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［摘要］文章阐述了信息化时代高校档案工作服务机制创新的意义，对如何创新高校档案服务机制，从馆藏建设、服务方式与服务内容及队伍建设等方面提出了具体的做法。
［关键词］档案 信息化 服务机制 创新
科学技术特别是信息技术的迅猛发展和在各行各业的广泛应用，对高校档案管理的影响是全方位、多层次的。信息化建设，不仅促进了传统档案工作模式的深化和拓展，而且给档案系统的组织与管理活动带来了新的压力与挑战。本文试就高校档案工作如何更新观念，努力创新服务机制为教学科研及社会需求服务谈几点粗浅的看法。
一、创新高校档案服务机制的现实意义
档案服务机制是指档案部门为社会服务的内在工作方式和方法。档案服务机制的创新，就是要对传统的服务机制进行改革，建立与社会经济发展相适应的档案服务新机制。
高校档案工作传统、保守的状况给信息资源的利用带来了一定的难度，如何激活档案工作，使之与时代发展和社会进步同步，是摆在高校档案部门面前的首要任务。知识经济时代最大的挑战就是创新能力，高校档案服务机制创新不仅要考虑现代网络技术在档案管理中的应用，而且更应该考虑的是：由于高新技术的发展和网络时代的进步导致的社会公众对档案信息资源需求的变化和发展趋势。因为现代社会发展的一个重要特征就是信息组织网络化和信息服务社会化，即信息技术与信息服务在内的信息经济活动已成为社会进步的一大关键。所以，档案服务机制创新的总体目标应该是在充分认识档案馆藏结构的基础上应用现代信息技术，提高档案管理水平和利用服务水平，达到档案管理制度科学化，并最终使档案服务机制和功能与学校的改革和快速发展形成紧密联系的、互相促进的良性循环关系，这样档案部门才能在学校未来的发展中有自己的一席之地，并获得更广阔的发展空间。只有服务机制的创新，才能达到档案工作及时为现实服务的效果；只有不断创新服务机制，才能在信息社会的激烈竞争中永立于不败之地。
二、高校档案服务机制的创新内容
1.突出高校档案馆的教育功能，采取多种方式使馆藏的历史档案发挥作用。新时期要突出教育、交流、咨询等服务内容，创新信息传播、中介服务、文化休闲功能，将单纯的保管贮存档案的场所，逐步改造成集档案实体管理和信息加工基地、档案科技研究和教育培训基地、档案开放利用基地为一体的新型机构，不断拓展服务的内容。如设立档案寄存中心，在学校档案馆可建起开放现行文件和档案资料的阅览室、校史展览室、荣誉室、教学及科研成果展览室等，向社会和人民群众及时提供档案、现行文件和咨询服务。
2.提高档案服务功能的现代化水平。随着档案教育的逐步发展，许多高校文科类已开设档案文秘专业、档案课程及会计档案等课程，作为高校档案工作人员，要由封闭型思维变为开放型思维，具有指导学生专业实习的能力。同时，积极探索建立大学生个人档案、大学生诚信档案、教职工家庭档案等，并为此提供技术指导和建立相应的服务项目。
3.重视档案资料所蕴涵的丰富文化资源，想方设法把被动的档案史料作为主动服务于现实工作的工具。要以本校档案资料为基础，贴近实际，贴近学校中心工作，推出高水平的编研成果，如上级有关教学工作的文件汇编，学校专业设置、博士和硕士学位授予点情况，优秀论文摘要汇编，教研成果等。只有通过多途径、多渠道地深度开发档案编研工作，将档案信息资源开发出来，才能为学校领导、教职工提供快速、准确、优质的服务，推动档案工作的开展。由于高等院校一直是科学发展的前沿领域，因此，在接触新知识、获取新信息方面，高校档案馆有着得天独厚的优越条件。例如，高校每年都有很多的科研成果和科研论文、论著；每年培养近千人的硕士生、博士生，他们的论文不仅数量大，而且具有很高的学术水平。这些都是社会主义经济发展可充分利用的重要信息资源。档案部门应尽快利用计算机网络技术和信息高速公路，把这些宝贵的信息资源传播出去，使其尽快转化为生产力，更好地为社会发展需求服务。
三、创新高校档案服务机制的途径
