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摘要：对“文件”一词进行概念梳理，提出在尊重行业惯例的前提下，全面看待“文件”与“Record”的关系问题。此外，按照“概念集合”的思路，对“文档”、“文件”和“档案”三者关系进行了分析，明确了“文件”在上述概念体系中的定位。通过研究得出结论，文件概念在实践和理论两个层面上应该区别对待，在理论层面上，文件与档案之间是集合归属关系而不是线性运动关系，文件是文档的子集，同时，也是档案的上位集合。
关键词：文件；档案；文档
Abstract： Based on the sorting of conception of WenJian(in Chinese), proposed the suggestion that look at the relationship of “WenJian(in Chinese)” and “Record” comprehensively under the premise of respect on industry practice. In addition, in accordance with the idea of conception set, relationship of “document”, “record” and “archive” is analyzed, the position of record in above system is defined. Through the study, some conclusions are summarized. The understanding of record should depend on whether it lies at practice or theoretical level. At theoretical level, the relationship between record and archive is set attribution rather than liner movement, record is subset of document as well as parent set of archive.
Keywords： Record； Archive； Document
“文件”是档案学的核心概念之一，“文件生命周期理论”、“文件连续体理论”等理论，均建立在对文件概念正确理解的基础上。档案学诸多学术争议，追根溯源，都与对文件概念的不同理解有着千丝万缕的联系。厘清“文件”的概念体系，找到“文件”概念的正确定位，促进档案学基础理论研究的规范化具有重要意义。
1“文件”概念的梳理
1.1 “文件”的内涵。汉语语境下的“文件”一词内涵极其丰富，不同职业、不同学科的工作人员和研究人员对于“文件”一词的理解千差万别，比较有代表性的主要有以下几种：第一，作为“公文”代称的“文件（Official Document）”。“公文”，即公务文书，指行政机关、社会团体和企事业单位在行政管理活动或处理公务活动中产生，按照法定生效程序和规范格式制作的，用来传递信息、指导业务并作为行动依据和凭证的文本及其载体。在口语中，公务文书常常被称为“文件”，如“红头文件”、“中央文件”。第二，作为文字材料集合的“文件(Documentation)”。在广义层面上，“文件”指组织或个人为处理事务而制作的各种文字材料，与业务相关的各类文档、报表、记录、信函均包括在内。比如，“机要文件”当中，除了公文以外，还包括其他类型的有保密要求的文字材料。实践中，用来收集各类文档的“文件夹”和“文件柜”，就是基于这种广义层面上“文件”的理解。第三，作为计算机信息处理单位的“文件(File)”。从计算机软件角度而言，“文件”是指存储在数字介质上的一组代码序列的逻辑集合。例如，系统文件、程序文件、数据库文件、多媒体文件，等等。多个计算机文件的集合一般被叫做“文件夹”。上述三种“文件”的定义在实践中应用较广，也被大众所普遍接受。
近年来，“文件”一词在档案学视野下，被赋予了新的含义。目前，档案学界的一些主要的教材、著作、论文都将“文件”翻译为“Record”，国家档案局出台一系列制度和标准当中，也是遵循了这样的原则。国内普遍接受的对“Record”一词的权威解读，来自国际档案理事会“Electronic Record”委员会1996年制定的《Electronic Record Management Guideline》，在这份文件中，“Record”一词被解释为：“‘Record’是由机构或个人在其活动的开始、进行和结束过程中所产生和接受的记录信息，该记录信息，由足以为其活动提供凭证的内容、背景和结构组成，而不管记录的形式或载体如何。”
