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摘 要:本文从分析高职图书馆采购外包决策必要性入手,围绕高职图书馆核心竞争力的提高,从核心竞争力与基础设施影响角度回答“什么可以包”的问题,从整合外包服务角度并结合借鉴国外成功范例回答“如何外包”的问题,进而得出结论。
关键词:高职图书馆 核心竞争力 采购外包
中图分类号:G250 文献标识码:A 文章编号:1674-098X(2011)01(b)-0209-02
1 进行高职图书馆采购外包决策的必要性
目前高职院校图书馆文献资源的供应商大多既包含文献供应,也提供相关物流与编目等服务,事实上是一个混合服务提供商。既然如此,就不可避免的要讨论另一个问题,就是图书馆采购的业务外包决策问题,也就是讨论“什么可以包？怎么包？”的问题。对于外包决策,为何要作外包决策,将部分的高职院校图书馆的采购作业进行外包,实际上取决于图书馆的内部资源对外部需求适应的问题。假设某高职院校图书馆资金、人力、组织资源都相当充裕,是可以适应外部需求的,那完全可以不考虑进行外包选择的问题。美国的图书馆是全世界最为发达的,其中有一些高校确实可以将图书馆所有的作业都自行操作,可以不进行外包。但是,高职院校的图书馆有相当部分都是从中专、职校升格而来,原先底子薄、藏书量少,而且学校对图书馆工作也不是相当重视,升格后藏书量要从10万册左右一下子跃升到七、八十万册,甚至百万册,这就造成了人员十分缺乏,管理无法到位,规章制度严重滞后,严重影响到图书馆的整体竞争能力的发挥。因此,将一部分繁重的,重复的,机械的劳动作业外包出去,使图书馆有限的人力和财力致力于提高图书馆的综合实力和核心竞争力显然是一个相当务实的举措。但是外包什么,怎样外包就成为困扰图书馆的问题,有的图书馆出现“一包就乱”,“不包就慢”,影响了采编作业的进程,这就有必要对外包决策进行优化。
2 从核心竞争力与基础设施影响角度界定可外包项目
外包决策的优化,首先要解决“什么可以外包”的问题。前面我们提到,采取外包的策略,是为了解决资源有限性与外部需求不相适应之间的矛盾,故采取外包策略,将大量重复劳动外包给专业机构,提高采购作业的速度和效率,从而节省内部资源,提高图书馆的核心竞争力。外包的目的是提高核心竞争力,因此必须对“核心竞争力”界定作一个分析。下面我们给出了“高职院校图书馆核心竞争力的行星模型”如图1。
从图1我们可以清晰的看出,高校图书馆核心竞争力体现在馆藏建设、读者服务、组织管理、学术研究、馆际合作五个方面,它受到基础设施的制约,又受到外部环境的影响。我们的外包决策,主要是要考虑馆藏建设的各个方面(即椭圆部分内部)对核心竞争力的影响及受基础设施的影响的程度。下面给出了“核心竞争力—基础设施 影响联合图表”如图2。
从图2可以看出,在1区受基础设施影响大,对核心竞争力影响力小,2区内受基础设施影响大,对核心竞争力影响小,3区与2区相反,4区与1区相反,而越靠近1区,外包的可能性就越大,而越靠近4区,外包的可能性就越小。在采购业务中物流、加工是完全可以外包的,编目、典藏可以部分外包的,而订购和规划是不可以外包的。
3 从整合外包服务角度分析外包模式优化
其次,外包决策的优化,要解决“如何外包”的问题。前面我们曾经提到,高职院校图书馆供应商不仅是一个货物供应商,而且兼有服务提供商的角色,是一个混合服务提供商,因此,在确定供应商时,同样要考虑外包服务与货物供应相整合的问题,合理界定服务内容,规范服务程序,完善服务考评,提高外包服务的利用效率。笔者所在的常州纺院及常州大学城其他四所高职院校从2006起,探索与江苏省新华书店集团有限公司进行外包合作,取得了良好的运行效果,每年到书册数都在四十万册以上,而每本书的编目成本从原来的自主编目的0.25元下降到现在的0.10元,节约了大量的购书经费,使馆员从繁复的重复劳动中解放出来,能够致力于进行学科规划,优化馆藏结构,提高图书馆的核心竞争力,取得了良好的效果。
另外,“外包加工中心”也是可以借鉴的做法。“外包加工中心”以新加坡公共图书馆的集中外包模式最为典型。这种模式的特点是除了下达采购订单之外,公共图书馆将其他的采购环节集中交由外包中心处理完成。具体操作方法为:公共图书馆通过分析荐购书目、读者需求信息和本馆馆藏资源结构的特点,制定采购计划,生成采购订单,通过发送E-mail或者电子订购系统内部传递,将所需的书目发送至外包加工中心;外包加工中心根据图书馆订单向图书供应商进行订购;到书后进行验收,验收合格后进行分类、编目,以及嵌磁条,贴书标、盖馆藏章等一系列后续加工工作;完成之后加工中心将这些加工好的书籍资料和编目数据一起打包配送至图书馆各书库典藏,上架流通。通常从订单下达到书籍上架流通只有短短的一到两周时间,如果这些书籍尚未出版,由于信息沟通的及时有效,这些书籍也会在出版后的第一时间与读者见面。
