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[摘 要]文书与档案是人类社会本身发展的需要，文书是档案的前身，档案是文书的延续。做好文书档案管理工作不仅仅可以提升档案管理的质量，更对档案管理的长久发展提供了有力保障，进而引导决策者可以依据文书档案管理进行决策，从而保证决策的科学性以及安全性。
[关键词]文书工作 档案管理 基本要素
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）37-0380-01
一、档案管理的含义
档案管理也称档案工作，或档案管理工作，简单地说就是用科学的原则和方法管理档案，为党和国家的各项工作服务。档案管理，就其本质来说，它是通过管理，提供档案材料直接为社会的政治、经济、文化、科学等活动服务的工作。因此档案管理具有管理性、服务性、政治性、机要性等特征。
1、管理性。档案工作是一项管理性、科学性的工作。它与其他管理工作有区别，是对历史文献的科学管理工作，属于一种独立的专业，是国家科学文化事业管理的组成部分。档案工作，确切地说，也就是档案管理工作。
2、服务性。从档案工作同其他工作的关系来说，档案工作属于一项服务性的工作，它通过提供档案文献资料来为各项工作服务。档案部门管理档案工作的目的，就是为了满足社会主义事业对档案利用的社会需要，为各项工作准备资料。同时，档案工作的服务性，又是档案工作赖以生存和发展的基础，离开了服务性，档案工作就失去了存在的意义。
3、政治性。在阶级社会里，档案主要产生于一定阶级的思想、言论和行动，体现着一定的社会制度和阶级关系，因而具有很强的政治性。当前，为建设现代化的、高度民主的、高度文明的社会主义强国服务，是我国档案工作的一项政治任务，也是档案工作政治性的体现。
4、机要性。档案工作由于具有很强的政治性，因而也就同时具有机要性。档案涉及国家的政治及各种利益，有些档案在一定的时间和范围内就需要适当地保密，以维护国家的安全和人民的利益。因此，档案工作者必须树立保密观念，采取各种措施，保护党和国家的机密。
二、文书档案管理工作的现状和不足
1、对文书档案管理工作的重视程度还不够文书档案工作不像其他工作那样容易出成绩，因此一些领导也不大愿意更多地投入和关注，仅仅要求保管好文件，确保档案信息不外泄、无遗失，需要时可以及时提供参考即可。这些想法造成文书档案管理工作不被重视，也直接影响到档案管理工作人员的积极性，导致工作质量不高。
2、文书工作与档案管理存在脱节现象文书工作与档案管理，在实际工作中实行分块管理，这无形中拉大了两者之间的距离，导致文书工作人员档案管理意识薄弱，而档案工作人员也很少关注文书工作，使两方面的工作存在脱节现象。 公文格式和处理方面也存在着不合理、不规范的情况，使现有的文件档案内容繁琐、形式多样，不利于分类、保管。
3、各部门之间对档案工作缺乏配合和协作文书档案分散在各个科室部门，归档时需要广泛收集，但各部门往往不太配合和协作。 一些部门觉得自己留档方便工作，于是不愿意将文件资料交付档案管理人员统一保管。由于得不到相关部门的配合和支持，也影响到一些档案管理人员的工作积极性，导致一些重要文件档案不能及时归档，长期下来，一些重要文件档案容易流失和不能归档。
4、档案收集整理不规范一是所收集材料不规范，文书人员文件处理、版记和用纸不规范。不按照《国家行政机关公文格式》规定，如错用文种，格式不对，无标题、著名、编号、时间；文件用印不当；无主题词或主题词不准确；行文不规范；公文纸张克度不够，纸张大小、装订不符合要求；底稿书写用纸不规范等。二是归档文件整理不符合规范和材料不完整。如归档材料使用字迹易消失的传真纸，不用复印纸；只重视收集纸质材料，忽视其他材料，只收集正文，不收集附件和说明等。以上问题，给档案管理工作带来许多不便，也直接影响到档案的质量和使用效果。
