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〔摘 要〕本文从国内外大学图书馆的建制现状出发,在回顾清华大学图书馆历史沿革的基础上,阐述了清华大学建设由总馆,专业分馆与院系资料室组成三级文献保障体系的构想。结合三级文献保障体系的发展历程,文章详细介绍了该体系的构建方式与运作经验。文章的最后部分对三级文献保障体系的发展方向进行了展望。
〔关键词〕高校图书馆;三级文献保障体系;分馆;资料室
DOI:10.3969/j.issn.1008-0821.2010.09.043
〔中图分类号〕G253 〔文献标识码〕B 〔文章编号〕1008-0821(2010)09-0163-03
Research and Development of the Three-Level Information
Support System(TLISS)in Tsinghua UniversityZhuang Mei Xiang Yang
(Library,Tsinghua University,Beijing 100084,China)
〔Abstract〕Starting with the introduction of the university library current structure for both western and chinese universities,the essay illustrated the program of Three-Level Information Support System(TLISS)in Tsinghua university library,which included a proper structure of the main library,branch libraries and information houses.The Tsinghua library development history and status were reviewed accordingly for both before and after the introduction of the TLISS program.The essay covered also the detailed running scheme and the practical experiences for TLISS in Tsinghua.The anticipated future evolution plan was described in the ending section.
〔Keywords〕university library;three-Level information support system;branch library;information house
随着高校的持续发展与信息资源服务专业化要求的不断提高,单一建制的综合性大学图书馆往往无法完全满足师生在教学与科研方面的全面资讯需求。综合馆藏与专业化信息服务相结合的管理体系是大学图书馆发展的必然方向。基于大学自身的建设情况与实践条件不同,综合性大学的图书馆体系在统一管理与分散服务的各个方面又各自形成了不同的特点。
1 国内外大学图书馆的建制现状
典型的西方大学图书馆通常具备完善的总馆——分馆体系,总馆由校方统一进行管理,资源专业化程度较低;分馆则在总馆的协调下由所属学院直接管理,自主化与专业化的程度较高。例如美国的康奈尔大学,以奥林图书馆为中心馆,共设有尤里斯图书馆等18个专业分馆[1]。分馆与总馆在资源订购、参考咨询、流通服务方面按总馆相关规定统一管理。但在教学培训与学科服务、特色资源服务上又依据各个分馆的特点独立运行。而斯坦福大学则拥有以格林图书馆为首的20个分馆。这一体系的构建基础来自于西方大学发展完备的学院制管理体系[2]。
