述文件的。当然，也有学者认为：对“‘形成者’的含义应作广义的理解，既包括文件制作者，又包括受文者”。然而、该学者并未说明为什么要对形成者作广义解释，也未说明为什么受文者就包括在“形成者”之中。事实上，站在“收文”的角度看，文件生命周期理论和文件连续体理论都是有缺陷的。
2 从“收文”看文件生命周期理论和文件连续体理论的缺陷
为了能够与同仁在一个平台上探讨问题，本文所采用的“收文”概念是《档案学词典》中的解释，即： “亦称‘收来文件’。本机关收到的从外机关发送来的文件。由外机关拟制作为传达制成机关的意图而发送到本机关。有上级机关发来的指示、规定、决定、通知、批示、批复，下级机关送来的请示、报告，以及属公事性质的电报、信函，内部刊物和资料等。” “发文”概念同样采用《档案学词典》中的解释，即：“亦称‘对外文件’。本机关对外发出的文件。由本机关拟制，对外传达本机关的意图，发给需要与其进行联系的针对机关。有向上级机关的请示、报告，对下级机关的指示、规定、决定、批复、通报以及对平行机关的通知，公函、便函等。”
2．1 从文件运动看其缺陷
文件生命周期理论“把文件从其产生、成长到最终消亡或移交档案馆永久保存看成是一个不断变化发展的完整的运动过程，”并“把文件的生命周期看成是一个连续不间断的过程，在这一过程中，文件由于价值形态的变化而具有明显的阶段性特征，而各阶段之间既有联系，又有区别。”对于文件生命周期阶段划分，“陈兆祦教授的‘四分法’在我国有很大的影响，后来研究文件生命周期理论的学者有不少采用了这种划分。” 陈兆祦教授认为：“文件的运动周期，大致可以分为四个阶段：第一阶段是文件制作(产生)阶段，即书面文件的撰写、表格文件的填写，图纸文件的绘制，音像文件的录制，机读文件的输入等。文件的制作，通常是由各行业单位的领导人、业务人员、秘书人员以及其他各种工作人员来完成的”。“第二阶段是文件的现实使用阶段，或称文件的现行效用阶段。这时的文件处在传递、运转、承办和执行过程中，暂时存放在制作、收到和承办的单位或个人手中。这一阶段的工作。也是由领导人、业务人员，秘书人员以及其他各种工作人员来完成的。处于这一阶段的文件，有时称作现行文件”。“第三阶段是文件的暂时保存阶段”。“第四阶段是文件的永久保存阶段，即文件存人档案馆的阶段”。陈教授划分的文件生命周期四个阶段可用图一来表示，只看陈教授的文件生命周期“四阶段”的划分和图一，我们都会认为文件生命周期完全符合文件的运动规律。但是，文件的实际运动并没有这么简单。文件可主要分为“发文”和“收文”，而如果分别站在“发文”和“收文”的角度再来看文件生命周期理论和文件运动阶段划分时，就会看出问题来。初看图一，这个文件生命周期运动过程就是“发文”运动的真实写照，但是却没有“收文”的位置，“收文”的生命周期的运动过程哪里去了呢?而如果结合陈教授对文件运动第一阶段和第二阶段的解释，再结合“发文”和“收文”的概念，就会看出图一的运动阶段划分又有问题，它既不符合“发文”，也不符合“收文”，因为“发文”对发文单位来说似乎没有第二阶段，因为“发文”“暂时存放在制作”者手中与“文件的暂时保存”没有什么区别。而“收文”对收文单位来说就根本没有第一阶段。这种情况用图二表示会看得更清楚。图二应该才是文件运动的真实情况。也许文件生命周期理论认为的文件运动是将“收文”和“发文”运动的概括，但是，实际上这两种文件的运动情况是不一样的。文件生命周期理论是难以解释清“收文”运动的情况，就按文件生命周期理论的文件运动是对“收文”与“发文”运动的概括，然而，如果我们再结合文件生命周期理论的其他认识，这种文件运动仍然有问题。“文件论认为图书、报刊以及其他信息记录材料形成之初，一般也经历了作为文件的过程。”既然图书、报刊以及其他信息记录材料形成时经历了作为文件的过程，那么它们就应该是文件。而“收文”中又有“内部刊物和资料等”，它们应该包括图书、报刊以及其他信息记录材料。所以，图书、报刊以及其他信息记录材料就有可能作为“收文”被收文单位收到。然而，这些图书、报刊以及其他信息记录材料与“内部刊物和资料等”是在文件运动的哪个阶段呢?是由文件经制作第一阶段到成为图书、报刊以及其他信息记录材料与“内部刊物和资料等”，而后被收到成为“收文”呢?还是它们被作为文件制作后发到收文单位，被收到后才成为图书、资料呢?不论哪种情况，它们是文件运动阶段中的什么阶段呢?不知文件生命周期理论对这些“收文”是如何解释的?
