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摘 要：人事档案是人事管理工作的基础依据，人事档案是人事管理活动中形成的，是集人的成长经历，基本信息，奖惩记录为一体的综合材料，人事档案是企业选拔人才的标准，提升了企业管理水平，促进企业知人善，文章以本企业为例，提出规范人事档案管理的建议。
关键词：规范管理；人事档案；效益；最大化
人事档案记录人的个人经历，学历水平，思想政治水平，品德作风，以及工作表现和薪资待遇的情况，是对一个人评价的综合标准，也是一个人人生轨迹的体现，航天科技集团公司一院十八所是一个企事业融合的单位，保存着近两千多册档案。因此规范化的档案管理是十分必要的。
1 规范化管理，便于有效利用
1.1 建立完善制度，保证有章可循
在国家中组部、航天科技集团公司要求人事档案目标管理考评定级前，该企业的人事档案管理制度不是很健全，人事档案管理基本上只是应付查阅档案、接收转移档案。档案的保管以人员姓氏排列，若出现没有及时归还的档案不易发现，在统计各类人员档案时，也是靠一本一本清点，费时费力效率很低，不但给利用者带来不便，而且在档案管理上已不适应新时代的要求。随着国家中组部、人事部、航天集团的要求，上级对人事档案工作越来越重视，进而本企业人事档案工作也开始引起各级领导的关注，加强了人事档案管理工作。目前，不仅建立了“十八所人事档案管理规定”“十八所人事档案工作目标管理考核制度”，还制定了“人事档案查阅制度”“人事档案库房管理规定”等相关配套制度，基本做到了各部门能根据归档要求，按时向人事档案管理部门移交归档材料，且上交的材料基本符合归档要求。总之，通过制度的建设和完善，不仅使人事档案在工作中有章可循、在管理上有标可依、在考核时有法可依、在使用时有据可查
1.2 提高档案意识，保证归档
在过去，一些领导对人事档案管理工作的认识存在着一定误区，认为人事档案工作不是单位的中心工作，只是附属性的工作，只要能应付查档不丢失就行。一些员工认为，人事档案是组织的事，材料都是由单位组织形成的，与己无关。个人填写的内容对不对、准与不准，组织去核对就行，故上交的材料存在着：年龄、参加工作时间前后不一致、家庭主要成员不写、学历不符、考核材料中夸大自己的工作成绩等现象，使得真实情况难以确定，给个人的定级、评聘、调资、退休等工作带来很大的麻烦。这些都反映出人员的档案意识不强，对人事档案的重视不够。
为了使这一现象有所改观，企业第一加强了人事档案的宣传力度，在企业各阶层进行人事档案知识的培训工作，宣传规范人事档案的重要性，使企业各阶层引起充分的重视，第二，彻底整顿人事管理中存在的问题，规定履历表填写规范的标准，令不符合标准的档案重新填写，彻底杜绝员工对档案问题的马虎现象，1.3 科学规范管理，保证有章可循
科学规范的管理要做到以下几点，公司要重视人力资源处的工作，加大人力资源部门的投资建设，公司在聘用人员时，应对其专业水平进行考核，确保其能胜任人事管理的工作，公司领导及有关部门要不定时抽查其工作，建立完善的监督机制，人事档案交给其档案室集中统一管理，在人事档案管理中，必须严格遵循执国家对档案保密的法律法规，保证档案的机密性，既是对他人的尊重也是遵纪守法的表现，人事档案资料的填写必须使用统一规格用纸，不得用圆珠笔铅笔填写，保证人事档案资料的统一性和不可随意改写的特点，人事档案要求填写事实准确，杜绝材料实际的模棱两可自相矛盾，保证材料的完整性，要求没类每份完整，各项手续齐全，材料不完整将直接影响到组织的考证，失去了档案的记录凭证作用，在人事档案的鉴别过程中应注意档案材料是否属于该人，材料是否按规定填写签名或盖章，以及是否符合归档的标准，鉴别档案材料是人事档案管理的重要步骤，本企业的做法是人力资源部门对所填履历表进行核实，同时与单位的材料进行核对，如存在不实的问题归还给个人进行修改，修改后的资料再次进行核对，经本人确认无误后签字归档，人力资源部门要对档案资料进行科学有规律的整理，对不同类型的档案进行分类编号.
