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在当今社会，信息技术不断发展，办公自动化在各级各类国家机关、社会组织、企事业单位中的普及，计算机辅助设计（CAD）和计算机辅助制造（CAM）在科研、工业领域的成熟，电子数据交换（EDI）、电子商务（EC）在国内、国际贸易中的应用，使电子工作环境（Electronic Work Environment）日益普遍。作为这些活动的重要记录——电子文件档案，需要利用信息技术使其得到充分利用和处理。