1.2 “文件”与“Record”关系的争议及解读。对于将“Record”翻译为“文件”的这种做法，质疑的声音一直就没有中断过。比如，有学者在其著作的概念定义部分指出：“笔者以为，应当引起档案管理专业人士足够重视的是，在现有的档案管理体制中，在采用广义‘档案’的情况下，直接将‘Record’和‘文件’对应颇为不妥，会曲解、谬传相关概念、管理体系和管理方法。一提到‘文件’，首先，映入我国专业人士脑海的，就是业务人员正在处理的文件，如果文件具有保存价值（包括基本价值和附加价值），则移交给档案部门，成为‘档案’。”[1] 另外，有学者在接受采访时指出：“文件，对应的英文词语是‘records’。在政府活动中，会产生很多的记录或‘records’，这些记录，可能是文件，可能是会议纪要或录像，可能是备忘录，可能是电话纪要或录音，可能是信件，可能是电子邮件，可能是讲话稿或讲话视频，可能是报送材料，等等。用文件翻译‘records’，虽已约定俗成，但不很妥当。”[2]此外，还有学者对学界将“Record”翻译为“文件”的做法提出质疑：“除档案学英汉词典，几乎所有英汉词典中‘records’都没有‘文件’的含义；几乎所有汉英词典中的‘文件’也都没有用‘records’来解释。相反，几乎所有词典中的‘records’，都有‘档案’的词义，所有的‘档案’也都有‘records’的解释。” [3]
尽管众多的教材和专著已经将“Record”翻译为“文件”，而有关“文件”和“Record”关系问题的争论还远未结束。“鉴于多种文件观的存在，档案管理领域，对于文件概念的阐释并没有得到大范围的社会认同，甚至在本专业领域内认识也没有得到统一。实际工作和生活中，对于文件的认识，则更为多元化和模糊化。”[1]如何看待上述争议？笔者认为，应当把握以下几点原则：
第一，全面理解将“Record”翻译为“文件”的深层次原因。无论学术界如何争论，无可辩驳的事实是，无论是档案行政机关还是档案研究机构，目前，都将“Record”翻译为“文件”。可见，造成目前这种局面的原因，绝不是某几个人在最初引入这个概念时由于一时疏忽而造成的“误翻”，之所以这样翻译，一定是经过了综合考虑和权衡后才确定的。笔者认为，可能的原因主要有：①避免概念体系的“循环解释”。“Record”，中文一般翻译为“记录”，如果将“Record”翻译为“记录”，则《Electronic Record Management Guideline》中的定义主干就成了“记录是记录信息”，出现了循环解释现象。②符合中国档案工作者的思维习惯。中国的档案事业体系，最初是在为各类公共权力机构服务的理念下建立起来的，档案工作实践，主要体现在将各类机构处理完毕的公文文书归档保管，因而，在实践工作中，“文件（公文）是档案的前身，档案是文件（公文）的归宿”的观念根深蒂固。如果引入“记录管理”这个概念，必然要对“记录”和“公文”的关系重新界定，而“记录”的内涵本身就是模糊的，很多人可能就会因此而无所适从，但是，“文件”却有着非常明确的指向。③本质特征的一致性。中文语境中，作为公务文书的“文件”本身就带有法律凭证的语义，是组织传递或交换的具有高可信度的信息及其载体，这与“Record”所要求的真实性保障需求正好一致。④受到国际上一些机构名称的影响。比如，美国负责记录信息长期保存的行政机构的称谓叫做“NARA”（National Archive and Record Administration），其中，“Archive”一般特指档案馆中长期保存的档案或者集中保存上述档案的档案馆；“Record”特指反映机构业务活动的凭证信息，也就是“记录”。在西方国家，“记录”在机构保存一段时间以后，则转移到“Record Center”保存，确有长期保存价值的再转移到档案馆(Archive)保存。这个过程，确实与中国公共机构中的文件（公文）处理完毕归档保存，再转移到档案馆集中保存的过程在形式上非常相似，这也是档案理论界和档案工作者为什么要将“Record”翻译为“文件”的重要原因。⑤受到“电子文件（Electronic File）”的影响。无论存储在计算机上的“Record”是否具有凭证效力，首先，必须是一个计算机文件（File）。在“Record”生命周期当中，在归档保存以后，对于内容和凭证效力保障的大部分工作已经完成，剩下的长期可读性的维护工作，与电子文件（Electronic File）的维护并没有什么本质区别，这也是导致很多人将这两个概念相互混同的原因。