5、档案“重藏轻用”的习惯未得根本改观受传统思维习惯的影响，许多单位重视档案的收集、整理、鉴定和保管等环节的业务，而忽视对档案资源的开发和利用，使文书档案的价值未得到充分的发挥。
三、文書档案工作主要管理要素
1、首先做好登记管理：发文登记、收文登记和信访登记合成登记，是文书工作的主要内容，也是本系统的源头，所形成的业务数据是后续档案工作的基础数据，以文件著录的方式形成文件级目录。
2、文件扫描： 扫描是通过软件系统调用高速扫描仪将文件扫描成电子图片保存到数据库或服务器的制定路径，以便以后检索查阅。
3、文件著录：文件著录是将文书工作中生成的文书著录成文书档案工作需要的文件模式，并制作相关的目录和报表。
4、文件归档：是为文件级著录创建档案，为档案的上架保存服务。
5、案卷著录：案卷包括创建案卷和组卷两方面工作，首先工作人员根据分类的需要创建案卷，然后将需要归类到一起的文件组卷到一个案卷里。
6、变更管理：变更管理是由于客观原因，文件或案卷的某些内容发生了变化，需要及时对其变更的业务活动。
7、更正管理：变更管理是在业务办理工作中，由于操作原因，导致文件或案卷的内容有一些错误，需要对其更正的业务活动。
8、借阅管理：借阅管理是部门或个人因工作需要，向档案管理部门借阅相关档案文件的业务过程，对于已经预定、已经借出、正在更正、正在变更、还未归档和已经销毁的文件，不能借阅。
9、归还管理：归还管理是借阅部门或个人在一定的期限内将借阅的档案文件按时归还给档案管理部门归档上架的业务活动。
10、年鉴销毁管理：年鉴销毁管理是将到期的纸质档案文件按要求销毁的业务过程，电子数据和扫描图片继续保存在数据库，以备不时之需，但需要标注已经销毁的标记。
11、网上预定管理：网上预定是为了方便借阅，提前预定的业务活动，此活动不受地点的限制，在公网上就可以操作，预定成功后会自动产生一条借阅的业务，对于暂时不提供预定、已经预定、已经借出、正在更正、正在变更、还未归档和已经销毁的文件，不能预定。
12、网上查询管理：网上查询统计功能提供和自己相关的档案文件的业务流转情况和当前自己的借阅情况。
13、文件状态设定：文件状态设定是为档案文件设置密级和借阅条件的业务活动，不同的密级和借阅条件对不同权限的人群开放，起到安全保密的作用。
14、借阅人员管理：借阅人员管理包括登记、修改和注销借阅人员信息以及设定借阅人员权限功能，没有登记在册的用户不能借阅文件。
15、手机短信管理：手机短信管理是对需要发送的短信的内容进行编辑的业务活动，本系统包括对流转业务到期未办理和借阅预期未归还的系统用户发送手机短信的功能。
16、综合查询统计管理：综合查询统计管理是对本系统业务信息的汇总查询，可以根据相关的查询条件检索出文书信息、文件信息、案卷信息、组卷信息、预定信息、借阅信息、归还信息、文件年鉴销毁信息、借阅人员信息、档案状态、更正变更前和更正变更后的信息、义乌流程流转情况、手机短信内容及发送情况、电子扫描图片以及各业务办理记录的日志信息。可以根据业务需要制作各种统计报表。
结语：文书档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应工作的需要，要充分发挥档案工作工作人员的积极性、主动性和例行性，努力提高文档人中贩知识水平和管理能力。由于文件及档案种类和载体的多样化，管理方法要不断更新，因此，对文档工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原来那些传统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形势，所以，必须对文档人员进行在职教育培训，尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉文档专业知识的人才。
参考文献
[1]胡志勤.做好文书工作是档案工作的基础[J].机电兵船档案，2008（3）：33-34
[2]张宁红.浅谈文书档案管理的办公自动化应用[J].黑龙江档案，2011（1）.