文件连续体理论认为：“从文件形成(包括形成前、文件管理系统的设计)到文件作为档案保存和利用的管理全过程中连贯一致的管理方式”。文件连续体理论最重要的特点是主张对所有的文件实行连续的一体化管理，认为没有必要为文件划分运动阶段。然而，从其表述上可以看出，它只不过是对“发文”运动情况的人为理想化的描述，这里面根本就没有“收文”的位置，“收文”是如何运动的?如何对“收文” “全过程中连贯一致的管理”呢?显然，从“收文”角度看，它难以解释清“收文”是如何运动的。
2．2 从文件管理看其缺陷
信息时代的到来产生了大量的电子文件。由于电子文件的一些特征，我们将面临对其管理严峻的挑战。这使文件生命周期理论受到了质疑。为了使文件生命周期理论适应对电子文件的管理，对其进行了修正，提出了电子文件生命周期理论。我国学 者从电子文件生命周期的角度，对文件运动阶段的“四分法”重新加以诠释，认为：“第一阶段，文件的孕育形成阶段，是文件制作者从设想、设计，到最终草拟，制作、正式形成文件的过程”；“第二阶段为文件的现实使用阶段，即现行阶段”：“第三阶段是文件的暂存阶段”：“第四阶段是文件的永久保存阶段或历史阶段”。并认为：“必须把对所有各阶段文件的管理看作是一项综合性的系统工程。档案部门必须自始至终、从头到尾参与对电子文件的全程管理”。这样问题就出来了。这种四阶段的划分和全程管理，对于“发文”来说，可能是一种理想的模式，也有可能会实施。但是，对于“收文”来说就不那么简单了。对“收文”，在其孕育形成阶段，如何对其从设想、设计，到最终草拟，制作过程的管理控制?作为“收文”者是无法对这些进行管理的，也根本不可能做到。对于“收文”者来说，如果不能对“收文”进行孕育形成阶段的管理，那么，也就做不到对其“全程管理”。这样，电子文件生命周期理论的“全程管理”就变得毫无意义。
文件连续体理论就是为电子文件的管理而产生的。文件连续体理论最重要的特点，就是主张对所有的文件实行连续的一体化管理，强调前端控制和全程管理。很显然，文件连续体理论就好像是专为“发文”设计的。因为对一个单位来说，只能对“发文”进行从其形成(包括形成前、文件管理系统的设计)到文件作为档案保管和利用的全过程进行管理。而对于“收文”。收到单位是无法对其包括形成前的全过程进行管理的，也就无法对“收文”实行连续的一体化管理，因此，文件连续体理论对“收文”来说同样是毫无意义的。
2．3 从文件价值看其缺陷
“文件的价值形态及其有规律的转化，是提出文件生命周期理论的主要依据。”“美国档案学家谢伦伯格的‘双重价值’就很具代表性。在他看来，文件首先具有对形成机关的原始价值，”即“第一价值”。“其次，文件还具有对其他机关和个人利用的从属价值，”即“第二价值。它包括证据价值和情报价值，统称档案价值”。文件的“‘现行价值’是第一价值”。“非现行价值” “既包括有第一价值，又包含有第二价值”。对于文件第一价值和第二价值以及现行价值和非现行价值的划分，初看很是符合文件生命周期理论中对文件价值的划分，也与其运动阶段相吻合，但是，如果仔细分析，笼统地把文件分为具体的“发文”和“收文”就有问题。对于“发文”和发文单位来说，其“发文”的文件价值应属于第一价值，亦即现行价值，但是，从图二和“发文”的概念看，其现行价值并没有在发文单位发挥和体现。而是直接进入文件的第三阶段即文件的休眠阶段，基本上也就是进入档案阶段，应该说体现的是文件的第二价值，也就是非现行价值即档案价值。但这又与文件的第一价值概念相矛盾。而对于“收文”和收文单位来说，站在文件的现行作用上看，这时的文件正处在文件的第二阶段即现实使用阶段，发挥的是文件的现行价值和作用，应该属于文件的第一价值即现行价值。但是，站在“收文”的角度来看，此文件不是对原发文形成机关的原始价值，也就不是文件的第一价值，而是对“发文”以外的其他机关和个人利用的从属价值，即文件的第二价值(档案价值)。此时“收文”对收文单位来说实际上是呈现文件的第二价值即档案价值。这显然与文件的双重价值观点相矛盾，不知是文件的双重价值观有问题?还是文件的现行价值和非现行价值划分有问题?还是文件的价值形态及其规律的转化有问题?还是文件生命周期理论有问题?当然，也有学者这样解释，对文件…形成者’的含义应作广义的理解，既包括文件的制作者，又包括受文者。 然而，该学者既未说明为什么要对文件形成者作广义理解，也未说明为什么文件的形成者就应该又包括受文者。但是，对照上述的问题，显然是为了弥补上述的缺陷。对于这种解释，笔者认为不妥。文件的形成者只能是文件的制作者。正如该学者所说：“文件的设计制作形成阶段，即文件制作者从设想、设计到书面文件的撰写，表格的填写”等，“这是一个设计和积累、记录信息、表达思想、意图，赋予文件以现行价值的过程”。对“受文者”也就是收文单位，他们能在此“收文”中表达自己的思想和意图吗?能赋予其现行价值吗?他们所能做的只是按照发文者的思想意图办理执行。“受文者”如何能成为文件的形成者呢?
文件连续体理论认为：“文件在形成时就有可能同时拥有了第一价值和第二价值两种价值”。这显然是对“发文”来说的，对“收文”来说，收到它时拥有什么价值?是第一价值，还是第二价值?还是有持续价值的文件?不得而知。
3 结语
文件生命周期理论和文件连续体理论传入我国后得到了许多专家的关注和认可，然而对它的缺陷探讨得不多。如果站在“收文”的角度来看两者，我们可以明显地看出两者的缺陷，而且这些缺陷都是两者不易解决的问题。究竟是文件生命周期理论和文件连续体理论错了?还是“收文”的档案身份错了?就是站在“发文”的角度看文件生命周期理论也有问题。这些值得深入研究探讨。
(作者单位：濮阳市档案局)