公司的财务每个月需要给每位员工发一份工资的详单,而且每一张裁开的小工资单中还必须包括每一项目的标题(也就是工资表的表头)以方便员工核对。怎样能根据工资表简单快速地创建既方便裁剪又方便员工阅读核对的工资单呢?在EXCEL中,我们可以使用CHOOSE函数配合其它几个函数轻轻松松地完成这项任务。
　　
　　一、创建工资条
　　
　　首先所有员工的工资数据都放在“原始表”工作表中。如果已经有了这些数据,那么我们只需要在该工作表标签处点击右键,然后在弹出的菜单中选择“重命名”命令,将该工作表重命名为“原始表”就可以了,如图1所示。
　　原始表中的工资表数据如图2所示。工资表数据分布在A列至O列,表头部分在各列的第二行,员工工资数据从第三行开始。
　　预期中的工资条应该是一行标题、一行数据。每两个工资条之间留有一行以方便裁剪。
　　新建一个空白工作表,将其重命名为“工资条”。将鼠标定位于A1单元格,输入公式“=CHOOSE(MOD(ROW(),3)+1,"",原始表!A$2,OFFSET(原始表!A$2,(ROW()+1)/3,0))”。拖动A1单元格的填充句柄向右至O1单元格。再选中A1:O1单元格区域,向下拖动其填充句柄至无工资数据出现为止。现在就可以得到如图3所示的工资条了。
　　
　　二、美化工资条格式
　　
　　1、为工资条数据添加边框
　　选中A1:O2单元格区域,然后点击右键,在弹出的菜单中点击“设置单元格格式”命令,打开“单元格格式”对话框。如图4所示,点击“边框”选项卡,点击“内部”、“外部”按钮,给选中的单元格添加好边框。另点击“对齐”选项卡,选中“自动换行”复选项。
　　选中A1:O3单元格区域,拖动填充句柄向下至最后一行,就可以将所有格式复制到全部工资条了。
　　2、调整行高
　　现在的问题是工资条的标题行的行高不够,导致数据显示不完整。如果加宽各单元格,又会导致打印不方便。所以需要调整标题行的高度。观察发现,标题行位于第1、4、7、10、13……行。该行数的特点是如果行数减1,那么恰好可以被3整除。现在我们只要做如下工作,就可以定位于这些行了:
　　在P1单元格输入公式“=2/MOD(ROW()-1,3)”,然后拖动该单元格的填充句柄至最后一行,可以发现,P列的第1、4、7、10、13……行单元格均显示出错信息“#DIV/0!”。点击功能区“开始”选项卡的“编辑”功能组的“查找和选择”按钮右下方的小三角形,在弹出的菜单中点击“定位条件”命令,打开“定位条件”对话框。选中“公式”单选项,再选中下方的“错误”复选项,取消其它选项的选择状态,如图5所示。确定后就可以P列的第1、4、7、10、13……行单元格就呈现选中状态了。
　　保持这些单元格的选中状态,点击功能区“开始”选项卡的“单元格”功能组的“格式”按钮下方的小三角形,在弹出的菜单中点击“行高”命令,打开“行高”对话框。在输入框中输入需要的行高数据就可以了。完成效果如图6所示。行高调整完成后,可以直接将P列数据全部删除。
　　以后再需要输出工资条时,只需要调整原始表中的数据就可以了。在“工资条”工作表中可以直接产生新的工资条。但是如果原始表中增加了新的员工或者增加了新的项目,需要相应地向下或者向右拖动填充句柄完成工资条的扩充。