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摘 要：人工智能是"互联网+"时代下中国发展战略之一，在信息、数据和知识处理方面具有很大的优势，有助于解决企业档案管理中的难题，实现档案管理的智能化，提高了档案管理的水平，增强了组织的竞争力。本文简要阐述了人工智能和人工智能技术的含义，对档案工作在智能化的趋势下发展趋向进行研究，希望推动档案行业的发展。
关键词：人工智能；档案；挑战
前言
人工智能（Artificial intelligence，英文缩写为AI）最初是在1956年Dartmouth学会上提出的新概念，后来被称为20世纪三大科学技术成就之一，以信息、数据和知识处理方面具有的优势已被人们所广泛认知，在信息爆炸的时代，如何正确对档案信息加工，筛选，提高其针对性和有效性以满足用户需求，单靠任何人也难以完成这种庞杂而集广博知识于一体的工作，于是，人工智能技术应运而生，借助于智能机器，同时起到档案专家与学科专家的双重作用，能档案管理实现智能化。
一、人工智能和人工智能技术的含义
人工智能最初是在1956年Dartmouth学会上提出的新概念，针对人工智能，不同的定义将人们导向不同的研究或认知方向，不同的理解分别适用于不同的人群和语境。维基百科的人工智能词条采用的是斯图亚特？罗素与彼得？诺维格在《人工智能：一种现代的方法》一书中的定义：人工智能是有关“智能主体的研究与设计”的学问，“智能主体是指一个可以观察周遭环境并做出行动以达致目标的系统”。人工智能技术是一种信息知识处理系统，包括对数据或信息资源的收集、确认、显示、整理、解释、验证及交流传播等处理。通过对人类思维方式和行为的研究分析，利用相关信息技术，使机器能够对人的智能行为进行模拟，比如对数据信息的辨别能力、对问题的理解能力、处理复杂信息的能力、快速适应新环境的能力以及应用信息控制环境的能力等[1]。通过人工智能技术的应用，可以极大地扩展信息系统的搜索和解答空间，寻找和选择最优的解答方案；利用人工智能技术中的逻辑推理和语言处理技术，可以保证信息系统运行的准确性和科学性，运用大量常识塑造情境化语言系统，最大限度地满足语言需求；同时人工智能技术的智能信息检索功能，能有效保障信息资源获取的精确性和高质量；专家系统技术应用更是涉及医疗、化学分析、地质勘探等领域，应用前景广阔。
人工智能时代已经来临，它在我们身边无处不在。苹果Siri、微软小冰、亚马逊Alexa等智能助理和智能聊天类应用，正颠覆人和手机交流的方式；新闻头条等热门新闻应用通过人工智能技术向读者推送最感兴趣的新闻内容；美图秀秀利用人工智能技术自动对照片进行美化；Google无人驾驶汽车的出现重新定义了智慧出行、智慧交通和智慧城市。诸如此类的人工智能技术应用，不胜枚举[2]。
二、人工智能带来的机遇
中国工程院院士、国际欧亚科学院院士李德毅在“北京联合大学智能机器人产学研合作与人才培养创新发展研讨会暨机器人学院成立大会”的报告中提到：“人工智能的发展改变了人类的认知方式和生活方式，人工智能延伸了人类的体力和脑力，将会让人类更加有尊严、更加优雅、更加智慧地生活。人工智能给人类带来的影响将远远超过计算机、互联网在过去几十年对世界的改变。”
人工智能给常规性、重复性、技术含量低的档案岗位带来冲击。2016年年底，物理学家斯蒂芬·霍金在英国《卫报》发表文章说：“工厂的自动化已经让众多传统制造业工人失业，人工智能的兴起很有可能会让失业潮波及中产阶级，最后只给人类留下护理、创造和监管等工作。”学术界一个普遍被接受的观点是：人工智能时代，程式化的、重复性的、仅靠记忆与练习就可以掌握的技能将是最没有价值的技能，几乎一定可以由机器来完成。技术的革新将极大程度地改变传统行业的岗位分工，德勤会计师事务所发布的一项研究表明，从1871年到2011年期间，科技的发展使英国农民由100万人下降到5万人。1955年是通用汽车的鼎盛时期，通用汽车公司雇用了60万名员工；而现在，谷歌这个标志性的美国公司只雇用了大约5万名员工；Face-book只有6000名员工。更戏剧性的是，2012年，Face-book以10亿美元收购Instagram时，Instagram已有3000万用户，但是只有13名全职员工。2014年Face-book收购了Whatsapp，Whatsapp在初创阶段只有55名员工，但市值超过整个索尼公司。反观国内近几年，无论是万科的物业管理机器人、顺丰的无人机快递，还是遍布各地的全自动流水线无人工厂，也都彰显着人工智能对传统产业的冲击[3]。