1.加强档案资源建设，夯实档案服务基础。档案信息化建设的核心是资源建设。目前，档案信息资源的共享是现代档案管理的一个发展方向，在档案界已成共识，关键就在于如何实施的问题。高校本身就是一个信息源，而作为这一信息源管理部门的高校档案，更应该具有开放意识。因此，高校档案部门在管理创新中就应打破传统封闭的格局，改变“重藏轻用”的旧观念，树立“以用为主”的新理念，变被动服务为主动服务。一方面利用现代信息网络技术，进一步优化配置，通过馆藏各种档案信息的双向交流，构成高校档案信息管理网络系统；另一方面，高校档案管理部门要互通有无，达到高校与社会档案信息共享，使档案来自社会和学校各部门及有关个人，又反过来为其服务。要实行动态化管理，既要扩大档案信息的数量，又要提高档案信息的质量，让本来有限的信息资源发挥出更大的效益。
首先，要加大档案法律法规和征集收集范围的宣传力度。在收集和征集档案工作已有一套切实可行的规章制度的基础上，征集各种门类的档案资料，如历史档案、名人档案、科技档案、专业档案、声像档案、实物档案，同时要重视重大活动档案、重要事件档案、重点科研档案的收集管理，逐步形成一个内容丰富、门类齐全、结构合理、特色鲜明的档案资源体系。根据利用需求通过信息网络系统为利用者提供各种信息资料，使之在信息资源共建共享中具有本馆自己的特色信息和服务优势，推动服务工作向高水平、高层次发展。
其次，要开拓思路，把握为中心工作服务的切入点。山东理工大学档案馆进行了一些积极探索，根据新建大学基建工程任务大、项目多、管理信息化水平低的现状，协助研究开发了工程图纸数字化技术，将基建工程档案全部输入计算机，实行存储检索，已逐步完善《基建档案管理系统》和《地下管线计算机管理数据库》等，并将档案信息化建设纳入校园办公自动化建设，以实际工作赢得领导和有关部门的重视，為档案综合管理系统配备了先进的设备、软件等，为实现档案信息化管理加强了馆藏基础建设。
最后，高校档案工作应当根据高校教学、科研工作的需求编辑一些参考资料以及二次文献，主动与教学、科研、行政管理部门加强联系、沟通，共同研发有关项目，通过网络结构及时为教学、科研第一线的利用者提供服务，使利用者在利用中进一步了解档案信息的价值，得到利用档案信息的好处，从而增强教职工的档案意识，提高档案在学校工作中的地位和作用，变被动收（征）集为主动归档，丰富档案资料，使馆藏结构更趋合理。档案工作人员也应逐渐从传统的“信息保管者”向“信息开发者”“信息传播者”的角色转变。
2.加快信息化建设，提高档案服务效能。随着信息化进程的加快和日趋普及，社会对档案的综合利用和需求日益增多，档案馆作为提供信息服务的社会组织，不仅要保留传统的提供利用方式，而且要在服务方式上进行以利用者需求为目标的变革与创新。
要用现代化管理手段替代传统的手工管理，利用计算机技术进行档案的日常管理、分类、查询，把过去的案卷目录、全引目录、专题目录等众多的档案目录由计算机编目，建立科学的机读档案目录检索体系，实现手工检索向计算机检索的过渡，提高档案检索的效率。档案工作逐步由传统的保管利用职能向信息采集、管理、服务职能转变。技术的更新已成为衡量档案工作现代化与否的标志之一。因此，档案部门要积极参与机关办公自动化系统的设计与建设，提供档案管理方面的要求和建议；认真研究解决档案现代化管理与学校办公自动化的衔接问题，研究解决文档一体化问题；采取多种形式，主动地把档案工作重点与学校中心工作结合起来，对档案的管理建立起一个与学校各单位紧密相连的系统，使这个系统成为各类信息的传递中心。作为各类原始信息源存储的重要基地的档案管理部门，要充分利用计算机网络来开发出各类可行的软件系统，在网上建立档案信息收存网站，并开辟存档资料系统和查询系统，实现档案信息与文件信息的联网。这必将使学校的现代化管理上一个新台阶，让“死”档案变成“活”材料，为教学、科研服务，使高校档案馆成为师生研究学习的场所、思想政治教育的阵地、档案专业学生实习的基地。同时，立足馆藏档案资源，面向整个社会，努力实现服务方式的社会化、多元化、优质高效化。
3.档案信息化的关键是档案工作者素质的提高。当今世界的发展表明：创新、掌握和运用科技生产力的人才资源已经取代资本成为最重要的生产要素。面对网络、信息化时代，作为高校档案管理工作者，如何在高等教育事业迅速发展的今天，积极推进档案信息化建设，提高档案管理现代化水平呢？
首先，要提高思想政治素质。档案工作者思想观念要创新，不仅要有热爱档案工作的事业心，更要有坚定的政治责任感、政治敏锐性和政治鉴别力，紧跟时代步伐，熟悉和掌握国家有关档案工作的法规、政策，善于根据党组织的要求和大局的需要积极主动地开展档案工作，使业务工作保持正确的政治方向。