直到上世纪的90年代,大部分的中国内地大学都仍然保有着学校与专业科系的建制体系。与之相对应的,大部份大学的图书馆体系都是由一个综合性、专业性兼备的核心图书馆与大量服务管理规模较小的院系资料室组成。随着大学规模的急剧扩大与学院化改革进程的推进,建立兼具专业服务内容与现代化管理能力的分馆体系成为了众多一流大学图书馆在过去10余年内不断进行的改革重点。以北京大学为代表的总馆——分馆体系,采用了不设直属关系,分馆相对独立运行的体系模式,目前已成立的分馆达到了20余个。而以北师大图书馆与厦门图书馆为典范的图书馆体系则更注重图书馆总馆的管理功能,所有分馆与资料室的资讯与人员安排全部由总馆统一进行规划运做[3]。从学校自身的历史沿革与发展实践出发,清华大学提出并逐步建立了由校图书馆,专业分馆与资料室有机组成的大学图书馆三级文献保障体系。
2 清华大学三级文献保障体系的构建
2.1 早期情况
1912年,清华建校伊始,图书馆的各类书刊资料累计只有2 000余册(件),全部收藏于校图书馆。1932年,校图书馆馆藏达到了近20万册(件) 。当年,机械工程系资料室正式成立,并专门购置了大量专业书籍及各种机械类期刊。此后,顺应各院系的发展需求,资料室相继在有条件的院系得以建立。1954年,在院系调整的基础上,各系又相应组建了保密资料室。当年共有资料室14个,保密资料室11个。1993年,校图书馆馆藏累计达到了250万册(件),当时的院系资料室已发展到了28个,各院系资料室的馆藏数量总共达到了约50万册(件)。此后,各个资料室规模不断发展,在各院系的教学和科研服务中发挥了重要的作用。
随着学科发展专业化程度的提高与清华多学科建设规划的不断推进,在院系资料室基础上成立专业学科分馆的时机逐步成熟。1999年,经管学院图书馆分馆正式建立,成为清华第一个具有现代化综合管理体系的学科专业分馆。随后不久,MILLENNIUM系统完成了管理整合,实现了对经管分馆的流通管理。2000年,清华正式提出了建设由校图书馆、专业分馆与资料室组成的大学图书馆三级文献保障体系。
期清华大学三级文献保障体系的构建与思考2.2 构建理念
进入21世纪以后,清华进一步明确了构建三级文献保障体系的建设思路:由学校和院系共同构建由校图书馆(“总馆”)、若干专业图书馆(“分馆”)以及一批院系资料室共同组成的三级文献资源保障体系,充分利用各方面的资源与服务条件,加强文献资源的共建共享,为学校教学、科研和学科建设提供充足的文献资源和信息服务支撑。
在构建三级文献资源保障体系的过程中,清华图书馆始终本着资源共建、分散收藏、规范管理、信息共享的基本建设原则。这一原则充分立足于清华大学的图书馆资源系统现状,特别强调体系模式确立中分与合的有机协调。一方面继续保持现有院系资料室的建制,调动系、所等各方面的积极性,鼓励自筹资金,深化专用文献资源的建设;另一方面利用校拨经费,支持分馆的实体建设,形成统一管理机制,建设共用文献资源;同时加强专用和共用文献资源的规范化管理,最终系统化地实现资源共享。这种循序渐进的构建理念既合理地实现了资源的优化整合,充分发挥了资源的有效服务功能,又避免了照搬西方大学分馆制可能导致的急于求成的情况,让有限的投资落在了提高图书馆服务能力的实处。
截止2009年年底,清华图书馆已初步建立了具有良好系统整合能力,综合管理能力以及资源共享能力的三级文献保障体系;全馆共设有一个校图书馆总馆、6个专业分馆和18个院系资料室。总馆面向全校读者提供服务,以建设常规综合馆藏、理工科专业馆藏与现代化的电子资源系统为核心的工作内容;人文,建筑,经管,美术,医学和法律6个分馆在系统体系的架构下逐步建成了具有特色化馆藏的专业研究型图书馆,在为本学院师生服务的同时,成为清华大学专业学科的信息资源接转、加工、收藏和传播的中心。高度专业化的院系资料室则在所属学院分馆与总馆的配合管理下负责各学科领域专业学术资源的收集与处理,重点为院系的专业教学科研提供针对性服务。
2.3 构建方式
2.3.1 统一编目、系统管理
建设统一的书目数据库,是三级文献保障体系管理系统化的基础与突破点。经过多年的努力,清华大学图书馆建成了涵盖三级体系的现代化图书馆书目查询系统——MILLENNIUM。该系统是清华大学图书馆进行图书资料各类管理业务工作的统一平台,内容包括采购、编目、流通、资产管理等各方面。分馆及部分院系资料室每年采购的图书由总馆进行统一编目,与总馆资料同时输入MILLENNIUM系统。截止2009年底该系统收录的文献总量已经超过了280万册。读者通过该系统查询书刊馆藏目录信息时,可以同时查到总馆、分馆和部分院系资料室的书目数据。该系统全面揭示了三级文献保障体系的资源情况,高效优质地实现了分散馆藏的协调统一管理,为文献体系的顺利运作提供了良好的基础保障。
