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一、大数据的内涵
随着云计算等新技术的更新发展，人类已经进入前所未有的信息爆炸时代，也称为“大数据时代”。目前，学术界对于何谓“大数据”还没形成统一的界定，但都普遍认同，大数据除了传统的结构化数据，还包括了各种半结构化、非结构化数据，且数据体量以指数级速度增长。在大数据的开发与使用中，关键点不仅仅在于数据的收集，更在于对数据的进一步有效挖掘与整合，并对其进行二次开发，提升其自身所包含的价值。在我国“十三五”规划中，明确指出要实施“国家大数据战略，推进数据资源开放共享。无疑，在信息化时代，如何呈现数据信息的价值将是未来社会发展的重要驱动力。
从特点上来说，大数据具有大容量（Volume）、多样性（Variety）、速度（Velocity）、真实性（Veracity）四个基本特征，在实际运用中还存在着价值密度低、商业价值高的特点。从本质上来说，大数据其实就是信息管理者在当今信息技术条件下，通过对真实数据的挖掘与分析，形成各种有附加价值的元数据为相关使用者提供判断及决策的依据。高校档案管理工作就是對高校档案信息的分析、整合、存储和利用，是一种典型的信息管理活动，本文结合大数据运用的时代背景，分析大数据运用在当前高校档案管理中所面临的种种问题，有针对性的提出解决的建议，为高校档案工作大数据化提供依据。
二、大数据时代背景下高校档案资源管理数字化的需求分析
高校档案是指“高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。迈入信息化时代以来，随着办公自动化系统（OA系统）、财务管理系统、学籍管理系统、一卡通系统等数字化校园项目的不断普及，高校的各类档案已经从过去的单一纸质材料为主要载体转变为以各类信息数据为主要载体，高校日常所形成的各类档案文件也已经呈现数字化、海量化的趋势，这种趋势对于档案工作来说既是一种挑战，也是一种机遇。高校档案管理工作要抓住大数据时代的发展的契机，着力于对档案数据的分析、挖掘与整合，结合当今高校档案资源全球化、云端化的趋势，使得高校档案管理工作更上一个台阶。与此同时，国务院也于2015年10月份印发了《统筹推进世界一流大学和一流学科建设总体方案》，提出加快建成一批世界一流大学和一流学科战略，提升我国高等教育综合实力和国际竞争力。在此背景之下，档案工作如何在创“双一流”的过程中结合大数据技术的运用，对教学实践和科学研究起到推动作用，为相关决策者更好的提供支持与依据的相关研究更显得尤为必要。
三、大数据时代背景下高校档案资源管理的现状和存在的问题
1、档案信息资源分散及不足
由于高校内各部门的职能归属、管理标准没有统一标准，造成高校在招生、教研、管理等方面产生的海量的信息数据绝大部分都是以各自为政的方式进行分散式收集，同时由于各信息化系统的数据库标准笔译，无法以一个统一的标准对信息进行汇总，更无法发挥大数据的挖掘与二次开发的技术优势。
此外，由于资源有限等原因，高校档案目前的收集范围往往仅针对于一些重要的、形成成果的教学科研档案进行留存归档，而对于一些未有结果或者难以突破的档案则通常未列入收集范围；与此同时，由于高校的教学、科研项目存在档案形成周期长，资料种类繁杂等原因，导致许多档案资料在项目实施过程中出现遗失的情况。这种情况的出现严重破坏了档案工作中关于完整性和连续性的基本要求。
2、档案管理方式落后
