20世纪80年代，美国福特汽车公司遇到日本诸多汽车公司的低价格竞争，导致大量汽车滞销。像我们今天的很多企业一样，福特公司采取了裁员增效的措施，并很快找到了裁员对象——采购决算中心。
　　
　　福特汽车的信息化启示
　　
　　为什么首当其冲的是采购决算中心？因为福特公司发现自己的采购决算中心有500人，而日本马自达汽车公司只有5个人。是什么原因产生了这么大的用工差距？福特公司经过调研发现，自己的采购决算中心员工一直是手工处理采购单、入库单和供应商发票这三个单据的决算工作，而日本的马自达汽车公司使用了会计电算化系统。于是，福特公司也引入会计电算化系统，采购决算中心从500人一下子减到了400人。然而，400人比起马自达汽车公司决算中心的5人个，仍有80倍的差距，而福特是不可能比马自达公司大80倍的。
　　福特经过再次调研发现，虽然会计电算化系统减化了采购决算中心的重复记录、账务处理工作量，但是因采购单、入库单和供应商发票这三个单据不统一而产生的对账问题导致采购决算中心近70%的人不是在做真正的决算工作，而是在忙着处理因三单不一致而产生的问题，而这三单不一致又是福特汽车这样的大公司所无法避免的。举个例子来说明这种情况：假设公司的采购部向供应商下订单订购1万件车灯，大多数情况下，供应商会由于自身库存量和运输批次等原因很难做到正好送1万件——不是1万多件，就是不足1万件；车灯运到福特汽车公司，由于质检和仓库等原因，实际入库量也很难与供应商实际送货量相符，而供应商的财务部门却是按1万件车灯开的发票，这就是三单不一致。
　　于是，福特汽车公司经过多次调研，决定从采购决算管理流程设计入手：去掉供应商发票这一单据，按实际入库单核算，解决三单不一致；然后规范采购决算业务工作流程：将原来采购决算中全部由财务决定何时付款、付多少款，变为根据仓库实收数量决定付多少款，财务只决定何时付款、叫供应商何时开发票；最后使用采购决算管理信息系统支撑采购决算工作，会计电算化系统只用于财务决算。结果，福特汽车公司的采购决算中心400人一下子减到了125人。
　　由此案例，我们不难看出企业管理与信息系统的不同作用。案例带给了我们以下两点启示：信息系统与业务流程结合的紧密程度，决定着工作效率的高低；.企业管理流程设计是否合理，决定着工作效果的好坏。因此，成功实施企业管理信息系统的首要条件是要有一个清晰的组织结构，然后设计合理的业务工作流程，最后运用信息技术建立企业管理信息系统。也就是先了解组织结构和业务工作流程，然后进行管理流程设计，最后实现电脑化作业。持续培训员工的企业管理流程、信息化知识和电脑应用技能是整个企业管理信息化的常态工作。但是，要想信息系统能够达到预期的好效果，却不那么简单，这至少取决于以下六点：
　　企業IT人员信息化水平的专业程度；
　　企业管理人员对管理流程设计的合理程度；
　　企业电脑用户电脑应用技能的熟练程度；
　　企业各类基础数据录入的准确程度；
　　企业各类编码的统一程度；
　　信息系统软件的适用程度。
　　
　　企业经营活动分析
　　
　　通常企业的管理层分为三层：高层管理者、中层管理者和基层管理者。他们主要从事着企业的日常业务经营活动，关注着业务管理模式的创新和改进。这其中包括以产供销为核心的主要业务经营活动、以人事、行政、财务为代表的辅助业务经营活动和跨部门的协同办公事务活动。所以，企业需要建立业务经营活动信息化工作体系和关键信息系统（如ERP企业资源计划系统、SCM供应链管理系统、CRM客户关系管理系统等）来支撑企业的日常业务经营活动；在这之上，还有一个以董事长为首的3－5人的决策层（决策层人员大多由高层管理人员兼任），他们主要从事着企业商务交易活动，关注着商业经营模式的创新和变革。因此，企业需要建立商务决策活动信息化工作体系和关键信息系统（如决策支持系统、管理驾驶仓、商业信息情报系统等）来支撑企业的重大决策活动；在这之下，还需要有一套办公电脑和网络化工作体系和关键信息系统（如域控制网络管理系统、VPN虚拟网、文件服务系统等）来支撑包括决策层和管理层以及办公文员和专业技术人员在内的企业员工使用电脑和网络来处理日常的事务性工作，以及承载商务决策活动信息化工作体系及关键信息系统、业务经营活动信息化工作体系及关键信息系统。
