“本本，公司何时来了个长寿村老人？”看着本本发来的“人事档案”表，小余差点笑出声来。
　　“长寿村老人？”本本有点摸不着头脑。
　　“看，这是什么？许小杰，223岁！”
　　“哎呀！我这手一哆嗦，多输了一个‘2’！幸好还没发给经理。”
　　“你这个马大哈！”小余想了想，“要不，给你请个秘书？”
　　“别拿我开心啦！”本本说。
　　“我是说，请出‘有效性设置’给你把把关，提提醒，让你少出错。”
　　
　　Excel表格的有效性设置能根据我们事先设置的规则，判断录入的数据是否符合规则，不符合的视为无效数据，不允许录入。比如，可以为“年龄”列设置一个有效性规则。
　　
　　向“离谱”年龄说再见
　　选中“年龄”列，点击“数据→有效性→设置”，设置为“整数、介于、18、60”，并选中“忽略空值”，确定后，对年龄录入的限制就设置好了。根据有效性规则，此列只允许录入18到60间的整数。
　　
　　现在试试，再录入“223”，就会弹出输入值非法的错误提示了。
　　“好啊，有了这个‘秘书’，我就不会再录入那么离谱的年龄了。”本本说，“小余，帮我把‘性别’列也设置一下吧，免得我手一哆嗦，把‘男’录成‘田’，闹出大笑话来。”（用五笔输入汉字时，LL为男，LLL为田。）
　　
　　
　　把“荒唐”性别挡门外
　　选中“性别”列，点击“数据→有效性→设置”，在“允许”中选择“序列”，在“来源”中输入 “男,女”（注意，逗号应在英文状态下录入哦），并选中“忽略空值”、“提供下拉箭头”两项。
　　
　　现在我们来看看效果。把鼠标放在“性别”列中的任意单元格，都可以看到一个下拉箭头，点击它，就出现一个下拉列表 ，我们可以从列表中选择“男”或“女”，但如果试图录入除“男”或“女”之外的荒唐性别，就会弹出错误提示哦！
　　
　　小提示
　　对于直接录入的数据，有效性设置能起到限制作用。但如果数据是以复制、填充方式录入的，则不会弹出错误提示。
　　
　　
　　让出错提示更贴心
　　“这个‘秘书’很不错，就是死板了点。”本本说，“永远只会说 ‘输入值非法’。”
　　“非也！她能给出更贴心的提示，不过需要我们事先设置好。现在，我们就以‘年龄’列为例设置一下吧。”
　　再次选中“年龄”列，点击“数据→有效性→出错警告”，在“错误信息”下输入“温馨提示：本公司只招18至60岁的员工。不招童工，也不返聘哦！”。
　　
　　现在再试试录入“223”，弹出的提示更人性化了吧？
　　
　　每个设置都有意义
　　本本又问道：“对啦，刚才选中‘提供下拉箭头’应该是为了建下拉列表吧？那‘忽略空值’又是什么意思呢？”
　　“忽略空值是指忽略设置了数据有效性的区域中录入的空值。以本例来讲，如果勾选了此项，在‘年龄’和‘性别’列中就允许输入空值；反之，就不允许输入空值。”
　　“谁会那么无聊去输入空值呢？”
　　“在Excel中，不管有意无意，只要你双击了某个单元格，却不输入任何内容，它就认为你输入了空值。我们使用鼠标时，难免不小心就双击了哪个单元格（尤其当鼠标太灵敏时），如果不设置‘忽略空值’，那它每次都要弹出‘输入值非法’的信息，你烦不烦？”
　　
　　小提示
　　如果想取消有效性设置，可以这样操作：
　　2003版：选中该列，点击“数据→有效性→设置→全部清除→确定”。
　　2007版和2010版：点击“数据→数据有效性→数据有效性→设置→全部清除→确定”。
　　注：本文中所涉及到的图表、注解、公式等内容请以PDF格式阅读原文