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摘要： 随着时代的发展和科学的进步，电子信息技术在各行各业都得到广泛的应用。档案工作正面临着时代的机遇挑战，论述电子信息技术文件的特点、电子信息技术在企业档案、教学档案中的作用。
关键词： 电子信息技术；档案管理；特点
中图分类号：F270文献标识码：A文章编号：1671－7597（2011）0620137－01
1 档案的定义
档案是国家机关、社会团体和个人在社会活动中形成的、保存备查的文字、图表、声像等其他各种形式的原始记录，是历史的真实写照。档案一般由载体（物）和内容（文字、数码、符号、图像）两部分构成。档案工作是利用科学的原则和方法，通过管理和提供档案材料直接为社会的政治、经济、文化、科教等活动服务的工作。是为制定方针、政策、规划、决策和各种实施方案提供基础材料和科学依据。
2 我国目前档案管理体制存在的问题
1）思想观念封闭性一些企业领导档案意识淡薄，认为企业是以盈利为目的的，主要精力和资金必然就放在了生产和经营管理上，没有把档案工作当作利在当今，功于后世的重要事业，致使档案工作的设备、经费迟迟不到位。企业职工则认为档案工作是管理性工作，是服务性工作，与职工没有直接利害关系，又没有硬指标考核，自然对档案的归档、保管和利用缺少积极和主动性。
2）档案管理模式的不规范化企业档案工作目前缺乏统一的档案管理制度，或企业档案管理制度政出多门，各单位都有一套档案管理规定，如工矿企业的各类产品研制、技改、生产、销售、统计报表和信息反馈资料分析就有百余种，但归档范围和保管期不统一，各搞一套，质量标准也不统一。有的企业，档案机构有的撤销、有的合并、有的降格，档案人员被精简，档案管理由统一管理或综合管理模式被专业化管理或分散管理所取代，致使应归档的文件材料或是分散在各职能部门，或是流落到个人手中，大量应归档的文件材料被乱丢乱放，损失严重，档案管理水平滑坡。
3 电子信息档案的优点
1）检索查阅的网络化：电子档案的管理系统中，每份文档都具备属性信息，这些属性信息可以按照不同客户的不同权限向各部门开放。应用这种方法是为了不必非到档案部门检索查阅，可以随时在网络上的任何终端进行档案查阅。而且不受地域及时间的限制，相对提高了信息检索的利用率。
2）具有法律效力：电子扫描仪的使用可以将一些已经签字，盖章的文件全部扫描到电脑里，这样用户查阅的时候就可以看到原文原貌的文件，让电子档案与纸质档案都具有法律效力。转变。掌握一般的计算机操作只是对企业档案工作者的初级要求。重要的是要在企业信息集成系统中及时掌握企业的产品信息及开发过程。一切以企业生产建设为中心，找准档案工作为企业服务的切入点。做到把正确的信息，在正确的时间，以正确的方式，传递给正确的对象。
4 建立企业电子信息档案管理系统的原则
1）实用性：每个企业生产的产品及其管理模式和技术人员条件不一样，这就决定了其电子信息档案管理系统的差异性，电子信息档案管理系统只有针对本企业档案特色开发%专为本企业档案管理服务才会收到最好的效果，任何一个看似很先进而不实用的系统都不是一个好系统。
2）可靠和安全性：电子文件真实记录了企业的技术成果与信息是企业的核心软件库，企业电子信息档案管理系统在保证信息共享$运行稳定的同时要考虑电子文件信息的保护与隔离%防止非授权用户的侵入和信息的泄漏。
3）先进性：在注重实用性的基础上系统开发应尽量立足高起点采用先进成熟的开发思想$工具和技术，支持电子信息档案管理系统开发技术的后续发展，使其具有发展潜力，便于更新换代。
5 电子信息技术在档案的管理中的运用
1）是在企业档案载体中的应用。在企业实现计算机全程管理后，适时实现了信息数据的远近传递交换和处理。在企业各项管理活动中，电子文件以其快捷的办文进度和传递速度逐步取代了纸质文件。电子图纸也以手工制作所无可比拟的优势大量出现。通过计算机辅助设计使产品图纸的设计、存储、查询和修改变得快捷又方便。例如生产或开发一项较大项目的产品就需产生上万份的图纸，而其中许多又要承袭老产品的大部分成果，因此电子图纸显示了其比纸质图纸更旺盛的生命力，保存电子图纸要比保存底图方便、省时、省力并且有意义得多。
