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摘要：采购文件是政府采购工作中重要的文件之一，是采购工作的源头，文件编制的质量直接影响采购的成果及项目后期的实施，笔者结合自身经验对采购文件的编制原则及注意要点进行分析及阐述。
关键词：采购文件 编制原则 注意要点
自2003年《中华人民共和国政府采购法》颁布实施以来，我国政府采购工作不断深入发展，采购范围不断拓宽。高校作为事业单位，是实行政府采购的重要单位，高校政府采购已具备可行性和可操作性，实行政府采购首先面临的技术问题就是采购文件的制作。采购文件是告知潜在投标人（谈判响应方）采购项目的内容和数量、投标人资格条件、招标过程的程序规则、评标的标准和方法、主要合同条款等信息的载体，其质量对能否达到政府采购效益最大化的根本目的具有决定性的作用，在具体操作中，笔者结合自身的工作经验对高校政府采购文件的编制原则及要点作简要探讨。
1 采购文件的编制原则
1.1 合法性原则 所谓合法性原则是指采购文件的制作应当符合《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国政府采购法》、《合同法》及相关法律法规的强制性规定，是采购文件编制过程中必须遵守的原则。如果采购文件的内容不符合国家的法律法规，就可能导致“废标”，给双方都带来损失。在编制实施过程中主要体现在以下几个方面：首先采购方式应合法，政府采购有公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源谈判、询价五种采购方式，应根据项目具体情况合法合规的确定采用何种采购方式；其次采购内容应合法，一是供应商资格条件设置应合法适宜，不得设置过高资格要求排斥潜在投标人；二是技术指标及标准应合法，技术指标应当符合相应的国家或行业技术规范及标准，不能套用特定产品的技术规格、不得带有倾向性或者存在排斥潜在投标人的其他内容；三是合同条款内容应符合《合同法》及相应法律法规的规定；再次采购程序应合法，采购文件中关于采购公告、开标、标书发售、澄清等日期设定应满足法定日期要求，招标、投标、开标、评标、定标等严格按采购文件规定的程序执行。
1.2 公平性原则 所谓公平性原则是指采购文件中不得以不合理的条件限制或者排斥潜在投标人，不得对潜在投标人实行歧视性待遇。《中华人民共和国招标投标法实施条例》第二十三条规定：“招标人编制的资格预审文件、招标文件的内容违反法律、行政法规的强制性规定，违反公开、公平、公正和诚实信用原则，影响资格预审结果或者潜在投标人投标的，依法必须进行招标的项目的招标人应当在修改资格预审文件或者招标文件后重新招标。”只有编制公正合理的采购文件才能使采购人选择最适宜的中标人。只有公平才能吸引真正感兴趣、有竞争力的供应商。如果我们一直无视公平性原则，那么高校的政府采购便失去了招标的意义，今后高校的采购工作也必将陷入因没有足够法定人数的供应商参与而影响采购效率尴尬局面。
1.3 可行性原则 所谓可行性原则是指采购文件中标明的要求是否具有可操作性，能否按计划进行有效的实施。一个无法有效实施的采购文件，是毫无价值的。招标文件的可行性原则主要体现在以下几个方面：第一，合并采购项目。高校采购项目种类繁多，合理的将一些相关设备合并采购是节约成本及时间的一个有效措施，但是若为了成本将相关性不大的设备合并采购则会适得其反，评标专家对部分标项不能做出最专业的技术评判，最终导致流标，重新招标反而增加了重复工作量，减缓采购效率。第二，供应商的资格要求。要提出合理的供应商资格要求，并不是越高越好、越多越好。比如一采购项目要求供应商必须为生产型企业，而市场上对于该类项目提供服务的多为销售型企业，如此规定导致供应商对此不合理的资格要求提出质疑，影响采购执行的进度。第三，具体评标方法及细则。评分办法及细则是评标委员会评审的依据，一定要具有可操作性。若不然则会导致评审工作的中断，以致影响整个招标采购工作。比如，图书馆中文图书招标采购是确定几家协议供应商，其投标报价是图书的折扣率，若在评标方法中将具有50万元人民币以上等的相关项目业绩作为公司经济实力的相关条款，则不具有可行性，使评标过程无法执行。
