论文部分内容阅读
【摘要】由于信息技术与电子计算机技术的发展，档案管理也逐渐步入了信息化时代。传统的纸质档案管理工作与电子信息档案的区别逐渐拉大，二者的保存方式与保存技术有着明显的区别，档案管理人员要根据纸质档案与电子档案的特点，对二者进行不同的档案保护工作。本文主要对纸质档案与电子档案进行区别分析，并提出相关的技术性保护措施。
【关键词】纸质档案;电子档案;二者区别;技术性保护
随着社会经济的不断发展，信息技术也在不断发展，档案的载体由纸质向电子逐渐转变，档案的载体发生了巨大的变化，纸质档案与电子档案存在着明显的区别。因为二者存在着明显的区别，在档案管理中二者的保护技术也有着极大的差别，本文主要对二者的区别以及技术保护进行分析。
一、纸质档案与电子档案载体寿命的区别
纸质档案的载体是纸张，纸张的主要成分是纤维素，纤维素的性质决定了纸质档案的寿命。纤维素能够在高温、潮湿、酸性环境与氧化环境中发生水解反应与氧化反应，降低了纸质档案的寿命，对纸质档案造成污染，所以在纸质档案保管中排除水解反应与氧化反应，纸质档案能够保存上百年甚至是上千年。
电子档案的载体是计算机中的磁性物质或者是光盘。其中磁盘的底基物质是聚酯，也是磁性物质的主要支撑体。聚酯底基容易产生静电，静电会吸引空气中的灰尘，导致磁性物质脱离。在磁盘中底基与磁粉之间是通过粘合剂进行连接的，但是粘合剂具有热胀冷缩、生霉等弊端，影响电子档案的调取。电子档案中的磁粉是形成影像以及图片的主要物质，容易受到外部磁场的影响出现消磁、退磁等问题。使用光盘的方式进行电子信息档案的保存工作，在光盘中主要记录信息的方式是碲、碲合金、硒以及碳铝化合物，但是这些物质容易受到外界的影响，容易与碱性物体发生化学反应，容易在空气中进行氧化反应，一般电子档案载体的寿命在10年左右。
纸质档案与电子档案的载体进行对比，二者载体的寿命有着明显的区别，纸质档案在保存良好的情况下可以保存千年，电子档案的载体仅能够保存10余年，所以进行檔案保存时，不仅要使用电子档案载体，还要使用纸质档案对其进行备份。
二、纸质档案与电子档案环境条件的影响区别
（一）环境的湿度与温度。无论是电子档案还是纸质档案，二者在潮湿的环境下都会发生一定的水解反应或者是氧化反应。潮湿的环境下，纸质档案中的纤维会与周围空气发生氧化反应，而且可能会污染纸质档案中的档案字迹。在温度较高的环境下，电子档案的保存难度加大，光盘中的黏合剂与聚酯底基会受到温度的影响膨胀或者收缩，进而导致了电子档案播放出现问题。根据二者容易受到湿度与温度的影响，对纸质档案与电子档案实行不同的档案保存方式。纸质档案的保存温度在14℃到23℃之间为最佳保存温度，空气中的相对湿度在45%至60%之间。电子档案的保存最佳温度在16℃到20℃之间，湿度在40%到45%之间。所以档案的管理人员要根据档案的类型不同，选择合适的环境对档案进行管理工作。
（二）空气中的尘埃。纸质档案受到空气中尘埃的影响，主要有纸质档案的机械磨损、纸质档案纸张的粘连、纸张出现霉菌。对电子档案损坏的主要方式是磁盘、光盘的划伤，导致资料无法正常读取，而且灰尘中的化学成分会对磁盘和光盘造成一定的复制，其中霉菌中分泌的酶对光盘与磁盘产生了一定的损失，从而导致电子档案的数据丢失。针对环境中的灰尘问题，纸质档案的保管方式要在纸质档案上方铺上一层宣纸，使用木板覆在宣纸上，防止灰尘直接落在纸质档案上。如果发现档案对纸质档案造成了伤害，要及时将档案送到专业档案修复人士手中进行修复。电子档案的保管方式，要对电子档案储存的载体进行严密的防尘措施，将光盘放置在独立的光盘盒中，将光盘盒放置在档案夹中，在档案盒外粘贴标签，方便对电子档案的调取。
