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[摘 要]档案管理亦称档案工作，是档案馆或档案室直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。企业员工的档案管理是企业员工管理的一个重要内容，把档案管理工作作为一项基础性工作来抓，始终将档案管理工作作为各项工作重点之一。当今社会人员流动越来越频繁，使得档案管理工作也变得越来越复杂。如何管理好企业员工的信息，成为企业管理中一个大的问题。本文主要对档案的管理进行简单的阐述。
[关键词]档案管理；企事业单位档案管理
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）26-0182-01
档案管理就是把分散在企事业单位的职工档案实行统一、集中、规范的收集管理，建立分类编号管理、电脑存储查询等现代化、专业化的管理系统。档案管理就其基本性质和主要作用来说，是一项管理性的工作，服务性的工作，政治性的工作。
档案管理的对象是档案服务对象同时也是档案的利用者。档案管理者所要解决的矛盾即是将分散、零乱、质杂的档案与所负责区域的档案进确定要规定的内容都是什么，并对其进行分类，这是为以后进行档案编码做准备，类别分完后给各类编一个流水号，作为此类文件的代码，同时将原有文件按分类进行筛选。再根据其形成年份进行再分类，同类别同年分文件根据其形成的时间前后确定其流水号，按编号编制归档目录，目录上注明文件名称，这样基本就能实现文件的有效管理。
随着社会对档案需求的满足程度越来越多。档案管理水平则要适应不断增长的社会需求。从几千年档案管理的历史来看，档案管理是由简单到复杂管理、由经验管理到科学管理、由手工管理到计算机管理、由封闭系统到开放系统而发展的。我国的档案学科发展在几十年几代人的共同努力下，初步构建了档案学的框架体系和分支学科，这无疑是令人骄傲的丰硕成果。
一、传统纸质档案的管理
企业文件与档案的组织形式决定企业文件与档案的业务流程。目前，“文档合一”和“文档分置”是企业文件与档案管理的两种主要组织形式。文档档案管理的基本流程主要为：
1.文件档案的接收
接收档案时应注意检查文件的本文及附件是否完整，文件的处理手续是否完备，如有遗漏应退回相关部门，尽量不要出现某些文件分类归属模糊的现象。如与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门
2.档案文件的整理
档案经过点收后，就需要档案进行分类。档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不能任意修改，如确有修改必要，应事先审慎研议，并拟具新旧档案分类编号对照表，尽量不要出现某些文件分类归属模糊的现象。其次还要注意归档份数，文书档案一般一式两份，其中正文和签发稿各一份作存档用，一份作文件汇编用。搜集归档的范围应该明确分类。其中主要包括：
2.1行政综合类：包括重要的会议材料；制定的内部法规性、政策性文件；组织变革、变迁、大事记、年报等文件材行政综合类：包括重要的会议材料；制定的内部法规性、政策性文件；组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料；发展规划、工作总结汇报；政府机关颁发的重要文件。
2.2组织人事＼教育培训类：员工个人档案、员工变动表、员工花名册、培训登记表等。
2.3会计统计类：年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表，政府主管部门下发的有关文件材料
3.档案的保管与保密管理
档案是国家的宝贵财富，企业各门类档案本身具有机要性质，因此，档案部门和工作人员，必须遵守保密制度，履行保密手续，严格遵守保密十条原则，确保档案的安全。提高档案管理水平，进一步加强档案管理工作，确保档案工作达到总行一级行标准。
