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在许多公司中，一个标准的流程是员工使用公司的邮件地址给客户发送电子邮件。但是这样做的风险是当这个员工外出或者离职后，外部用户如果发送邮件到这个地址，他们将不会得到及时的回复，甚至任何的回复。微软0utlook里内置的“外出时助理程序”（Out of Office Assistant）也许在一定程度上能起到作用，但是许多公司不允许向外网发送“外出时的自动回复”。