论文部分内容阅读
【摘要】做好档案交接工作,不仅是明确档案人员责任,维护档案资料安全完整,确保档案工作连续不断有序进行的需要,而且也是档案人员的职责。在机构改革过程中，要加强档案移交工作，严格按照规章制度运行，使档案工作前后衔接有序，保证最大限度地维护好档案的完整和安全，以满足单位开展各项工作利用档案的需要。【关键词】机构改革档案交接思考随着卫生防病事业的发展和不断深入，全国各级卫生防病事业相继进行了机构改革，在机构改革中如何做好档案管理工作，档案管理工作如何为新的经济管理体制服务，则是摆在档案工作者面前的重要课题，笔者结合工作实践谈几点体会供参考。1卫生防疫机构改革过程中档案管理工作面临的主要问题
11领导重视不够在机构改革工作中,一些单位领导对档案交接工作没有引起重视,对交接工作的重要性认识不够,对合并、重组前的档案资料没有严格把关,个别单位领导认为档案交接只是形式上的交接,履行手续即可,没有考虑档案资料保存完整对日后工作的重要性,对文书档案、影像资料档案等没有认真清点核对就进行了“形式”上的移交,造成移交方和接收方对交接内容都不甚清楚,由于工作不严谨,思想上没有引起重视,以至于给日后工作造成非常大的影响。
12档案管理人员频繁变动多年以来，各单位根据工作需要建立健全了档案管理工作机构逐步配备和培训了一批懂业务、会管理、热爱档案工作的业务骨干，在档案管理工作发挥着突出的作用，但在机构改革中，负责档案管理人员因工作调动或转行从事其他工作，给档案管理工作带来一定的困难。
13档案交接不及时受机构改革的影响，各单位原负责档案人员离岗或转岗，新接收档案人员没能认真按移交程序进行，以致出现档案数量、质量等问题责任不明、界限不清［1］,从而使得一部分单位档案工作前后脱节,这可能对今后工作的开展增加了难度甚至造成不必要的损失。
14档案交接手续不严密按工作性质和岗位职责要求,档案人员资料交接应是一项认真细致、手续严密、责任重大的工作,而一些单位档案人员离岗或调动工作时,移交不按程序办事,手续不按程序办理,该检查的不检查,该清理的不清理,该签的字也不签,忽视了档案交接工作中的重要内容,忽视了档案交接工作的基本要求［1］。
15档案监交工作不严格一部分单位的领导把档案交接工作当作事务性的工作,看成是档案人员之间的事情,对档案交接准备工作也就很少过问［1］,甚至在档案监交之时也懒得光临现场,只是事后在交接表上补签名,造成单位档案监交工作不严格,工作程序不完整。2卫生防疫机构改革中应注重作好哪些档案管理衔接工作在机构改革中,有的部门被撤消,有的部门被合并,有的部门被重组,情况比较复杂。根据《档案法》和《档案法实施办法》及国家有关档案工作的规定，当前档案管理工作要注重作好以下几方面的衔接。
21机构改革时最好档案的保存在机构改革中，一个部门不论是撤消、合并或者重组改为另一个部门，其原有的档案必须作为一个完整的全宗予以整理或保留,机构撤并档案全宗不能分散,应确定撤并机构档案接收单位,并由接收单位对撤并机构档案单列全宗进行保存和利用［2］。
22要作好档案的清理和登记档案清理包括一切可归档的档案资料，在原部门范围内开展一次彻底的清理属于应立即归档立卷要求的应归档立卷属于清退和销毁的要清退销毁属于移交或保留的要认真登记造册，作好移交和保留。
23加强调整期间对档案管理工作的领导在机构调整期间，各级各部门都要增强工作责任心，实行分工负责制，形成主管领导亲自抓，科室负责人靠前抓，档案工作人员按岗位职责认真抓的局面，确保调整时期档案工作的清理和移交工作的完成。3卫生防疫机构改革中档案移交工作中应抓好的工作做好档案交接工作,不仅是明确档案人员责任,维护档案资料安全完整,确保档案工作连续不断有序进行的需要,而且也是《档案法》及《档案法实施办法》赋予档案人员的职责。那么针对当前档案工作中存在的诸多问题,我们应如何加以克服进而做好档案交接工作呢?通过多年的工作实践积累,应抓好以下几个方面的工作。
31加强宣传教育通过宣传教育使大家在思想上高度重视,特别是在大规模的档案资料移交过程中,要让单位负责人和广大干部职工都知道这项工作,从而积极参与这项工作。
32认真做好档案交接准备工作档案交接分为移交和接收两个方面,而认真做好档案交接前的准备工作,是确保档案交接工作顺利进行的前提。对于移交方来说在正式移交之前主要做好一是对所保管的档案进行一次全面清理,做到帐物相符、心中有数二是对借出的档案要及时催还,一时归还不了的要问明原因,整理好借据,并在借据上注明原因及催还情况三是对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序,做到系统有序,方便接收者开展工作四是按档案移交要求编制档案移交文据及表格五是撰写档案移交说明。对于接收方来说,在接收之前要做好一是了解移交单位职能活动内容和工作活动情况二是向前任档案人员详细了解档案保管情况和前期已开展的档案工作情况三是必要时要了解或检查档案移交准备工作情况。只有交接双方人员准备充分,才能保证交接工作的顺利进行［3］。