（三）外界的磁场。外界的磁场对电子档案的影响较大，磁场会对电子档案储存的载体造成一定程度的损坏，例如磁盘的消磁或者是退磁，导致了电子档案无法正常的读取电子档案中的信息。而且磁场会对信息档案储存的设备及电子计算机形成干扰，导致计算机中的档案信息丢失。
（四）光线以及有害气体。光线与有害气体会促进纸质档案的水解反应与氧化反应，进而降低了纸张的强度。光线中的紫外线对电子档案储存字体影响较大，会导致磁粉的脱落，带基老化，从而导致电子档案的信息丢失。而且电子档案信息设备在长期光照的环境中，内部零件出现老化问题，造成运转卡顿、档案信息丢失等问题。如果电子档案设备长期处于有害气体中，对设备内部的中枢系统造成了破坏，出现档案信息丢失的问题。
三、纸质档案与电子档案信息保护的区别
（一）电子档案保存。纸质档案保管的主要目的是为了增加纸张的寿命，从而保存纸张上记录的文字信息。电子档案的保存主要使用扫描、数码拍照等方式，将纸质档案变为光盘的形式进行储存。目前为止，我局档案室共室藏档案33万卷12982件，照片档案1937张;归档光盘载体等档案4卷共80张。照片档案已完成了电子与纸质双套制保存，并有相应的管理程序;光盘档案实行正、副双套制保存，正本存档，副本日常利用。建立电子档案信息目录，按照数据库管理的相关规定，对数字档案载体进行分类，并将光盘档案类别输入到数据库中建立电子信息档案的信息化储存，方便电子档案的查询。然后将光盘进行整理，按照档案局的要求对电子档案送报档案局进行数据的备份。
（二）纸质档案的保护。纸质档案的保存方式，主要是防止纸质档案出现水解反应与氧化反应，注重纸质档案保管过程中的防潮工作。在纸质档案保管中，一般使用竖立方式储存方式。如果档案存放的时间过长，档案的表面会落满灰尘，这些灰尘会逐渐腐蚀档案的封面。纸质档案储存要保存在干燥的环境中，如果档案长期保管在潮湿的环境中，会滋生霉菌，霉菌会逐渐腐蚀档案的内部，而且短时间内霉菌无法消失，污染档案信息。受潮的纸质档案要进行紧急处理，将档案及时取出，将档案轻轻摊铺在干净的白色宣纸上，将另一张白色的宣纸放置在受潮的档案上方，用手轻压。位于纸绢文物下方的宣纸，为避免纸质类档案受到二次污染，垫在文物下方的宣纸不能移动位置。如果纸质类档案受潮的问题较为严重，则需要去除已经浸湿的宣纸，重新换一张宣纸进行吸收，直至水渍全部吸收干净。将吸干水渍后的档案放置在安全且阴凉干燥处进行自然阴干。
四、总结
随着社会经济的发展，档案保存工作被各行各业重视。随着信息技术的发展与电子计算机技术的提高，档案保管逐渐步入了信息化时代。纸质档案的保存与电子信息档案的保存之间有着明显的区别，二者的保存方式有着明显的差异，对二者的档案保存技术进行分析，根据纸质档案与电子档案的特点对二者进行的不同进行区分，并提出相应的保存方式，可有效提高档案信息的安全性，提高档案管理的水平。
【参考文献】
[1]杨颖.刍议档案管理中纸质档案与电子档子应并存发展研究[J].中国新通信，2018，20（09）：70.
[2]朱伟.电子档案与纸质档案的关系及发展趋势[J].办公室业务，2017（17）：96.
[3]张红夏.电子档案与传统档案管理的区别与共性[A].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院.决策论坛——决策科学化与民主化学术研讨会论文集（上）[C].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院：《科技与企业》编辑部，2017：1.
[4]彭璨.电子文件与纸质档案著录项目的区别及其成因[J].兰台世界，2015（05）：24-25.
