刍议医药企业的内部控制与财务管理信息化

来源 :当代经济(下半月) | 被引量 : 0次 | 上传用户:ljj3061105011
下载到本地 , 更方便阅读
声明 : 本文档内容版权归属内容提供方 , 如果您对本文有版权争议 , 可与客服联系进行内容授权或下架
论文部分内容阅读
  【摘要】 医药制造业是高风险行业,而风险防范是企业管理的关键环节,也是企业内部控制的重要动力。财务管理信息化既是企业内部控制链条中不可或缺的关键环节,也是一种全新的管理方式,直接影响着内部控制系统的运行效率。山东鲁抗医药公司多年来对企业财务管理信息化与企业内控的机制衔接和制度完善进行了坚持不懈的探索,对医药企业降低经营风险,提高经济效益具有积极的参考借鉴意义。
  【关键词】 医药企业管理 财务管理 内部控制 信息化
  
  医药制造企业产品特殊,关系人类生命健康,承担着更多更重的社会责任。医药行业产品种类繁多、业务量大、时效性强、销售模式特殊、国家管制较多,面临的风险明显高于其他行业企业。内部控制是企业为实现经营目标,以防范风险、有效监管为目的,通过全方位建立过程控制体系、描述关键控制点和以流程形式直观表达生产经营过程而形成的一系列方法、手续与管理规范,对于保护企业资产安全完整、保证财务信息资料正确可靠、保障经营目标顺利实现具有重要作用。财务管理信息化作为一种全新的管理方式,具有实现物流、资金流、信息流同步化,财务管理集成化,财务组织弹性化以及财务资源供应链化等特点,对企业管理模式和内部控制产生了极大的影响。财务管理信息化要重新优化配置资源,企业内部控制也要进行相应的改变和调整。正确认识和处理两者之间的关系、做好机制衔接和制度完善,是医药企业加强企业管理、降低经营风险的有效途径。
  一、财务管理信息化与内控建设的实践与探索
  山东鲁抗医药集团公司是我国抗生素原料药生产基地、全国六大医药骨干企业之一,总资产近30亿元。子公司山东鲁抗医药股份有限公司是上海证券交易所挂牌的上市公司。早在20世纪末,鲁抗医药公司就选择了以信息技术作为突破口,带动生产、财务、人事、市场、物资供应等各方面的创新思考,签下了“医药企业ERP第一单”。多年来,鲁抗医药公司对财务管理信息化与企业内部控制的机制衔接和协调运行进行了长期的实践与探索。简单来说,主要抓好了以下五个环节。
  1、统一软件控制
  对于集团来说,加强内部控制主要应从加强监管方面入手。加强监管的核心是管住企业的一本账,管住企业的一本账的重要手段就是通过全集团使用统一规范的财务软件,提高财务管理信息的透明度和真实性。1999年,鲁抗将集团所属企业的财务软件全部切换到统一的具有网络化和集团化功能、规范的财务软件上来,采用了Oracle Application R11中文版。2011年2月,系统升级为金蝶EAS企业系统,建立起一个完整统一、高度集成的企业综合管理信息化平台,实现了物流、信息流、资金流的同步,全面提升了企业的运行效率和市场综合竞争力。
  2、严格操作控制程序
  为保证信息处理质量,减少产生差错和事故的概率,鲁抗制定了严格的上机守则与操作规程,主要内容包括:无关人员不得随便进入机房操作;各种录入的数据均需经过严格的审批并具有完整、真实的原始凭证;数据录入员对输入数据有疑问,应及时核对,不得擅自修改;机房工作人员不得擅自向任何人提供任何资料和数据;不准把外来的软盘带进机房;发生输入内容有误的,需按系统提供的功能加以改正,如编制补充登记或负数冲正的凭证加以改正;开机后,操作人员不得擅自离开工作现杨;做好日、周、月、季、年备份数据等。
  3、加强人员职能控制
  由于财务管理信息化知识与功能相对集中,集团制定了相应的组织和管理控制制度,明确职责分工,加强组织控制,目的在于通过建立一种相互稽核、相互监督和相互制约的机制来保障财务信息的真实、可靠,减少发生错误和舞弊的可能性。为控制操作人员职能,还根据系统支持的不同软件进行职能分工,起到了各部门权利相互制约、相互平衡的作用。
  4、强化系统安全控制
  主要控制措施包括:订立内部操作制度,禁止非电脑操作人员操作集团电脑;设置操作权限限制;操作人员身份的密码控制;数据存贮和处理相隔离;设置接触与操作的日志控制等。
  5、加强内部审计控制