2.3.2 资源互补,各重所长
遵循三级文献保障体系的构建思路,总馆,专业分馆和院系资料室在资源配置与采购方面既要做到重点分明,避免重复购置又要实现良好的资源互补并保持好常规资料的复本量。所有涉及6个专业分馆学科内容并具有较高专业级别的资料与文献都主要在分馆与下属资料室收藏,总馆根据借阅的频率进行有限的复本入藏,以缓解读者的供求矛盾。各院系资料室除了收藏专业文献的核心内容外,还重点突出收集本专业科研资料的最新进展,教师与研究生的专业教学科研资料与捐赠。综合学科的基础文献资料与限量专业资料构成了总馆文献资源的第一部份。基于清华大学的理工背景沿革,图书馆总馆又大量收藏有理工学科的专业文献资料,承担着理工馆的主要功能。总馆的另一核心文献内容则是电子资源与数据库信息,基于此类资源具有易存储和可复制的特点,总馆通常采用与专业分馆合作购买的形式进行运作,一方面所有资源都实现了完全馆藏揭示,另一方面总馆又可以方便地实现系统的整合管理。2008年,各专业分馆共购入中外文图书3万多册,订购中外文报刊近2 000种,文献经费支出约600万元,经费约占了全校文献资源购置经费的1/3。分馆及院系与总馆合作购买的电子文献数据库已达20多个。
2.3.3 分馆建设的资源要求
在原有院系资料室的基础上构建合理规模,配置得当和管理有效的专业分馆是三级文献保障体系建设中的体制改革核心。专业分馆的成立与学院的成立与发展密不可分,没有完备学院建制支持的分馆根本无法完成相关学科的有效文献资源服务。专业分馆首先要承担所辖专业学科的普及与专业文献信息服务职能,同时还需要具备从学科特点出发的其它综合信息服务功能,例如完善的网服设置;具备可处理文字、图像、音频视频等各类多媒体文献信息资源功能的专用工作室;具备可以进行培训的专业实习室等等。在管理上,分馆一方面要遵循与总馆相一致的业务标准和规范,纳入自动化管理系统,另一方面又要保持在筹资与运行体系上的相对独立性。硬件设施的投入,专业人员的培训与管理体系的开发在分馆建设中必须满足很高的标准。清华大学图书馆的分馆建设严格地遵循了上述的资源要求,所有成立的分馆都迅速实现了系统整合,运作情况良好。
2.3.4 读者开放体制的改进
国外大部分大学图书馆的分馆及总馆之间都实现了图书的通借通还,而在清华大学,由于受到管理体制与资源条件的限制,分馆与资料室目前还无法实现对所有读者的自由开放。2008年,在学校的大力支持与各院系的协调配合下,6个专业分馆实现了不同程度地对全校读者开放,为三级文献保障体系的构建迈出了坚实的一步。全校师生均可凭校园一卡通进入专业分馆阅览。人文、医学图书馆为全校师生提供借阅服务;经管、法律、建筑、美术则通过校内馆际互借向全校师生提供了借阅服务;经管、法律、人文学院分馆还为三院教师实现了通借服务。
2.3.5 深化细化学科服务
三级文献保障体系要为全校师生教学科研的文献资源、信息服务提供有力全面深入的支撑,就应深入了解各院系情况。学科馆员则是院系与图书馆之间沟通的良好渠道。目前三级文献体系中大部分分馆的学科服务负责人均由分馆人员担任,总馆的学科服务组担任院系等方面的学科服务工作[4]。分馆充分发挥其“专”的特点,强调专业服务特色。校图书馆与专业馆学科服务负责人之间保持密切联系,随时沟通信息,并为分馆提供相应的服务支持,如信息素质培训、数据库咨询等。
此外,在2006年之前,图书馆实行了院系的图书情报教授制度,2006年起校图书馆实行了教师与学生顾问制度。聘任的资深教师与学生顾问不定期地与总馆,分馆和资料室进行交流,开展各种活动,使图书馆更准确地了解各学科的研究前沿动态,掌握实际教学中的需求变化。这些举措都为三级文献保障体系的资源建设提供了理论依据。
2.4 文献保障体系的发展情况