[关键词]文书工作 档案管理 基本要素
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）37-0380-01
一、档案管理的含义
档案管理也称档案工作，或档案管理工作，简单地说就是用科学的原则和方法管理档案，为党和国家的各项工作服务。档案管理，就其本质来说，它是通过管理，提供档案材料直接为社会的政治、经济、文化、科学等活动服务的工作。因此档案管理具有管理性、服务性、政治性、机要性等特征。
1、管理性。档案工作是一项管理性、科学性的工作。它与其他管理工作有区别，是对历史文献的科学管理工作，属于一种独立的专业，是国家科学文化事业管理的组成部分。档案工作，确切地说，也就是档案管理工作。
2、服务性。从档案工作同其他工作的关系来说，档案工作属于一项服务性的工作，它通过提供档案文献资料来为各项工作服务。档案部门管理档案工作的目的，就是为了满足社会主义事业对档案利用的社会需要，为各项工作准备资料。同时，档案工作的服务性，又是档案工作赖以生存和发展的基础，离开了服务性，档案工作就失去了存在的意义。
3、政治性。在阶级社会里，档案主要产生于一定阶级的思想、言论和行动，体现着一定的社会制度和阶级关系，因而具有很强的政治性。当前，为建设现代化的、高度民主的、高度文明的社会主义强国服务，是我国档案工作的一项政治任务，也是档案工作政治性的体现。
4、机要性。档案工作由于具有很强的政治性，因而也就同时具有机要性。档案涉及国家的政治及各种利益，有些档案在一定的时间和范围内就需要适当地保密，以维护国家的安全和人民的利益。因此，档案工作者必须树立保密观念，采取各种措施，保护党和国家的机密。
二、文书档案管理工作的现状和不足
1、对文书档案管理工作的重视程度还不够文书档案工作不像其他工作那样容易出成绩，因此一些领导也不大愿意更多地投入和关注，仅仅要求保管好文件，确保档案信息不外泄、无遗失，需要时可以及时提供参考即可。这些想法造成文书档案管理工作不被重视，也直接影响到档案管理工作人员的积极性，导致工作质量不高。
2、文书工作与档案管理存在脱节现象文书工作与档案管理，在实际工作中实行分块管理，这无形中拉大了两者之间的距离，导致文书工作人员档案管理意识薄弱，而档案工作人员也很少关注文书工作，使两方面的工作存在脱节现象。 公文格式和处理方面也存在着不合理、不规范的情况，使现有的文件档案内容繁琐、形式多样，不利于分类、保管。
3、各部门之间对档案工作缺乏配合和协作文书档案分散在各个科室部门，归档时需要广泛收集，但各部门往往不太配合和协作。 一些部门觉得自己留档方便工作，于是不愿意将文件资料交付档案管理人员统一保管。由于得不到相关部门的配合和支持，也影响到一些档案管理人员的工作积极性，导致一些重要文件档案不能及时归档，长期下来，一些重要文件档案容易流失和不能归档。
4、档案收集整理不规范一是所收集材料不规范，文书人员文件处理、版记和用纸不规范。不按照《国家行政机关公文格式》规定，如错用文种，格式不对，无标题、著名、编号、时间；文件用印不当；无主题词或主题词不准确；行文不规范；公文纸张克度不够，纸张大小、装订不符合要求；底稿书写用纸不规范等。二是归档文件整理不符合规范和材料不完整。如归档材料使用字迹易消失的传真纸，不用复印纸；只重视收集纸质材料，忽视其他材料，只收集正文，不收集附件和说明等。以上问题，给档案管理工作带来许多不便，也直接影响到档案的质量和使用效果。
5、档案“重藏轻用”的习惯未得根本改观受传统思维习惯的影响，许多单位重视档案的收集、整理、鉴定和保管等环节的业务，而忽视对档案资源的开发和利用，使文书档案的价值未得到充分的发挥。
三、文書档案工作主要管理要素