档案资料应当按照其内容和载体的不同进行科学分类，根据保存档案的数量，设置档案专用库房的阅档案，库房要坚固，并有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施。建立全宗卷，以积累存储本单位的立卷说明、分类方案、交接凭证、鉴定记录、销毁清册、管理制度、全引介绍等材料。从档案保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，凡是利用档案，必须经档案人员提供，任何人不得直接动用。
4.档案的销毁
档案的销毁，是指对没有保存价值的不归档文件和保管期限已满无须继续保存的档案进行销毁处理。档案的销毁，必须按照国家规定档案销毁的标准，严格进行鉴定。批准销毁的档案，应及时送造纸厂化为纸浆或焚毁，且要有两人鉴销；销毁完毕，鉴销人要在销毁清册上写明某曰已销毁并签名盖章，销毁的档案必须在相应的“档案登记目录”上注明“已销毁”的字样。
二、电子档案出现的必然性和电子档案的管理
传统的纸质档案的管理为企事业单位的档案管理带来了一定麻烦，文件系统下的档案管理同样也显出弊端，在日益信息化的现在，如果能实现档案管理的自动化，无疑将给档案管理部门带来很大的方便。用数据库来管理数据信息已然成为大的趋势。档案的结构是一个比较复杂的问题，而且随着档案实践的发展日趋复杂，尤其电子文件的出现，使得档案信息与载体既可合二为一，又可一分为二，因此档案的构成也必然要考虑到档案的信息和载体两个方面。
电子档案归档主要用磁带和光盘，其电子档案文件即可以存储在磁盘、光盘等介质中。在信息现代化的今天，企事业单位内部已经实现网络化，各个部门可以将自身形成的电子文件上传到档案室。供内部职工进行查阅。电子文档的出现大大减少了这些困扰，档案管理人员可以通过检索目录快速查找到自己所需的文档。
作为一名合格的文档管理的相关人员，除了做好上述进本文档管理之外，还要定期开展资料整理检查与监督，更应该做到：一，增强学习意识，积极参加上级行档案管理部门组织的培训；二是组织相关工作人员学习发行档案管理规章制度，有效的提高档案管理人员的业务水平。
结语：加强档案管理，规范档案搜集归档程序无疑是现代企业档案管理系统的要求。现代化的企业档案管理系统中灵活使用了表格对档案分门别类，组成企业档案管理系统，可以方便地查询、阅读、修改、交流和重复使用。档案管理人员为让档案发挥充分的作用，应该努力搞好档案材料收集、整理、归档，为申请档案等级行一级行评定做足准备工作。
参考文献
[1] DA/T28-2002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范[S].
[关键词]档案管理；企事业单位档案管理
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）26-0182-01
档案管理就是把分散在企事业单位的职工档案实行统一、集中、规范的收集管理，建立分类编号管理、电脑存储查询等现代化、专业化的管理系统。档案管理就其基本性质和主要作用来说，是一项管理性的工作，服务性的工作，政治性的工作。
档案管理的对象是档案服务对象同时也是档案的利用者。档案管理者所要解决的矛盾即是将分散、零乱、质杂的档案与所负责区域的档案进确定要规定的内容都是什么，并对其进行分类，这是为以后进行档案编码做准备，类别分完后给各类编一个流水号，作为此类文件的代码，同时将原有文件按分类进行筛选。再根据其形成年份进行再分类，同类别同年分文件根据其形成的时间前后确定其流水号，按编号编制归档目录，目录上注明文件名称，这样基本就能实现文件的有效管理。
随着社会对档案需求的满足程度越来越多。档案管理水平则要适应不断增长的社会需求。从几千年档案管理的历史来看，档案管理是由简单到复杂管理、由经验管理到科学管理、由手工管理到计算机管理、由封闭系统到开放系统而发展的。我国的档案学科发展在几十年几代人的共同努力下，初步构建了档案学的框架体系和分支学科，这无疑是令人骄傲的丰硕成果。
一、传统纸质档案的管理
企业文件与档案的组织形式决定企业文件与档案的业务流程。目前，“文档合一”和“文档分置”是企业文件与档案管理的两种主要组织形式。文档档案管理的基本流程主要为：
1.文件档案的接收
接收档案时应注意检查文件的本文及附件是否完整，文件的处理手续是否完备，如有遗漏应退回相关部门，尽量不要出现某些文件分类归属模糊的现象。如与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门