迈入信息化时代以后，随着数字化校园各子项目的不断投入使用，高校目前的各类档案资源都开始从“实体化”向“数字化”转变。但本文通过对多家高校的档案管理方式进行研究后发现，目前许多高校的档案管理方式及思维方式仍保留在“实体化”的阶段，馆藏资源基本还是以传统介质的实体档案为主，数字化的档案资源仍然比较匮乏。除此以外，在许多仅有的数字化档案资源中，主要也是以光盘资源等结构化的信息为主，未对类似图片、XML，HTML、各类报表、图像和音频/视频信息等的半结构或非结构化的数据进行收集和分析，没有发挥大数据化所提倡的数据挖掘和二次开发作用。
3、高校档案藏用并重意识不强，服务价值缺失
目前，高校档案馆处于资源管理的模式，仍然存在“重藏轻用”的问题，档案管理者只注重对档案资源进行有效归档，仅部分学校开展了馆藏档案的数字化，以方便档案利用者的利用，但如何使馆藏档案转化为信息资源的能力不够，缺乏综合数据挖掘和深度整合，使得最有价值的档案资源处于休眠状态。然而，在大数据时代，数字资源建设和数字资源服务是不可分割的，档案资源建设是以收藏为主要任务，资源利用服务为根本目的，随着国家、社会组织和个人对高校档案信息的需求日益增大，档案部门传统的服务模式已经不能满足大数据时代日益增长的档案信息需求。所以，各高校档案馆应该树立藏用并重意识，实现由“档案管理者”向“信息专家”的角色转变，尤其是在海量的档案信息中，根据利用者的档案价值需求，快速地挖掘出有用的档案信息。
四、大数据时代背景下推进高校档案资源管理建设的有效策略
1、转变观念，做好档案资源收集“前端控制”，建立“大档案”、“大服务”档案观
高校档案工作想要得到一个质的飞跃，首先得树立“大档案”、“大服务”档案观，这两个概念是高校档案工作未来发展的重要取向。要树立“大档案”、“大服务”档案观也就是要树立新的档案资源观，在思想认识层面，强调学校所有的教职员工要全部自觉参与档案工作，并充分利用现代化装备和数字化技术扩大数据总量。
要实现“大档案”管理模式，首先需要在现有管理模式基础上在完善原有的归档范围和过程所存在的的“漏存、不存”问题，然后进一步扩大存储对象的范围，把以前没重视或收集的类似图片、数据、图像和音频/视频信息等的半结构或非结构化的数据进行收集。通过丰富馆藏内容，逐步实现资源结构的合理化建设，为实现档案大数据挖掘和二次开发奠定基础。 要实现“大服务”档案观，则是要重点针对现有档案工作所存在的“重藏轻用”的问题进行改善。在这个过程中，首先需要扭转的是档案工作者关于自身的定位，在大数据档案工作时代，档案管理者的身份应当从“文件保管员”逐步向知识信息提供者和创造者”转变，高校档案管理部门要学会充分利用现有的数字化校园系统，尤其是办公自动化系统做好档案服务工作的二次研发，实现高校档案服务社会化、多元化、个性化和开放化。
2、加速数字化资源建设，转变储存方式，建立馆藏“数字化”档案资源
在信息化时代，实体形式的档案材料已经无法适应时代发展的要求，实体档案由于对存储空间要求较高，无法从根本上改变造成档案工作长期漏存、不存的局限，更无法将档案信息用于大数据所要求的收集与分析。为此，档案资源要实现数字化，应着重从以下几点着手进行变革。
首先，做好对现有馆藏传统介质档案的数字化转换工作，通过扫描、录入等方式将纸质档案、照片、录像带等资源进行转化。从而构建数字化档案资源；其次，要对数字化校园各子系统的数字化信息进行统一化。高校档案管理部门应当对现存数字化校园系统进行二次研发，通过开发中间件等方式，对数据接口进行统一，将各类数字化档案信息进行收集和整合，对学校内各部门管理系统及分散孤立的档案信息资源统筹规划。再次，通过统一链接共享的方式，档案管理部门可以加强原本分散于各部门的电子文档、邮件等信息的收集，并可对其进行数据挖掘工作，形成类似在线档案浏览、专题档案资源等各种形式的数字资源。
3、转变观念，增强高校档案资源建设及档案服务的意识
