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【摘要】当下，如何加强非公经济组织的档案管理，是摆在各级档案行政部门的新课题，笔者站在企业档案管理工作者角度，对此作了有益的思考，并从自己工作实际出发，概述了转型后粮食中小型企业在档案管理中存在的突出问题，提出了解决问题的个人见解。同时，对加强档案管理，服务粮食企业经济发展，具有一定的指导意义。
【关键词】如何加强；转型后；粮食中小企业；档案管理
江都区粮食总公司综合档案室成立于1995年，对多年来党政工团等科室在工作中形成的档案资料实行集中管理，包括全系统的人事档案、全区计划经济时期的粮籍档案、总公司财务档案及文书公文档案等。1997年按照上级档案部门的要求，将部分档案移交区档案馆保存并提供社会利用。我公司下属粮食商贸网点和粮食加工企业，长期受国家传统计划经济体制的影响，企业规模小，产品附加值低，市场竞争力弱。1998年以来，响应国务院粮食流通体制改革号召和自身生存发展的需要，全面展开了以企业产权制度变更、企业人员身份转换为主要内容的大规模的改革。在人员分流，企业转型、资产重组和职工分流的过程中，形成了大量档案资料，它反映了粮食行业这一特定时期企业体制变迁和人财物变化的真实面貌，这部分档案，对粮食系统国有资产的管理与监督，对总结经验进一步完善粮食企业经营机制，对切实保障国有下岗职工的切身利益等都有重要的历史参考价值。因此，在当前粮食企业转型时期，如何克服认识水平、管理机制、财力物力等因素的制约，尽量减少这部分历史资料的流失，如何加大档案资料的收集、整理、保管、利用力度，是摆上我们档案管理工作者面前的一项紧迫任务。
一、当前我区粮食中小型企业档案管理中存在的突出问题
1.档案意识淡薄。转型后粮食企业性质以股份制、民营、私营居多，我区作为粮食收购主渠道的粮食购销企业，在2000年至2011年期间，也是实行的承包租赁的经营模式，企业负责人以企业的生存发展为重心，档案观念不强，贯彻落实《档案法》不力，缺乏建档建制的法规意识。
2.档案管理制度不健全。很多单位档案的收集、保管、保护、借阅、保密等制度不够健全，档案管理人员素质低，责任心不强，文件资料堆积如山，不注重资料收集整理、立卷归档工作；我区绝大多数基层转型后的粮食企业无专门档案管理人员，档案整理不及时，丢失严重；有的虽建立了一些管理制度，却流于形式执行不严，借出的档案不履行借阅手续，有借无还时而有之，时间一长档案资料就不知去向；还有些人借此机会在档案资料上做文章，私自涂改文字或数据用来作自己有利的证据，这样严重损害了企业档案的真实性和利用价值。
3.档案硬件投入不足。转型后的非公有制粮食企业，是社会主义公有制经济的重要组成部分，民营企业管理者，优先考虑企业的经济效益，出于获取经济效益回报的目的，在生产规模、产品质量、营销市场，注重资本投入，而对企业档案管理的投入相对不足。随着科学技术的进步，计算机及网络技术在管理中广泛运用，管理手段不断进步，而运用计算机及网络技术管理档案的粮食企业极少，基本还采用手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集、利用和开发。企业普遍存在着档案室建设不标准、不规范，档案保管条件简陋等。
4.缺乏档案专业技术人员队伍。目前企业档案管理人员的专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，与时代发展的要求悬殊较大。表现为档案专业出身的人员较少，知识结构不合理，学历普遍偏低，现代科学知识贫乏，高层次的档案专业人才较少，这些情况已不适应新形势下的企业档案事业发展，档案管理人员的素质直接影响到档案管理水平。
二、加强转型后粮食中小企业档案管理的途径
