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內容摘要 办公室属于组织机构的运转场所,办公室业务素质直接关系着组织机构的有效运转和发展,企业发展需要各个部门的共同合作和配合,这就要充分发挥出办公室的服务、协作和反馈作用。在现代化社会的快速发展中,企业得到了一定的进步和发展,办公室需要顺应新时期的发展潮流,创新并优化现有的管理模式,为企业的持续、稳定发展提供保障,文章主要对新时期企业办公室管理实践进行了分析。
关键词 新时期 企业办公室管理 实践
1 引言
在现代化社会的快速发展中,我国各行业企业的建设规模在不断扩大,企业办公室具有综合性特点,各个部门的办公室需要进行综合协调,做好服务保障工作。为了树立良好的企业形象,企业需要将办公室管理作为重点工作,使全体人员都参与办公室管理工作中,营造良好的工作氛围,从根本上改革办公室管理模式。基于此,本文介绍了新时期企业办公室的基本职能,分析了企业办公室管理中存在的问题,总结了新时期企业办公室管理策略。
2 新时期企业办公室的基本职能
企业办公室的综合性比较强,办公室工作内容具有一定的复杂性,涉及范围比较广[1]。在新时期的发展中,各个行业逐渐认识到办公室管理工作的重要性,还要明确企业办公室的基本职能,主要体现在以下方面:
首先,日常工作。企业办公室日常工作是办公室的常规性工作,如会议、文书档案管理、公关工作、公文处理等,各项日常工作的有效处理是办公室的基本职能。其次,辅助决策。在办公室工作中,辅助决策是其中的关键,办公室工作人员需要认真履行辅助决策职能,发挥好对领导管理层的助手、参谋作用,收集并掌握更多相关的信息,做好各项准备工作,为领导决策提供指导。并且,办公室工作人员需要在充分了解各项情况的基础上,提出不同的方案,便于领导进行参考,还应有效地记录、保存并公布领导决策。再次,协调工作。在企业的运营和发展过程中,办公室需要深入分析企业的实际运转情况,明确企业内部各个部门的职能和关系,使部门工作人员形成统一认识,加强沟通、交流和合作,顺利完成各项工作,为企业的发展提供支持。最后,处理领导临时下达的任务。企业办公室工作比较灵活,办公室工作人员需要有效地处理领导临时交办的工作,这项工作缺乏一定的规律性,但工作人员需要认真承办、按时完成。
3 企业办公室管理中存在的问题
3.1 管理方式有待更新
现阶段,在我国很多企业的发展中,办公室管理工作缺乏一定的规范性、制度性,普遍实行传统的经验管理方式,这样办公室工作人员会按照自己的经验进行管理,由于缺乏完善、统一、规范的制度进行约束,导致办公室管理工作中出现很多错误,严重影响企业的整体发展。同时,办公室管理人员的规范性管理意识比较薄弱,专业知识掌握不够,综合素质还有待提高,由于人员、资源配置缺乏一定的合理性,严重影响着办公室工作发展的规范性。并且,很多企业办公室未及时制定完善的管理制度,在出现问题的情况下无法根据相关制定进行处理,导致企业办公室管理工作一片混乱。
3.2 基础设备不够先进
在新时期的快速发展中,办公室工作人员需要不断提升自身的综合素质,这样才能够获取更多的效益,但很多企业的办公室基础设备比较陈旧,未引进现代化设备和设施,很多工作普遍由人工完成,严重影响着信息搜集、获取的整体效率,无法充分发挥出办公室的职能[2]。另外,很多办公室工作人员只是简单地处理领导下发的任务,将大量时间和精力花费在处理日常事务中,参与辅助决策的积极性相对较差,严重影响着办公室工作的整体效率,不利于现代化企业的持续、稳定发展。
3.3 管理制度有待完善