结合档案工作的实际情况，传统的档案工作主要是收集整理和服务利用。在收集整理过程中，纸质文件材料整理包括：组件、修整、装订、分类、排列、编号、编页、编目、装盒、排架十个步骤；电子文件的整理流程包括：组件、格式转换、元数据收集、分类、排列、编号、编目、归档数据包组织、存储等步骤。无论是传统的纸质文件还是电子文件的整理过程中，大量都是程式化的、重复性的步骤。当人工智能技术引入后，这些工作很容易被机器取代。服务利用中的档案查询、学历学位公证、成绩翻译等工作在数字化、智能化的趋势下，也将逐渐通过自助查询机、网上办理系统、翻译系统等计算机的辅助，简化人工办理的步骤，减少工作量。
人工智能提升档案服务效率，提升用户满意度。人工智能技术在档案信息的数字化、电子化、智能检索等方面都有广泛的应用价值。电子计算机和人工智能技术出现后，办公自动化、无纸化等事物也随之出现，改变了传统档案的管理模式，提高了工作的效率。办公自动化、电子化政务系统中直接形成的电子文件，纸质材质或其他载体文件重新录入生成的数字化电子文件，进入档案管理系统，通过机读档案目录的管理、检索、自动编目、自动统计等档案智能检索，极大提高了检全率、缩短了检索时间[4]。
现阶段，简单的档案信息检索已经无法满足所有用户的信息需求，用户对信息服务方式提出了更多样化、个性化的要求，对所有用户采取统一的服务方式在当前的环境下是不可取的。例如档案信息检索，当前数字档案馆提供的检索是基于信息关键词和档案分类号的方式，这对于某些知识背景简单或对待查领域不熟悉的用户造成了很大的障碍，使得他们无法通过准确的关键词检索到自己想要的信息。同时，用户对信息内容的要求存在差异。与一般的档案用户需求档案原始信息不同，具有较高认知能力和档案利用需求的用户对档案信息的需求不仅仅是原始信息的罗列和简单整合，他们更希望获得经过编研、优化和加工的档案信息资源。随着人工智能技术的推广，数字档案馆不仅仅能简单地进行查找，还能够对查找结果进行分析、推理并提出某些结论，开展对档案资料的二次开发，提升档案服务效率，提升用戶满意度。
关键词：人工智能；档案；挑战
前言
人工智能（Artificial intelligence，英文缩写为AI）最初是在1956年Dartmouth学会上提出的新概念，后来被称为20世纪三大科学技术成就之一，以信息、数据和知识处理方面具有的优势已被人们所广泛认知，在信息爆炸的时代，如何正确对档案信息加工，筛选，提高其针对性和有效性以满足用户需求，单靠任何人也难以完成这种庞杂而集广博知识于一体的工作，于是，人工智能技术应运而生，借助于智能机器，同时起到档案专家与学科专家的双重作用，能档案管理实现智能化。
一、人工智能和人工智能技术的含义
人工智能最初是在1956年Dartmouth学会上提出的新概念，针对人工智能，不同的定义将人们导向不同的研究或认知方向，不同的理解分别适用于不同的人群和语境。维基百科的人工智能词条采用的是斯图亚特？罗素与彼得？诺维格在《人工智能：一种现代的方法》一书中的定义：人工智能是有关“智能主体的研究与设计”的学问，“智能主体是指一个可以观察周遭环境并做出行动以达致目标的系统”。人工智能技术是一种信息知识处理系统，包括对数据或信息资源的收集、确认、显示、整理、解释、验证及交流传播等处理。通过对人类思维方式和行为的研究分析，利用相关信息技术，使机器能够对人的智能行为进行模拟，比如对数据信息的辨别能力、对问题的理解能力、处理复杂信息的能力、快速适应新环境的能力以及应用信息控制环境的能力等[1]。通过人工智能技术的应用，可以极大地扩展信息系统的搜索和解答空间，寻找和选择最优的解答方案；利用人工智能技术中的逻辑推理和语言处理技术，可以保证信息系统运行的准确性和科学性，运用大量常识塑造情境化语言系统，最大限度地满足语言需求；同时人工智能技术的智能信息检索功能，能有效保障信息资源获取的精确性和高质量；专家系统技术应用更是涉及医疗、化学分析、地质勘探等领域，应用前景广阔。
