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【摘要】幼儿园档案管理具有特殊的管理价值和保存作用，但目前幼儿园甚至基层学校的档案工作存在五个方面的问题较为突出，而且学校档案的实用性、幼儿园档案的特殊性与档案主管部门和档案馆的要求相差甚远，形成了学校教育教学特别是幼儿教育业绩评估与档案管理工作两张皮。
【关键词】创建；资料；档案管理；评估；作用
【Abstract】Kindergarten the management of the archives management has special value and the function of save， but the current kindergarten or primary school archives work of the five aspects of problems more outstanding， and the particularity of the practicability， kindergarten school file file with the competent department of archives and archives far， especially in early childhood education school education teaching performance assessment and file management of two pieces of leather
【Key words】Create； Data； File management； Assessment； role
学校档案是学校管理的重要组成部分和重要资源。幼儿园的档案管理更具有特殊的管理价值和保存作用，它不仅是一所学校贯彻党的教育方针、培养全面发展的社会主义建设人才和加强行政管理、完成教育教学活动的历史反映，更是进行幼儿保教、强化幼儿行为习惯的真实记录和探索幼教规律、开展幼教科研、开发早期幼儿智力可靠依据。
一、当前基层学校档案工作普遍存在的问题
由于长期以来受到升学压力和教育教学质量考核评比等因素的影响，基层学校特别是各中小学和幼儿园的档案管理工作处于边缘化地位，硬件、软件设施都显得投入不足。从我市 2313 所中小学（公办幼儿园392）看，档案工作达标的不足30%。
一是档案意识淡薄。上至教育主管层面，下至一线教师、档案管理员，都存在重教学、轻档案的思想意识，认识不到档案工作在学校建设发展中的重要性和必要性。二是档案资料不全。除受学校硬件设施的制约外，很多学校都还是传统做法，各科室、各位教师都各自为阵，将自己认为有用的资料自行收集整理，不主动移交，形成个案材料残缺不全。三是档案利用率不高。由于一线教师针对本地本学校在宏观教育和微观教学方面的研究没有形成风气，教育科研舍近求远，甚至奉行拿来主义，一方面造成档案信息资源开发不足，另一方面导致本校档案信息被淡化。四是档案管理措施滞后。特别是档案管理制度不健全、缺少监督制约机制，造成档案错归错放、随意归档、缺失流失的现象较为普遍。五是规范与实用不统一。目前，学校档案材料的收集整理、归类保管很大程度上取决于教育教学有关部门的督导评估，与档案管理部门的要求有一定差距，造成规范归档并不一定是有效查阅和方便使用的最终选择。
二、学校档案实际需要与档案馆规范要求不相适应
按照档案主管部门目前的要求，对学校档案的界定是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。一是在分类上，只分为党群类、行政类、学生类、教学类、财会类等11大类；二是在目录设置上，只明确设置了管理类、学籍类、教学类、校舍类等10个一级目录，并可根据实际情况进行增加删减；三是全宗号和代码按照国际档案管理范例进行要求，采用两个汉语拼音和数字编码，如管理GL、教学JX-1。
这些一般性、一刀切要求，对规范学校档案建设无疑有着权威的指导性作用，但从目前学校教育的普遍情况看，尚没有一个学校的档案能够移交到档案馆，除了学校档案普遍不能适应档案馆的要求外，事实上更多的是档案主管部门的要求与学校档案的实际需要脱节，譬如，学校班级的某些个案教育教学、学生饮食行为、孩子生活起居记录、后勤食堂、生活食谱编排等，都可能被视为不起眼的材料，不能进入所谓规范档案，所以，在整理、使用上，学校就只能以方便为目标。