1.4 严谨性原则 所谓严谨性原则是指采购文件所表述的内容要详尽完整，用词要清晰准确。采购文件编制的完善与否，对评标工作的进行、评标的质量和速度有着直接影响。采购文件内容应包括采购公告、投标人资格条件、项目名称、编号、数量、技术要求、投标报价要求、投标保证金要求、评标细则和方法、废标条款、交货时间、付款方式、验收标准、合同基本条款等等。这些内容中，有的在采购文件内不止一处出现，这就要注意前后的统一性和一致性，避免各部分之间出现矛盾，导致投标人对内容理解有歧义，从而影响投标人的正常报价。
2 采购文件编制注意要点
2.1 供应商资格要求确定 采购文件编制时要明确指出对投标人的资质要求，这关系到投标人是否具备报名条件，也是保证中标方具备供货能力的保障。资格要求主要包括投标人公司注册资金、相关专业资格证书、近年来业绩水平等，有助于直观、有效地反映投标人的服务质量、技术水平、产品质量等多方面信息，从而确保中标人的履约能力，从源头上降低招标人的风险。
但是在限定资格条件时也要注意合理性，既不能有歧视性或倾向性，也不能设定过高、超出实际采购需要，《招标投标法》第18条规定，招标人不得以不合理的条件限制或排斥潜在投标人，不得对潜在投标人实行歧视待遇；浙江省财政厅《关于规范政府采购供应商资格设定及资格审查的通知》第四条规定“不符合项目特定资格条件的供应商要求获取采购文件的，采购组织机构不得拒绝，并应允许其对特定资格条件的合法性提出质疑”。只有在满足采购项目规模和条件的基础上，合理合法的设定供应商资格要求，才能真正意义上发挥政府采购的作用，达到时间成本、人力成本及物力成本的节约。
2.2 技术要求的确定 技术要求是充分体现招标项目需求并符合相关法律法规的技术文件，在编制技术要求时应注意以下几个方面：首先，内容要全面。设备的技术规格书内容应当包括基本要求、技术参数、配置、附件、备品备件、售后服务期、安装及调试服务等内容；其次，关键技术性条款要求应清晰表达，比如某些不允许有偏离的技术指标应明确指出，加粗或以“*”标注，明确对此条款不响应则为无效标。采购文件技术参数除满足全面清晰的要求外更要注意不能具有倾向性的原则，采购文件中规定的各项技术规格不得标明特定的品牌、专利、特有技术参数等信息，这在高校政府采购尤其是专业类设备采购时尤为常见。比如通过特定的技术参数等方式间接的制定品牌，此时在书写采购文件时就要注意避免出现技术参数精确到某一数值的现象，可用限定范围的方式来代替，不大于或者不小于某一数值的表述方式均可有效的避免这种倾向性。对于某些重大项目也可在采购文件发出之前请相关行业的专家对技术要求进行标前论证，从而使技术要求更加符合招标项目的实际需求。
2.3 评标细则的确定 评标标准和方法是采购文件的重要组成部分，评标方法不同，中标的结果也会不同。科学合理的评标标准和方法应该体现出公开、公平、公正原则以及体现招标人采购目标及要求原则。在编制招标文件时，应当根据招标项目的不同特点，选用最适合的评标方法。综合评分法以其简便易行而被广泛使用，其评分因素主要从应标公司的经验和实力情况、技术方案、服务承诺和优惠以及价格四个方面去设置，具体评审细则应包括各评分因素的选择和细化、权重分配、评分条件以及相应的解释。在细化设置原则上，评审细则应体现对项目的适用性、针对性、评分可操作性，应保证公平、规范、合理，同时要避免倾向性设计。对于特殊项目比如家具、军训服等需要实样的项目，其评标标准中更要对实样的评判进行说明。只有谨慎选择合适的评标方法，合理细化评审细則，同时保证公正评审，才能评定出最适宜的中标供应商。
综上，采购文件是政府采购工作进行的纲领性文件，是招标人和投标人必须遵守的准则，采购文件编制人员应予以高度重视，坚持合法、公正、可行、严谨的原则，仔细推敲、逻辑严密、认真审核，编制出高质量高水平的采购文件，促进政府采购工作的有序开展。
参考文献：
[1]袁晶.浅谈如何提高招标文件的编制质量[J].科技信息，2014，5:273.
[2]苗凯.招标文件的编制原则[J].吉林农业，2010，7：228.
[3]魏周花.浅谈编制招标文件应遵循的几点原则[J].甘肃农业，2012，13:87-88.