近几年来,随着三级文献保障体系的加快建设,图书馆为广大读者服务的能力与质量得以不断提高。至2009年底统计数据,全校文献馆藏量达到了372.3万册(件),其中分馆馆藏量占有16.4%,院系资料室合计10.3%。三级文献保障体系的构建对保障相关学科科学研究和人才培养的文献需求做出了突出的贡献。
在读者服务方面,体系的构建也体现了良好的作用。2006年总馆中外文图书外借总量112.8万册次,分馆合计达到11.1万册次。2009年总馆外借总量87.9万册次,分馆合计达到14.1万册次。2009年总馆购置各类数据库达到了450个,读者对电子资源、书目系统等的访问量有了极大地增长。从以上数据可以看出随着总馆在为读者提供的电子资源日趋丰富,读者借阅纸质资料的需求量有所下降;而分馆电子资源相对单一,纸本资源更加专业,读者的需求有所提高。总馆和分馆的借书数量的变化,很好地体现了三级文献保障体系构建的设想,即总馆为读者提供所有的电子资源服务,而分馆侧重专业文献的支持。
3 三级文献保障体系的发展方向
3.1 协调资源能力的加强
如何进一步实现良好的资源协调是三级文献保障体系未来发展的重要内容。而广泛深入的调研则是合理制定资源建设方案的首要任务。具备专业图书管理经验与学科背景的学科馆员服务组应当在这方面发挥更加重要的作用。目前,学科馆员已经部分参与了学科试用资源的评估、征询院系期刊调整意向、联系院系与图书馆合作购买资源以及协助教师荐购图书等方面的工作。
3.2 经费筹措与分配
2010年初,在面对世界范围的经济压力的形势下,康奈尔大学图书馆分析了各分馆的资源使用情况,将原有的按院校分馆理念转向跨学科研究的图书馆簇,将物理馆进行了转型,合并了昆虫馆和生命科学馆,其余多个分馆也在探讨合并的可能性。在节省了运营经费的同时,极大地发挥了资源协调共享,经费统筹分配的作用。
清华大学图书馆总馆的经费主要由学校拨款,而分馆、资料室的经费除了部分由学校拨款外,大多数都是院系自筹获得的。借鉴康奈尔大学图书馆分馆发展的经验,考虑到未来的发展,图书馆经费的筹措与分配一方面要充分发挥分馆的自筹能力,另一方面总馆要加强相关规划,切实保障自筹能力较差的分馆与学科资料室不会在资源的购置与建设上受到影响。尤其在清华大学建立世界一流大学的进程中,重点发展的几个学科专业,如能源、生物、建筑环境等方面,更应保证文献资源的配备,除了院系本身加强资源建设力度外,总馆也应通过统筹协调有所侧重地保障教学科研的需求。同时也应避免盲目建设分馆而产生资源经费浪费的情况。
3.3 完善管理
根据现在的三级文献保障体系的情况,应进一步完善系统管理,并制定相关的管理制度。MILLENNIUM系统应当尽快实现对所有资料的入藏与统一管理。同时还要积极加强资料室基本的网络化系统建设,最终完成书目回溯及系统改造的目标。图书馆总馆还应逐步出台全校图书资料系统的管理办法。从而尽快将系统建设的成果制度化。
3.4 优化队伍
三级文献保障体系的良好运行需要大量业务素质高,专业知识广的图书馆馆员。就目前情况而言,部份的分馆与资料室的图书管理人员业务水平尚急待提高。调整、优化分馆、院系资料室的馆员队伍,是推进三级文献保障体系建设的重要一步。馆员的聘任考核、业务培训应当逐步统一纳入总馆的人事管理系统当中。所有馆员在上岗前均应在总馆接受并通过相关的图书馆专业知识培训。与此同时,总馆的工作人员与分馆和资料室的工作人员应当实现定期的挂职互动,以期尽快提高工作能力并加强不同机构的管理联系。
3.5 文献资源的全面共享
随着学科交叉发展的深入,总馆的综合性资源显然无法满足所有读者在不同专业学科方面的文献需求。三级文献保障体系的全面发展是解决这一矛盾的必然途经。而实现所有文献资料在全校的通借通还则是该体系的理想发展阶段。资金与硬件的投入,管理模式的进一步改进以及体制建设的完善则成为了实现这一发展目标的坚实保障。
参考文献
[1]康奈尔大学图书馆网页[EB].http:∥campusgw.library.cornell.edu/aboutus/inside/history,2010-01-20.
[2]斯坦福大学图书馆网页[EB].http:∥www-sul.stanford.edu/aboutsulair/newsandevents/briefhistory.html,2010-01-20.
