摘 要：教学秘书在高校教学管理中起着举足轻重的作用。本文阐述了教学秘书岗位的重要性，总结了高校教学秘书的岗位定位、工作方法和应具备的素质，分析了目前教学秘书工作中存在的问题，提出如何做好教学秘书工作改进的思考与建议。
　　关键词：高等院校；教学秘书；教学管理
　　中图分类号：G64文献标识码：A文章编号：1006-4117（2011）08-0246-01
　　
　　教学质量是一所高校的生命线，提高教学质量与教学水平是每所高校工作的重点。而教学秘书又是负责全面教学活动的最直接最基层的管理者。教学秘书对保证高等院校教学秩序的正常运行起着至关重要的作用。教学秘书是指在高等院校中协助院系领导具体处理本院系各类教学事务的管理服务人员。教务工作无小事，任何的疏忽都会发展到影响整个学院教学进程的教学事故，它关系着老师和学生的知识传递，直接影响到整个教学一线工作的顺利运转。教学秘书工作首先应该定位为服务岗位，即服务于师生、服务于教学。从事教学秘书工作要有“职业精神”原则，工作要力求做精、做细。教学秘书和其他专业一样，需要专门的技术和岗位认知培训，不是任命后就自然能干好的。教学秘书同样需要角色定位和自我观念更新。只有把学院看成一个大家庭，对每一位师生，每一份工作都饱含着无限感情，才能真正做好教学秘书工作。“服务”要以接待客人的方式进行，不要有伺候人的想法。教学秘书属于教学管理中的助理、协理，既不能擅权越位又要很能“操心”，起着服务、协调、协助、管理、组织、参谋的作用。教学秘书在教学管理工作中接受教务处、系主任的双重领导。直接参与教学活动中的组织管理，具体操作教学行政事务。教学秘书的工作方法和业务素质直接影响着系部教学管理工作的质量和效率。
　　工作方法和工作作风方面：第一，细致、周到的思考习惯，一丝不苟的工作作风，工作日志天天记。第二，办事守规矩，条理清楚，记忆准确。第三，不擅权越位，忠实、诚实、不喧宾夺主、不推诿、耐心且宽容。第四，精通文秘工作的基本知识，了解与教学相关的部门机构和人员配置。第五，善于学习，具备一定的外语水平和文字能力。第六，掌握现代化办公手段，熟练使用办公自动化设备。第七，具有良好的公关、沟通能力，懂得办公室的社交礼仪要求。素质要求方面：第一，高调做事，低调做人。第二，周全服务，重视细节，平等待人。第三，多学、多看、多做、多想、少说。第四，会办、会说、会做，在被授权的情况下会管。第五，手勤、眼勤、腿勤，勤请示、勤汇报。第六，营造和谐的办公环境，建立良好的人际关系。第七，甘当配角，适时回避。第八，主动调节心理、情绪，不哀乐于形色。第九，考虑周密，沟通方法得当。第十，注意个人修养和人格魅力的养成。随着新时期高校改革的不断深入，教学秘书工作暴露出一些问题：
　　（一）对教学秘书工作认识片面，重视度不够。长期以来，许多人对教学秘书工作缺乏正确的认识和评价，轻视教学秘书在日常管理中所发挥的作用，认识不到教学秘书管理工作的重要性和不可或缺性。有些人甚至认为教务管理是一些简单的事务性工作，他们的工作无需动脑，只是简单的、机械性的劳动。因此，在教学秘书人员的配备、业务学习、岗位培训等方面，重视程度和支持力度远远不够。在干部聘任、职称评定、工资定级、评奖评优等方面都受到相对不公正的待遇。
　　（二）教学秘书精神压力大，队伍不稳定。教学秘书不仅要处理好常规性的教学事务，还要协调好院系各部门间的突发紧急事件。事情繁杂琐碎而且责任重大，稍有不慎都有可能发生教学事故，影响教学秩序的顺利运行。然而教学秘书的工作职、责担当又不对等，都是在被授权的情况下进行管理，有责无权。教学秘书平时工作任务重、责任大，付出的劳动得不到尊重和理解，取得的成绩得不到认可，从而造成教学秘书承受相当大的精神压力，出现心理不平衡现象，工作积极性不高，很多人不安心于教学秘书工作岗位，离岗、转岗，从而造成教学秘书队伍呈现不稳定状态。
　　（三）教学秘书综合素质较低，缺少进修培训机会。教学秘书学历层次普遍较低，大多为本科。所学专业适合教学秘书工作的不多，专业为教育学、教育管理学的极少，秘书专业毕业的也不多。其知识结构很难适应教学管理的需要。教学秘书缺少进修培训的机会，业务能力普遍较低。长期以来，许多高校对教学秘书重使用，轻培养。教学秘书工作涉及到教学活动的每个方面，终日忙忙碌碌，很少有机会出去参加培训学习，交流进修的机会很少，导致其接触不到新的教育管理理念，视野不宽阔，从而阻碍了创新能力和整体素质的提高，以致适应不了新时期高校发展的需要。
　　（四）教学秘书科研能力薄弱，开拓创新意识欠缺。教学秘书在高校教学管理中发挥纽带桥梁作用，上听命于学校教务处和院系领导，下服务于广大师生，所以常常处于“中间夹层”中，工作缺乏活力，习惯于按领导指示、文件精神办事，主动参与性和科学预见性差，缺乏主动从事科研工作的意识，不能很好地利用在教学一线取得的第一手教学管理资料进行教学管理理论研究并形成科研成果，为深化教学管理改革出谋划策。缺乏开拓意识和创新精神，致使教学管理工作很难再攀新高。目前，各高等院校已经意识到这一问题，积极通过各种途径改进教学秘书工作。首先，在观念上进行更新，充分重视和支持教学秘书工作。其次，注重提高教学秘书的综合素质，为教学秘书提供尽可能多的教学管理方面的培训和外出学习进修的机会，加强教学秘书理论知识的学习和全面素质的提高。再次，鼓励教学秘书从事科研工作，加强教学秘书的创新意识，使工作能力和水平不断提高。另外，各高校建立专业的教学管理信息系统，建立教学资料共享和交流平台，提高教学管理效率和管理水平。此外，学校各级领导主动关心教学秘书的工作、学习和生活，在奖金发放、职务晋升、职称评定、科学研究、教学管理等问题，建立相应的激励机制，通过多种渠道解决教学秘书的后果之忧，充分调动其工作积极性和主动性。
　　总之，教学秘书在维持日常教学活动的正常开展中扮演着重要的角色。高等教育的发展离不开教学秘书的辛勤劳动。这就要求高校各部门及教学管理人员之间协调配合，大力支持教学秘书的工作。同时，高校教学秘书应不断学习，多学科、多角度、全方位地提高认知能力和管理水平，及时更新专业知识，提高业务素质，更好的为教学服务，为推进我国高等院校教学改革发挥作用。
　　作者单位：山东外贸职业学院