其次，要树立全新的服务观念。档案工作者要把档案工作搞好，就应当跟上形势，顺应社会发展趋势并更新服务理念，变被动服务为主动服务，变封闭观念为开放观念，要有竞争意识和协作观念以及以市场需求为导向的市场观念。在提供利用档案的同时，必须坚持利用者至上、服务第一的原则，以诚恳热情的服务态度、积极主动的服务作风、舒适方便的服务环境、准确高效的服务质量为档案利用者服务，为社会提供更优质的信息服务，在服务中赢得地位，寻求发展。
最后，要有较强的专业技术能力。档案工作者不仅要有档案管理的意识，掌握档案的基本原理，更要具备开发档案信息资源，使档案转化为社会物质和精神财富，服务于现代化建设的能力。同时，档案工作者要更好地了解档案形成的背景和历史条件，这对有效地开发和利用档案，搞好档案管理是十分重要的；除此以外，还要有良好的阅读和写作能力、计算机网络技术应用能力及外语水平，只有这样才能在实践过程中推进档案信息化建设，提高档案管理现代化水平，使自己成为合格的高校档案工作者。人才是档案服务的保障。在当今社会，档案工作者一方面要耐得住清苦，不断“充电”，加强现代化管理技术培训，拓宽视野，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，实现由单一专业型向多样复合型转变。另一方面也要通过档案工作者的开拓与创新，使档案工作产生一定的经济效益，提高档案工作的自身价值，发展档案事业。
综上所述，服务机制创新是档案工作赖以生存和发展的基础。高校档案工作服务机制创新是信息化时代对档案工作提出的必然要求。办公自动化和信息化建设将不断有新的突破，新的管理模式会进一步推动高校数字化档案馆建设，因此高校档案工作者要以时不我待的精神状态开拓进取，抓住机遇，迎接挑战，努力创新服务机制，加快高校档案信息化建设，主动适应未来社会发展的需求。
［参考文献］
［1］本刊評论员.全面推进档案信息化建设［J］.中国档案，2003（3）．
［2］汪中华.浅谈档案工作信息化建设［J］.档案学研究，2003（1）.
［3］王俊琦.建立高校档案工作服务创新机制初探［J］.云南档案，2008（3）.
［关键词］档案 信息化 服务机制 创新
科学技术特别是信息技术的迅猛发展和在各行各业的广泛应用，对高校档案管理的影响是全方位、多层次的。信息化建设，不仅促进了传统档案工作模式的深化和拓展，而且给档案系统的组织与管理活动带来了新的压力与挑战。本文试就高校档案工作如何更新观念，努力创新服务机制为教学科研及社会需求服务谈几点粗浅的看法。
一、创新高校档案服务机制的现实意义
档案服务机制是指档案部门为社会服务的内在工作方式和方法。档案服务机制的创新，就是要对传统的服务机制进行改革，建立与社会经济发展相适应的档案服务新机制。
高校档案工作传统、保守的状况给信息资源的利用带来了一定的难度，如何激活档案工作，使之与时代发展和社会进步同步，是摆在高校档案部门面前的首要任务。知识经济时代最大的挑战就是创新能力，高校档案服务机制创新不仅要考虑现代网络技术在档案管理中的应用，而且更应该考虑的是：由于高新技术的发展和网络时代的进步导致的社会公众对档案信息资源需求的变化和发展趋势。因为现代社会发展的一个重要特征就是信息组织网络化和信息服务社会化，即信息技术与信息服务在内的信息经济活动已成为社会进步的一大关键。所以，档案服务机制创新的总体目标应该是在充分认识档案馆藏结构的基础上应用现代信息技术，提高档案管理水平和利用服务水平，达到档案管理制度科学化，并最终使档案服务机制和功能与学校的改革和快速发展形成紧密联系的、互相促进的良性循环关系，这样档案部门才能在学校未来的发展中有自己的一席之地，并获得更广阔的发展空间。只有服务机制的创新，才能达到档案工作及时为现实服务的效果；只有不断创新服务机制，才能在信息社会的激烈竞争中永立于不败之地。
二、高校档案服务机制的创新内容