33档案交接要纳入单位的议事日程档案交接是单位档案管理中的重要环节,应引起单位的重视［3］,制定相应的交接工作制度,单位负责人应把档案交接工作摆上重要议事日程。
34规范人事管理在档案人员离岗或调动工作单位时本单位领导或人事部门要把好关,做到档案人员离职离岗前要先办理工作交接手续,然后才办理离岗或工作调动手续,对未办理档案交接手续的档案人员,不得签发调动工作通知,不得办理工资转移手续,不得离开原工作岗位,并要把档案交接工作纳入单位工作制度,列入有关人员的岗位职责之中［3］。
35认真做好档案监交工作档案监交工作对档案交接起到鉴证和监督作用,因此无论是档案机构负责人交接,还是一般档案人员,特别是负责档案保管接待人员的交接,都必须安排专人负责监交［1］。档案监交人员要认真履行职责,坚持原则,按程序办理。在交接时双方要做到帐物相符,手续齐全,并要在交接文据上注明时间、地点和监交人、移交人、接收人等相关信息。交接工作结束之后,移交人、接收人、监交人应在移交文据上签字盖章,以示对交接工作负责［1］。
36提高档案管理人员的素质要认真学习《档案法》,加强档案交接中的思想教育工作,档案交接工作中出现的问题,不单纯是档案人员的业务素质问题,其中一个十分重要的原因就是近几年来,一些单位忽视了对档案人员的思想教育工作,使得一些单位档案人员的工作责任心不强。因此在档案交接的过程中要补上这一课,教育交接双方端正思想、提高认识、明确责任。新形势下必须提高档案管理人员的专业技术水平,培养具有“创造型、复合型、协作型”多素质人才;档案管理人员要有良好的敬业精神,要努力学习、掌握档案管理工作的新知识、新技术;倡导以人为本的管理模式,使用科学的管理方法以提高工作效率;引入竞争机制,通过择优录用,竞聘上岗,把真正优秀的档案专业技术人员选拔到档案管理岗位上来。要增强档案从业人员的事业心和责任感,从而保证档案工作严格按照规定办理,也使档案工作前后衔接有序,保证最大限度地维护好档案的完整和安全,以满足单位开展各项工作利用档案的需要。参 考 文 献
［1］ 向德才.基层单位档案交接工作之我见.北京档案,1999(9):28.
［2］ 季震南.对卫生防疫机构撤并档案交接工作的几点思考.海峡预防医杂志,2004(10):56-57.
［3］ 李玉凤.基层单位档案交接工作.北京档案,2005(4):30,33.
（收稿日期：2010-10-28）
（本文编辑：郎威）
11领导重视不够在机构改革工作中,一些单位领导对档案交接工作没有引起重视,对交接工作的重要性认识不够,对合并、重组前的档案资料没有严格把关,个别单位领导认为档案交接只是形式上的交接,履行手续即可,没有考虑档案资料保存完整对日后工作的重要性,对文书档案、影像资料档案等没有认真清点核对就进行了“形式”上的移交,造成移交方和接收方对交接内容都不甚清楚,由于工作不严谨,思想上没有引起重视,以至于给日后工作造成非常大的影响。
12档案管理人员频繁变动多年以来，各单位根据工作需要建立健全了档案管理工作机构逐步配备和培训了一批懂业务、会管理、热爱档案工作的业务骨干，在档案管理工作发挥着突出的作用，但在机构改革中，负责档案管理人员因工作调动或转行从事其他工作，给档案管理工作带来一定的困难。
13档案交接不及时受机构改革的影响，各单位原负责档案人员离岗或转岗，新接收档案人员没能认真按移交程序进行，以致出现档案数量、质量等问题责任不明、界限不清［1］,从而使得一部分单位档案工作前后脱节,这可能对今后工作的开展增加了难度甚至造成不必要的损失。
14档案交接手续不严密按工作性质和岗位职责要求,档案人员资料交接应是一项认真细致、手续严密、责任重大的工作,而一些单位档案人员离岗或调动工作时,移交不按程序办事,手续不按程序办理,该检查的不检查,该清理的不清理,该签的字也不签,忽视了档案交接工作中的重要内容,忽视了档案交接工作的基本要求［1］。
15档案监交工作不严格一部分单位的领导把档案交接工作当作事务性的工作,看成是档案人员之间的事情,对档案交接准备工作也就很少过问［1］,甚至在档案监交之时也懒得光临现场,只是事后在交接表上补签名,造成单位档案监交工作不严格,工作程序不完整。2卫生防疫机构改革中应注重作好哪些档案管理衔接工作在机构改革中,有的部门被撤消,有的部门被合并,有的部门被重组,情况比较复杂。根据《档案法》和《档案法实施办法》及国家有关档案工作的规定，当前档案管理工作要注重作好以下几方面的衔接。