[5]蔡威娜.纸质档案管理与电子档案管理的融合[J].科技视界，2014（15）：198 280.
[6]石权，王雪萍.浅谈电子档案与纸质档案在技术保护上的区别[J].山东档案，2009（04）：10-11.
【关键词】纸质档案;电子档案;二者区别;技术性保护
随着社会经济的不断发展，信息技术也在不断发展，档案的载体由纸质向电子逐渐转变，档案的载体发生了巨大的变化，纸质档案与电子档案存在着明显的区别。因为二者存在着明显的区别，在档案管理中二者的保护技术也有着极大的差别，本文主要对二者的区别以及技术保护进行分析。
一、纸质档案与电子档案载体寿命的区别
纸质档案的载体是纸张，纸张的主要成分是纤维素，纤维素的性质决定了纸质档案的寿命。纤维素能够在高温、潮湿、酸性环境与氧化环境中发生水解反应与氧化反应，降低了纸质档案的寿命，对纸质档案造成污染，所以在纸质档案保管中排除水解反应与氧化反应，纸质档案能够保存上百年甚至是上千年。
电子档案的载体是计算机中的磁性物质或者是光盘。其中磁盘的底基物质是聚酯，也是磁性物质的主要支撑体。聚酯底基容易产生静电，静电会吸引空气中的灰尘，导致磁性物质脱离。在磁盘中底基与磁粉之间是通过粘合剂进行连接的，但是粘合剂具有热胀冷缩、生霉等弊端，影响电子档案的调取。电子档案中的磁粉是形成影像以及图片的主要物质，容易受到外部磁场的影响出现消磁、退磁等问题。使用光盘的方式进行电子信息档案的保存工作，在光盘中主要记录信息的方式是碲、碲合金、硒以及碳铝化合物，但是这些物质容易受到外界的影响，容易与碱性物体发生化学反应，容易在空气中进行氧化反应，一般电子档案载体的寿命在10年左右。
纸质档案与电子档案的载体进行对比，二者载体的寿命有着明显的区别，纸质档案在保存良好的情况下可以保存千年，电子档案的载体仅能够保存10余年，所以进行檔案保存时，不仅要使用电子档案载体，还要使用纸质档案对其进行备份。
二、纸质档案与电子档案环境条件的影响区别
（一）环境的湿度与温度。无论是电子档案还是纸质档案，二者在潮湿的环境下都会发生一定的水解反应或者是氧化反应。潮湿的环境下，纸质档案中的纤维会与周围空气发生氧化反应，而且可能会污染纸质档案中的档案字迹。在温度较高的环境下，电子档案的保存难度加大，光盘中的黏合剂与聚酯底基会受到温度的影响膨胀或者收缩，进而导致了电子档案播放出现问题。根据二者容易受到湿度与温度的影响，对纸质档案与电子档案实行不同的档案保存方式。纸质档案的保存温度在14℃到23℃之间为最佳保存温度，空气中的相对湿度在45%至60%之间。电子档案的保存最佳温度在16℃到20℃之间，湿度在40%到45%之间。所以档案的管理人员要根据档案的类型不同，选择合适的环境对档案进行管理工作。
（二）空气中的尘埃。纸质档案受到空气中尘埃的影响，主要有纸质档案的机械磨损、纸质档案纸张的粘连、纸张出现霉菌。对电子档案损坏的主要方式是磁盘、光盘的划伤，导致资料无法正常读取，而且灰尘中的化学成分会对磁盘和光盘造成一定的复制，其中霉菌中分泌的酶对光盘与磁盘产生了一定的损失，从而导致电子档案的数据丢失。针对环境中的灰尘问题，纸质档案的保管方式要在纸质档案上方铺上一层宣纸，使用木板覆在宣纸上，防止灰尘直接落在纸质档案上。如果发现档案对纸质档案造成了伤害，要及时将档案送到专业档案修复人士手中进行修复。电子档案的保管方式，要对电子档案储存的载体进行严密的防尘措施，将光盘放置在独立的光盘盒中，将光盘盒放置在档案夹中，在档案盒外粘贴标签，方便对电子档案的调取。
（三）外界的磁场。外界的磁场对电子档案的影响较大，磁场会对电子档案储存的载体造成一定程度的损坏，例如磁盘的消磁或者是退磁，导致了电子档案无法正常的读取电子档案中的信息。而且磁场会对信息档案储存的设备及电子计算机形成干扰，导致计算机中的档案信息丢失。