现阶段,我国很多企业办公室中出现了工作职能和工作部门不明确、工作计划不完善等问题,为企业内部工作人员带来了很大的工作压力,无法树立良好的企业形象。为了改善这些问题,企业需要建立完善的办公室管理制度,明确企业、部门和工作人员的岗位职责,合理地制定工作计划,确保办公室工作人员按照制度办事,为办公室工作的有效开展提供支持。
3.4 人员综合素质有待提高
在社会经济的快速发展中,办公室管理工作的重要性日益突显出来,办公室职能范围在不断拓展,办公室工作人员既要认真完成日常工作,又要及时地进行角色转换,提高自身的信息整理分析能力,为领导提出更多建设性意见和建议。但是,在很多企业的发展过程中,办公室工作人员的综合素质还有待提高,未掌握信息整理分析的方法,无法为领导提出更好地意见和建议,严重影响了企业的进步和发展。
4 新时期企业办公室管理实践的优化
4.1 创新办公室管理方法
办公室工作人员需要明确领导表达的意思,在长期的发展中会和领导形成工作默契,提高工作效率。同时,办公室工作人员需要针对重要工作内容、工作方式,向领导提出自己的建议,在处理好各项工作的基础上善于总结经验,为企业发展提出更多建设性意见。除此之外,企业办公室需要实行信息化、网络化办公模式,利用互联网技术加强同事和领导之间的沟通,如电子文件柜、工作网站、企业门户网站等,并大力推进OA电子办公平台的应用,必要情况下还可以开设远程视频会议,为企业的运营和发展提供便利。
4.2 办公室人员需要树立服务观念
办公室工作人员需要转变不良思想,树立服务理念,明确各个人员的服务职能,提高服务职能的广度与深度,在为领导提供决策服务的同时,充分考虑基层员工的具体需求,为领导和基层员工提供优质服务。同时,针对于基层员工的具体诉求,办公室人员要严肃分析,及时向相关领导如实汇报与沟通,构建畅通的上下级沟通渠道。另外,办公室工作人员需要学习更多服务知识和服务技能,深入分析上级部门的政策,认真搜集各项信息,为领导决策提供支持。并且,企业管理部门需要建立完善的办公室管理制度,规范办公室的各项工作,这样办公室工作人员才能够接受更多现代化思维方式和管理模式,确保办公室事业的持续发展。
4.3 优化办公室人员结构
企业需要明确办公室的职能,将更多的时间和精力放在办公室工作处理中,实现办公室职能的均衡发展。另外,在办公室工作量大、任务多的情况下,企业需要优化办公室工作人员结构,深入分析办公室工作人员的实际情况,确保工作人员更好地完成任务。
4.4 提高办公室人员的综合素质
为了全面落实办公室工作,企业管理部门需要注重办公室工作人员综合素质的培养。现阶段,我国很多企业的办公室工作人员业务能力相对缺失,管理部门需要对其进行培训和教育,组织多样性的学习交流活动,这样办公室工作人员能够及时掌握企业内部的各项业务程序,为各个部门提供优质服务[3]。同时,企业办公室工作人员需要深入基层进行调研,掌握更多的实战经验,既能更好地了解企业基层员工的基本需求,又可以为员工指明学习方向。管理部门还需要建立完善的人才引入和选拔制度,引进更多综合素质高、经验丰富的工作人员,为办公室队伍注入更多新鲜血液,提高办公室工作人员的综合素质,为企业的发展献计献策。
5 结语
综上所述,现阶段,为了推动各个行业的持续、稳定发展,企业办公室需要发挥出自身的职能,为企业内部各项工作的顺利实施提供保障。在办公室管理工作过程中,需要制定规范、完善的工作制度和程序,以长远的眼光开展办公室管理工作,办公室工作人员需要树立服务意识,学习更多的工作经验、工作技能。另外,在新时期的快速发展中,企业还需要明确长效发展的目标,加强对办公室管理工作的重视,实现企业内部的协调管理。
(第一作者系中国电子科技集团公司第十六研究所 工程师)
【参考文献】
[1]马东亮.新时期企业办公室管理实践思考[J].中小企业管理与科技(中旬刊),2015(4):3.
