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[摘 要] 在经济时代日益发展的当代，科学技术突飞猛进。档案管理不能停留在落后的管理模式中，以知识管理为核心的办公自动化管理模式在时代的进程中应运而生。本文对档案管理与办公自动化的关系进行深入阐述，并进一步解释了档案管理与知识管理的最优互动效果。
[关键词] 档案管理 办公自动化 优越性
知识管理可以拓宽档案管理的领域，提升档案管理的价值，而档案管理有助于沉淀知识、积累知识，有助于传播、交流知识，有助于理解、挖掘知识，二者有着相辅相成的促进关系。只有二者协调发展，才能保证档案管理工作的稳步前进。
一、档案管理与办公自动化的关系
随着以知识管理为核心的信息技术的发展，办公自动化已由以数据为处理中心的传统信息管理系统，办公自动化的出现，使档案的生成方式、管理的知识要求发生很大变化，档案工作已成为一项信息知识管理性质的工作，管理人员不仅要研究档案实体信息，而且还要研究与之相关的网络信息，同时还要关注网络信息的受众及用户需求内容。这些都表明办公自动化与档案管理具有互动性，只有认识办公自动化这种管理方式(以下简称网络管理)的特点，才能有相互互动的档案管理措施。其一，网络管理不受时间及工作环境的限制。可跨越部门与部门之间，单位与外部用户之间的分界线，以单位的特定办公地点到网络连接的所在地。正在实施职能活动的基层部门根据职责范围输入信息和知识，其他部门及利用者在网络上收取所需内容并进行交流。其二，网络管理改变了材料的形成、传递方式。网络连接的各部门将信息输入微机，即可提供日常查阅管理，又能一次输入，多次输出，缩短了审阅(批)的周转时间。同时，统一了各部门的材料格式，解决了传统模式中由于人的因素差异而造成的标准前后不一致的问题。因此，计算机等现代化设备成为档案管理与办公自动化相互联系的桥梁，相互作用的媒介，相互渗透的纽带和相互转化的关键。只要根据各自的实际情况，就能促进档案管理与办公自动化同步的进程。
二、办公自动化与档案管理的最优化互动效果
1、档案管理与办公自动化联网可提高档案的规范化管理
档案管理与办公自动化联网后，就融文书处理与档案管理为一体，首先，每天的收发文及应归档的文件材料由各立卷部门将著录信息输入微机，既可提供日常查阅，又可为文件归档后组卷编目奠定基础，不仅能提高文书部门的办公效率，也同时有效地防止归档文件的遗漏，由于文件已著录了文件页数，如有借阅和整理过程中遗漏附件和散页，可及时发现追回，使归档文件材料的齐全完整得到有效保证。更从根本上保证了部门立卷制度的落实。其次，档案管理与办公自动化联网是面向各立卷部门的，受益是档案部门用其他方法难以达到的，立卷部门只要在平时将本部门的文件材料输入计算机，基层工作人员经过相应程序处理后，调送有关人员传阅，年终立卷时，档案管理系统帮助用户自动立卷、编目，并打印出卷内目录，既减少了立卷人员的繁重劳动，又使组卷质量在基层得到控制，提高了组卷编目的效率和质量。再次，可以帮助立卷人员准确分类，解决了由于人的因素差异而造成的档案分类标准前后不一致的问题，统一了各立卷部门的分类方法，同时对不合格案卷可以随时在数据库内进行调整，避免了退卷返工造成的人力及物力的浪费，使案卷的整理质量得到保证。
2、档案管理与办公自动化联网能提高档案利用的时效性
与办公自动化联网后，档案管理工作可从单机存检发展为联网传输，建立由计算机检索并以磁性材料和激光材料为介质的高容量存储系统，使档案工作各业务环节形成一个统一的整体，实现在先进技术、严密分工和广泛协作基础上的资源共享。例如，文书档案的归档时间一般在次年的6月底前，利用手工方式进行整理、立卷、移交，若在这个过程中需查阅文件，由于文件未经编目，查找极不方便，影响了信息的查阅，给利用者带来极大的不便。如果档案管理与办公自动化联网，可使档案利用与整理工作同步，利用者可直接从微机中调阅，整个利用过程快捷，克服了档案整理各业务环节对利用档案的影响，同时大大缩短了整理周期，加快了档案信息的处理和流通，提高了档案信息的利用率及时效性。
3、档案管理与办公自动化联网有利于满足用户需求
