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【摘要】本文对河南省高校档案管理中信息技术应用现状做了调查研究， 并针对现状， 多角度、全面地分析了影响档案工作发展的各种因素， 进一步提出了高校档案的信息化管理建设对策。
为了更好地利用和发挥信息技术在高校档案管理中的作用， 笔者以本省高校为研究对象， 采用调查法、文献研究法等进行调查， 且在此基础上， 进一步发现高校信息技术在实际应用中存在的问题， 并尝试探寻解决问题的方法。
一、高校档案管理工作中应用信息技术的现状
（一） 管理体制及运行机制情况
通过调查统计， 我省35 所本科高校中档案管理部门为处级建制的仅有3 所： 河南大学、河南师范大学、郑州轻工业学院， 其他均隶属办公室或图书馆， 为其一个科室，而且档案馆（室） 内部没有专门的档案信息化或信息中心设置。35 所高校中仅有几所有档案工作发展规划， 且分散在学校总体规划中， 占据篇幅不到半页甚至几行。
（二） 档案信息化建设情况
高校档案信息化基础设施建设包括硬件、软件设施两个方面。硬件设施主要有计算机、打印机、扫描仪、复印机、存储器和其他必备的组件。软件方面， 包括档案信息处理系统、档案信息数据库以及相关程序和软件等。在档案信息化基础设施建设方面， 各高校差异较大： 有的高校档案部门软硬件配套完整， 有的却仅仅有几台电脑座位摆设； 有的高校档案部门在购置软硬件时， 不管是否需要，统统购置； 有的高校档案部门软硬件一应俱全， 但就是没有真正派上用场。
据调查， 我省高校最早应用档案管理系统软件是在1995 年， 当时仅有3 所使用， 近年来虽有增长， 但截止到2010 年12 月使用档案管理系统软件的高校也只有17 个，只占48.8%， 并且， 引进的档案管理软件并没有在全校推广使用。2010 年， 档案数字化的案卷级信息9 所， 占使用软件学校的52.9%， 著录案卷级信息最少的257 条， 最多的22519 条， 著录文件级信息的只有9 所， 全文的2 所，多媒体（音） 视频的1 所。硬件建设方面， 各高校均配备了计算机等档案数字化的基本设备， 能够基本满足档案信息化建设需求， 但打印机、复印机、扫描仪、服务器等现代化办公设备有的高校还是空白。同时， 各高校办学规模的不断扩大， 档案数量也逐年增加， 现代化办公设备设施的数量和质量亟待进一步提高。
通过访谈中笔者发现， 在日常档案工作中， 经常利用档案管理软件进行档案整理、查阅的高校不到一半。大部分高校虽然拥有档案管理软件， 但档案数字化信息少之又少， 很少使用或根本没使用过软件系统进行档案管理。从馆藏资源载体来看， 档案载体比较单一， 不能满足广大档案利用者视听信息的需求。总之， 在硬件建设存在重建设轻应用现象， 造成了很大的资源浪费， 在软件建设中先进档案管理系统的缺乏、档案资源载体的单一性业已成为档案信息化发展的瓶颈。
（三） 档案队伍建设情况
调查显示， 该省高校的档案队伍从年龄分布来看， 35,岁以下25 人， 占总人数的17.7%； 35-50 岁69 人， 占总人数的48.9%； 50 以上47 人， 占总人数的33.3%。学历方面， 本科及以上122 人， 占总人数的86.5%； 专科及以下19 人， 占总人数的13.4%。档案专业职称119 人， 占总人数的84.4%； 其他专业职称22 人， 占总人数的15.6%。纵观全省高校， 从年龄、学历、职称结构各方面整体来看档案队伍配备比较合理， 但在发展中出现了严重的短板现象，有的高校在人员配备方面极不科学： 老龄化问题严重， 青黄不接， 学历、职称结构不科学， 并且每所高校档案部门工作人员平均才4 人， 人员编制严重不足。在访谈中发现，有的高校档案队伍、现代化办公设备等配置比较科学合理，但工作进展依然迟缓， 究其原因： 档案意识淡薄、管理松懈助长了档案人员的惰性， 加之对现代信息知识、技能不甚了解， 对网络、多媒体、软件的管理维护更是知之甚少，档案用机及管理软件出现问题时不能及时排除障碍。可见，对其进行现代办公设备及软件操作的培训十分必要。