2.档案文件的整理
档案经过点收后，就需要档案进行分类。档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不能任意修改，如确有修改必要，应事先审慎研议，并拟具新旧档案分类编号对照表，尽量不要出现某些文件分类归属模糊的现象。其次还要注意归档份数，文书档案一般一式两份，其中正文和签发稿各一份作存档用，一份作文件汇编用。搜集归档的范围应该明确分类。其中主要包括：
2.1行政综合类：包括重要的会议材料；制定的内部法规性、政策性文件；组织变革、变迁、大事记、年报等文件材行政综合类：包括重要的会议材料；制定的内部法规性、政策性文件；组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料；发展规划、工作总结汇报；政府机关颁发的重要文件。
2.2组织人事＼教育培训类：员工个人档案、员工变动表、员工花名册、培训登记表等。
2.3会计统计类：年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表，政府主管部门下发的有关文件材料
3.档案的保管与保密管理
档案是国家的宝贵财富，企业各门类档案本身具有机要性质，因此，档案部门和工作人员，必须遵守保密制度，履行保密手续，严格遵守保密十条原则，确保档案的安全。提高档案管理水平，进一步加强档案管理工作，确保档案工作达到总行一级行标准。
档案资料应当按照其内容和载体的不同进行科学分类，根据保存档案的数量，设置档案专用库房的阅档案，库房要坚固，并有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施。建立全宗卷，以积累存储本单位的立卷说明、分类方案、交接凭证、鉴定记录、销毁清册、管理制度、全引介绍等材料。从档案保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，凡是利用档案，必须经档案人员提供，任何人不得直接动用。
4.档案的销毁
档案的销毁，是指对没有保存价值的不归档文件和保管期限已满无须继续保存的档案进行销毁处理。档案的销毁，必须按照国家规定档案销毁的标准，严格进行鉴定。批准销毁的档案，应及时送造纸厂化为纸浆或焚毁，且要有两人鉴销；销毁完毕，鉴销人要在销毁清册上写明某曰已销毁并签名盖章，销毁的档案必须在相应的“档案登记目录”上注明“已销毁”的字样。
二、电子档案出现的必然性和电子档案的管理
传统的纸质档案的管理为企事业单位的档案管理带来了一定麻烦，文件系统下的档案管理同样也显出弊端，在日益信息化的现在，如果能实现档案管理的自动化，无疑将给档案管理部门带来很大的方便。用数据库来管理数据信息已然成为大的趋势。档案的结构是一个比较复杂的问题，而且随着档案实践的发展日趋复杂，尤其电子文件的出现，使得档案信息与载体既可合二为一，又可一分为二，因此档案的构成也必然要考虑到档案的信息和载体两个方面。
电子档案归档主要用磁带和光盘，其电子档案文件即可以存储在磁盘、光盘等介质中。在信息现代化的今天，企事业单位内部已经实现网络化，各个部门可以将自身形成的电子文件上传到档案室。供内部职工进行查阅。电子文档的出现大大减少了这些困扰，档案管理人员可以通过检索目录快速查找到自己所需的文档。
作为一名合格的文档管理的相关人员，除了做好上述进本文档管理之外，还要定期开展资料整理检查与监督，更应该做到：一，增强学习意识，积极参加上级行档案管理部门组织的培训；二是组织相关工作人员学习发行档案管理规章制度，有效的提高档案管理人员的业务水平。
结语：加强档案管理，规范档案搜集归档程序无疑是现代企业档案管理系统的要求。现代化的企业档案管理系统中灵活使用了表格对档案分门别类，组成企业档案管理系统，可以方便地查询、阅读、修改、交流和重复使用。档案管理人员为让档案发挥充分的作用，应该努力搞好档案材料收集、整理、归档，为申请档案等级行一级行评定做足准备工作。
参考文献
[1] DA/T28-2002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范[S].