在确保档案资源数字化转换的同时，为了进一步推进数字化档案的增量工作，各部门新增的档案必须要以一个统一的标准进行归档，着在一定程度上增加了档案管理人员的工作，需要整个学校自上而下进行统一部署。因此，高校领导干部必须转变思想观念，要引导各级部门充分认识到，高校档案是作为学校人才培养、学科建设、党政管理以及其它各项活动的原始记录，是学校教科研及日常管理的重要组成部分，也是学校历史沿革及发展中不可或缺的一环，更是衡量学校教学办公水准的重要指标。为此，高校各部门都应对档案数字化工作有一个清晰而明确的认识，明确部门职责，加强对档案数字化建设工作的重视，提升档案管理人员数字化技术水平，加大对高校数字化档案建设的资金投入，有力推进高校档案数字化建设发展进程。
此外，在原有档案管理制度的基础上，还需要根据大数据信息的要求，建设一套科学化、规范化、可操作性强的数字化档案管理制度，实现数字化档案业务流程的规范。通过大数据技术，可将原本由于资源限制而漏存或不存的资源重新纳入收集范围，通过规范化的格式，将图片、音视频等半结构或非结构化的数据进行整合，方便档案管理者对其进行加工、提炼、分析和整合。
另外，还需要做好将档案数据进行著录和索引构建工作，以方便对档案数据进行提取和分析。事实上，在进行完著录和索引建设工作之后，高校档案的样本数据便能够实现随机抽取，为大数据技术在信息挖掘和整合功能上的发挥奠定了数据基礎。无疑，以纸质方式来储存的高校档案信息是无法发挥大数据的价值的，只有在强化数字化资源建设的基础上，大数据技术才获得了用武之地。
大数据时代的到来，对高校档案工作来说是一个重大的发展机遇，同时也对其带来了更高的要求。高校档案工作者必须清晰的认识到信息技术发展的现状，更新管理思想与技术水平，结合大数据技术，将技术驱动力转化为学校发展的生产力，进一步完善高校档案的管理机制和管理模式，在创“双一流”高校的过程中对教学实践和科学研究起到推动作用，为相关决策者更好的提供支持与依据。
（作者单位：广东工程职业技术学院）
随着云计算等新技术的更新发展，人类已经进入前所未有的信息爆炸时代，也称为“大数据时代”。目前，学术界对于何谓“大数据”还没形成统一的界定，但都普遍认同，大数据除了传统的结构化数据，还包括了各种半结构化、非结构化数据，且数据体量以指数级速度增长。在大数据的开发与使用中，关键点不仅仅在于数据的收集，更在于对数据的进一步有效挖掘与整合，并对其进行二次开发，提升其自身所包含的价值。在我国“十三五”规划中，明确指出要实施“国家大数据战略，推进数据资源开放共享。无疑，在信息化时代，如何呈现数据信息的价值将是未来社会发展的重要驱动力。
从特点上来说，大数据具有大容量（Volume）、多样性（Variety）、速度（Velocity）、真实性（Veracity）四个基本特征，在实际运用中还存在着价值密度低、商业价值高的特点。从本质上来说，大数据其实就是信息管理者在当今信息技术条件下，通过对真实数据的挖掘与分析，形成各种有附加价值的元数据为相关使用者提供判断及决策的依据。高校档案管理工作就是對高校档案信息的分析、整合、存储和利用，是一种典型的信息管理活动，本文结合大数据运用的时代背景，分析大数据运用在当前高校档案管理中所面临的种种问题，有针对性的提出解决的建议，为高校档案工作大数据化提供依据。
二、大数据时代背景下高校档案资源管理数字化的需求分析