[2]张鹏.新时期下企业办公室管理实践思考[J].发明与创新(大科技),2018(9):48-49.
[3]张磊.现代企业办公室管理工作的优化与完善思考[J].中外企业家,2017(16):74.
关键词 新时期 企业办公室管理 实践
1 引言
在现代化社会的快速发展中,我国各行业企业的建设规模在不断扩大,企业办公室具有综合性特点,各个部门的办公室需要进行综合协调,做好服务保障工作。为了树立良好的企业形象,企业需要将办公室管理作为重点工作,使全体人员都参与办公室管理工作中,营造良好的工作氛围,从根本上改革办公室管理模式。基于此,本文介绍了新时期企业办公室的基本职能,分析了企业办公室管理中存在的问题,总结了新时期企业办公室管理策略。
2 新时期企业办公室的基本职能
企业办公室的综合性比较强,办公室工作内容具有一定的复杂性,涉及范围比较广[1]。在新时期的发展中,各个行业逐渐认识到办公室管理工作的重要性,还要明确企业办公室的基本职能,主要体现在以下方面:
首先,日常工作。企业办公室日常工作是办公室的常规性工作,如会议、文书档案管理、公关工作、公文处理等,各项日常工作的有效处理是办公室的基本职能。其次,辅助决策。在办公室工作中,辅助决策是其中的关键,办公室工作人员需要认真履行辅助决策职能,发挥好对领导管理层的助手、参谋作用,收集并掌握更多相关的信息,做好各项准备工作,为领导决策提供指导。并且,办公室工作人员需要在充分了解各项情况的基础上,提出不同的方案,便于领导进行参考,还应有效地记录、保存并公布领导决策。再次,协调工作。在企业的运营和发展过程中,办公室需要深入分析企业的实际运转情况,明确企业内部各个部门的职能和关系,使部门工作人员形成统一认识,加强沟通、交流和合作,顺利完成各项工作,为企业的发展提供支持。最后,处理领导临时下达的任务。企业办公室工作比较灵活,办公室工作人员需要有效地处理领导临时交办的工作,这项工作缺乏一定的规律性,但工作人员需要认真承办、按时完成。
3 企业办公室管理中存在的问题
3.1 管理方式有待更新
现阶段,在我国很多企业的发展中,办公室管理工作缺乏一定的规范性、制度性,普遍实行传统的经验管理方式,这样办公室工作人员会按照自己的经验进行管理,由于缺乏完善、统一、规范的制度进行约束,导致办公室管理工作中出现很多错误,严重影响企业的整体发展。同时,办公室管理人员的规范性管理意识比较薄弱,专业知识掌握不够,综合素质还有待提高,由于人员、资源配置缺乏一定的合理性,严重影响着办公室工作发展的规范性。并且,很多企业办公室未及时制定完善的管理制度,在出现问题的情况下无法根据相关制定进行处理,导致企业办公室管理工作一片混乱。
3.2 基础设备不够先进
在新时期的快速发展中,办公室工作人员需要不断提升自身的综合素质,这样才能够获取更多的效益,但很多企业的办公室基础设备比较陈旧,未引进现代化设备和设施,很多工作普遍由人工完成,严重影响着信息搜集、获取的整体效率,无法充分发挥出办公室的职能[2]。另外,很多办公室工作人员只是简单地处理领导下发的任务,将大量时间和精力花费在处理日常事务中,参与辅助决策的积极性相对较差,严重影响着办公室工作的整体效率,不利于现代化企业的持续、稳定发展。
3.3 管理制度有待完善
现阶段,我国很多企业办公室中出现了工作职能和工作部门不明确、工作计划不完善等问题,为企业内部工作人员带来了很大的工作压力,无法树立良好的企业形象。为了改善这些问题,企业需要建立完善的办公室管理制度,明确企业、部门和工作人员的岗位职责,合理地制定工作计划,确保办公室工作人员按照制度办事,为办公室工作的有效开展提供支持。
3.4 人员综合素质有待提高