1、首先做好登记管理：发文登记、收文登记和信访登记合成登记，是文书工作的主要内容，也是本系统的源头，所形成的业务数据是后续档案工作的基础数据，以文件著录的方式形成文件级目录。
2、文件扫描： 扫描是通过软件系统调用高速扫描仪将文件扫描成电子图片保存到数据库或服务器的制定路径，以便以后检索查阅。
3、文件著录：文件著录是将文书工作中生成的文书著录成文书档案工作需要的文件模式，并制作相关的目录和报表。
4、文件归档：是为文件级著录创建档案，为档案的上架保存服务。
5、案卷著录：案卷包括创建案卷和组卷两方面工作，首先工作人员根据分类的需要创建案卷，然后将需要归类到一起的文件组卷到一个案卷里。
6、变更管理：变更管理是由于客观原因，文件或案卷的某些内容发生了变化，需要及时对其变更的业务活动。
7、更正管理：变更管理是在业务办理工作中，由于操作原因，导致文件或案卷的内容有一些错误，需要对其更正的业务活动。
8、借阅管理：借阅管理是部门或个人因工作需要，向档案管理部门借阅相关档案文件的业务过程，对于已经预定、已经借出、正在更正、正在变更、还未归档和已经销毁的文件，不能借阅。
9、归还管理：归还管理是借阅部门或个人在一定的期限内将借阅的档案文件按时归还给档案管理部门归档上架的业务活动。
10、年鉴销毁管理：年鉴销毁管理是将到期的纸质档案文件按要求销毁的业务过程，电子数据和扫描图片继续保存在数据库，以备不时之需，但需要标注已经销毁的标记。
11、网上预定管理：网上预定是为了方便借阅，提前预定的业务活动，此活动不受地点的限制，在公网上就可以操作，预定成功后会自动产生一条借阅的业务，对于暂时不提供预定、已经预定、已经借出、正在更正、正在变更、还未归档和已经销毁的文件，不能预定。
12、网上查询管理：网上查询统计功能提供和自己相关的档案文件的业务流转情况和当前自己的借阅情况。
13、文件状态设定：文件状态设定是为档案文件设置密级和借阅条件的业务活动，不同的密级和借阅条件对不同权限的人群开放，起到安全保密的作用。
14、借阅人员管理：借阅人员管理包括登记、修改和注销借阅人员信息以及设定借阅人员权限功能，没有登记在册的用户不能借阅文件。
15、手机短信管理：手机短信管理是对需要发送的短信的内容进行编辑的业务活动，本系统包括对流转业务到期未办理和借阅预期未归还的系统用户发送手机短信的功能。
16、综合查询统计管理：综合查询统计管理是对本系统业务信息的汇总查询，可以根据相关的查询条件检索出文书信息、文件信息、案卷信息、组卷信息、预定信息、借阅信息、归还信息、文件年鉴销毁信息、借阅人员信息、档案状态、更正变更前和更正变更后的信息、义乌流程流转情况、手机短信内容及发送情况、电子扫描图片以及各业务办理记录的日志信息。可以根据业务需要制作各种统计报表。
结语：文书档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应工作的需要，要充分发挥档案工作工作人员的积极性、主动性和例行性，努力提高文档人中贩知识水平和管理能力。由于文件及档案种类和载体的多样化，管理方法要不断更新，因此，对文档工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原来那些传统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形势，所以，必须对文档人员进行在职教育培训，尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉文档专业知识的人才。
参考文献
[1]胡志勤.做好文书工作是档案工作的基础[J].机电兵船档案，2008（3）：33-34
[2]张宁红.浅谈文书档案管理的办公自动化应用[J].黑龙江档案，2011（1）.