目前，基层档案部门仍处于封闭式状态，档案管理工作大多还局限于档案的接收和保管，以及利用时效慢、按需索卷的被动服务。诸如文书档案工作，公务文书与档案有着内在的本质联系，但却由两个独立的部门分别管理，档案部门不能参与文书处理过程，文书部门不了解文件形成档案所需的必要条件。由于分工的原因，文书部门一般只负责文书处理的事务性工作，根本无暇顾及文件信息的开发，而对信息开发有着强烈愿望的档案部门，却不能在文件信息积累的起始阶段就开始将文件转化为档案并及时地投入开发利用。档案管理与办公自动化联网后，文书部门文件的登记工作与信息的著录工作就自然相结合了，在文件登记的同时增设档案必须的著录项目，这样就减去了档案著录工作重复输入的劳动，文件登记后通过计算机进行必要的整理、排序、分类，实际上，文件一经登记就转入归档阶段，也可及时地投入利用，从根本上改变档案利用滞后的状况。并且使档案部门的管理对象由单一型向多元型发展。即由单一的档案接收和保管发展到对信息知识的二次开发，并利用计算机将经过加工后的文献建立起能为利用者服务的各种信息知识数据库，再通过计算机网络传送到各用户单位。
4、档案管理与办公自动化联网能有效促进自我充电
知识在档案管理过程中发挥着重要作用，档案管理与办公自动化联网后，特别是在档案利用工作中，满足用户的需求实际上更表现为满足用户的知识需求。比如，在档案利用服务环节中，根据用户表达出的需求提供其所需的信息，管理人员帮助他们设计检索方式或检出所需文献。针对用户的特定需求及其渴求的信息，此时，用户迫切要求档案管理人员提供高质量、个性化的服务，对于用户需求的这种特点，管理人员要借助于已有知识和工作经验，帮助用户判断从何处开始查询，为用户建议对解决问题最有价值的资源，使用户得到非常有指导性的帮助。这时如果管理人员自身具备的知识不足以支持其完成所面临的任务，那么用户就必然从别处获得符合服务自己特点的个性化知识，这些知识可能是问题解决的方法。
参考文献：
[1] 陈忠海. 关于档案信息化建设的几点思考[J]. 档案管理, 2003,(04)
[2] 田雯. 浅议新形势下科技档案的建设[J]. 科技情报开发与经济, 2009,(08)
[3] 徐亚. 基于消息平台的网络办公系统研究[J]. 软件导刊, 2009,(03)
[4] 潘丽娜. 浅议信息化手段在档案管理中的重要性[J]. 兰台世界, 2009,(01) ■
[关键词] 档案管理 办公自动化 优越性
知识管理可以拓宽档案管理的领域，提升档案管理的价值，而档案管理有助于沉淀知识、积累知识，有助于传播、交流知识，有助于理解、挖掘知识，二者有着相辅相成的促进关系。只有二者协调发展，才能保证档案管理工作的稳步前进。
一、档案管理与办公自动化的关系
随着以知识管理为核心的信息技术的发展，办公自动化已由以数据为处理中心的传统信息管理系统，办公自动化的出现，使档案的生成方式、管理的知识要求发生很大变化，档案工作已成为一项信息知识管理性质的工作，管理人员不仅要研究档案实体信息，而且还要研究与之相关的网络信息，同时还要关注网络信息的受众及用户需求内容。这些都表明办公自动化与档案管理具有互动性，只有认识办公自动化这种管理方式(以下简称网络管理)的特点，才能有相互互动的档案管理措施。其一，网络管理不受时间及工作环境的限制。可跨越部门与部门之间，单位与外部用户之间的分界线，以单位的特定办公地点到网络连接的所在地。正在实施职能活动的基层部门根据职责范围输入信息和知识，其他部门及利用者在网络上收取所需内容并进行交流。其二，网络管理改变了材料的形成、传递方式。网络连接的各部门将信息输入微机，即可提供日常查阅管理，又能一次输入，多次输出，缩短了审阅(批)的周转时间。同时，统一了各部门的材料格式，解决了传统模式中由于人的因素差异而造成的标准前后不一致的问题。因此，计算机等现代化设备成为档案管理与办公自动化相互联系的桥梁，相互作用的媒介，相互渗透的纽带和相互转化的关键。只要根据各自的实际情况，就能促进档案管理与办公自动化同步的进程。
二、办公自动化与档案管理的最优化互动效果
1、档案管理与办公自动化联网可提高档案的规范化管理