在社会经济的快速发展中,办公室管理工作的重要性日益突显出来,办公室职能范围在不断拓展,办公室工作人员既要认真完成日常工作,又要及时地进行角色转换,提高自身的信息整理分析能力,为领导提出更多建设性意见和建议。但是,在很多企业的发展过程中,办公室工作人员的综合素质还有待提高,未掌握信息整理分析的方法,无法为领导提出更好地意见和建议,严重影响了企业的进步和发展。
4 新时期企业办公室管理实践的优化
4.1 创新办公室管理方法
办公室工作人员需要明确领导表达的意思,在长期的发展中会和领导形成工作默契,提高工作效率。同时,办公室工作人员需要针对重要工作内容、工作方式,向领导提出自己的建议,在处理好各项工作的基础上善于总结经验,为企业发展提出更多建设性意见。除此之外,企业办公室需要实行信息化、网络化办公模式,利用互联网技术加强同事和领导之间的沟通,如电子文件柜、工作网站、企业门户网站等,并大力推进OA电子办公平台的应用,必要情况下还可以开设远程视频会议,为企业的运营和发展提供便利。
4.2 办公室人员需要树立服务观念
办公室工作人员需要转变不良思想,树立服务理念,明确各个人员的服务职能,提高服务职能的广度与深度,在为领导提供决策服务的同时,充分考虑基层员工的具体需求,为领导和基层员工提供优质服务。同时,针对于基层员工的具体诉求,办公室人员要严肃分析,及时向相关领导如实汇报与沟通,构建畅通的上下级沟通渠道。另外,办公室工作人员需要学习更多服务知识和服务技能,深入分析上级部门的政策,认真搜集各项信息,为领导决策提供支持。并且,企业管理部门需要建立完善的办公室管理制度,规范办公室的各项工作,这样办公室工作人员才能够接受更多现代化思维方式和管理模式,确保办公室事业的持续发展。
4.3 优化办公室人员结构
企业需要明确办公室的职能,将更多的时间和精力放在办公室工作处理中,实现办公室职能的均衡发展。另外,在办公室工作量大、任务多的情况下,企业需要优化办公室工作人员结构,深入分析办公室工作人员的实际情况,确保工作人员更好地完成任务。
4.4 提高办公室人员的综合素质
为了全面落实办公室工作,企业管理部门需要注重办公室工作人员综合素质的培养。现阶段,我国很多企业的办公室工作人员业务能力相对缺失,管理部门需要对其进行培训和教育,组织多样性的学习交流活动,这样办公室工作人员能够及时掌握企业内部的各项业务程序,为各个部门提供优质服务[3]。同时,企业办公室工作人员需要深入基层进行调研,掌握更多的实战经验,既能更好地了解企业基层员工的基本需求,又可以为员工指明学习方向。管理部门还需要建立完善的人才引入和选拔制度,引进更多综合素质高、经验丰富的工作人员,为办公室队伍注入更多新鲜血液,提高办公室工作人员的综合素质,为企业的发展献计献策。
5 结语
综上所述,现阶段,为了推动各个行业的持续、稳定发展,企业办公室需要发挥出自身的职能,为企业内部各项工作的顺利实施提供保障。在办公室管理工作过程中,需要制定规范、完善的工作制度和程序,以长远的眼光开展办公室管理工作,办公室工作人员需要树立服务意识,学习更多的工作经验、工作技能。另外,在新时期的快速发展中,企业还需要明确长效发展的目标,加强对办公室管理工作的重视,实现企业内部的协调管理。
(第一作者系中国电子科技集团公司第十六研究所 工程师)
【参考文献】
[1]马东亮.新时期企业办公室管理实践思考[J].中小企业管理与科技(中旬刊),2015(4):3.
[2]张鹏.新时期下企业办公室管理实践思考[J].发明与创新(大科技),2018(9):48-49.
[3]张磊.现代企业办公室管理工作的优化与完善思考[J].中外企业家,2017(16):74.