2）在企业档案接收和保管上也有所改变。以往的企业档案工作者以参加科研产品鉴定、重要设备开箱及重要建设项目、技术改造竣工验收作为对其企业档案的监督、指导和接收就显得有些滞后了。“在电子环境中，如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程，文件很可能不存在或至少不可能被鉴定、保存、编目或者提供利用”。这就是说企业档案人员如果不进入到企业信息集成系统中去，则很难掌握到企业信息的核心部分甚至接收不到档案。的确，无时无刻不在产生的电子文件、电子图纸使企业档案工作者再也无法坐等档案的最后形成与归档了。他们必须在产生电子文件的源头就行使档案的监督指导职能。参照国家有关文件编制，制定出本企业的《电子文件管理办法》，提请企业信息集成系统的编制人员在其系统的设计和运行过程中加入电子档案文件的鉴定、归档、保存、利用等档案管理内容。例如在计算机辅助设计过程中，要求计算机详细记录设计、加工过程中的原始资料及相应的更改信息，要在不同的版本上注明当前的有效资料，以确保最终归档使用的是正确版本的图形或图纸。企业档案工作者要在专业人员的指导下学会运用专门的档案信息接收管理平台，要懂得如何控制和维护档案信息资源的有效性、可靠性和实时性，掌握电子档案信息的收集、管理。此时企业档案的保管也不再只以卷盒和柜架为装具，更多的经过档案人员鉴定归档的企业档案信息将存入“虚拟库房”。
6 结论
运用电子信息的技术队档案进行管理师和计算机技术发展和应用是分不开的，我们的办公和生活都要利用计算机科技技术。在这样的高速发展的社会中，科技在让我们的生活越来越方便快捷的同时也对现代人的专业素质提高了要求。不仅要求档案管理技术的运用熟练，对于档案管理的人员也要求很多，但是我们在享受这些方便的同时也要不断的发现错误并及时解决问题，建立健全我们的档案管理制度和规范，使档案管理更为严谨准确。
参考文献：
[1]裘洁，发挥高校优势搞好电子信息时代的档案工作[J].学校档案，2001.3.
[2]吴化，当前我国档案信息网站建设状况分析与思考[J].档案学研究，2001.6.
[3]商平安等，档案工作现代化的走向[J].档案学通讯，20001.
[4]刘国能，档案管理上的一场革命[J].中国档案，2001.11.
[5]何竹芳，档案信息化建设对人才的需求与培养[J].中国档案，2001.12.
关键词： 电子信息技术；档案管理；特点
中图分类号：F270文献标识码：A文章编号：1671－7597（2011）0620137－01
1 档案的定义
档案是国家机关、社会团体和个人在社会活动中形成的、保存备查的文字、图表、声像等其他各种形式的原始记录，是历史的真实写照。档案一般由载体（物）和内容（文字、数码、符号、图像）两部分构成。档案工作是利用科学的原则和方法，通过管理和提供档案材料直接为社会的政治、经济、文化、科教等活动服务的工作。是为制定方针、政策、规划、决策和各种实施方案提供基础材料和科学依据。
2 我国目前档案管理体制存在的问题
1）思想观念封闭性一些企业领导档案意识淡薄，认为企业是以盈利为目的的，主要精力和资金必然就放在了生产和经营管理上，没有把档案工作当作利在当今，功于后世的重要事业，致使档案工作的设备、经费迟迟不到位。企业职工则认为档案工作是管理性工作，是服务性工作，与职工没有直接利害关系，又没有硬指标考核，自然对档案的归档、保管和利用缺少积极和主动性。
2）档案管理模式的不规范化企业档案工作目前缺乏统一的档案管理制度，或企业档案管理制度政出多门，各单位都有一套档案管理规定，如工矿企业的各类产品研制、技改、生产、销售、统计报表和信息反馈资料分析就有百余种，但归档范围和保管期不统一，各搞一套，质量标准也不统一。有的企业，档案机构有的撤销、有的合并、有的降格，档案人员被精简，档案管理由统一管理或综合管理模式被专业化管理或分散管理所取代，致使应归档的文件材料或是分散在各职能部门，或是流落到个人手中，大量应归档的文件材料被乱丢乱放，损失严重，档案管理水平滑坡。
3 电子信息档案的优点
1）检索查阅的网络化：电子档案的管理系统中，每份文档都具备属性信息，这些属性信息可以按照不同客户的不同权限向各部门开放。应用这种方法是为了不必非到档案部门检索查阅，可以随时在网络上的任何终端进行档案查阅。而且不受地域及时间的限制，相对提高了信息检索的利用率。