档案管理与办公自动化联网后，就融文书处理与档案管理为一体，首先，每天的收发文及应归档的文件材料由各立卷部门将著录信息输入微机，既可提供日常查阅，又可为文件归档后组卷编目奠定基础，不仅能提高文书部门的办公效率，也同时有效地防止归档文件的遗漏，由于文件已著录了文件页数，如有借阅和整理过程中遗漏附件和散页，可及时发现追回，使归档文件材料的齐全完整得到有效保证。更从根本上保证了部门立卷制度的落实。其次，档案管理与办公自动化联网是面向各立卷部门的，受益是档案部门用其他方法难以达到的，立卷部门只要在平时将本部门的文件材料输入计算机，基层工作人员经过相应程序处理后，调送有关人员传阅，年终立卷时，档案管理系统帮助用户自动立卷、编目，并打印出卷内目录，既减少了立卷人员的繁重劳动，又使组卷质量在基层得到控制，提高了组卷编目的效率和质量。再次，可以帮助立卷人员准确分类，解决了由于人的因素差异而造成的档案分类标准前后不一致的问题，统一了各立卷部门的分类方法，同时对不合格案卷可以随时在数据库内进行调整，避免了退卷返工造成的人力及物力的浪费，使案卷的整理质量得到保证。
2、档案管理与办公自动化联网能提高档案利用的时效性
与办公自动化联网后，档案管理工作可从单机存检发展为联网传输，建立由计算机检索并以磁性材料和激光材料为介质的高容量存储系统，使档案工作各业务环节形成一个统一的整体，实现在先进技术、严密分工和广泛协作基础上的资源共享。例如，文书档案的归档时间一般在次年的6月底前，利用手工方式进行整理、立卷、移交，若在这个过程中需查阅文件，由于文件未经编目，查找极不方便，影响了信息的查阅，给利用者带来极大的不便。如果档案管理与办公自动化联网，可使档案利用与整理工作同步，利用者可直接从微机中调阅，整个利用过程快捷，克服了档案整理各业务环节对利用档案的影响，同时大大缩短了整理周期，加快了档案信息的处理和流通，提高了档案信息的利用率及时效性。
3、档案管理与办公自动化联网有利于满足用户需求
目前，基层档案部门仍处于封闭式状态，档案管理工作大多还局限于档案的接收和保管，以及利用时效慢、按需索卷的被动服务。诸如文书档案工作，公务文书与档案有着内在的本质联系，但却由两个独立的部门分别管理，档案部门不能参与文书处理过程，文书部门不了解文件形成档案所需的必要条件。由于分工的原因，文书部门一般只负责文书处理的事务性工作，根本无暇顾及文件信息的开发，而对信息开发有着强烈愿望的档案部门，却不能在文件信息积累的起始阶段就开始将文件转化为档案并及时地投入开发利用。档案管理与办公自动化联网后，文书部门文件的登记工作与信息的著录工作就自然相结合了，在文件登记的同时增设档案必须的著录项目，这样就减去了档案著录工作重复输入的劳动，文件登记后通过计算机进行必要的整理、排序、分类，实际上，文件一经登记就转入归档阶段，也可及时地投入利用，从根本上改变档案利用滞后的状况。并且使档案部门的管理对象由单一型向多元型发展。即由单一的档案接收和保管发展到对信息知识的二次开发，并利用计算机将经过加工后的文献建立起能为利用者服务的各种信息知识数据库，再通过计算机网络传送到各用户单位。
4、档案管理与办公自动化联网能有效促进自我充电
知识在档案管理过程中发挥着重要作用，档案管理与办公自动化联网后，特别是在档案利用工作中，满足用户的需求实际上更表现为满足用户的知识需求。比如，在档案利用服务环节中，根据用户表达出的需求提供其所需的信息，管理人员帮助他们设计检索方式或检出所需文献。针对用户的特定需求及其渴求的信息，此时，用户迫切要求档案管理人员提供高质量、个性化的服务，对于用户需求的这种特点，管理人员要借助于已有知识和工作经验，帮助用户判断从何处开始查询，为用户建议对解决问题最有价值的资源，使用户得到非常有指导性的帮助。这时如果管理人员自身具备的知识不足以支持其完成所面临的任务，那么用户就必然从别处获得符合服务自己特点的个性化知识，这些知识可能是问题解决的方法。
参考文献：
[1] 陈忠海. 关于档案信息化建设的几点思考[J]. 档案管理, 2003,(04)
[2] 田雯. 浅议新形势下科技档案的建设[J]. 科技情报开发与经济, 2009,(08)
[3] 徐亚. 基于消息平台的网络办公系统研究[J]. 软件导刊, 2009,(03)
[4] 潘丽娜. 浅议信息化手段在档案管理中的重要性[J]. 兰台世界, 2009,(01) ■