21机构改革时最好档案的保存在机构改革中，一个部门不论是撤消、合并或者重组改为另一个部门，其原有的档案必须作为一个完整的全宗予以整理或保留,机构撤并档案全宗不能分散,应确定撤并机构档案接收单位,并由接收单位对撤并机构档案单列全宗进行保存和利用［2］。
22要作好档案的清理和登记档案清理包括一切可归档的档案资料，在原部门范围内开展一次彻底的清理属于应立即归档立卷要求的应归档立卷属于清退和销毁的要清退销毁属于移交或保留的要认真登记造册，作好移交和保留。
23加强调整期间对档案管理工作的领导在机构调整期间，各级各部门都要增强工作责任心，实行分工负责制，形成主管领导亲自抓，科室负责人靠前抓，档案工作人员按岗位职责认真抓的局面，确保调整时期档案工作的清理和移交工作的完成。3卫生防疫机构改革中档案移交工作中应抓好的工作做好档案交接工作,不仅是明确档案人员责任,维护档案资料安全完整,确保档案工作连续不断有序进行的需要,而且也是《档案法》及《档案法实施办法》赋予档案人员的职责。那么针对当前档案工作中存在的诸多问题,我们应如何加以克服进而做好档案交接工作呢?通过多年的工作实践积累,应抓好以下几个方面的工作。
31加强宣传教育通过宣传教育使大家在思想上高度重视,特别是在大规模的档案资料移交过程中,要让单位负责人和广大干部职工都知道这项工作,从而积极参与这项工作。
32认真做好档案交接准备工作档案交接分为移交和接收两个方面,而认真做好档案交接前的准备工作,是确保档案交接工作顺利进行的前提。对于移交方来说在正式移交之前主要做好一是对所保管的档案进行一次全面清理,做到帐物相符、心中有数二是对借出的档案要及时催还,一时归还不了的要问明原因,整理好借据,并在借据上注明原因及催还情况三是对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序,做到系统有序,方便接收者开展工作四是按档案移交要求编制档案移交文据及表格五是撰写档案移交说明。对于接收方来说,在接收之前要做好一是了解移交单位职能活动内容和工作活动情况二是向前任档案人员详细了解档案保管情况和前期已开展的档案工作情况三是必要时要了解或检查档案移交准备工作情况。只有交接双方人员准备充分,才能保证交接工作的顺利进行［3］。
33档案交接要纳入单位的议事日程档案交接是单位档案管理中的重要环节,应引起单位的重视［3］,制定相应的交接工作制度,单位负责人应把档案交接工作摆上重要议事日程。
34规范人事管理在档案人员离岗或调动工作单位时本单位领导或人事部门要把好关,做到档案人员离职离岗前要先办理工作交接手续,然后才办理离岗或工作调动手续,对未办理档案交接手续的档案人员,不得签发调动工作通知,不得办理工资转移手续,不得离开原工作岗位,并要把档案交接工作纳入单位工作制度,列入有关人员的岗位职责之中［3］。
35认真做好档案监交工作档案监交工作对档案交接起到鉴证和监督作用,因此无论是档案机构负责人交接,还是一般档案人员,特别是负责档案保管接待人员的交接,都必须安排专人负责监交［1］。档案监交人员要认真履行职责,坚持原则,按程序办理。在交接时双方要做到帐物相符,手续齐全,并要在交接文据上注明时间、地点和监交人、移交人、接收人等相关信息。交接工作结束之后,移交人、接收人、监交人应在移交文据上签字盖章,以示对交接工作负责［1］。
36提高档案管理人员的素质要认真学习《档案法》,加强档案交接中的思想教育工作,档案交接工作中出现的问题,不单纯是档案人员的业务素质问题,其中一个十分重要的原因就是近几年来,一些单位忽视了对档案人员的思想教育工作,使得一些单位档案人员的工作责任心不强。因此在档案交接的过程中要补上这一课,教育交接双方端正思想、提高认识、明确责任。新形势下必须提高档案管理人员的专业技术水平,培养具有“创造型、复合型、协作型”多素质人才;档案管理人员要有良好的敬业精神,要努力学习、掌握档案管理工作的新知识、新技术;倡导以人为本的管理模式,使用科学的管理方法以提高工作效率;引入竞争机制,通过择优录用,竞聘上岗,把真正优秀的档案专业技术人员选拔到档案管理岗位上来。要增强档案从业人员的事业心和责任感,从而保证档案工作严格按照规定办理,也使档案工作前后衔接有序,保证最大限度地维护好档案的完整和安全,以满足单位开展各项工作利用档案的需要。参 考 文 献
［1］ 向德才.基层单位档案交接工作之我见.北京档案,1999(9):28.
［2］ 季震南.对卫生防疫机构撤并档案交接工作的几点思考.海峡预防医杂志,2004(10):56-57.
［3］ 李玉凤.基层单位档案交接工作.北京档案,2005(4):30,33.
（收稿日期：2010-10-28）
（本文编辑：郎威）