2 信息化管理，便于资源共享
随着科学技术的迅猛发展，出现各学科交叉融合的现象，学科之间相互促进，优势互补，现阶段，我国人事档案管理机制还不健全，目前国外和国内部分单位已经将计算机技术与人事档案管理相结合，利用互联网方便，快捷，查找简便的特点，节省了一大批人力物力，为企业的可持续发展做出贡献，纸质档案不仅不易保存而且查找起来费时费力，容易受到外界环境因素及自然灾害的影响完成信息丢失，采取人事档案信息化管理的模式是人力资源工作发展的需要，如今市场经济条件下对人力资源水平要求越来越高，信息化管理是未来人事档案管理的必然趋势，实现高效率的管理方针，符合时代发展的特点，建立技术性管理系统，要实现人事档案信息化管理，首先要有一套全整的计算机档案管理系统，不仅要建立数据库，还要有不同的功能模块，便于数据信息编制、修改、检索及按不同需求输出相关信息。运行后，人事部门即使更新系统，即使处理更改信息以保证人员信息的时效性，最后，建立人事档案信息网络服务平台，实现人事档案的数字化网络化管理，做好一定的保密工作，对公开信息与保密信息界定合理的界限，从而实现人事资源信息共享，充分发挥了人事档案的效能。
3 档案编研提高人事管理效率
人事档案管理的最终目的是帮助企业管理人才，便于企业发现人才更好的利用人才，更好的为企业服务，这就需要我们从档案中归拢出有用的信息，由于每个人的个人经历，社会评价，荣誉奖惩存在较大差异，根据个人的经历以及专业能力，采取档案编研的方法，分类管理人事档案，建立人才信息库，对有专业特长的人单独汇编成册，作为企业选拔利用人才的标准，提高人事档案的利用效率，使人事档案更能满足用人单位对人才的需求，提升人事档案的利用价值，
积极有效地开展人事档案的编研工作，既是服务于企业的中心工作和人事工作，也是人事档案工作的落脚点，提高人事档案使用价值的重要方法。
4 结语
人事档案规理是国家和企业不可或缺的管理工作，规范人事档案既可提高人事管理的效率，充分利用人事管理的价值可以促进企业又好又快的发展，运用现代化技术，实现人事档案信息化管理使其最大限度的发挥自己的价值。
参考文献
[1] 朱玉媛.现代人事档案管理[M].中国档案出版社，2002：243.
[2] 吴琪.浅析人事档案管理[j].现代企业教育，2008（6）：30-31.
关键词：规范管理；人事档案；效益；最大化
人事档案记录人的个人经历，学历水平，思想政治水平，品德作风，以及工作表现和薪资待遇的情况，是对一个人评价的综合标准，也是一个人人生轨迹的体现，航天科技集团公司一院十八所是一个企事业融合的单位，保存着近两千多册档案。因此规范化的档案管理是十分必要的。
1 规范化管理，便于有效利用
1.1 建立完善制度，保证有章可循
在国家中组部、航天科技集团公司要求人事档案目标管理考评定级前，该企业的人事档案管理制度不是很健全，人事档案管理基本上只是应付查阅档案、接收转移档案。档案的保管以人员姓氏排列，若出现没有及时归还的档案不易发现，在统计各类人员档案时，也是靠一本一本清点，费时费力效率很低，不但给利用者带来不便，而且在档案管理上已不适应新时代的要求。随着国家中组部、人事部、航天集团的要求，上级对人事档案工作越来越重视，进而本企业人事档案工作也开始引起各级领导的关注，加强了人事档案管理工作。目前，不仅建立了“十八所人事档案管理规定”“十八所人事档案工作目标管理考核制度”，还制定了“人事档案查阅制度”“人事档案库房管理规定”等相关配套制度，基本做到了各部门能根据归档要求，按时向人事档案管理部门移交归档材料，且上交的材料基本符合归档要求。总之，通过制度的建设和完善，不仅使人事档案在工作中有章可循、在管理上有标可依、在考核时有法可依、在使用时有据可查
1.2 提高档案意识，保证归档
在过去，一些领导对人事档案管理工作的认识存在着一定误区，认为人事档案工作不是单位的中心工作，只是附属性的工作，只要能应付查档不丢失就行。一些员工认为，人事档案是组织的事，材料都是由单位组织形成的，与己无关。个人填写的内容对不对、准与不准，组织去核对就行，故上交的材料存在着：年龄、参加工作时间前后不一致、家庭主要成员不写、学历不符、考核材料中夸大自己的工作成绩等现象，使得真实情况难以确定，给个人的定级、评聘、调资、退休等工作带来很大的麻烦。这些都反映出人员的档案意识不强，对人事档案的重视不够。