  在财务信息化中,由于是“人机”对话的特殊形态,对内部审计提出了更高、更严格的要求。鲁抗的做法主要是:对财务资料定期进行审计,审查信息化财务账务处理是否正确,是否遵照有关法律、法规的规定,审核费用签字是否符合集团内控制度,凭证附件是否规范完整;审查机内数据与书面资料的一致性,如查看账册内容,做到账表相符,对不妥或错误的账表处理应及时调整;监督数据保存方式的安全、合法性,防止发生非法修改历史数据的现象;对系统运行各环节进行审查,防止存在漏洞。
  二、财务管理信息化与内部控制协调运行的主要成效
  1、提升了财务管理水平
  财务管理是企业管理的核心,财务管理信息化与内部控制的有效衔接和协调运行,最直接、最突出的效果从财务管理水平上反映出来。
  (1)准确的成本核算。财务管理信息化与内部控制的有效衔接,不但使财务管理人员了解销售、采购、库存、生产的全部过程,而且伴随着它们的每一个作业,财务系统都有相应的反应。产成品一入库立即可以准确地计算该批产成品的成本,供销售参考;产成品一出库就计入销售成本,产生应收款。整个过程信息通畅、透明,保障了成本的准确,实时核算成为可能,杜绝了“造假”的隐患。
  (2)有效的风险防范。客户资信管理是提高服务质量,有效降低经营风险的重要手段。面对近万个客户,公司制定了相应的资信限额,以便更好地控制发货过程。财务管理信息化与内部控制的有效衔接,不但使财务能够准确、实时地知道每一个客户当前的账目情况、历史信誉记录,而且系统自动执行能否发货的资金审核,减少了人为控制的随意性。
  (3)精准的预算管理。通过预算系统,可以做到让每一科目的费用都能够实时报告到所应承担责任的部门负责人,并且可以和预算进行比较,及时提出预警或禁止信息。业务部门负责人可以在月中任何一天获得当时的收入、毛利、净利的粗报表,便于及时了解经营情况,作出判断和决策。
  (4)高效的库存管理。库存是企业的物流中心。财务管理信息化与内部控制的协调运行,使公司总部和各分支机构通过网络实现了产品、物料统一控制,产品、物料、业务和财务之间完全集成,解决了物流、资金流的同步问题。
  (5)集中的财务控制。财务管理信息化与内部控制的有效衔接,为管理人员实时、同步、高效地实施监控提供了条件,有效避免了下属单位和部门主观或客观的“造假”行为。
  2、完善了内控机制
  (1)企业内部控制范围得到拓展。财务管理信息化所采用的信息技术使鲁抗与供应商、销售商、医疗机构、消费者和政府之间的资源共享成为可能,企业内部控制的范围不再局限于本企业内部,而是逐步延伸到企业外部和宏观环境。
  (2)企业内部控制程序由顺序化向并行化发展。财务管理信息化协同处理和管理信息的全面集成,使鲁抗公司内部各部门、各地分支机构以及与客户、供应商等的每一结点在产、供、销、控制、预测等业务活动中产生的各种财务及有关信息,并行输入财务管理系统进行处理,并将产生的结果反馈给各业务部门,使企业内部控制必须适应这种并行业务处理控制方式的要求。
  (3)企业内部控制的组织结构及控制方式发生改变。财务管理信息化通过个人与企业建立起“视窗”,简化了组织结构,强化了控制力,使内部控制的透明度明显增强。
  (4)企业内部控制由“命令和控制”向“集中和协调”转变。鲁抗公司传统的企业管理模式下,各项工作按等级、过程分工负责,然后通过命令和控制层层分解。财务管理信息化模式下的企业工作通过信息网络使内部及外部人员之间平等、动态地进行协作和沟通,每一个人都可成为企业网络上的一个节点或决策点,通过信息化系统的集中管理,使企业内部控制方式向集中和协调转变。
  3、提高了流程质量
  财务管理信息化与内部控制的有效衔接,使业务流程有机地整合在信息化的平台之下,大大缩减了人为干扰因素,减少了不确定性和盲目性。如通过远程销售、采购和财务管理支持系统,一旦客户订单形成,供应系统(采购、生产、配送)就可以转动起来,订单驱动生产、生产驱动采购,最终将产品提供给客户。在系统支持下,不但市场信息可以直接传递到供应系统和财务系统,更方便的是只要重新运行采购计划和生产计划模块就可以快速改变采购计划、生产计划与财务管理计划,并无时差地传递到供应商和生产车间去,形成快速、高效的供应链新模式。同时,管理流程也得到了改善,建立了管理行为的“预警系统”和“系统审计”,公司可以及时跟踪日常管理行为,实时掌握各企业的经营情况和资产负债情况,设置相应的指标和程序,可以了解到企业财务风险的程度,进而及时采取措施,防范化解各类风险。