高校档案是指“高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。迈入信息化时代以来，随着办公自动化系统（OA系统）、财务管理系统、学籍管理系统、一卡通系统等数字化校园项目的不断普及，高校的各类档案已经从过去的单一纸质材料为主要载体转变为以各类信息数据为主要载体，高校日常所形成的各类档案文件也已经呈现数字化、海量化的趋势，这种趋势对于档案工作来说既是一种挑战，也是一种机遇。高校档案管理工作要抓住大数据时代的发展的契机，着力于对档案数据的分析、挖掘与整合，结合当今高校档案资源全球化、云端化的趋势，使得高校档案管理工作更上一个台阶。与此同时，国务院也于2015年10月份印发了《统筹推进世界一流大学和一流学科建设总体方案》，提出加快建成一批世界一流大学和一流学科战略，提升我国高等教育综合实力和国际竞争力。在此背景之下，档案工作如何在创“双一流”的过程中结合大数据技术的运用，对教学实践和科学研究起到推动作用，为相关决策者更好的提供支持与依据的相关研究更显得尤为必要。
三、大数据时代背景下高校档案资源管理的现状和存在的问题
1、档案信息资源分散及不足
由于高校内各部门的职能归属、管理标准没有统一标准，造成高校在招生、教研、管理等方面产生的海量的信息数据绝大部分都是以各自为政的方式进行分散式收集，同时由于各信息化系统的数据库标准笔译，无法以一个统一的标准对信息进行汇总，更无法发挥大数据的挖掘与二次开发的技术优势。
此外，由于资源有限等原因，高校档案目前的收集范围往往仅针对于一些重要的、形成成果的教学科研档案进行留存归档，而对于一些未有结果或者难以突破的档案则通常未列入收集范围；与此同时，由于高校的教学、科研项目存在档案形成周期长，资料种类繁杂等原因，导致许多档案资料在项目实施过程中出现遗失的情况。这种情况的出现严重破坏了档案工作中关于完整性和连续性的基本要求。
2、档案管理方式落后
迈入信息化时代以后，随着数字化校园各子项目的不断投入使用，高校目前的各类档案资源都开始从“实体化”向“数字化”转变。但本文通过对多家高校的档案管理方式进行研究后发现，目前许多高校的档案管理方式及思维方式仍保留在“实体化”的阶段，馆藏资源基本还是以传统介质的实体档案为主，数字化的档案资源仍然比较匮乏。除此以外，在许多仅有的数字化档案资源中，主要也是以光盘资源等结构化的信息为主，未对类似图片、XML，HTML、各类报表、图像和音频/视频信息等的半结构或非结构化的数据进行收集和分析，没有发挥大数据化所提倡的数据挖掘和二次开发作用。
3、高校档案藏用并重意识不强，服务价值缺失
目前，高校档案馆处于资源管理的模式，仍然存在“重藏轻用”的问题，档案管理者只注重对档案资源进行有效归档，仅部分学校开展了馆藏档案的数字化，以方便档案利用者的利用，但如何使馆藏档案转化为信息资源的能力不够，缺乏综合数据挖掘和深度整合，使得最有价值的档案资源处于休眠状态。然而，在大数据时代，数字资源建设和数字资源服务是不可分割的，档案资源建设是以收藏为主要任务，资源利用服务为根本目的，随着国家、社会组织和个人对高校档案信息的需求日益增大，档案部门传统的服务模式已经不能满足大数据时代日益增长的档案信息需求。所以，各高校档案馆应该树立藏用并重意识，实现由“档案管理者”向“信息专家”的角色转变，尤其是在海量的档案信息中，根据利用者的档案价值需求，快速地挖掘出有用的档案信息。
四、大数据时代背景下推进高校档案资源管理建设的有效策略
1、转变观念，做好档案资源收集“前端控制”，建立“大档案”、“大服务”档案观
高校档案工作想要得到一个质的飞跃，首先得树立“大档案”、“大服务”档案观，这两个概念是高校档案工作未来发展的重要取向。要树立“大档案”、“大服务”档案观也就是要树立新的档案资源观，在思想认识层面，强调学校所有的教职员工要全部自觉参与档案工作，并充分利用现代化装备和数字化技术扩大数据总量。