为了使这一现象有所改观，企业第一加强了人事档案的宣传力度，在企业各阶层进行人事档案知识的培训工作，宣传规范人事档案的重要性，使企业各阶层引起充分的重视，第二，彻底整顿人事管理中存在的问题，规定履历表填写规范的标准，令不符合标准的档案重新填写，彻底杜绝员工对档案问题的马虎现象，1.3 科学规范管理，保证有章可循
科学规范的管理要做到以下几点，公司要重视人力资源处的工作，加大人力资源部门的投资建设，公司在聘用人员时，应对其专业水平进行考核，确保其能胜任人事管理的工作，公司领导及有关部门要不定时抽查其工作，建立完善的监督机制，人事档案交给其档案室集中统一管理，在人事档案管理中，必须严格遵循执国家对档案保密的法律法规，保证档案的机密性，既是对他人的尊重也是遵纪守法的表现，人事档案资料的填写必须使用统一规格用纸，不得用圆珠笔铅笔填写，保证人事档案资料的统一性和不可随意改写的特点，人事档案要求填写事实准确，杜绝材料实际的模棱两可自相矛盾，保证材料的完整性，要求没类每份完整，各项手续齐全，材料不完整将直接影响到组织的考证，失去了档案的记录凭证作用，在人事档案的鉴别过程中应注意档案材料是否属于该人，材料是否按规定填写签名或盖章，以及是否符合归档的标准，鉴别档案材料是人事档案管理的重要步骤，本企业的做法是人力资源部门对所填履历表进行核实，同时与单位的材料进行核对，如存在不实的问题归还给个人进行修改，修改后的资料再次进行核对，经本人确认无误后签字归档，人力资源部门要对档案资料进行科学有规律的整理，对不同类型的档案进行分类编号.
2 信息化管理，便于资源共享
随着科学技术的迅猛发展，出现各学科交叉融合的现象，学科之间相互促进，优势互补，现阶段，我国人事档案管理机制还不健全，目前国外和国内部分单位已经将计算机技术与人事档案管理相结合，利用互联网方便，快捷，查找简便的特点，节省了一大批人力物力，为企业的可持续发展做出贡献，纸质档案不仅不易保存而且查找起来费时费力，容易受到外界环境因素及自然灾害的影响完成信息丢失，采取人事档案信息化管理的模式是人力资源工作发展的需要，如今市场经济条件下对人力资源水平要求越来越高，信息化管理是未来人事档案管理的必然趋势，实现高效率的管理方针，符合时代发展的特点，建立技术性管理系统，要实现人事档案信息化管理，首先要有一套全整的计算机档案管理系统，不仅要建立数据库，还要有不同的功能模块，便于数据信息编制、修改、检索及按不同需求输出相关信息。运行后，人事部门即使更新系统，即使处理更改信息以保证人员信息的时效性，最后，建立人事档案信息网络服务平台，实现人事档案的数字化网络化管理，做好一定的保密工作，对公开信息与保密信息界定合理的界限，从而实现人事资源信息共享，充分发挥了人事档案的效能。
3 档案编研提高人事管理效率
人事档案管理的最终目的是帮助企业管理人才，便于企业发现人才更好的利用人才，更好的为企业服务，这就需要我们从档案中归拢出有用的信息，由于每个人的个人经历，社会评价，荣誉奖惩存在较大差异，根据个人的经历以及专业能力，采取档案编研的方法，分类管理人事档案，建立人才信息库，对有专业特长的人单独汇编成册，作为企业选拔利用人才的标准，提高人事档案的利用效率，使人事档案更能满足用人单位对人才的需求，提升人事档案的利用价值，
积极有效地开展人事档案的编研工作，既是服务于企业的中心工作和人事工作，也是人事档案工作的落脚点，提高人事档案使用价值的重要方法。
4 结语
人事档案规理是国家和企业不可或缺的管理工作，规范人事档案既可提高人事管理的效率，充分利用人事管理的价值可以促进企业又好又快的发展，运用现代化技术，实现人事档案信息化管理使其最大限度的发挥自己的价值。
参考文献
[1] 朱玉媛.现代人事档案管理[M].中国档案出版社，2002：243.
[2] 吴琪.浅析人事档案管理[j].现代企业教育，2008（6）：30-31.