第二，尊重行业惯例。对于档案学界目前对“Record”一词的翻译问题，我们需要用辩证的观点来看待。尽管，从学理角度而言，将“Record”翻译为“文件”似乎不是非常贴切，但是，如果这样翻译本身对档案工作的开展更加有利，可以让基层档案工作者更加便捷地从事相关管理工作，而不是被一些概念所困扰，这样的翻译就是成功的。虽然，这样做，理论工作者可能需要在各种场合解释“Record”和“文件”之间的联系和区别，但是，这总比给档案工作带来混乱的代价要小得多。
第三，尊重术语的使用环境，不强求一致。中国的档案事业体制与西方国家有着非常大的差异性，在核心问题和核心价值观保持一致的前提下，在个别术语上体现中国特色也无可厚非。将“Record”翻译为“文件”，完全也可以理解成为是国外档案学理论“中国化”的产物。
第四，由于语言的差异，绝对准确的翻译是不存在的。从现在的情况来看，将“Record”翻译为“记录”也并不见得就是一种万全之策，比如，要解决概念的循环解释问题，与数据库“记录”的区分问题，特别是在实践中，可能造成“文件（Document）”和“记录(Record)”的分离，可能给前端控制和全生命周期管理带来障碍。
第五，动态地看待术语的发展。随着“文件”这个词所包含的“Record”解释在学术界被广泛接受，将来的词典中收入相关词条也不是没有可能。
综上所述，笔者建议沿用行业惯例，将“文件”翻译为“Record”，并将国际档案理事会“Electronic Record”委员会“《Electronic Record Management Guideline》”中，对“Record”的定义作为“文件”一词的定义。也就是说，“文件”是指机构和个人在社会活动中形成的具有凭证效力的记录信息及载体。
2“文件”概念的定位
“文件”与“档案”之间的关系，一直是中国档案学界争论的焦点。笔者认为，档案学界之所以会在“文件”和“档案”之间的关系产生分歧，很重要的原因，就是各自采用的术语体系是不一致的。首先，是对“档案”一词定义理解的不一致性。在实践中，一般认为的档案（Archive），是执行了归档操作后保存的文件（Document）。在档案工作中，“文件”与“档案”的关系体现为“Document”与“Archive”的关系，可以理解为“文件（Document）”是“档案（Archive）”的前身，“档案（Archive）”是“文件（Document）”的归宿，“归档（Archiving）”是“文件（Document）”和“档案（Archive）”的分水岭。但是，在学理层面上，“文件（Record）”是机构和个人在社会活动中形成的记录信息。“档案（Archive）”是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。两者并不是线性运动关系，而是相互包含关系，“档案（Archive）”是“文件（Record）”当中应当被归档保存的那部分，而实际工作中，保存在档案保管机构中的“档案”，实际上，只是执行了归档操作的“文件（Archived Record）”，如图：
文档、文件与档案三者关系示意图
图中，“□A1B1C1D”代表文档（Document），是社会活动中形成的记录信息及其载体；“□ABCD” 代表文件（Record），是具有凭证价值的文档；“□EFCD”代表档案(Archive)，是指具有保存价值的文件；“□GHJD”代表被档案机构执行了归档操作以后的文件，也就是档案工作意义上的“档案”（Archived Record）；“□EIJD”是同时满足理论意义上的档案要求，又执行了归档操作的文件；“□IFCJ”是指还没有按照档案管理要求归档保管的档案，是档案征集工作的对象；“□GHIE”是不具备长期保存价值，但是，被视为档案而归档保管的文件，也被称为“档案垃圾”。档案工作的主要目标就是尽可能扩大“□EIJD”的面积，缩小“□GHIE”的面积，使“□GHJD”和“□EFCD”重合部分面积增长到最大。
总而言之，探讨“文件”相关问题的时候，必须首先确定是在实践层面还是在学理层面，保证双方使用的是同一套话语体系。
参考文献：
[1]刘越男，建立新秩序：电子文件管理流程研究[M].北京：中国人民大学出版社，2005:30.