要实现“大档案”管理模式，首先需要在现有管理模式基础上在完善原有的归档范围和过程所存在的的“漏存、不存”问题，然后进一步扩大存储对象的范围，把以前没重视或收集的类似图片、数据、图像和音频/视频信息等的半结构或非结构化的数据进行收集。通过丰富馆藏内容，逐步实现资源结构的合理化建设，为实现档案大数据挖掘和二次开发奠定基础。 要实现“大服务”档案观，则是要重点针对现有档案工作所存在的“重藏轻用”的问题进行改善。在这个过程中，首先需要扭转的是档案工作者关于自身的定位，在大数据档案工作时代，档案管理者的身份应当从“文件保管员”逐步向知识信息提供者和创造者”转变，高校档案管理部门要学会充分利用现有的数字化校园系统，尤其是办公自动化系统做好档案服务工作的二次研发，实现高校档案服务社会化、多元化、个性化和开放化。
2、加速数字化资源建设，转变储存方式，建立馆藏“数字化”档案资源
在信息化时代，实体形式的档案材料已经无法适应时代发展的要求，实体档案由于对存储空间要求较高，无法从根本上改变造成档案工作长期漏存、不存的局限，更无法将档案信息用于大数据所要求的收集与分析。为此，档案资源要实现数字化，应着重从以下几点着手进行变革。
首先，做好对现有馆藏传统介质档案的数字化转换工作，通过扫描、录入等方式将纸质档案、照片、录像带等资源进行转化。从而构建数字化档案资源；其次，要对数字化校园各子系统的数字化信息进行统一化。高校档案管理部门应当对现存数字化校园系统进行二次研发，通过开发中间件等方式，对数据接口进行统一，将各类数字化档案信息进行收集和整合，对学校内各部门管理系统及分散孤立的档案信息资源统筹规划。再次，通过统一链接共享的方式，档案管理部门可以加强原本分散于各部门的电子文档、邮件等信息的收集，并可对其进行数据挖掘工作，形成类似在线档案浏览、专题档案资源等各种形式的数字资源。
3、转变观念，增强高校档案资源建设及档案服务的意识
在确保档案资源数字化转换的同时，为了进一步推进数字化档案的增量工作，各部门新增的档案必须要以一个统一的标准进行归档，着在一定程度上增加了档案管理人员的工作，需要整个学校自上而下进行统一部署。因此，高校领导干部必须转变思想观念，要引导各级部门充分认识到，高校档案是作为学校人才培养、学科建设、党政管理以及其它各项活动的原始记录，是学校教科研及日常管理的重要组成部分，也是学校历史沿革及发展中不可或缺的一环，更是衡量学校教学办公水准的重要指标。为此，高校各部门都应对档案数字化工作有一个清晰而明确的认识，明确部门职责，加强对档案数字化建设工作的重视，提升档案管理人员数字化技术水平，加大对高校数字化档案建设的资金投入，有力推进高校档案数字化建设发展进程。
此外，在原有档案管理制度的基础上，还需要根据大数据信息的要求，建设一套科学化、规范化、可操作性强的数字化档案管理制度，实现数字化档案业务流程的规范。通过大数据技术，可将原本由于资源限制而漏存或不存的资源重新纳入收集范围，通过规范化的格式，将图片、音视频等半结构或非结构化的数据进行整合，方便档案管理者对其进行加工、提炼、分析和整合。
另外，还需要做好将档案数据进行著录和索引构建工作，以方便对档案数据进行提取和分析。事实上，在进行完著录和索引建设工作之后，高校档案的样本数据便能够实现随机抽取，为大数据技术在信息挖掘和整合功能上的发挥奠定了数据基礎。无疑，以纸质方式来储存的高校档案信息是无法发挥大数据的价值的，只有在强化数字化资源建设的基础上，大数据技术才获得了用武之地。
大数据时代的到来，对高校档案工作来说是一个重大的发展机遇，同时也对其带来了更高的要求。高校档案工作者必须清晰的认识到信息技术发展的现状，更新管理思想与技术水平，结合大数据技术，将技术驱动力转化为学校发展的生产力，进一步完善高校档案的管理机制和管理模式，在创“双一流”高校的过程中对教学实践和科学研究起到推动作用，为相关决策者更好的提供支持与依据。
（作者单位：广东工程职业技术学院）