[3]李辉华,等.北京地区四所高校图书馆分馆运行现状调查分析[J].大学图书馆学报,2009,(5):29-33.
[4]范爱红,邵敏.清华大学图书馆学科馆员工作的新思路和新举措[J].大学图书馆学报,2008,(1):56-60.
〔关键词〕高校图书馆;三级文献保障体系;分馆;资料室
DOI:10.3969/j.issn.1008-0821.2010.09.043
〔中图分类号〕G253 〔文献标识码〕B 〔文章编号〕1008-0821(2010)09-0163-03
Research and Development of the Three-Level Information
Support System(TLISS)in Tsinghua UniversityZhuang Mei Xiang Yang
(Library,Tsinghua University,Beijing 100084,China)
〔Abstract〕Starting with the introduction of the university library current structure for both western and chinese universities,the essay illustrated the program of Three-Level Information Support System(TLISS)in Tsinghua university library,which included a proper structure of the main library,branch libraries and information houses.The Tsinghua library development history and status were reviewed accordingly for both before and after the introduction of the TLISS program.The essay covered also the detailed running scheme and the practical experiences for TLISS in Tsinghua.The anticipated future evolution plan was described in the ending section.
〔Keywords〕university library;three-Level information support system;branch library;information house
随着高校的持续发展与信息资源服务专业化要求的不断提高,单一建制的综合性大学图书馆往往无法完全满足师生在教学与科研方面的全面资讯需求。综合馆藏与专业化信息服务相结合的管理体系是大学图书馆发展的必然方向。基于大学自身的建设情况与实践条件不同,综合性大学的图书馆体系在统一管理与分散服务的各个方面又各自形成了不同的特点。
1 国内外大学图书馆的建制现状
典型的西方大学图书馆通常具备完善的总馆——分馆体系,总馆由校方统一进行管理,资源专业化程度较低;分馆则在总馆的协调下由所属学院直接管理,自主化与专业化的程度较高。例如美国的康奈尔大学,以奥林图书馆为中心馆,共设有尤里斯图书馆等18个专业分馆[1]。分馆与总馆在资源订购、参考咨询、流通服务方面按总馆相关规定统一管理。但在教学培训与学科服务、特色资源服务上又依据各个分馆的特点独立运行。而斯坦福大学则拥有以格林图书馆为首的20个分馆。这一体系的构建基础来自于西方大学发展完备的学院制管理体系[2]。