[2]吴钢，博导系列访谈：王新才教授[J].高校图书馆工作，2008（1）:17.
[3]王岚，文件还是档案？为Record正名[J].档案学研究，2009 (5):13~15.
（作者单位：武汉大学信息管理学院档案与政务信息学系来稿日期：2011-03-05）
关键词：文件；档案；文档
Abstract： Based on the sorting of conception of WenJian(in Chinese), proposed the suggestion that look at the relationship of “WenJian(in Chinese)” and “Record” comprehensively under the premise of respect on industry practice. In addition, in accordance with the idea of conception set, relationship of “document”, “record” and “archive” is analyzed, the position of record in above system is defined. Through the study, some conclusions are summarized. The understanding of record should depend on whether it lies at practice or theoretical level. At theoretical level, the relationship between record and archive is set attribution rather than liner movement, record is subset of document as well as parent set of archive.
Keywords： Record； Archive； Document
“文件”是档案学的核心概念之一，“文件生命周期理论”、“文件连续体理论”等理论，均建立在对文件概念正确理解的基础上。档案学诸多学术争议，追根溯源，都与对文件概念的不同理解有着千丝万缕的联系。厘清“文件”的概念体系，找到“文件”概念的正确定位，促进档案学基础理论研究的规范化具有重要意义。
1“文件”概念的梳理
1.1 “文件”的内涵。汉语语境下的“文件”一词内涵极其丰富，不同职业、不同学科的工作人员和研究人员对于“文件”一词的理解千差万别，比较有代表性的主要有以下几种：第一，作为“公文”代称的“文件（Official Document）”。“公文”，即公务文书，指行政机关、社会团体和企事业单位在行政管理活动或处理公务活动中产生，按照法定生效程序和规范格式制作的，用来传递信息、指导业务并作为行动依据和凭证的文本及其载体。在口语中，公务文书常常被称为“文件”，如“红头文件”、“中央文件”。第二，作为文字材料集合的“文件(Documentation)”。在广义层面上，“文件”指组织或个人为处理事务而制作的各种文字材料，与业务相关的各类文档、报表、记录、信函均包括在内。比如，“机要文件”当中，除了公文以外，还包括其他类型的有保密要求的文字材料。实践中，用来收集各类文档的“文件夹”和“文件柜”，就是基于这种广义层面上“文件”的理解。第三，作为计算机信息处理单位的“文件(File)”。从计算机软件角度而言，“文件”是指存储在数字介质上的一组代码序列的逻辑集合。例如，系统文件、程序文件、数据库文件、多媒体文件，等等。多个计算机文件的集合一般被叫做“文件夹”。上述三种“文件”的定义在实践中应用较广，也被大众所普遍接受。
近年来，“文件”一词在档案学视野下，被赋予了新的含义。目前，档案学界的一些主要的教材、著作、论文都将“文件”翻译为“Record”，国家档案局出台一系列制度和标准当中，也是遵循了这样的原则。国内普遍接受的对“Record”一词的权威解读，来自国际档案理事会“Electronic Record”委员会1996年制定的《Electronic Record Management Guideline》，在这份文件中，“Record”一词被解释为：“‘Record’是由机构或个人在其活动的开始、进行和结束过程中所产生和接受的记录信息，该记录信息，由足以为其活动提供凭证的内容、背景和结构组成，而不管记录的形式或载体如何。”