1.提高认识，明确目标。做好档案工作，领导是重要保证，进一步明确档案工作是各级领导义不容辞的责任和义务。作为区档案行政管理部门，有义务加强对各类企业档案工作的领导与指导，做到国有、民营、私企一视同仁，不偏不倚，利用各种媒体工具，切实宣传好《档案法》，营造依法治档的社会氛围。督促企业领导重视档案工作，增强做好企业档案工作的使命感和责任感。
2.加强服务，技术支持。我区转型后的粮食企业分为二类，一类是有规模的民营企业，是由国有企业、集体企业转制而来，他们的档案曾在档案部门监管指导下健全起来，有档案管理的基础和经验；另一类是是新组建的民营企业，他们除了重视会计档案外，其他的档案仍处在一片空白，档案行政主管部门应帮助引导企业尽快成立企业档案领导小组，配备专兼职档案员，除了有档案室或库房硬件设施外，应指导企业收集文件资料，要保证档案资料齐全、完整归档。指导企业制定本单位的档案收集、整理、归档、保管、保密、统计、鉴定、销毁、安全管理应急预案及档案人员岗位责任制等各项制度，抓好文书、科技、会计、声像、电子、实物及各类专项业务等不同门类档案的系统收集和规范整理工作，确保档案收集有范围、归档有目录、借阅有规定、保管有措施、安全有保障。各粮食企业要主动争取档案行政管理部门的指导和支持，建立定期会商协调机制，及时研究解决档案工作中的实际问题。各级档案部门要加大对粮食企业档案工作的业务指导和支持力度，在人员培训、档案整理、硬件建设、开发利用、达标验收等方面及时提供指导和服务。同时，有条件的企业，要配备计算机参与录入纸质材料档案，建立企业档案网页与OA系统相衔接拓宽信息渠道，方便档案资料的查阅利用。
3.壮大队伍，配备人才。选优配强转型粮食中小企业专兼职档案工作者，加强档案工作人员教育培养，组织专兼职档案人员业务培训，不断提高其政治理论素养和专业素质、业务能力，实行档案人员持证上岗。教育企业档案管理人员要耐得住“寂寞”，增强服务观念，做到“三勤”，即脑勤、手勤、腿勤。不仅要收集文书档案材料，还要收集企业经营管理档案、音像材料、实物和电子文件，要特别注重做好重大活动、重大事件、重点工程、重要领导人来访等形成的珍贵档案资料的收集，力求收集的档案资料完整齐全。及时对收集的大量分散的档案资料进行加工、分析鉴别，从中找出规律性的材料和数据，变死材料为活信息，为开展企业管理工作服务，为企业各项管理工作提供详细、可靠的档案信息资源。同时要落实档案工作人员政治、生活待遇，充分调动和保护档案干部工作积极性。 4.落实责任，加强考核。各粮食企业需将档案工作列入目标责任制管理考评范围，进行年度专项考核。在档案目标管理工作中做出显著成绩的个人，所在单位按照有关规定给予奖励。建立档案建设情况年度通报制度，对未按期达标、档案建设整体严重滞后的单位进行重点督导，促进我区粮食系统档案工作再上新水平。
三、在企业转型过程中，充分发挥档案为民生服务初步实践
1.注重反映企业改制、改革过程中重要档案资料的收集与整理。我区粮食系统从2000年以来，以减员增效、资产重组为重点的企业改革全面展开，通过破产、出售、股份制改革、停产歇业与兼并，企事业单位从75个减少到15个，职工人数从4211人减少到755人，有2287名企业职工解除劳动关系离开我系统，我们系统地收集整理了以劳动关系订立、变更和解除为重点的历史档案资料，多次到本公司相关科室及改制企业，特别是那些关门歇业的单位，收集清点出一批有价值的档案资料，整理成册归档，给这些珍贵的档案安下了家。共整理各类人事用工合同、招工合同、职工下放名册28册；从散落的档案袋中整理出系统外调进调出和系统内调进调出的介绍信17册；从各单位及有关科室收集整理成册的职工解除劳动合同协议22册，避免了原存放在基层各单位的改制资料和解除劳动关系协议面临遗失的危险。企业产权改革，通到国有资产的处置，政策性、敏感性较强，针对这方面的原始资料，我们做到一丝不苟地系统收集归档，包括国土、国资、审计、财政等部门的报告、评估、批件等，整理成册50多件，如实地反映了改革、改制全过程，给领导以清白，给公众以交待。另外，我们还系统整理收集了基层粮食购销企业1—6轮的改革资料，整理归档了基层粮食项目建设、基础设施建设、仓房维修的规划、预算、招投标、施工等文件材料，为粮食企业的持续发展提供服务。