直到上世纪的90年代,大部分的中国内地大学都仍然保有着学校与专业科系的建制体系。与之相对应的,大部份大学的图书馆体系都是由一个综合性、专业性兼备的核心图书馆与大量服务管理规模较小的院系资料室组成。随着大学规模的急剧扩大与学院化改革进程的推进,建立兼具专业服务内容与现代化管理能力的分馆体系成为了众多一流大学图书馆在过去10余年内不断进行的改革重点。以北京大学为代表的总馆——分馆体系,采用了不设直属关系,分馆相对独立运行的体系模式,目前已成立的分馆达到了20余个。而以北师大图书馆与厦门图书馆为典范的图书馆体系则更注重图书馆总馆的管理功能,所有分馆与资料室的资讯与人员安排全部由总馆统一进行规划运做[3]。从学校自身的历史沿革与发展实践出发,清华大学提出并逐步建立了由校图书馆,专业分馆与资料室有机组成的大学图书馆三级文献保障体系。
2 清华大学三级文献保障体系的构建
2.1 早期情况
1912年,清华建校伊始,图书馆的各类书刊资料累计只有2 000余册(件),全部收藏于校图书馆。1932年,校图书馆馆藏达到了近20万册(件) 。当年,机械工程系资料室正式成立,并专门购置了大量专业书籍及各种机械类期刊。此后,顺应各院系的发展需求,资料室相继在有条件的院系得以建立。1954年,在院系调整的基础上,各系又相应组建了保密资料室。当年共有资料室14个,保密资料室11个。1993年,校图书馆馆藏累计达到了250万册(件),当时的院系资料室已发展到了28个,各院系资料室的馆藏数量总共达到了约50万册(件)。此后,各个资料室规模不断发展,在各院系的教学和科研服务中发挥了重要的作用。
随着学科发展专业化程度的提高与清华多学科建设规划的不断推进,在院系资料室基础上成立专业学科分馆的时机逐步成熟。1999年,经管学院图书馆分馆正式建立,成为清华第一个具有现代化综合管理体系的学科专业分馆。随后不久,MILLENNIUM系统完成了管理整合,实现了对经管分馆的流通管理。2000年,清华正式提出了建设由校图书馆、专业分馆与资料室组成的大学图书馆三级文献保障体系。
期清华大学三级文献保障体系的构建与思考2.2 构建理念
进入21世纪以后,清华进一步明确了构建三级文献保障体系的建设思路:由学校和院系共同构建由校图书馆(“总馆”)、若干专业图书馆(“分馆”)以及一批院系资料室共同组成的三级文献资源保障体系,充分利用各方面的资源与服务条件,加强文献资源的共建共享,为学校教学、科研和学科建设提供充足的文献资源和信息服务支撑。
在构建三级文献资源保障体系的过程中,清华图书馆始终本着资源共建、分散收藏、规范管理、信息共享的基本建设原则。这一原则充分立足于清华大学的图书馆资源系统现状,特别强调体系模式确立中分与合的有机协调。一方面继续保持现有院系资料室的建制,调动系、所等各方面的积极性,鼓励自筹资金,深化专用文献资源的建设;另一方面利用校拨经费,支持分馆的实体建设,形成统一管理机制,建设共用文献资源;同时加强专用和共用文献资源的规范化管理,最终系统化地实现资源共享。这种循序渐进的构建理念既合理地实现了资源的优化整合,充分发挥了资源的有效服务功能,又避免了照搬西方大学分馆制可能导致的急于求成的情况,让有限的投资落在了提高图书馆服务能力的实处。
截止2009年年底,清华图书馆已初步建立了具有良好系统整合能力,综合管理能力以及资源共享能力的三级文献保障体系;全馆共设有一个校图书馆总馆、6个专业分馆和18个院系资料室。总馆面向全校读者提供服务,以建设常规综合馆藏、理工科专业馆藏与现代化的电子资源系统为核心的工作内容;人文,建筑,经管,美术,医学和法律6个分馆在系统体系的架构下逐步建成了具有特色化馆藏的专业研究型图书馆,在为本学院师生服务的同时,成为清华大学专业学科的信息资源接转、加工、收藏和传播的中心。高度专业化的院系资料室则在所属学院分馆与总馆的配合管理下负责各学科领域专业学术资源的收集与处理,重点为院系的专业教学科研提供针对性服务。
2.3 构建方式
2.3.1 统一编目、系统管理
建设统一的书目数据库,是三级文献保障体系管理系统化的基础与突破点。经过多年的努力,清华大学图书馆建成了涵盖三级体系的现代化图书馆书目查询系统——MILLENNIUM。该系统是清华大学图书馆进行图书资料各类管理业务工作的统一平台,内容包括采购、编目、流通、资产管理等各方面。分馆及部分院系资料室每年采购的图书由总馆进行统一编目,与总馆资料同时输入MILLENNIUM系统。截止2009年底该系统收录的文献总量已经超过了280万册。读者通过该系统查询书刊馆藏目录信息时,可以同时查到总馆、分馆和部分院系资料室的书目数据。该系统全面揭示了三级文献保障体系的资源情况,高效优质地实现了分散馆藏的协调统一管理,为文献体系的顺利运作提供了良好的基础保障。