[4]付德春，金奎万.高校招标采购中编制招标文件的几点思考[J].科技资讯，2012，21：209-210.
关键词：采购文件 编制原则 注意要点
自2003年《中华人民共和国政府采购法》颁布实施以来，我国政府采购工作不断深入发展，采购范围不断拓宽。高校作为事业单位，是实行政府采购的重要单位，高校政府采购已具备可行性和可操作性，实行政府采购首先面临的技术问题就是采购文件的制作。采购文件是告知潜在投标人（谈判响应方）采购项目的内容和数量、投标人资格条件、招标过程的程序规则、评标的标准和方法、主要合同条款等信息的载体，其质量对能否达到政府采购效益最大化的根本目的具有决定性的作用，在具体操作中，笔者结合自身的工作经验对高校政府采购文件的编制原则及要点作简要探讨。
1 采购文件的编制原则
1.1 合法性原则 所谓合法性原则是指采购文件的制作应当符合《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国政府采购法》、《合同法》及相关法律法规的强制性规定，是采购文件编制过程中必须遵守的原则。如果采购文件的内容不符合国家的法律法规，就可能导致“废标”，给双方都带来损失。在编制实施过程中主要体现在以下几个方面：首先采购方式应合法，政府采购有公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源谈判、询价五种采购方式，应根据项目具体情况合法合规的确定采用何种采购方式；其次采购内容应合法，一是供应商资格条件设置应合法适宜，不得设置过高资格要求排斥潜在投标人；二是技术指标及标准应合法，技术指标应当符合相应的国家或行业技术规范及标准，不能套用特定产品的技术规格、不得带有倾向性或者存在排斥潜在投标人的其他内容；三是合同条款内容应符合《合同法》及相应法律法规的规定；再次采购程序应合法，采购文件中关于采购公告、开标、标书发售、澄清等日期设定应满足法定日期要求，招标、投标、开标、评标、定标等严格按采购文件规定的程序执行。
1.2 公平性原则 所谓公平性原则是指采购文件中不得以不合理的条件限制或者排斥潜在投标人，不得对潜在投标人实行歧视性待遇。《中华人民共和国招标投标法实施条例》第二十三条规定：“招标人编制的资格预审文件、招标文件的内容违反法律、行政法规的强制性规定，违反公开、公平、公正和诚实信用原则，影响资格预审结果或者潜在投标人投标的，依法必须进行招标的项目的招标人应当在修改资格预审文件或者招标文件后重新招标。”只有编制公正合理的采购文件才能使采购人选择最适宜的中标人。只有公平才能吸引真正感兴趣、有竞争力的供应商。如果我们一直无视公平性原则，那么高校的政府采购便失去了招标的意义，今后高校的采购工作也必将陷入因没有足够法定人数的供应商参与而影响采购效率尴尬局面。
1.3 可行性原则 所谓可行性原则是指采购文件中标明的要求是否具有可操作性，能否按计划进行有效的实施。一个无法有效实施的采购文件，是毫无价值的。招标文件的可行性原则主要体现在以下几个方面：第一，合并采购项目。高校采购项目种类繁多，合理的将一些相关设备合并采购是节约成本及时间的一个有效措施，但是若为了成本将相关性不大的设备合并采购则会适得其反，评标专家对部分标项不能做出最专业的技术评判，最终导致流标，重新招标反而增加了重复工作量，减缓采购效率。第二，供应商的资格要求。要提出合理的供应商资格要求，并不是越高越好、越多越好。比如一采购项目要求供应商必须为生产型企业，而市场上对于该类项目提供服务的多为销售型企业，如此规定导致供应商对此不合理的资格要求提出质疑，影响采购执行的进度。第三，具体评标方法及细则。评分办法及细则是评标委员会评审的依据，一定要具有可操作性。若不然则会导致评审工作的中断，以致影响整个招标采购工作。比如，图书馆中文图书招标采购是确定几家协议供应商，其投标报价是图书的折扣率，若在评标方法中将具有50万元人民币以上等的相关项目业绩作为公司经济实力的相关条款，则不具有可行性，使评标过程无法执行。