综上所述， 目前我省高校信息技术在档案管理应用中存在着诸多问题， 主要原因有体制不健全、软硬件建设不足、管理方式滞后、档案队伍信息技能缺乏等。这些问题严重阻碍了高校档案信息化建设的进程， 如何解决这些问题是我省高校档案工作的当务之急。
二、建设对策
（一） 加强意识， 统筹规划
高校各级领导应作为贯彻执行《档案法》的带头人，首先要增强自身档案意识， 积极做好宣传工作， 在宣传中抓落实， 在贯彻中抓成效， 力求三个到位： 一是领导认识到位。把档案工作列入议事日程， 提高其社会地位是见证学校领导对档案工作重视与否的体现。把档案综合管理达标升级工作真正列入学校的议事日程， 并定期对档案综合管理进行监督、检查、指导。做到年初有计划、年中有检查， 并把考核结果与晋升专业技术职务和提拔挂起钩来，切实使学校档案管理工作走向正规化、标准化。二是学校投资到位。资金、先进的现代化办公设备是档案数字化建设得以顺利进行的保障。充分利用计算机这种现代管理工具， 提高计算机进行档案管理的水平， 是实现高校档案管理工作科学化和现代化的必备条件。三是管理到位。为全面提升档案现代化管理水平， 各高校应把建立健全档案管理各项规章制度作为第一要务， 特别是要想使信息化工作落到实处， 《档案工作激励机制》的建立尤其重要。同时，在对档案信息化工作的评估中， 必须建立相应的评价体系和激励机制， 予以认可和奖励， 以激发档案工作人员的积极性。
（二） 统一领导， 双轨并行
近年来， 由于各高校合并、重建新校区， 异地办学体制下档案不宜集中管理， 针对这一特殊情况， 各高校档案工作可以按照统一领导、分级管理的原则， 推行“集中 分散” 的管理模式， 总校区的档案集中统一管理， 分校区设立档案室或档案分室， 部分档案可以单独管理。分校区可建立虚拟校园网， 分配给档案管理系统账号， 实行网络管理， 定期进行技术指导和业务培训。
（三） 加强建设， 营造环境
首先， 软件建设要上水平。目前， 市场上档案管理软件纷繁复杂， 引进先进、稳定、性能完善的档案管理软件是档案信息化工作顺畅开展以及长远发展的保证。其次，硬件要重建设重应用。配备足够数量的先进的现代化办公设备， 是加速档案信息化建设进程的基础。另外， 在加强设备投入的同时， 加强设备的管理、应用和维护， 树立管理人员的服务意识， 保障设备的良好性能， 提高设备有效的利用率， 避免出现重建设轻应用现象。
（四） 改善体制， 坚持创新
要使档案工作蓬勃向上， 跟上时代的节奏， 必须最大限度地调动一切积极因素， 弃旧建新， 创建一套充满活力的管理、运行机制， 坚持创新： 1.创新内部管理， 提升现代化管理水平， 力求现代化。购置先进的档案管理软件（网络版） 改变传统的手工方式， 以智能化的计算机管理为主， 工作环节以监控信息为核心。在全校范围内全面推广运行档案网络管理软件， 实行网络管理。2.创新管理思路，提高档案队伍素质。紧跟时代步伐， 积极加强档案人才队伍建设， 加大档案管理人员的培训力度， 加强新知识、新技术的学习和掌握， 培养和造就既有档案专业知识， 又掌握现代化管理手段的档案专业人才。3.赋予档案馆（室）一定的人事权力。以高校档案馆（室） 为主， 对各立档单位兼职档案员进行考核， 这样能强化档案馆（室） 的行业管理职能。高校档案工作人员要保持相对的稳定， 不要轻易换岗。
（五） 建立架构， 实现对接
存在多个独立管理软件的高校， 在档案信息化建设中可采取“313” 架构建设， 即3 个重点数据库（目录数据库、全文数据库、多媒体数据库）、1 个服务平台（面向互联网为学校、社会各界提供学校公开信息及馆藏开放档案资料阅览服务平台）、3 个归档电子文件无缝对接管理系统（招生录取系统、统招毕业生学籍管理系统、函授毕业生学籍管理系统等等）。这将会大大节省劳动力， 推进档案信息化的建设进程。