2.3.2 资源互补,各重所长
遵循三级文献保障体系的构建思路,总馆,专业分馆和院系资料室在资源配置与采购方面既要做到重点分明,避免重复购置又要实现良好的资源互补并保持好常规资料的复本量。所有涉及6个专业分馆学科内容并具有较高专业级别的资料与文献都主要在分馆与下属资料室收藏,总馆根据借阅的频率进行有限的复本入藏,以缓解读者的供求矛盾。各院系资料室除了收藏专业文献的核心内容外,还重点突出收集本专业科研资料的最新进展,教师与研究生的专业教学科研资料与捐赠。综合学科的基础文献资料与限量专业资料构成了总馆文献资源的第一部份。基于清华大学的理工背景沿革,图书馆总馆又大量收藏有理工学科的专业文献资料,承担着理工馆的主要功能。总馆的另一核心文献内容则是电子资源与数据库信息,基于此类资源具有易存储和可复制的特点,总馆通常采用与专业分馆合作购买的形式进行运作,一方面所有资源都实现了完全馆藏揭示,另一方面总馆又可以方便地实现系统的整合管理。2008年,各专业分馆共购入中外文图书3万多册,订购中外文报刊近2 000种,文献经费支出约600万元,经费约占了全校文献资源购置经费的1/3。分馆及院系与总馆合作购买的电子文献数据库已达20多个。
2.3.3 分馆建设的资源要求
在原有院系资料室的基础上构建合理规模,配置得当和管理有效的专业分馆是三级文献保障体系建设中的体制改革核心。专业分馆的成立与学院的成立与发展密不可分,没有完备学院建制支持的分馆根本无法完成相关学科的有效文献资源服务。专业分馆首先要承担所辖专业学科的普及与专业文献信息服务职能,同时还需要具备从学科特点出发的其它综合信息服务功能,例如完善的网服设置;具备可处理文字、图像、音频视频等各类多媒体文献信息资源功能的专用工作室;具备可以进行培训的专业实习室等等。在管理上,分馆一方面要遵循与总馆相一致的业务标准和规范,纳入自动化管理系统,另一方面又要保持在筹资与运行体系上的相对独立性。硬件设施的投入,专业人员的培训与管理体系的开发在分馆建设中必须满足很高的标准。清华大学图书馆的分馆建设严格地遵循了上述的资源要求,所有成立的分馆都迅速实现了系统整合,运作情况良好。
2.3.4 读者开放体制的改进
国外大部分大学图书馆的分馆及总馆之间都实现了图书的通借通还,而在清华大学,由于受到管理体制与资源条件的限制,分馆与资料室目前还无法实现对所有读者的自由开放。2008年,在学校的大力支持与各院系的协调配合下,6个专业分馆实现了不同程度地对全校读者开放,为三级文献保障体系的构建迈出了坚实的一步。全校师生均可凭校园一卡通进入专业分馆阅览。人文、医学图书馆为全校师生提供借阅服务;经管、法律、建筑、美术则通过校内馆际互借向全校师生提供了借阅服务;经管、法律、人文学院分馆还为三院教师实现了通借服务。
2.3.5 深化细化学科服务
三级文献保障体系要为全校师生教学科研的文献资源、信息服务提供有力全面深入的支撑,就应深入了解各院系情况。学科馆员则是院系与图书馆之间沟通的良好渠道。目前三级文献体系中大部分分馆的学科服务负责人均由分馆人员担任,总馆的学科服务组担任院系等方面的学科服务工作[4]。分馆充分发挥其“专”的特点,强调专业服务特色。校图书馆与专业馆学科服务负责人之间保持密切联系,随时沟通信息,并为分馆提供相应的服务支持,如信息素质培训、数据库咨询等。
此外,在2006年之前,图书馆实行了院系的图书情报教授制度,2006年起校图书馆实行了教师与学生顾问制度。聘任的资深教师与学生顾问不定期地与总馆,分馆和资料室进行交流,开展各种活动,使图书馆更准确地了解各学科的研究前沿动态,掌握实际教学中的需求变化。这些举措都为三级文献保障体系的资源建设提供了理论依据。
2.4 文献保障体系的发展情况
近几年来,随着三级文献保障体系的加快建设,图书馆为广大读者服务的能力与质量得以不断提高。至2009年底统计数据,全校文献馆藏量达到了372.3万册(件),其中分馆馆藏量占有16.4%,院系资料室合计10.3%。三级文献保障体系的构建对保障相关学科科学研究和人才培养的文献需求做出了突出的贡献。