2.发挥档案的凭证功能，为企业职工民生服务。作为总公司档案管理工作者，主动发挥自身特有的优势，把人民群众的根本利益作为工作的出发点和落脚点，进一步整合资源，规范服务，人性化操作，我们做了大量有效的档案信息开发和利用工作。2010年我区出台《关于妥善解决市属企业失业医疗保险有关问题的通知》，解决失业退休人员医疗保险缴费难的矛盾，规定原国有企业职工解除劳动关系后，到达退休年龄办理退休参加医疗保险，可减免一次性医疗保险费。区医疗保险部门在办理减免手续时，需当事人提供解除劳动关系协议，很多同志因丢失无法提供。纷纷到我档案室来找到依据。为更好地落实政府这一关注民生的优惠政策，我们不辞辛劳，为268名下岗人员提供了相关证明资料。再有，原在我系统工作的职工，办理退休手续时，为接续工龄，计算视作养老金缴费年限，寻找原计划内用工合同、招工顶替手续、下放插队等资料，近年来，我们为124名职工复印了原始材料，解决了他们的后顾之忧，使他们满意而归。据统计，在提供档案查找凭证服务方面，我档案室每年平均接待档案利用者共126人次，提供利用档案资料313卷、册。复印档案、资料1291张。其中为职工解决特殊工种、工龄接续、工资待遇、退休养老、学历认定等切身利益问题，占总利用量的87%。这些行之有效的服务工作，为职工排忧解难、化解矛盾，为促进本系统粮食经济的科学发展，营造和谐的社会环境作出了应有贡献。
总之，转型后粮食企业的档案管理，是我国档案事业不可或缺的部分，也是档案行政管理部门档案工作处于探讨的初始阶段，任重而道远，有赖于企业管理者共同探索、携手共建、共享档案资源，为本企业服务，为社会大家庭服务，为推进我国的档案事业发展迈向新的征程。
【关键词】如何加强；转型后；粮食中小企业；档案管理
江都区粮食总公司综合档案室成立于1995年，对多年来党政工团等科室在工作中形成的档案资料实行集中管理，包括全系统的人事档案、全区计划经济时期的粮籍档案、总公司财务档案及文书公文档案等。1997年按照上级档案部门的要求，将部分档案移交区档案馆保存并提供社会利用。我公司下属粮食商贸网点和粮食加工企业，长期受国家传统计划经济体制的影响，企业规模小，产品附加值低，市场竞争力弱。1998年以来，响应国务院粮食流通体制改革号召和自身生存发展的需要，全面展开了以企业产权制度变更、企业人员身份转换为主要内容的大规模的改革。在人员分流，企业转型、资产重组和职工分流的过程中，形成了大量档案资料，它反映了粮食行业这一特定时期企业体制变迁和人财物变化的真实面貌，这部分档案，对粮食系统国有资产的管理与监督，对总结经验进一步完善粮食企业经营机制，对切实保障国有下岗职工的切身利益等都有重要的历史参考价值。因此，在当前粮食企业转型时期，如何克服认识水平、管理机制、财力物力等因素的制约，尽量减少这部分历史资料的流失，如何加大档案资料的收集、整理、保管、利用力度，是摆上我们档案管理工作者面前的一项紧迫任务。
一、当前我区粮食中小型企业档案管理中存在的突出问题
1.档案意识淡薄。转型后粮食企业性质以股份制、民营、私营居多，我区作为粮食收购主渠道的粮食购销企业，在2000年至2011年期间，也是实行的承包租赁的经营模式，企业负责人以企业的生存发展为重心，档案观念不强，贯彻落实《档案法》不力，缺乏建档建制的法规意识。