为了更好地利用和发挥信息技术在高校档案管理中的作用， 笔者以本省高校为研究对象， 采用调查法、文献研究法等进行调查， 且在此基础上， 进一步发现高校信息技术在实际应用中存在的问题， 并尝试探寻解决问题的方法。
一、高校档案管理工作中应用信息技术的现状
（一） 管理体制及运行机制情况
通过调查统计， 我省35 所本科高校中档案管理部门为处级建制的仅有3 所： 河南大学、河南师范大学、郑州轻工业学院， 其他均隶属办公室或图书馆， 为其一个科室，而且档案馆（室） 内部没有专门的档案信息化或信息中心设置。35 所高校中仅有几所有档案工作发展规划， 且分散在学校总体规划中， 占据篇幅不到半页甚至几行。
（二） 档案信息化建设情况
高校档案信息化基础设施建设包括硬件、软件设施两个方面。硬件设施主要有计算机、打印机、扫描仪、复印机、存储器和其他必备的组件。软件方面， 包括档案信息处理系统、档案信息数据库以及相关程序和软件等。在档案信息化基础设施建设方面， 各高校差异较大： 有的高校档案部门软硬件配套完整， 有的却仅仅有几台电脑座位摆设； 有的高校档案部门在购置软硬件时， 不管是否需要，统统购置； 有的高校档案部门软硬件一应俱全， 但就是没有真正派上用场。
据调查， 我省高校最早应用档案管理系统软件是在1995 年， 当时仅有3 所使用， 近年来虽有增长， 但截止到2010 年12 月使用档案管理系统软件的高校也只有17 个，只占48.8%， 并且， 引进的档案管理软件并没有在全校推广使用。2010 年， 档案数字化的案卷级信息9 所， 占使用软件学校的52.9%， 著录案卷级信息最少的257 条， 最多的22519 条， 著录文件级信息的只有9 所， 全文的2 所，多媒体（音） 视频的1 所。硬件建设方面， 各高校均配备了计算机等档案数字化的基本设备， 能够基本满足档案信息化建设需求， 但打印机、复印机、扫描仪、服务器等现代化办公设备有的高校还是空白。同时， 各高校办学规模的不断扩大， 档案数量也逐年增加， 现代化办公设备设施的数量和质量亟待进一步提高。
通过访谈中笔者发现， 在日常档案工作中， 经常利用档案管理软件进行档案整理、查阅的高校不到一半。大部分高校虽然拥有档案管理软件， 但档案数字化信息少之又少， 很少使用或根本没使用过软件系统进行档案管理。从馆藏资源载体来看， 档案载体比较单一， 不能满足广大档案利用者视听信息的需求。总之， 在硬件建设存在重建设轻应用现象， 造成了很大的资源浪费， 在软件建设中先进档案管理系统的缺乏、档案资源载体的单一性业已成为档案信息化发展的瓶颈。
（三） 档案队伍建设情况
调查显示， 该省高校的档案队伍从年龄分布来看， 35,岁以下25 人， 占总人数的17.7%； 35-50 岁69 人， 占总人数的48.9%； 50 以上47 人， 占总人数的33.3%。学历方面， 本科及以上122 人， 占总人数的86.5%； 专科及以下19 人， 占总人数的13.4%。档案专业职称119 人， 占总人数的84.4%； 其他专业职称22 人， 占总人数的15.6%。纵观全省高校， 从年龄、学历、职称结构各方面整体来看档案队伍配备比较合理， 但在发展中出现了严重的短板现象，有的高校在人员配备方面极不科学： 老龄化问题严重， 青黄不接， 学历、职称结构不科学， 并且每所高校档案部门工作人员平均才4 人， 人员编制严重不足。在访谈中发现，有的高校档案队伍、现代化办公设备等配置比较科学合理，但工作进展依然迟缓， 究其原因： 档案意识淡薄、管理松懈助长了档案人员的惰性， 加之对现代信息知识、技能不甚了解， 对网络、多媒体、软件的管理维护更是知之甚少，档案用机及管理软件出现问题时不能及时排除障碍。可见，对其进行现代办公设备及软件操作的培训十分必要。