　　而在建立企业管理信息系统的过程中，我们首要关注的是企业管理流程设计和信息系统设计两者之间是否相匹配，然后根据企业经营活动进行信息化规划。在第一阶段，需要构建的是办公电脑和网络化工作体系，与之对应的关键信息系统是域控制网络管理系统和电脑资产管理系统。在第二阶段，需要构建的是企业业务经营活动信息化工作体系，与之对应的关键信息系统是ERP企业资源计划系统。在这里，主要业务经营活动对应的关键信息系统是以PDM产品设计管理系统为抓手的进销存管理系统，辅助业务经营活动对应的关键信息系统是以HR员工人事信息管理系统为抓手的人力资源管理系统，协同办公事务活动对应的关键信息系统是以OA电子审批流系统为抓手的办公自动化系统。到了第三阶段，需要构建的是企业商务交易活动信息化工作体系，与之对应的关键信息系统是电子商务平台和供应链管理系统、客户关系管理系统。
　　
　　构建网络化工作体系
　　
　　首先要把企业的网络综合布线系统和电脑机房这一基础设施建好；其次，建立以域控制网络管理系统为核心、互联网宽带上网管理系统和网络版防病毒软件系统为安防的企业局域网，让用户必须凭自己的用户名和密码才能进入局域网这第一道大门；然后，一方面在局域网基础上建立企业官方网站和电子邮局；另一方面借助电信运营商的专线，把企业各外地主要分支机构的网络综合布线系统接入局域网，共用一条十兆或百兆宽带上网，实现集团化网络管控。同时，各外地主要分支机构既不需要再建电脑机房、购置服务器软硬件和防病毒软件，也不需要配备专职的网络管理员。
　　完成了网络系统建设，我们再来谈谈如何利用电脑资产管理系统有效管理和维护包括网络在内的电脑、打印机等软硬件设备。首先，企业要编制电脑资产管理规定、网络信息安全管理规定和电子邮箱使用管理规定这3项管理制度以及相应的电脑服务单、电脑资产采购单、电脑资产调拔单、电脑资产回收单、电脑技能测试表、电脑培训考核表、电脑市场行情表这7张电脑工作表单来规范企业电脑资产的管理和维护工作流程，然后使用“电脑资产管理系统”来支撑电脑资产的日常管理和维护工作，并根据系统数据定期发布电脑资产购置简报、电脑和网络巡检报告，以及行政处罚通报这3张报告，从而统一管理和维护电脑资产，避免因管理不善出现电脑资产购置维修费用大、半吊子信息化系统多的状况，以及减少员工私拉网线、电脑整夜不关机、不良上网、不当使用电脑资产等行为。
　　那么，相应地，企业就需要设置网络科这一职能部门，以及网络主管、网络管理员和电脑维护员工作岗位，全面负责办公电脑和网络系统的管理和维护。此外，企业还要对共享电脑室、IT人员办公室、电脑设备维修室和电脑主机房进行同步规划建设。
　　
　　构建商务决策活动信息化工作体系
　　
　　德鲁克说：“当今企业之间的竞争，不是产品之间的竞争，而是商业模式之间的竞争”。像戴尔电脑，如果它没有构建一整套的电子商务平台，我们难以想像它的这种“直接”商业经营模式如何进行。类似的还有淘宝、家乐福等。
　　要想构建这一整套的电子商务平台来支撑企业商务交易活动，创新商业经营模式，就得先建立ERP企业资源计划系统来管好企业业务经营活动，创新业务管理模式；然后，一方面将ERP的物料管理子系统功能向供应链管理系统扩展，管理供应商生产交货，直至供应商的客户；一方面将ERP的销售分销子系统功能向客户关系管理系统扩展，管理销售商销售送货，直至销售商的客户。
　　那么，相应地，企业就需要设置信息管理中心这一职能总部，并下设电子商务部、信息系统部、软件开发部、网络管理部、电脑维护部等职能部门，以及CIO和部门经理工作岗位，全面负责构建企业商务交易活动信息化工作体系。
　　
　　构建业务经营活动信息化工作体系
　　
　　既然企业商务交易活动和业务经营活动如此需要ERP系统支撑，我们也就不难理解，为什么企业发展到一定阶段都要上ERP系统了。
　　前面我们谈过，企业业务经营活动有主要业务经营活动、辅助业务经营活动和协同办公事务活动。要想构建ERP系统来管好企业业务经营活动，首先就要建立以HR员工人事信息管理系统为抓手的人力资源管理系统，理清企业组织结构、部门岗位、人员的职务级别，统一组织编码、并将员工人事信息共享到办公用品管理系统、财务电算化系统、薪资福利管理系统、员工考勤管理系统、固定资产管理系统等各系统，建成辅助业务经营活动信息化工作体系；其次还要建立以OA办公电子审批流为抓手的办公自动化系统，通过网上审批系统、网络视频会议系统、电子邮局等各系统，建成网络化的协同办公事务活动信息化工作体系；然后要建立以PDM产品设计管理系统为抓手的进销存管理系统，改变技术人员的产品设计工作模式，统一物料编码、自动分解BOM清单表到生产计划管理系统、采购管理系统、仓储管理系统、销售管理系统、财务管理系统等各系统，建成主要业务活动信息化工作体系；最后通过实施ERP进行系统整合，全面管理企业业务经营活动。
　　那么，相应地，企业就需要设置信息系统部这一职能部门，以及部门经理、系统管理员和软件程序员工作岗位，全面负责构建企业业务经营活动信息化工作体系。