（四）光线以及有害气体。光线与有害气体会促进纸质档案的水解反应与氧化反应，进而降低了纸张的强度。光线中的紫外线对电子档案储存字体影响较大，会导致磁粉的脱落，带基老化，从而导致电子档案的信息丢失。而且电子档案信息设备在长期光照的环境中，内部零件出现老化问题，造成运转卡顿、档案信息丢失等问题。如果电子档案设备长期处于有害气体中，对设备内部的中枢系统造成了破坏，出现档案信息丢失的问题。
三、纸质档案与电子档案信息保护的区别
（一）电子档案保存。纸质档案保管的主要目的是为了增加纸张的寿命，从而保存纸张上记录的文字信息。电子档案的保存主要使用扫描、数码拍照等方式，将纸质档案变为光盘的形式进行储存。目前为止，我局档案室共室藏档案33万卷12982件，照片档案1937张;归档光盘载体等档案4卷共80张。照片档案已完成了电子与纸质双套制保存，并有相应的管理程序;光盘档案实行正、副双套制保存，正本存档，副本日常利用。建立电子档案信息目录，按照数据库管理的相关规定，对数字档案载体进行分类，并将光盘档案类别输入到数据库中建立电子信息档案的信息化储存，方便电子档案的查询。然后将光盘进行整理，按照档案局的要求对电子档案送报档案局进行数据的备份。
（二）纸质档案的保护。纸质档案的保存方式，主要是防止纸质档案出现水解反应与氧化反应，注重纸质档案保管过程中的防潮工作。在纸质档案保管中，一般使用竖立方式储存方式。如果档案存放的时间过长，档案的表面会落满灰尘，这些灰尘会逐渐腐蚀档案的封面。纸质档案储存要保存在干燥的环境中，如果档案长期保管在潮湿的环境中，会滋生霉菌，霉菌会逐渐腐蚀档案的内部，而且短时间内霉菌无法消失，污染档案信息。受潮的纸质档案要进行紧急处理，将档案及时取出，将档案轻轻摊铺在干净的白色宣纸上，将另一张白色的宣纸放置在受潮的档案上方，用手轻压。位于纸绢文物下方的宣纸，为避免纸质类档案受到二次污染，垫在文物下方的宣纸不能移动位置。如果纸质类档案受潮的问题较为严重，则需要去除已经浸湿的宣纸，重新换一张宣纸进行吸收，直至水渍全部吸收干净。将吸干水渍后的档案放置在安全且阴凉干燥处进行自然阴干。
四、总结
随着社会经济的发展，档案保存工作被各行各业重视。随着信息技术的发展与电子计算机技术的提高，档案保管逐渐步入了信息化时代。纸质档案的保存与电子信息档案的保存之间有着明显的区别，二者的保存方式有着明显的差异，对二者的档案保存技术进行分析，根据纸质档案与电子档案的特点对二者进行的不同进行区分，并提出相应的保存方式，可有效提高档案信息的安全性，提高档案管理的水平。
【参考文献】
[1]杨颖.刍议档案管理中纸质档案与电子档子应并存发展研究[J].中国新通信，2018，20（09）：70.
[2]朱伟.电子档案与纸质档案的关系及发展趋势[J].办公室业务，2017（17）：96.
[3]张红夏.电子档案与传统档案管理的区别与共性[A].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院.决策论坛——决策科学化与民主化学术研讨会论文集（上）[C].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院：《科技与企业》编辑部，2017：1.
[4]彭璨.电子文件与纸质档案著录项目的区别及其成因[J].兰台世界，2015（05）：24-25.
[5]蔡威娜.纸质档案管理与电子档案管理的融合[J].科技视界，2014（15）：198 280.
[6]石权，王雪萍.浅谈电子档案与纸质档案在技术保护上的区别[J].山东档案，2009（04）：10-11.