1.2 “文件”与“Record”关系的争议及解读。对于将“Record”翻译为“文件”的这种做法，质疑的声音一直就没有中断过。比如，有学者在其著作的概念定义部分指出：“笔者以为，应当引起档案管理专业人士足够重视的是，在现有的档案管理体制中，在采用广义‘档案’的情况下，直接将‘Record’和‘文件’对应颇为不妥，会曲解、谬传相关概念、管理体系和管理方法。一提到‘文件’，首先，映入我国专业人士脑海的，就是业务人员正在处理的文件，如果文件具有保存价值（包括基本价值和附加价值），则移交给档案部门，成为‘档案’。”[1] 另外，有学者在接受采访时指出：“文件，对应的英文词语是‘records’。在政府活动中，会产生很多的记录或‘records’，这些记录，可能是文件，可能是会议纪要或录像，可能是备忘录，可能是电话纪要或录音，可能是信件，可能是电子邮件，可能是讲话稿或讲话视频，可能是报送材料，等等。用文件翻译‘records’，虽已约定俗成，但不很妥当。”[2]此外，还有学者对学界将“Record”翻译为“文件”的做法提出质疑：“除档案学英汉词典，几乎所有英汉词典中‘records’都没有‘文件’的含义；几乎所有汉英词典中的‘文件’也都没有用‘records’来解释。相反，几乎所有词典中的‘records’，都有‘档案’的词义，所有的‘档案’也都有‘records’的解释。” [3]
尽管众多的教材和专著已经将“Record”翻译为“文件”，而有关“文件”和“Record”关系问题的争论还远未结束。“鉴于多种文件观的存在，档案管理领域，对于文件概念的阐释并没有得到大范围的社会认同，甚至在本专业领域内认识也没有得到统一。实际工作和生活中，对于文件的认识，则更为多元化和模糊化。”[1]如何看待上述争议？笔者认为，应当把握以下几点原则：
第一，全面理解将“Record”翻译为“文件”的深层次原因。无论学术界如何争论，无可辩驳的事实是，无论是档案行政机关还是档案研究机构，目前，都将“Record”翻译为“文件”。可见，造成目前这种局面的原因，绝不是某几个人在最初引入这个概念时由于一时疏忽而造成的“误翻”，之所以这样翻译，一定是经过了综合考虑和权衡后才确定的。笔者认为，可能的原因主要有：①避免概念体系的“循环解释”。“Record”，中文一般翻译为“记录”，如果将“Record”翻译为“记录”，则《Electronic Record Management Guideline》中的定义主干就成了“记录是记录信息”，出现了循环解释现象。②符合中国档案工作者的思维习惯。中国的档案事业体系，最初是在为各类公共权力机构服务的理念下建立起来的，档案工作实践，主要体现在将各类机构处理完毕的公文文书归档保管，因而，在实践工作中，“文件（公文）是档案的前身，档案是文件（公文）的归宿”的观念根深蒂固。如果引入“记录管理”这个概念，必然要对“记录”和“公文”的关系重新界定，而“记录”的内涵本身就是模糊的，很多人可能就会因此而无所适从，但是，“文件”却有着非常明确的指向。③本质特征的一致性。中文语境中，作为公务文书的“文件”本身就带有法律凭证的语义，是组织传递或交换的具有高可信度的信息及其载体，这与“Record”所要求的真实性保障需求正好一致。④受到国际上一些机构名称的影响。比如，美国负责记录信息长期保存的行政机构的称谓叫做“NARA”（National Archive and Record Administration），其中，“Archive”一般特指档案馆中长期保存的档案或者集中保存上述档案的档案馆；“Record”特指反映机构业务活动的凭证信息，也就是“记录”。在西方国家，“记录”在机构保存一段时间以后，则转移到“Record Center”保存，确有长期保存价值的再转移到档案馆(Archive)保存。这个过程，确实与中国公共机构中的文件（公文）处理完毕归档保存，再转移到档案馆集中保存的过程在形式上非常相似，这也是档案理论界和档案工作者为什么要将“Record”翻译为“文件”的重要原因。⑤受到“电子文件（Electronic File）”的影响。无论存储在计算机上的“Record”是否具有凭证效力，首先，必须是一个计算机文件（File）。在“Record”生命周期当中，在归档保存以后，对于内容和凭证效力保障的大部分工作已经完成，剩下的长期可读性的维护工作，与电子文件（Electronic File）的维护并没有什么本质区别，这也是导致很多人将这两个概念相互混同的原因。