三、幼儿园档案应增加的分类项之我见
根据本人多年从事小学、幼儿园工作经验看，学校档案内容在档案主管部门和档案馆规定11个大类的框架下，收集整理幼儿园档案可根据幼儿园的实际情况设置为保教档案、保健档案、声像档案、教科研档案、会计档案、教师业务档案、设备档案、班级档案、教师个人档案、后勤保障档案、食堂膳食档案、孩子生活习惯档案等12个子类。
在具体立卷上，可以根据教师日常工作查找方便、教育主管部门的督导要求和教育教学的一般规律，按其职责任务、个案特点形成分类卷宗。一是上级行政部门和教育主管部门颁发有关幼教的方针，政策、指示、决定等方面的文件材料；二是学校行政管理中形成的计划、总结、考核，园务委员会产生的会议文件、会议记录、照片等文件材料；三是教职工代表大会形成的文件、主讲人、所讲的内容、会议记录、照片等；四是保教组形成的教学工作、师资管理、保育管理、科研课题、教育随笔、植物园观察记录、幼儿户外活动时间的分配等文案材料；五是家长委员会文件形成的家长工作、会议记录、问卷调查、家访、随访、家长开放活动、亲子活动等文案材料；六是保健组形成的环境卫生、幼儿健康、膳食营养、晨检、对肥胖幼儿的合理管理、安全工作的管理等文件材料；七是后勤组形成的设备、仪器、固定资产管理、材料报废登记、采购物品的管理等材料；八是财务室形成的会计档案、每年教育费保育费的收费登记、幼儿生活费的收支情况等记录材料。 四、档案管理在各种评估督查中应注意的问题
2012年11月21至23日，我园顺利通过了贵州省一类示范性幼儿园的初评，除了硬件方面的投入，软件方面的完善尤其是档案方面的健全也是不可忽视的。按照《贵州省幼儿园分类评估方案》，在具体评估中有下列值得注意的地方。
（一）资料说明要列入装卷内容。要掌握方案提出的各项指标，对每一项指标资料尽量说明清楚。如：在办园条件—经费—1级指标中，就要对近两年经费收支情况、财务年度审计报表、年审报告与资料等档案进行说明。财务档案可以按年度进行划分，但对于一些总结性、表格式的档案，最好能附有原始记录与分析进行说明，如卫生保健表格中的数据是如何计算出来，并根据什么原始材料计算出来的，都附在表格后。
（二）整理归档目录要考虑到让人一目了然，便于查找。每一个负责资料的人包括业务园长、保健医生、财务会计、档案管理人员要对自己所分管的档案要非常熟悉与了解，以便随时解答专家组提出的问题。除了所准备的文案档案之外，还要提供音像资料、整理成册的照片等档案资料，要尽可能地让评估组成员们在有限的时间里了解更多的教育、管理与发展情况。
（三）要符合《贵州省幼儿园分类评估方案》的分类要求。譬如队伍建设资料中不能把所有教师的教师资格证、毕业证、普通话合格证、计算机合格证、获奖证书等装成一卷，因为每一位教师所取得的成绩不一，要建立教师个人档案，这既符合档案管理的要求，也便于查找。
五、示范性评估对优化幼儿园档案工作的启示
一是注重平时收集。除了要掌握档案管理的一般性要求外，还要对《幼儿园工作规程》、《纲要》、以及《幼儿园评估方案》中的各项指标进行深入的理解与分析。通过对档案资料的平时一点一滴积累，让老师们有档案收集的意识，将档案收集任务落实到各班甚至落实到每一个人，切忌临时补充档案。
二是注重拓宽视野。每一项档案资料除了准备的文字资料以外，还要有相应的照片附在资料的后面进行说明，因为影像资料往往比文字资料更有说服力。如关于我园的快乐体育活动研讨，除了有研讨的内容外（体育组自编的书），还要提供开展每一项活动时的相片进行说明，这样更具有说服力。
三是注重统一规范。在立卷中要严格按照国家档案馆规定的统一规格，在未移交档案馆之前，不要固定，只装订成册。为了便于一年一度的各种评估督查，可尽量使用活页拉杆夹，以便最后按照档案规范管理形成规范档案。
四是注重立卷实用。尽管当前学校档案特别是幼儿园档案完全没有被档案主管部门重视，但随着时代的发展，家庭对孩子的历史档案提前的需求越来越强烈，如孩子生活档案、卫生保健档案等等，都是便于家长查阅一个孩子成长过程的原始记录，就要求我们在立卷上既要规范，同时也要实用。