综上所述， 目前我省高校信息技术在档案管理应用中存在着诸多问题， 主要原因有体制不健全、软硬件建设不足、管理方式滞后、档案队伍信息技能缺乏等。这些问题严重阻碍了高校档案信息化建设的进程， 如何解决这些问题是我省高校档案工作的当务之急。
二、建设对策
（一） 加强意识， 统筹规划
高校各级领导应作为贯彻执行《档案法》的带头人，首先要增强自身档案意识， 积极做好宣传工作， 在宣传中抓落实， 在贯彻中抓成效， 力求三个到位： 一是领导认识到位。把档案工作列入议事日程， 提高其社会地位是见证学校领导对档案工作重视与否的体现。把档案综合管理达标升级工作真正列入学校的议事日程， 并定期对档案综合管理进行监督、检查、指导。做到年初有计划、年中有检查， 并把考核结果与晋升专业技术职务和提拔挂起钩来，切实使学校档案管理工作走向正规化、标准化。二是学校投资到位。资金、先进的现代化办公设备是档案数字化建设得以顺利进行的保障。充分利用计算机这种现代管理工具， 提高计算机进行档案管理的水平， 是实现高校档案管理工作科学化和现代化的必备条件。三是管理到位。为全面提升档案现代化管理水平， 各高校应把建立健全档案管理各项规章制度作为第一要务， 特别是要想使信息化工作落到实处， 《档案工作激励机制》的建立尤其重要。同时，在对档案信息化工作的评估中， 必须建立相应的评价体系和激励机制， 予以认可和奖励， 以激发档案工作人员的积极性。
（二） 统一领导， 双轨并行
近年来， 由于各高校合并、重建新校区， 异地办学体制下档案不宜集中管理， 针对这一特殊情况， 各高校档案工作可以按照统一领导、分级管理的原则， 推行“集中 分散” 的管理模式， 总校区的档案集中统一管理， 分校区设立档案室或档案分室， 部分档案可以单独管理。分校区可建立虚拟校园网， 分配给档案管理系统账号， 实行网络管理， 定期进行技术指导和业务培训。
（三） 加强建设， 营造环境
首先， 软件建设要上水平。目前， 市场上档案管理软件纷繁复杂， 引进先进、稳定、性能完善的档案管理软件是档案信息化工作顺畅开展以及长远发展的保证。其次，硬件要重建设重应用。配备足够数量的先进的现代化办公设备， 是加速档案信息化建设进程的基础。另外， 在加强设备投入的同时， 加强设备的管理、应用和维护， 树立管理人员的服务意识， 保障设备的良好性能， 提高设备有效的利用率， 避免出现重建设轻应用现象。
（四） 改善体制， 坚持创新
要使档案工作蓬勃向上， 跟上时代的节奏， 必须最大限度地调动一切积极因素， 弃旧建新， 创建一套充满活力的管理、运行机制， 坚持创新： 1.创新内部管理， 提升现代化管理水平， 力求现代化。购置先进的档案管理软件（网络版） 改变传统的手工方式， 以智能化的计算机管理为主， 工作环节以监控信息为核心。在全校范围内全面推广运行档案网络管理软件， 实行网络管理。2.创新管理思路，提高档案队伍素质。紧跟时代步伐， 积极加强档案人才队伍建设， 加大档案管理人员的培训力度， 加强新知识、新技术的学习和掌握， 培养和造就既有档案专业知识， 又掌握现代化管理手段的档案专业人才。3.赋予档案馆（室）一定的人事权力。以高校档案馆（室） 为主， 对各立档单位兼职档案员进行考核， 这样能强化档案馆（室） 的行业管理职能。高校档案工作人员要保持相对的稳定， 不要轻易换岗。
（五） 建立架构， 实现对接
存在多个独立管理软件的高校， 在档案信息化建设中可采取“313” 架构建设， 即3 个重点数据库（目录数据库、全文数据库、多媒体数据库）、1 个服务平台（面向互联网为学校、社会各界提供学校公开信息及馆藏开放档案资料阅览服务平台）、3 个归档电子文件无缝对接管理系统（招生录取系统、统招毕业生学籍管理系统、函授毕业生学籍管理系统等等）。这将会大大节省劳动力， 推进档案信息化的建设进程。