2）具有法律效力：电子扫描仪的使用可以将一些已经签字，盖章的文件全部扫描到电脑里，这样用户查阅的时候就可以看到原文原貌的文件，让电子档案与纸质档案都具有法律效力。转变。掌握一般的计算机操作只是对企业档案工作者的初级要求。重要的是要在企业信息集成系统中及时掌握企业的产品信息及开发过程。一切以企业生产建设为中心，找准档案工作为企业服务的切入点。做到把正确的信息，在正确的时间，以正确的方式，传递给正确的对象。
4 建立企业电子信息档案管理系统的原则
1）实用性：每个企业生产的产品及其管理模式和技术人员条件不一样，这就决定了其电子信息档案管理系统的差异性，电子信息档案管理系统只有针对本企业档案特色开发%专为本企业档案管理服务才会收到最好的效果，任何一个看似很先进而不实用的系统都不是一个好系统。
2）可靠和安全性：电子文件真实记录了企业的技术成果与信息是企业的核心软件库，企业电子信息档案管理系统在保证信息共享$运行稳定的同时要考虑电子文件信息的保护与隔离%防止非授权用户的侵入和信息的泄漏。
3）先进性：在注重实用性的基础上系统开发应尽量立足高起点采用先进成熟的开发思想$工具和技术，支持电子信息档案管理系统开发技术的后续发展，使其具有发展潜力，便于更新换代。
5 电子信息技术在档案的管理中的运用
1）是在企业档案载体中的应用。在企业实现计算机全程管理后，适时实现了信息数据的远近传递交换和处理。在企业各项管理活动中，电子文件以其快捷的办文进度和传递速度逐步取代了纸质文件。电子图纸也以手工制作所无可比拟的优势大量出现。通过计算机辅助设计使产品图纸的设计、存储、查询和修改变得快捷又方便。例如生产或开发一项较大项目的产品就需产生上万份的图纸，而其中许多又要承袭老产品的大部分成果，因此电子图纸显示了其比纸质图纸更旺盛的生命力，保存电子图纸要比保存底图方便、省时、省力并且有意义得多。
2）在企业档案接收和保管上也有所改变。以往的企业档案工作者以参加科研产品鉴定、重要设备开箱及重要建设项目、技术改造竣工验收作为对其企业档案的监督、指导和接收就显得有些滞后了。“在电子环境中，如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程，文件很可能不存在或至少不可能被鉴定、保存、编目或者提供利用”。这就是说企业档案人员如果不进入到企业信息集成系统中去，则很难掌握到企业信息的核心部分甚至接收不到档案。的确，无时无刻不在产生的电子文件、电子图纸使企业档案工作者再也无法坐等档案的最后形成与归档了。他们必须在产生电子文件的源头就行使档案的监督指导职能。参照国家有关文件编制，制定出本企业的《电子文件管理办法》，提请企业信息集成系统的编制人员在其系统的设计和运行过程中加入电子档案文件的鉴定、归档、保存、利用等档案管理内容。例如在计算机辅助设计过程中，要求计算机详细记录设计、加工过程中的原始资料及相应的更改信息，要在不同的版本上注明当前的有效资料，以确保最终归档使用的是正确版本的图形或图纸。企业档案工作者要在专业人员的指导下学会运用专门的档案信息接收管理平台，要懂得如何控制和维护档案信息资源的有效性、可靠性和实时性，掌握电子档案信息的收集、管理。此时企业档案的保管也不再只以卷盒和柜架为装具，更多的经过档案人员鉴定归档的企业档案信息将存入“虚拟库房”。
6 结论
运用电子信息的技术队档案进行管理师和计算机技术发展和应用是分不开的，我们的办公和生活都要利用计算机科技技术。在这样的高速发展的社会中，科技在让我们的生活越来越方便快捷的同时也对现代人的专业素质提高了要求。不仅要求档案管理技术的运用熟练，对于档案管理的人员也要求很多，但是我们在享受这些方便的同时也要不断的发现错误并及时解决问题，建立健全我们的档案管理制度和规范，使档案管理更为严谨准确。
参考文献：
[1]裘洁，发挥高校优势搞好电子信息时代的档案工作[J].学校档案，2001.3.
[2]吴化，当前我国档案信息网站建设状况分析与思考[J].档案学研究，2001.6.
[3]商平安等，档案工作现代化的走向[J].档案学通讯，20001.
[4]刘国能，档案管理上的一场革命[J].中国档案，2001.11.
[5]何竹芳，档案信息化建设对人才的需求与培养[J].中国档案，2001.12.