2.档案管理制度不健全。很多单位档案的收集、保管、保护、借阅、保密等制度不够健全，档案管理人员素质低，责任心不强，文件资料堆积如山，不注重资料收集整理、立卷归档工作；我区绝大多数基层转型后的粮食企业无专门档案管理人员，档案整理不及时，丢失严重；有的虽建立了一些管理制度，却流于形式执行不严，借出的档案不履行借阅手续，有借无还时而有之，时间一长档案资料就不知去向；还有些人借此机会在档案资料上做文章，私自涂改文字或数据用来作自己有利的证据，这样严重损害了企业档案的真实性和利用价值。
3.档案硬件投入不足。转型后的非公有制粮食企业，是社会主义公有制经济的重要组成部分，民营企业管理者，优先考虑企业的经济效益，出于获取经济效益回报的目的，在生产规模、产品质量、营销市场，注重资本投入，而对企业档案管理的投入相对不足。随着科学技术的进步，计算机及网络技术在管理中广泛运用，管理手段不断进步，而运用计算机及网络技术管理档案的粮食企业极少，基本还采用手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集、利用和开发。企业普遍存在着档案室建设不标准、不规范，档案保管条件简陋等。
4.缺乏档案专业技术人员队伍。目前企业档案管理人员的专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，与时代发展的要求悬殊较大。表现为档案专业出身的人员较少，知识结构不合理，学历普遍偏低，现代科学知识贫乏，高层次的档案专业人才较少，这些情况已不适应新形势下的企业档案事业发展，档案管理人员的素质直接影响到档案管理水平。
二、加强转型后粮食中小企业档案管理的途径
1.提高认识，明确目标。做好档案工作，领导是重要保证，进一步明确档案工作是各级领导义不容辞的责任和义务。作为区档案行政管理部门，有义务加强对各类企业档案工作的领导与指导，做到国有、民营、私企一视同仁，不偏不倚，利用各种媒体工具，切实宣传好《档案法》，营造依法治档的社会氛围。督促企业领导重视档案工作，增强做好企业档案工作的使命感和责任感。
2.加强服务，技术支持。我区转型后的粮食企业分为二类，一类是有规模的民营企业，是由国有企业、集体企业转制而来，他们的档案曾在档案部门监管指导下健全起来，有档案管理的基础和经验；另一类是是新组建的民营企业，他们除了重视会计档案外，其他的档案仍处在一片空白，档案行政主管部门应帮助引导企业尽快成立企业档案领导小组，配备专兼职档案员，除了有档案室或库房硬件设施外，应指导企业收集文件资料，要保证档案资料齐全、完整归档。指导企业制定本单位的档案收集、整理、归档、保管、保密、统计、鉴定、销毁、安全管理应急预案及档案人员岗位责任制等各项制度，抓好文书、科技、会计、声像、电子、实物及各类专项业务等不同门类档案的系统收集和规范整理工作，确保档案收集有范围、归档有目录、借阅有规定、保管有措施、安全有保障。各粮食企业要主动争取档案行政管理部门的指导和支持，建立定期会商协调机制，及时研究解决档案工作中的实际问题。各级档案部门要加大对粮食企业档案工作的业务指导和支持力度，在人员培训、档案整理、硬件建设、开发利用、达标验收等方面及时提供指导和服务。同时，有条件的企业，要配备计算机参与录入纸质材料档案，建立企业档案网页与OA系统相衔接拓宽信息渠道，方便档案资料的查阅利用。