1.突出高校档案馆的教育功能，采取多种方式使馆藏的历史档案发挥作用。新时期要突出教育、交流、咨询等服务内容，创新信息传播、中介服务、文化休闲功能，将单纯的保管贮存档案的场所，逐步改造成集档案实体管理和信息加工基地、档案科技研究和教育培训基地、档案开放利用基地为一体的新型机构，不断拓展服务的内容。如设立档案寄存中心，在学校档案馆可建起开放现行文件和档案资料的阅览室、校史展览室、荣誉室、教学及科研成果展览室等，向社会和人民群众及时提供档案、现行文件和咨询服务。
2.提高档案服务功能的现代化水平。随着档案教育的逐步发展，许多高校文科类已开设档案文秘专业、档案课程及会计档案等课程，作为高校档案工作人员，要由封闭型思维变为开放型思维，具有指导学生专业实习的能力。同时，积极探索建立大学生个人档案、大学生诚信档案、教职工家庭档案等，并为此提供技术指导和建立相应的服务项目。
3.重视档案资料所蕴涵的丰富文化资源，想方设法把被动的档案史料作为主动服务于现实工作的工具。要以本校档案资料为基础，贴近实际，贴近学校中心工作，推出高水平的编研成果，如上级有关教学工作的文件汇编，学校专业设置、博士和硕士学位授予点情况，优秀论文摘要汇编，教研成果等。只有通过多途径、多渠道地深度开发档案编研工作，将档案信息资源开发出来，才能为学校领导、教职工提供快速、准确、优质的服务，推动档案工作的开展。由于高等院校一直是科学发展的前沿领域，因此，在接触新知识、获取新信息方面，高校档案馆有着得天独厚的优越条件。例如，高校每年都有很多的科研成果和科研论文、论著；每年培养近千人的硕士生、博士生，他们的论文不仅数量大，而且具有很高的学术水平。这些都是社会主义经济发展可充分利用的重要信息资源。档案部门应尽快利用计算机网络技术和信息高速公路，把这些宝贵的信息资源传播出去，使其尽快转化为生产力，更好地为社会发展需求服务。
三、创新高校档案服务机制的途径
1.加强档案资源建设，夯实档案服务基础。档案信息化建设的核心是资源建设。目前，档案信息资源的共享是现代档案管理的一个发展方向，在档案界已成共识，关键就在于如何实施的问题。高校本身就是一个信息源，而作为这一信息源管理部门的高校档案，更应该具有开放意识。因此，高校档案部门在管理创新中就应打破传统封闭的格局，改变“重藏轻用”的旧观念，树立“以用为主”的新理念，变被动服务为主动服务。一方面利用现代信息网络技术，进一步优化配置，通过馆藏各种档案信息的双向交流，构成高校档案信息管理网络系统；另一方面，高校档案管理部门要互通有无，达到高校与社会档案信息共享，使档案来自社会和学校各部门及有关个人，又反过来为其服务。要实行动态化管理，既要扩大档案信息的数量，又要提高档案信息的质量，让本来有限的信息资源发挥出更大的效益。
首先，要加大档案法律法规和征集收集范围的宣传力度。在收集和征集档案工作已有一套切实可行的规章制度的基础上，征集各种门类的档案资料，如历史档案、名人档案、科技档案、专业档案、声像档案、实物档案，同时要重视重大活动档案、重要事件档案、重点科研档案的收集管理，逐步形成一个内容丰富、门类齐全、结构合理、特色鲜明的档案资源体系。根据利用需求通过信息网络系统为利用者提供各种信息资料，使之在信息资源共建共享中具有本馆自己的特色信息和服务优势，推动服务工作向高水平、高层次发展。
其次，要开拓思路，把握为中心工作服务的切入点。山东理工大学档案馆进行了一些积极探索，根据新建大学基建工程任务大、项目多、管理信息化水平低的现状，协助研究开发了工程图纸数字化技术，将基建工程档案全部输入计算机，实行存储检索，已逐步完善《基建档案管理系统》和《地下管线计算机管理数据库》等，并将档案信息化建设纳入校园办公自动化建设，以实际工作赢得领导和有关部门的重视，為档案综合管理系统配备了先进的设备、软件等，为实现档案信息化管理加强了馆藏基础建设。
最后，高校档案工作应当根据高校教学、科研工作的需求编辑一些参考资料以及二次文献，主动与教学、科研、行政管理部门加强联系、沟通，共同研发有关项目，通过网络结构及时为教学、科研第一线的利用者提供服务，使利用者在利用中进一步了解档案信息的价值，得到利用档案信息的好处，从而增强教职工的档案意识，提高档案在学校工作中的地位和作用，变被动收（征）集为主动归档，丰富档案资料，使馆藏结构更趋合理。档案工作人员也应逐渐从传统的“信息保管者”向“信息开发者”“信息传播者”的角色转变。