  三、财务管理信息化与内部控制的制度设计与衔接
  财务管理信息化使企业内部控制的风险环境发生了变化,对企业原有的业务流程进行了优化,同时也改变了企业的组织结构。从鲁抗公司的实践来看,要使财务管理信息化与内部控制良性互动、协调运行,关键是在流程控制、系统控制、管理控制和风险评估等四个方面搞好制度设计与衔接。
  1、流程控制
  企业财务管理信息化的重要标志是业务流程的转变。财务管理信息化流程的管理、运行和控制,打破了原有职能部门的条块分割,实现了企业财务资源的统一管理和共享。因此,根据财务管理信息化的特点,对企业进行相应的流程控制是内部控制的核心。内部控制对管理层面各个业务流程的运行过程进行流程控制,流程控制的有效性决定了财务管理信息化的应用架构。流程化应用要以预算管理为核心,以成本控制为重点,以各项业务数据为基础,覆盖企业的计划、生产、基建、营销、采购、仓储、财务和人力资源管理等各个方面,对企业生产经营全过程进行全方位的管理控制,实现企业资源计划管理、日常经营管理和生产管理的一体化应用。流程内各业务操作批准权限要按需设置,对经营业务按权限大小进行分级操作控制。要定义好每项流程的流转步骤和相应职能的控制点,严格定义各信息管理体系的编码规则,对会计、预算、业务、设备、物料等进行统一的标准化设计,实现数据的统一控制和集中管理。
  2、系统控制
  在系统控制中将企业财务管理信息化与内部控制相结合,主要涉及到系统安全和系统运行两方面内容。系统安全主要包括网络安全、应用系统安全、数据安全等;系统运行主要包括程序设计、运行维护、用户访问、审核验证、身份确认、系统应变控制与设置、不相容职务的设置与验证及信息系统基础环境的设置和验证等。要加强系统安全控制和程序操作控制,数据的一切处理方法和过程必须严格加以规范,建立数据备份系统,确保数据及时准确、安全可靠。要加强人员职能控制,加强基于授权批准的内部控制管理,尽可能保持不相容职能(如业务、授权、执行、保管和记录)的分离。
  3、管理控制
  传统的企业内部控制主要依据的是法律、法规、制度、条例、规定等,财务管理信息化环境下,企业内部控制将法律、法规等内容通过信息技术手段纳入流程控制和系统控制中得以实现;部分无法由信息化技术实现的,还需使用传统的内部控制方式;由于信息化带来的一些新问题无法用流程控制和系统控制实现的,要进行深入细致的分析和探讨,建立起相应的内部控制管理机制和体系。管理控制的重要手段是加强内部审计,对会计资料定期进行审查与审核,确保机内数据与书面数据相一致、数据保存方式安全合理,确保监控与操作分离,实现系统内的有效控制。
  4、风险评估
  在将企业财务管理信息化与内部控制相结合的过程中进行风险评估就是将流程控制、系统控制和管理控制形成的数据结果进行统计、汇总、分析,再结合企业的资源和运行情况及外部环境进行内部控制风险评估,为企业内部控制决策提供科学依据,建立起相应的风险评估反馈机制。其主要内容有:利用网络评估手段,重新确定企业财务管理信息化中的关键业务流程,加强和完善关键业务流程的内部控制;对企业财务管理信息化中的各个流程和控制的设计进行评估,确定这些控制是否能很好地满足和支持企业财务管理信息化最终业务目标的实现;通过岗位职责分离的评估,确保整个流程中稽核点与平衡点的正确与准确,对敏感业务交易给出足够的访问权限;评估控制方式是否合理,重点是看流程控制、系统控制和管理控制的配置是否合理有序。
  
  
  【参考文献】
  [1] 龚杰、方时雄:企业内部控制:理论、方法与案例[M].浙江大学出版社,2006.
  [2] 张瑞君:财务管理信息化[M].中信出版社,2008.
  [3] 陈镜西:财务管理信息化环境下如何加强内部控制[J].现代审计与会计,2010(5).
  [4] 李琪:浅谈企业财务管理的信息化[J].中国外资,2011(10).
  [5] 蒋占华:内部控制与财务信息化关系研究[J].财会学习,2007(9).
  [6] 张宏雷、李紫玥、袁文山:浅析企业管理信息化对财务内部控制的影响[J].商场现代化,2008(2).
  [7] 吴俊峰:财务信息化环境下内部控制价值实现的三点体会[J].财务与会计,2007(6).