这个外包加工中心并非一个简单的物流配送中心,而是集图书资料供应、编目加工等服务与物流于一体的综合性服务机构。由于有了这样的服务机构,使得公共图书馆能够致力于读者需求的研究,致力于馆藏资源的建设和更新,节省了大量的人力、时间和经费。从另一方面来看,使用外包加工中心能够使文献资料的到书时间和上架流通的准备时间大大缩短,很好的解决了人员不够而导致的到书时间慢、到书后处理不及时造成大量的馆藏资源堆积在采编部门而无法得到实际的使用,造成大量的浪费的现象。这种集中化的外包加工中心处理模式为新加坡的公共图书馆事业的飞速发展提供了有力的物质保障。
新加坡外包加工中心案例实际上是一个即时响应的精细化,JIT准时供应的典范。购买方可以通过订单驱动,实现零缺陷、零库存、零交货期、零故障、零纸化、零废料、零事故、零人力资源浪费。图书馆采购可以据此实现即时上架,而无需进行其他加工,节省了大量的人力物力,使得人均馆藏增加量能够快速提高。这种操作模式实施是非常值得借鉴的。
借鉴新加坡外包加工中心的做法,可以考虑一个区域(如常州大学城)的高职院校与有实力的出版发行集团(如江苏新华发行集团)相合作,结合高职院校图书馆的特色,对加工处理过程进行优化,依托出版集团的硬件优势,享受“即可上架资源”的一站式服务,从而解决长期困扰的“杂”、“乱”、“慢”外包问题。
4 结论
高职图书馆进行采购外包,归根结底是要将部分重复繁重的业务交给相对专业的机构去完成,使采购人员能够有更多的精力投入到优化馆藏结构,提高图书馆核心竞争力中去。因此,回答“什么可以包”的问题应结合所从事的业务对核心竞争力的影响及受基础设施的影响进行综合判断;而回答“如何外包”的问题应整合供应资源,提高利用效率,真正将外包包好,为提高核心竞争力服务。
参考文献
[1] Mary E.Anyomi.Outsourcing cataloging functions in South Carolina public libraries[J].The Bottom Line: Managing Library Finance,1999,(12):29～33.
[2] Arnold Hirshon et al.Outsourcing Library Technical Services:A How-to-Do-It Manual for Librarians[M].New York:Neal-Schuman,1996.
[3] 邓岩彬.高校图书馆采编业务外包研究[D].长春:东北师范大学硕士学位论文,2007.
关键词:高职图书馆 核心竞争力 采购外包
中图分类号:G250 文献标识码:A 文章编号:1674-098X(2011)01(b)-0209-02
1 进行高职图书馆采购外包决策的必要性
目前高职院校图书馆文献资源的供应商大多既包含文献供应,也提供相关物流与编目等服务,事实上是一个混合服务提供商。既然如此,就不可避免的要讨论另一个问题,就是图书馆采购的业务外包决策问题,也就是讨论“什么可以包？怎么包？”的问题。对于外包决策,为何要作外包决策,将部分的高职院校图书馆的采购作业进行外包,实际上取决于图书馆的内部资源对外部需求适应的问题。假设某高职院校图书馆资金、人力、组织资源都相当充裕,是可以适应外部需求的,那完全可以不考虑进行外包选择的问题。美国的图书馆是全世界最为发达的,其中有一些高校确实可以将图书馆所有的作业都自行操作,可以不进行外包。但是,高职院校的图书馆有相当部分都是从中专、职校升格而来,原先底子薄、藏书量少,而且学校对图书馆工作也不是相当重视,升格后藏书量要从10万册左右一下子跃升到七、八十万册,甚至百万册,这就造成了人员十分缺乏,管理无法到位,规章制度严重滞后,严重影响到图书馆的整体竞争能力的发挥。因此,将一部分繁重的,重复的,机械的劳动作业外包出去,使图书馆有限的人力和财力致力于提高图书馆的综合实力和核心竞争力显然是一个相当务实的举措。但是外包什么,怎样外包就成为困扰图书馆的问题,有的图书馆出现“一包就乱”,“不包就慢”,影响了采编作业的进程,这就有必要对外包决策进行优化。
2 从核心竞争力与基础设施影响角度界定可外包项目
外包决策的优化,首先要解决“什么可以外包”的问题。前面我们提到,采取外包的策略,是为了解决资源有限性与外部需求不相适应之间的矛盾,故采取外包策略,将大量重复劳动外包给专业机构,提高采购作业的速度和效率,从而节省内部资源,提高图书馆的核心竞争力。外包的目的是提高核心竞争力,因此必须对“核心竞争力”界定作一个分析。下面我们给出了“高职院校图书馆核心竞争力的行星模型”如图1。