2.加快信息化建设，提高档案服务效能。随着信息化进程的加快和日趋普及，社会对档案的综合利用和需求日益增多，档案馆作为提供信息服务的社会组织，不仅要保留传统的提供利用方式，而且要在服务方式上进行以利用者需求为目标的变革与创新。
要用现代化管理手段替代传统的手工管理，利用计算机技术进行档案的日常管理、分类、查询，把过去的案卷目录、全引目录、专题目录等众多的档案目录由计算机编目，建立科学的机读档案目录检索体系，实现手工检索向计算机检索的过渡，提高档案检索的效率。档案工作逐步由传统的保管利用职能向信息采集、管理、服务职能转变。技术的更新已成为衡量档案工作现代化与否的标志之一。因此，档案部门要积极参与机关办公自动化系统的设计与建设，提供档案管理方面的要求和建议；认真研究解决档案现代化管理与学校办公自动化的衔接问题，研究解决文档一体化问题；采取多种形式，主动地把档案工作重点与学校中心工作结合起来，对档案的管理建立起一个与学校各单位紧密相连的系统，使这个系统成为各类信息的传递中心。作为各类原始信息源存储的重要基地的档案管理部门，要充分利用计算机网络来开发出各类可行的软件系统，在网上建立档案信息收存网站，并开辟存档资料系统和查询系统，实现档案信息与文件信息的联网。这必将使学校的现代化管理上一个新台阶，让“死”档案变成“活”材料，为教学、科研服务，使高校档案馆成为师生研究学习的场所、思想政治教育的阵地、档案专业学生实习的基地。同时，立足馆藏档案资源，面向整个社会，努力实现服务方式的社会化、多元化、优质高效化。
3.档案信息化的关键是档案工作者素质的提高。当今世界的发展表明：创新、掌握和运用科技生产力的人才资源已经取代资本成为最重要的生产要素。面对网络、信息化时代，作为高校档案管理工作者，如何在高等教育事业迅速发展的今天，积极推进档案信息化建设，提高档案管理现代化水平呢？
首先，要提高思想政治素质。档案工作者思想观念要创新，不仅要有热爱档案工作的事业心，更要有坚定的政治责任感、政治敏锐性和政治鉴别力，紧跟时代步伐，熟悉和掌握国家有关档案工作的法规、政策，善于根据党组织的要求和大局的需要积极主动地开展档案工作，使业务工作保持正确的政治方向。
其次，要树立全新的服务观念。档案工作者要把档案工作搞好，就应当跟上形势，顺应社会发展趋势并更新服务理念，变被动服务为主动服务，变封闭观念为开放观念，要有竞争意识和协作观念以及以市场需求为导向的市场观念。在提供利用档案的同时，必须坚持利用者至上、服务第一的原则，以诚恳热情的服务态度、积极主动的服务作风、舒适方便的服务环境、准确高效的服务质量为档案利用者服务，为社会提供更优质的信息服务，在服务中赢得地位，寻求发展。
最后，要有较强的专业技术能力。档案工作者不仅要有档案管理的意识，掌握档案的基本原理，更要具备开发档案信息资源，使档案转化为社会物质和精神财富，服务于现代化建设的能力。同时，档案工作者要更好地了解档案形成的背景和历史条件，这对有效地开发和利用档案，搞好档案管理是十分重要的；除此以外，还要有良好的阅读和写作能力、计算机网络技术应用能力及外语水平，只有这样才能在实践过程中推进档案信息化建设，提高档案管理现代化水平，使自己成为合格的高校档案工作者。人才是档案服务的保障。在当今社会，档案工作者一方面要耐得住清苦，不断“充电”，加强现代化管理技术培训，拓宽视野，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，实现由单一专业型向多样复合型转变。另一方面也要通过档案工作者的开拓与创新，使档案工作产生一定的经济效益，提高档案工作的自身价值，发展档案事业。
综上所述，服务机制创新是档案工作赖以生存和发展的基础。高校档案工作服务机制创新是信息化时代对档案工作提出的必然要求。办公自动化和信息化建设将不断有新的突破，新的管理模式会进一步推动高校数字化档案馆建设，因此高校档案工作者要以时不我待的精神状态开拓进取，抓住机遇，迎接挑战，努力创新服务机制，加快高校档案信息化建设，主动适应未来社会发展的需求。
［参考文献］
［1］本刊評论员.全面推进档案信息化建设［J］.中国档案，2003（3）．
［2］汪中华.浅谈档案工作信息化建设［J］.档案学研究，2003（1）.
［3］王俊琦.建立高校档案工作服务创新机制初探［J］.云南档案，2008（3）.