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由于办公自动化的进一步发展和深化,特别是电子计算机和通信技术相结合形成了信息技术产业。过去用纸墨、照片等形成和传递的政府机关公文以及图书、图纸、图形、图像、文献资料、商业信息等,都可以用电子计算机进行,由此而产生了电子公文、电子图书、电子图形图像、电子文献资料等,这些都是属于电子文件。具有档案保存价值的电子文件,必须要归档保护。电子文件归档后即形成电子档案。