3.壮大队伍，配备人才。选优配强转型粮食中小企业专兼职档案工作者，加强档案工作人员教育培养，组织专兼职档案人员业务培训，不断提高其政治理论素养和专业素质、业务能力，实行档案人员持证上岗。教育企业档案管理人员要耐得住“寂寞”，增强服务观念，做到“三勤”，即脑勤、手勤、腿勤。不仅要收集文书档案材料，还要收集企业经营管理档案、音像材料、实物和电子文件，要特别注重做好重大活动、重大事件、重点工程、重要领导人来访等形成的珍贵档案资料的收集，力求收集的档案资料完整齐全。及时对收集的大量分散的档案资料进行加工、分析鉴别，从中找出规律性的材料和数据，变死材料为活信息，为开展企业管理工作服务，为企业各项管理工作提供详细、可靠的档案信息资源。同时要落实档案工作人员政治、生活待遇，充分调动和保护档案干部工作积极性。 4.落实责任，加强考核。各粮食企业需将档案工作列入目标责任制管理考评范围，进行年度专项考核。在档案目标管理工作中做出显著成绩的个人，所在单位按照有关规定给予奖励。建立档案建设情况年度通报制度，对未按期达标、档案建设整体严重滞后的单位进行重点督导，促进我区粮食系统档案工作再上新水平。
三、在企业转型过程中，充分发挥档案为民生服务初步实践
1.注重反映企业改制、改革过程中重要档案资料的收集与整理。我区粮食系统从2000年以来，以减员增效、资产重组为重点的企业改革全面展开，通过破产、出售、股份制改革、停产歇业与兼并，企事业单位从75个减少到15个，职工人数从4211人减少到755人，有2287名企业职工解除劳动关系离开我系统，我们系统地收集整理了以劳动关系订立、变更和解除为重点的历史档案资料，多次到本公司相关科室及改制企业，特别是那些关门歇业的单位，收集清点出一批有价值的档案资料，整理成册归档，给这些珍贵的档案安下了家。共整理各类人事用工合同、招工合同、职工下放名册28册；从散落的档案袋中整理出系统外调进调出和系统内调进调出的介绍信17册；从各单位及有关科室收集整理成册的职工解除劳动合同协议22册，避免了原存放在基层各单位的改制资料和解除劳动关系协议面临遗失的危险。企业产权改革，通到国有资产的处置，政策性、敏感性较强，针对这方面的原始资料，我们做到一丝不苟地系统收集归档，包括国土、国资、审计、财政等部门的报告、评估、批件等，整理成册50多件，如实地反映了改革、改制全过程，给领导以清白，给公众以交待。另外，我们还系统整理收集了基层粮食购销企业1—6轮的改革资料，整理归档了基层粮食项目建设、基础设施建设、仓房维修的规划、预算、招投标、施工等文件材料，为粮食企业的持续发展提供服务。
2.发挥档案的凭证功能，为企业职工民生服务。作为总公司档案管理工作者，主动发挥自身特有的优势，把人民群众的根本利益作为工作的出发点和落脚点，进一步整合资源，规范服务，人性化操作，我们做了大量有效的档案信息开发和利用工作。2010年我区出台《关于妥善解决市属企业失业医疗保险有关问题的通知》，解决失业退休人员医疗保险缴费难的矛盾，规定原国有企业职工解除劳动关系后，到达退休年龄办理退休参加医疗保险，可减免一次性医疗保险费。区医疗保险部门在办理减免手续时，需当事人提供解除劳动关系协议，很多同志因丢失无法提供。纷纷到我档案室来找到依据。为更好地落实政府这一关注民生的优惠政策，我们不辞辛劳，为268名下岗人员提供了相关证明资料。再有，原在我系统工作的职工，办理退休手续时，为接续工龄，计算视作养老金缴费年限，寻找原计划内用工合同、招工顶替手续、下放插队等资料，近年来，我们为124名职工复印了原始材料，解决了他们的后顾之忧，使他们满意而归。据统计，在提供档案查找凭证服务方面，我档案室每年平均接待档案利用者共126人次，提供利用档案资料313卷、册。复印档案、资料1291张。其中为职工解决特殊工种、工龄接续、工资待遇、退休养老、学历认定等切身利益问题，占总利用量的87%。这些行之有效的服务工作，为职工排忧解难、化解矛盾，为促进本系统粮食经济的科学发展，营造和谐的社会环境作出了应有贡献。
总之，转型后粮食企业的档案管理，是我国档案事业不可或缺的部分，也是档案行政管理部门档案工作处于探讨的初始阶段，任重而道远，有赖于企业管理者共同探索、携手共建、共享档案资源，为本企业服务，为社会大家庭服务，为推进我国的档案事业发展迈向新的征程。