第二，尊重行业惯例。对于档案学界目前对“Record”一词的翻译问题，我们需要用辩证的观点来看待。尽管，从学理角度而言，将“Record”翻译为“文件”似乎不是非常贴切，但是，如果这样翻译本身对档案工作的开展更加有利，可以让基层档案工作者更加便捷地从事相关管理工作，而不是被一些概念所困扰，这样的翻译就是成功的。虽然，这样做，理论工作者可能需要在各种场合解释“Record”和“文件”之间的联系和区别，但是，这总比给档案工作带来混乱的代价要小得多。
第三，尊重术语的使用环境，不强求一致。中国的档案事业体制与西方国家有着非常大的差异性，在核心问题和核心价值观保持一致的前提下，在个别术语上体现中国特色也无可厚非。将“Record”翻译为“文件”，完全也可以理解成为是国外档案学理论“中国化”的产物。
第四，由于语言的差异，绝对准确的翻译是不存在的。从现在的情况来看，将“Record”翻译为“记录”也并不见得就是一种万全之策，比如，要解决概念的循环解释问题，与数据库“记录”的区分问题，特别是在实践中，可能造成“文件（Document）”和“记录(Record)”的分离，可能给前端控制和全生命周期管理带来障碍。
第五，动态地看待术语的发展。随着“文件”这个词所包含的“Record”解释在学术界被广泛接受，将来的词典中收入相关词条也不是没有可能。
综上所述，笔者建议沿用行业惯例，将“文件”翻译为“Record”，并将国际档案理事会“Electronic Record”委员会“《Electronic Record Management Guideline》”中，对“Record”的定义作为“文件”一词的定义。也就是说，“文件”是指机构和个人在社会活动中形成的具有凭证效力的记录信息及载体。
2“文件”概念的定位
“文件”与“档案”之间的关系，一直是中国档案学界争论的焦点。笔者认为，档案学界之所以会在“文件”和“档案”之间的关系产生分歧，很重要的原因，就是各自采用的术语体系是不一致的。首先，是对“档案”一词定义理解的不一致性。在实践中，一般认为的档案（Archive），是执行了归档操作后保存的文件（Document）。在档案工作中，“文件”与“档案”的关系体现为“Document”与“Archive”的关系，可以理解为“文件（Document）”是“档案（Archive）”的前身，“档案（Archive）”是“文件（Document）”的归宿，“归档（Archiving）”是“文件（Document）”和“档案（Archive）”的分水岭。但是，在学理层面上，“文件（Record）”是机构和个人在社会活动中形成的记录信息。“档案（Archive）”是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。两者并不是线性运动关系，而是相互包含关系，“档案（Archive）”是“文件（Record）”当中应当被归档保存的那部分，而实际工作中，保存在档案保管机构中的“档案”，实际上，只是执行了归档操作的“文件（Archived Record）”，如图：
文档、文件与档案三者关系示意图
图中，“□A1B1C1D”代表文档（Document），是社会活动中形成的记录信息及其载体；“□ABCD” 代表文件（Record），是具有凭证价值的文档；“□EFCD”代表档案(Archive)，是指具有保存价值的文件；“□GHJD”代表被档案机构执行了归档操作以后的文件，也就是档案工作意义上的“档案”（Archived Record）；“□EIJD”是同时满足理论意义上的档案要求，又执行了归档操作的文件；“□IFCJ”是指还没有按照档案管理要求归档保管的档案，是档案征集工作的对象；“□GHIE”是不具备长期保存价值，但是，被视为档案而归档保管的文件，也被称为“档案垃圾”。档案工作的主要目标就是尽可能扩大“□EIJD”的面积，缩小“□GHIE”的面积，使“□GHJD”和“□EFCD”重合部分面积增长到最大。
总而言之，探讨“文件”相关问题的时候，必须首先确定是在实践层面还是在学理层面，保证双方使用的是同一套话语体系。
参考文献：
[1]刘越男，建立新秩序：电子文件管理流程研究[M].北京：中国人民大学出版社，2005:30.
[2]吴钢，博导系列访谈：王新才教授[J].高校图书馆工作，2008（1）:17.
[3]王岚，文件还是档案？为Record正名[J].档案学研究，2009 (5):13~15.
（作者单位：武汉大学信息管理学院档案与政务信息学系来稿日期：2011-03-05）