五是注重科学创新。档案管理工作是一件长期而细致的工作，档案工作虽然有一个相对固定的要求，但随着教育改革的深化，对档案管理工作也提供了创新的空间。除了要吸收好的档案管理方法外，还要树立人人参与档案收集与管理的意识，设立档案资源库，逐步实行电子化管理方式，推动学校档案科学化管理。
【关键词】创建；资料；档案管理；评估；作用
【Abstract】Kindergarten the management of the archives management has special value and the function of save， but the current kindergarten or primary school archives work of the five aspects of problems more outstanding， and the particularity of the practicability， kindergarten school file file with the competent department of archives and archives far， especially in early childhood education school education teaching performance assessment and file management of two pieces of leather
【Key words】Create； Data； File management； Assessment； role
学校档案是学校管理的重要组成部分和重要资源。幼儿园的档案管理更具有特殊的管理价值和保存作用，它不仅是一所学校贯彻党的教育方针、培养全面发展的社会主义建设人才和加强行政管理、完成教育教学活动的历史反映，更是进行幼儿保教、强化幼儿行为习惯的真实记录和探索幼教规律、开展幼教科研、开发早期幼儿智力可靠依据。
一、当前基层学校档案工作普遍存在的问题
由于长期以来受到升学压力和教育教学质量考核评比等因素的影响，基层学校特别是各中小学和幼儿园的档案管理工作处于边缘化地位，硬件、软件设施都显得投入不足。从我市 2313 所中小学（公办幼儿园392）看，档案工作达标的不足30%。
一是档案意识淡薄。上至教育主管层面，下至一线教师、档案管理员，都存在重教学、轻档案的思想意识，认识不到档案工作在学校建设发展中的重要性和必要性。二是档案资料不全。除受学校硬件设施的制约外，很多学校都还是传统做法，各科室、各位教师都各自为阵，将自己认为有用的资料自行收集整理，不主动移交，形成个案材料残缺不全。三是档案利用率不高。由于一线教师针对本地本学校在宏观教育和微观教学方面的研究没有形成风气，教育科研舍近求远，甚至奉行拿来主义，一方面造成档案信息资源开发不足，另一方面导致本校档案信息被淡化。四是档案管理措施滞后。特别是档案管理制度不健全、缺少监督制约机制，造成档案错归错放、随意归档、缺失流失的现象较为普遍。五是规范与实用不统一。目前，学校档案材料的收集整理、归类保管很大程度上取决于教育教学有关部门的督导评估，与档案管理部门的要求有一定差距，造成规范归档并不一定是有效查阅和方便使用的最终选择。
二、学校档案实际需要与档案馆规范要求不相适应
按照档案主管部门目前的要求，对学校档案的界定是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。一是在分类上，只分为党群类、行政类、学生类、教学类、财会类等11大类；二是在目录设置上，只明确设置了管理类、学籍类、教学类、校舍类等10个一级目录，并可根据实际情况进行增加删减；三是全宗号和代码按照国际档案管理范例进行要求，采用两个汉语拼音和数字编码，如管理GL、教学JX-1。
这些一般性、一刀切要求，对规范学校档案建设无疑有着权威的指导性作用，但从目前学校教育的普遍情况看，尚没有一个学校的档案能够移交到档案馆，除了学校档案普遍不能适应档案馆的要求外，事实上更多的是档案主管部门的要求与学校档案的实际需要脱节，譬如，学校班级的某些个案教育教学、学生饮食行为、孩子生活起居记录、后勤食堂、生活食谱编排等，都可能被视为不起眼的材料，不能进入所谓规范档案，所以，在整理、使用上，学校就只能以方便为目标。
三、幼儿园档案应增加的分类项之我见