人工智能时代已经来临，它在我们身边无处不在。苹果Siri、微软小冰、亚马逊Alexa等智能助理和智能聊天类应用，正颠覆人和手机交流的方式；新闻头条等热门新闻应用通过人工智能技术向读者推送最感兴趣的新闻内容；美图秀秀利用人工智能技术自动对照片进行美化；Google无人驾驶汽车的出现重新定义了智慧出行、智慧交通和智慧城市。诸如此类的人工智能技术应用，不胜枚举[2]。
二、人工智能带来的机遇
中国工程院院士、国际欧亚科学院院士李德毅在“北京联合大学智能机器人产学研合作与人才培养创新发展研讨会暨机器人学院成立大会”的报告中提到：“人工智能的发展改变了人类的认知方式和生活方式，人工智能延伸了人类的体力和脑力，将会让人类更加有尊严、更加优雅、更加智慧地生活。人工智能给人类带来的影响将远远超过计算机、互联网在过去几十年对世界的改变。”
人工智能给常规性、重复性、技术含量低的档案岗位带来冲击。2016年年底，物理学家斯蒂芬·霍金在英国《卫报》发表文章说：“工厂的自动化已经让众多传统制造业工人失业，人工智能的兴起很有可能会让失业潮波及中产阶级，最后只给人类留下护理、创造和监管等工作。”学术界一个普遍被接受的观点是：人工智能时代，程式化的、重复性的、仅靠记忆与练习就可以掌握的技能将是最没有价值的技能，几乎一定可以由机器来完成。技术的革新将极大程度地改变传统行业的岗位分工，德勤会计师事务所发布的一项研究表明，从1871年到2011年期间，科技的发展使英国农民由100万人下降到5万人。1955年是通用汽车的鼎盛时期，通用汽车公司雇用了60万名员工；而现在，谷歌这个标志性的美国公司只雇用了大约5万名员工；Face-book只有6000名员工。更戏剧性的是，2012年，Face-book以10亿美元收购Instagram时，Instagram已有3000万用户，但是只有13名全职员工。2014年Face-book收购了Whatsapp，Whatsapp在初创阶段只有55名员工，但市值超过整个索尼公司。反观国内近几年，无论是万科的物业管理机器人、顺丰的无人机快递，还是遍布各地的全自动流水线无人工厂，也都彰显着人工智能对传统产业的冲击[3]。
结合档案工作的实际情况，传统的档案工作主要是收集整理和服务利用。在收集整理过程中，纸质文件材料整理包括：组件、修整、装订、分类、排列、编号、编页、编目、装盒、排架十个步骤；电子文件的整理流程包括：组件、格式转换、元数据收集、分类、排列、编号、编目、归档数据包组织、存储等步骤。无论是传统的纸质文件还是电子文件的整理过程中，大量都是程式化的、重复性的步骤。当人工智能技术引入后，这些工作很容易被机器取代。服务利用中的档案查询、学历学位公证、成绩翻译等工作在数字化、智能化的趋势下，也将逐渐通过自助查询机、网上办理系统、翻译系统等计算机的辅助，简化人工办理的步骤，减少工作量。
人工智能提升档案服务效率，提升用户满意度。人工智能技术在档案信息的数字化、电子化、智能检索等方面都有广泛的应用价值。电子计算机和人工智能技术出现后，办公自动化、无纸化等事物也随之出现，改变了传统档案的管理模式，提高了工作的效率。办公自动化、电子化政务系统中直接形成的电子文件，纸质材质或其他载体文件重新录入生成的数字化电子文件，进入档案管理系统，通过机读档案目录的管理、检索、自动编目、自动统计等档案智能检索，极大提高了检全率、缩短了检索时间[4]。
现阶段，简单的档案信息检索已经无法满足所有用户的信息需求，用户对信息服务方式提出了更多样化、个性化的要求，对所有用户采取统一的服务方式在当前的环境下是不可取的。例如档案信息检索，当前数字档案馆提供的检索是基于信息关键词和档案分类号的方式，这对于某些知识背景简单或对待查领域不熟悉的用户造成了很大的障碍，使得他们无法通过准确的关键词检索到自己想要的信息。同时，用户对信息内容的要求存在差异。与一般的档案用户需求档案原始信息不同，具有较高认知能力和档案利用需求的用户对档案信息的需求不仅仅是原始信息的罗列和简单整合，他们更希望获得经过编研、优化和加工的档案信息资源。随着人工智能技术的推广，数字档案馆不仅仅能简单地进行查找，还能够对查找结果进行分析、推理并提出某些结论，开展对档案资料的二次开发，提升档案服务效率，提升用戶满意度。