1.4 严谨性原则 所谓严谨性原则是指采购文件所表述的内容要详尽完整，用词要清晰准确。采购文件编制的完善与否，对评标工作的进行、评标的质量和速度有着直接影响。采购文件内容应包括采购公告、投标人资格条件、项目名称、编号、数量、技术要求、投标报价要求、投标保证金要求、评标细则和方法、废标条款、交货时间、付款方式、验收标准、合同基本条款等等。这些内容中，有的在采购文件内不止一处出现，这就要注意前后的统一性和一致性，避免各部分之间出现矛盾，导致投标人对内容理解有歧义，从而影响投标人的正常报价。
2 采购文件编制注意要点
2.1 供应商资格要求确定 采购文件编制时要明确指出对投标人的资质要求，这关系到投标人是否具备报名条件，也是保证中标方具备供货能力的保障。资格要求主要包括投标人公司注册资金、相关专业资格证书、近年来业绩水平等，有助于直观、有效地反映投标人的服务质量、技术水平、产品质量等多方面信息，从而确保中标人的履约能力，从源头上降低招标人的风险。
但是在限定资格条件时也要注意合理性，既不能有歧视性或倾向性，也不能设定过高、超出实际采购需要，《招标投标法》第18条规定，招标人不得以不合理的条件限制或排斥潜在投标人，不得对潜在投标人实行歧视待遇；浙江省财政厅《关于规范政府采购供应商资格设定及资格审查的通知》第四条规定“不符合项目特定资格条件的供应商要求获取采购文件的，采购组织机构不得拒绝，并应允许其对特定资格条件的合法性提出质疑”。只有在满足采购项目规模和条件的基础上，合理合法的设定供应商资格要求，才能真正意义上发挥政府采购的作用，达到时间成本、人力成本及物力成本的节约。
2.2 技术要求的确定 技术要求是充分体现招标项目需求并符合相关法律法规的技术文件，在编制技术要求时应注意以下几个方面：首先，内容要全面。设备的技术规格书内容应当包括基本要求、技术参数、配置、附件、备品备件、售后服务期、安装及调试服务等内容；其次，关键技术性条款要求应清晰表达，比如某些不允许有偏离的技术指标应明确指出，加粗或以“*”标注，明确对此条款不响应则为无效标。采购文件技术参数除满足全面清晰的要求外更要注意不能具有倾向性的原则，采购文件中规定的各项技术规格不得标明特定的品牌、专利、特有技术参数等信息，这在高校政府采购尤其是专业类设备采购时尤为常见。比如通过特定的技术参数等方式间接的制定品牌，此时在书写采购文件时就要注意避免出现技术参数精确到某一数值的现象，可用限定范围的方式来代替，不大于或者不小于某一数值的表述方式均可有效的避免这种倾向性。对于某些重大项目也可在采购文件发出之前请相关行业的专家对技术要求进行标前论证，从而使技术要求更加符合招标项目的实际需求。
2.3 评标细则的确定 评标标准和方法是采购文件的重要组成部分，评标方法不同，中标的结果也会不同。科学合理的评标标准和方法应该体现出公开、公平、公正原则以及体现招标人采购目标及要求原则。在编制招标文件时，应当根据招标项目的不同特点，选用最适合的评标方法。综合评分法以其简便易行而被广泛使用，其评分因素主要从应标公司的经验和实力情况、技术方案、服务承诺和优惠以及价格四个方面去设置，具体评审细则应包括各评分因素的选择和细化、权重分配、评分条件以及相应的解释。在细化设置原则上，评审细则应体现对项目的适用性、针对性、评分可操作性，应保证公平、规范、合理，同时要避免倾向性设计。对于特殊项目比如家具、军训服等需要实样的项目，其评标标准中更要对实样的评判进行说明。只有谨慎选择合适的评标方法，合理细化评审细則，同时保证公正评审，才能评定出最适宜的中标供应商。
综上，采购文件是政府采购工作进行的纲领性文件，是招标人和投标人必须遵守的准则，采购文件编制人员应予以高度重视，坚持合法、公正、可行、严谨的原则，仔细推敲、逻辑严密、认真审核，编制出高质量高水平的采购文件，促进政府采购工作的有序开展。
参考文献：
[1]袁晶.浅谈如何提高招标文件的编制质量[J].科技信息，2014，5:273.
[2]苗凯.招标文件的编制原则[J].吉林农业，2010，7：228.
[3]魏周花.浅谈编制招标文件应遵循的几点原则[J].甘肃农业，2012，13:87-88.
[4]付德春，金奎万.高校招标采购中编制招标文件的几点思考[J].科技资讯，2012，21：209-210.