从图1我们可以清晰的看出,高校图书馆核心竞争力体现在馆藏建设、读者服务、组织管理、学术研究、馆际合作五个方面,它受到基础设施的制约,又受到外部环境的影响。我们的外包决策,主要是要考虑馆藏建设的各个方面(即椭圆部分内部)对核心竞争力的影响及受基础设施的影响的程度。下面给出了“核心竞争力—基础设施 影响联合图表”如图2。
从图2可以看出,在1区受基础设施影响大,对核心竞争力影响力小,2区内受基础设施影响大,对核心竞争力影响小,3区与2区相反,4区与1区相反,而越靠近1区,外包的可能性就越大,而越靠近4区,外包的可能性就越小。在采购业务中物流、加工是完全可以外包的,编目、典藏可以部分外包的,而订购和规划是不可以外包的。
3 从整合外包服务角度分析外包模式优化
其次,外包决策的优化,要解决“如何外包”的问题。前面我们曾经提到,高职院校图书馆供应商不仅是一个货物供应商,而且兼有服务提供商的角色,是一个混合服务提供商,因此,在确定供应商时,同样要考虑外包服务与货物供应相整合的问题,合理界定服务内容,规范服务程序,完善服务考评,提高外包服务的利用效率。笔者所在的常州纺院及常州大学城其他四所高职院校从2006起,探索与江苏省新华书店集团有限公司进行外包合作,取得了良好的运行效果,每年到书册数都在四十万册以上,而每本书的编目成本从原来的自主编目的0.25元下降到现在的0.10元,节约了大量的购书经费,使馆员从繁复的重复劳动中解放出来,能够致力于进行学科规划,优化馆藏结构,提高图书馆的核心竞争力,取得了良好的效果。
另外,“外包加工中心”也是可以借鉴的做法。“外包加工中心”以新加坡公共图书馆的集中外包模式最为典型。这种模式的特点是除了下达采购订单之外,公共图书馆将其他的采购环节集中交由外包中心处理完成。具体操作方法为:公共图书馆通过分析荐购书目、读者需求信息和本馆馆藏资源结构的特点,制定采购计划,生成采购订单,通过发送E-mail或者电子订购系统内部传递,将所需的书目发送至外包加工中心;外包加工中心根据图书馆订单向图书供应商进行订购;到书后进行验收,验收合格后进行分类、编目,以及嵌磁条,贴书标、盖馆藏章等一系列后续加工工作;完成之后加工中心将这些加工好的书籍资料和编目数据一起打包配送至图书馆各书库典藏,上架流通。通常从订单下达到书籍上架流通只有短短的一到两周时间,如果这些书籍尚未出版,由于信息沟通的及时有效,这些书籍也会在出版后的第一时间与读者见面。
这个外包加工中心并非一个简单的物流配送中心,而是集图书资料供应、编目加工等服务与物流于一体的综合性服务机构。由于有了这样的服务机构,使得公共图书馆能够致力于读者需求的研究,致力于馆藏资源的建设和更新,节省了大量的人力、时间和经费。从另一方面来看,使用外包加工中心能够使文献资料的到书时间和上架流通的准备时间大大缩短,很好的解决了人员不够而导致的到书时间慢、到书后处理不及时造成大量的馆藏资源堆积在采编部门而无法得到实际的使用,造成大量的浪费的现象。这种集中化的外包加工中心处理模式为新加坡的公共图书馆事业的飞速发展提供了有力的物质保障。
新加坡外包加工中心案例实际上是一个即时响应的精细化,JIT准时供应的典范。购买方可以通过订单驱动,实现零缺陷、零库存、零交货期、零故障、零纸化、零废料、零事故、零人力资源浪费。图书馆采购可以据此实现即时上架,而无需进行其他加工,节省了大量的人力物力,使得人均馆藏增加量能够快速提高。这种操作模式实施是非常值得借鉴的。
借鉴新加坡外包加工中心的做法,可以考虑一个区域(如常州大学城)的高职院校与有实力的出版发行集团(如江苏新华发行集团)相合作,结合高职院校图书馆的特色,对加工处理过程进行优化,依托出版集团的硬件优势,享受“即可上架资源”的一站式服务,从而解决长期困扰的“杂”、“乱”、“慢”外包问题。
4 结论
高职图书馆进行采购外包,归根结底是要将部分重复繁重的业务交给相对专业的机构去完成,使采购人员能够有更多的精力投入到优化馆藏结构,提高图书馆核心竞争力中去。因此,回答“什么可以包”的问题应结合所从事的业务对核心竞争力的影响及受基础设施的影响进行综合判断;而回答“如何外包”的问题应整合供应资源,提高利用效率,真正将外包包好,为提高核心竞争力服务。
参考文献
[1] Mary E.Anyomi.Outsourcing cataloging functions in South Carolina public libraries[J].The Bottom Line: Managing Library Finance,1999,(12):29～33.
[2] Arnold Hirshon et al.Outsourcing Library Technical Services:A How-to-Do-It Manual for Librarians[M].New York:Neal-Schuman,1996.
[3] 邓岩彬.高校图书馆采编业务外包研究[D].长春:东北师范大学硕士学位论文,2007.