在读者服务方面,体系的构建也体现了良好的作用。2006年总馆中外文图书外借总量112.8万册次,分馆合计达到11.1万册次。2009年总馆外借总量87.9万册次,分馆合计达到14.1万册次。2009年总馆购置各类数据库达到了450个,读者对电子资源、书目系统等的访问量有了极大地增长。从以上数据可以看出随着总馆在为读者提供的电子资源日趋丰富,读者借阅纸质资料的需求量有所下降;而分馆电子资源相对单一,纸本资源更加专业,读者的需求有所提高。总馆和分馆的借书数量的变化,很好地体现了三级文献保障体系构建的设想,即总馆为读者提供所有的电子资源服务,而分馆侧重专业文献的支持。
3 三级文献保障体系的发展方向
3.1 协调资源能力的加强
如何进一步实现良好的资源协调是三级文献保障体系未来发展的重要内容。而广泛深入的调研则是合理制定资源建设方案的首要任务。具备专业图书管理经验与学科背景的学科馆员服务组应当在这方面发挥更加重要的作用。目前,学科馆员已经部分参与了学科试用资源的评估、征询院系期刊调整意向、联系院系与图书馆合作购买资源以及协助教师荐购图书等方面的工作。
3.2 经费筹措与分配
2010年初,在面对世界范围的经济压力的形势下,康奈尔大学图书馆分析了各分馆的资源使用情况,将原有的按院校分馆理念转向跨学科研究的图书馆簇,将物理馆进行了转型,合并了昆虫馆和生命科学馆,其余多个分馆也在探讨合并的可能性。在节省了运营经费的同时,极大地发挥了资源协调共享,经费统筹分配的作用。
清华大学图书馆总馆的经费主要由学校拨款,而分馆、资料室的经费除了部分由学校拨款外,大多数都是院系自筹获得的。借鉴康奈尔大学图书馆分馆发展的经验,考虑到未来的发展,图书馆经费的筹措与分配一方面要充分发挥分馆的自筹能力,另一方面总馆要加强相关规划,切实保障自筹能力较差的分馆与学科资料室不会在资源的购置与建设上受到影响。尤其在清华大学建立世界一流大学的进程中,重点发展的几个学科专业,如能源、生物、建筑环境等方面,更应保证文献资源的配备,除了院系本身加强资源建设力度外,总馆也应通过统筹协调有所侧重地保障教学科研的需求。同时也应避免盲目建设分馆而产生资源经费浪费的情况。
3.3 完善管理
根据现在的三级文献保障体系的情况,应进一步完善系统管理,并制定相关的管理制度。MILLENNIUM系统应当尽快实现对所有资料的入藏与统一管理。同时还要积极加强资料室基本的网络化系统建设,最终完成书目回溯及系统改造的目标。图书馆总馆还应逐步出台全校图书资料系统的管理办法。从而尽快将系统建设的成果制度化。
3.4 优化队伍
三级文献保障体系的良好运行需要大量业务素质高,专业知识广的图书馆馆员。就目前情况而言,部份的分馆与资料室的图书管理人员业务水平尚急待提高。调整、优化分馆、院系资料室的馆员队伍,是推进三级文献保障体系建设的重要一步。馆员的聘任考核、业务培训应当逐步统一纳入总馆的人事管理系统当中。所有馆员在上岗前均应在总馆接受并通过相关的图书馆专业知识培训。与此同时,总馆的工作人员与分馆和资料室的工作人员应当实现定期的挂职互动,以期尽快提高工作能力并加强不同机构的管理联系。
3.5 文献资源的全面共享
随着学科交叉发展的深入,总馆的综合性资源显然无法满足所有读者在不同专业学科方面的文献需求。三级文献保障体系的全面发展是解决这一矛盾的必然途经。而实现所有文献资料在全校的通借通还则是该体系的理想发展阶段。资金与硬件的投入,管理模式的进一步改进以及体制建设的完善则成为了实现这一发展目标的坚实保障。
参考文献
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[2]斯坦福大学图书馆网页[EB].http:∥www-sul.stanford.edu/aboutsulair/newsandevents/briefhistory.html,2010-01-20.
[3]李辉华,等.北京地区四所高校图书馆分馆运行现状调查分析[J].大学图书馆学报,2009,(5):29-33.
[4]范爱红,邵敏.清华大学图书馆学科馆员工作的新思路和新举措[J].大学图书馆学报,2008,(1):56-60.