根据本人多年从事小学、幼儿园工作经验看，学校档案内容在档案主管部门和档案馆规定11个大类的框架下，收集整理幼儿园档案可根据幼儿园的实际情况设置为保教档案、保健档案、声像档案、教科研档案、会计档案、教师业务档案、设备档案、班级档案、教师个人档案、后勤保障档案、食堂膳食档案、孩子生活习惯档案等12个子类。
在具体立卷上，可以根据教师日常工作查找方便、教育主管部门的督导要求和教育教学的一般规律，按其职责任务、个案特点形成分类卷宗。一是上级行政部门和教育主管部门颁发有关幼教的方针，政策、指示、决定等方面的文件材料；二是学校行政管理中形成的计划、总结、考核，园务委员会产生的会议文件、会议记录、照片等文件材料；三是教职工代表大会形成的文件、主讲人、所讲的内容、会议记录、照片等；四是保教组形成的教学工作、师资管理、保育管理、科研课题、教育随笔、植物园观察记录、幼儿户外活动时间的分配等文案材料；五是家长委员会文件形成的家长工作、会议记录、问卷调查、家访、随访、家长开放活动、亲子活动等文案材料；六是保健组形成的环境卫生、幼儿健康、膳食营养、晨检、对肥胖幼儿的合理管理、安全工作的管理等文件材料；七是后勤组形成的设备、仪器、固定资产管理、材料报废登记、采购物品的管理等材料；八是财务室形成的会计档案、每年教育费保育费的收费登记、幼儿生活费的收支情况等记录材料。 四、档案管理在各种评估督查中应注意的问题
2012年11月21至23日，我园顺利通过了贵州省一类示范性幼儿园的初评，除了硬件方面的投入，软件方面的完善尤其是档案方面的健全也是不可忽视的。按照《贵州省幼儿园分类评估方案》，在具体评估中有下列值得注意的地方。
（一）资料说明要列入装卷内容。要掌握方案提出的各项指标，对每一项指标资料尽量说明清楚。如：在办园条件—经费—1级指标中，就要对近两年经费收支情况、财务年度审计报表、年审报告与资料等档案进行说明。财务档案可以按年度进行划分，但对于一些总结性、表格式的档案，最好能附有原始记录与分析进行说明，如卫生保健表格中的数据是如何计算出来，并根据什么原始材料计算出来的，都附在表格后。
（二）整理归档目录要考虑到让人一目了然，便于查找。每一个负责资料的人包括业务园长、保健医生、财务会计、档案管理人员要对自己所分管的档案要非常熟悉与了解，以便随时解答专家组提出的问题。除了所准备的文案档案之外，还要提供音像资料、整理成册的照片等档案资料，要尽可能地让评估组成员们在有限的时间里了解更多的教育、管理与发展情况。
（三）要符合《贵州省幼儿园分类评估方案》的分类要求。譬如队伍建设资料中不能把所有教师的教师资格证、毕业证、普通话合格证、计算机合格证、获奖证书等装成一卷，因为每一位教师所取得的成绩不一，要建立教师个人档案，这既符合档案管理的要求，也便于查找。
五、示范性评估对优化幼儿园档案工作的启示
一是注重平时收集。除了要掌握档案管理的一般性要求外，还要对《幼儿园工作规程》、《纲要》、以及《幼儿园评估方案》中的各项指标进行深入的理解与分析。通过对档案资料的平时一点一滴积累，让老师们有档案收集的意识，将档案收集任务落实到各班甚至落实到每一个人，切忌临时补充档案。
二是注重拓宽视野。每一项档案资料除了准备的文字资料以外，还要有相应的照片附在资料的后面进行说明，因为影像资料往往比文字资料更有说服力。如关于我园的快乐体育活动研讨，除了有研讨的内容外（体育组自编的书），还要提供开展每一项活动时的相片进行说明，这样更具有说服力。
三是注重统一规范。在立卷中要严格按照国家档案馆规定的统一规格，在未移交档案馆之前，不要固定，只装订成册。为了便于一年一度的各种评估督查，可尽量使用活页拉杆夹，以便最后按照档案规范管理形成规范档案。
四是注重立卷实用。尽管当前学校档案特别是幼儿园档案完全没有被档案主管部门重视，但随着时代的发展，家庭对孩子的历史档案提前的需求越来越强烈，如孩子生活档案、卫生保健档案等等，都是便于家长查阅一个孩子成长过程的原始记录，就要求我们在立卷上既要规范，同时也要实用。
五是注重科学创新。档案管理工作是一件长期而细致的工作，档案工作虽然有一个相对固定的要求，但随着教育改革的深化，对档案管理工作也提供了创新的空间。除了要吸收好的档案管理方法外，还要树立人人参与档案收集与管理的意识，设立档案资源库，逐步实行电子化管理方式，推动学校档案科学化管理。