其他文献
眼下正是春花烂漫、春意盎然的好时节,在这个时节里如何把春天的美景描绘得活灵活现,让人读后有身临其境之感呢?这是很多同学思考的问题。下面选录的是一些著名作家关于春景的描写。这些描写在写法上,有的精细描画,有的粗犷勾勒,有的用抒情笔调抒写,有的娓娓道来,有的以景色表现环境,有的衬托人物,有的映衬主题,有的渲染气氛,有的和人物的行动结合起来描写……这些选录的文章,各有特色,我们从中既可以学到一些写作技巧
期刊
罗五金,男,湖北新洲人,1955年2月出生,教授、博士生导师。1981年毕业于原同济医科大学卫生统计专业,获医学硕士学位。1992年至1999年,先后任同济医科大学教务处副处长、处长,科研处处长;1999年11月任咸宁医学院院长、党委副书记;2002年任咸宁学院党委书记;现任湖北第二师范学院院长、兼任党委副书记。任华中科技大学博士生导师,中华人民共和国卫生部政策与管理研究专家委员会委员,中华预防医
期刊
【摘要】 文章首先对高校学生干部在学生工作中所凸显的问题进行总结,然后通过目标设置理论对学生工作中存在的问题进行解释,最后结合目标设置理论以及目标管理理论,为高校管理工作者在学生干部中的管理与实践提供相关的目标激励政策。  【关键词】 学生干部 目标设置理论 目标管理理论 目标激励  学生干部是学生中的主体,他们既是受教育的对象,也是服务于学生的基层执行者,是实现学校各项学生工作顺利实施的重
期刊
【摘要】 随着中国加入《世界烟草控制框架公约》,中国烟草管理体制市场化进程的加快,国内烟草企业面临竞争压力。本文运用消费者行为学理论,以长沙县卷烟消费者行为作为研究背景,在充分的市场调研基础上,总结长沙县卷烟消费者行为的特征和规律,最后从产品、价格、渠道、促销等四个方面提出卷烟营销策略,以促进长沙卷烟市场稳定发展。  【关键词】 卷烟 消费者行为 营销对策  一、相关理论综述  消费者行为研究
期刊
【摘要】 本文通过具体的案例分析了家族式企业的内部控制,指出了一些问题,最后提出了民营企业的内部控制构建框架。  【关键词】 内部控制 家族式企业 案例  货币资金是企业资产的重要组成部分,是企业流动性最强、收支最频繁的资金,也最容易产生错误和问题。货币资金内部控制的主要目的是实现企业货币资金开支的合理、合法和货币资金回收的安全、可靠,防止贪污舞弊行为,保证资产的安全,保证会计资料的正确,满足
期刊
【摘要】 在知识经济和经济全球化的背景下,我国各区域的经济增长、劳动力就业、产业结构升级正面临着严峻的挑战。中小企业作为资源配置和经济运行的微观主体,其发达程度直接决定了区域经济效率的提高和区域竞争力的大小。如何通过扶持、发展中小企业带动地区经济协调发展成为中小企业研究的一个焦点问题。本文将近年来关于中小企业区域背景下发展的讨论做一综述,以期进一步厘清区域协调发展背景下的中小企业发展问题。  【关
期刊
【摘要】 本文以广州城建职业学院金融与证券专业为例,分析了现阶段“工学结合”教育模式。通过实践调研对金融与证券专业就业岗位进行了分析,对就业单位所需核心能力进行研究,从课程内实训、课外实训和校外实训三个方面进行了工学结合综合实训体系的构建,并进行实践。  【关键词】 金融与证券 工学结合 实训体系 “订单式”人才培养模式  一、引言  1、问题的提出  近年来围绕着怎样为迅猛发展的金融业提供
期刊
【摘要】 本文以杭州桐庐绿道为例进行实证研究绿道的建设对当地所产生的综合影响,通过问卷调查获取居民和游客对绿道功能的认知,绿道功能的需求的程度,对绿道影响的感知程度,由此来预测绿道被使用的潜力,从而得出绿道所带来的社会、环境及经济影响,为绿道建设的可行性提供依据,并且为桐庐绿道的建设和运营提供建议。  【关键词】 绿道影响 预测感知 综合评估 可行性  一、引言  1、研究背景  从20世纪
期刊
一、个人简历  蒋长流,男,1967年9月生,祖籍安徽岳西。1986—2007年间,分别就读于安徽大学生物系、安徽大学经济学院、华中科技大学经济学院,相继获得理学士、经济学学士及硕士和经济学博士学位。因获国家留学基金委青年骨干教师出国进修项目资助,2010年8月赴美国托莱多大学(The University of Toledo)经济系和亚洲研究所访学一年。现任安徽大学经济学院副院长、教授、博士生导
期刊
【摘要】 本文采用平滑转换回归模型对咸宁市旅游产业对经济增长的贡献度进行了分析。研究发现,咸宁市旅游产业对于经济增长的直接贡献度最近几年出现了下降的趋势并分析了其可能的原因并在此基础之上提出了相应的政策建议。  【关键词】 咸宁市 旅游产业 经济增长 贡献度  一、引言  咸宁市位于鄂东南,是湖北省的“南大门”。由于独特的地理优势以及自然资源禀赋,咸宁市有着得天独厚的旅游资源,其中尤以温泉、
期刊