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摘要： 随着办公自动化和计算机技术的普及，越来越多的社会活动和科技生产活动的记录将产生于电子工作环境，人们进行交流的手段也将从纸质走向电子媒体，多数文件的部分生命将以电子形式度过，由此档案工作人员将不得不关注并尽早介入电子文件的管理。而电子文件的大量涌现，对传统的档案管理理论和实践带来的冲击已成为广大档案工作者普遍关注的新问题。
关键词： 电子文件 档案管理 对策
一、电子文件基础理论概说
随着办公自动化和CAD计算机设计的普及，越来越多的社会活动和科技生产活动的记录将产生于电子工作环境，人们进行交流的手段也将从纸质走向电子媒体，多数文件的部分生命将以电子形式度过，由此档案工作人员将不得不关注并尽早介入电子文件的管理。对我国档案工作者来说，随着我国金卡、金桥、金关、金建工程的发展，以及国家“十一五”计划要求到2010年CAD设计在机械、电子、航天、航空、汽车、船舶、纺织、建筑工程设计活动中的普及率及覆盖率达100%或90%，电子文件和档案的管理问题将日益突出，从现在开始我们应该充分重视电子文件及档案的管理问题，否则我们将难以迎接信息技术给我们带来的挑战，难以对付电子文件给我们带来的难题。电子文件具有如下特征：1.依赖性与不可识别性。电子文件相对于纸质文件而言具有信息与载体相分离，不能直观阅读的特点，必须依赖于技术才能识别和利用。2.所用技术的不稳定性。电子文件的有效利用必须依赖于一定的技术和设备，然而设备和技术的寿命一般都不超过10年。3.载体形式多样性且体积小。4.载体不稳定性且寿命短。电子文件相对于纸质文件而言，对环境的温湿度、防磁性、抗破坏、抗病毒等条件要求很高，且寿命一般不超过20年。载体脆弱且不稳定。5.信息的易控性、可变性与易丢失性。6.动态性与虚拟文件特征。电子文件以电子形式存在具有动态性特点，是一种虚拟文件。
二、电子文件对档案管理工作的影响
（一）电子文件的出现对档案管理工作的挑战
1.电子文件的永久保存和永久利用上面临的问题。传统档案保护工作十分强调工作的目标是对档案载体如何“延年益寿”，因为载体与所记录的信息就是一体，有了载体就有了可用的信息。对电子文件而言，载体的耐久性可以通过再生性保护手段，无限延长其寿命。然而其载体与信息相分离，必须依赖于一定的技术（软件和硬件）才能识读，仅保存载体，离开了电子文件的工作环境，载体的保存将没有意义，其上的信息无法进行利用，等于没有保存。因此传统的保护观念必须更新才能适应电子文件的挑战。众所周知，任何文件和档案保存的最终目的都是供人利用。因此电子文件和档案的保护观念应该是首先树立如何保护所存信息能被长久或永远的安全可用。其保护工作的构成要素因而包括以下几个方面:载体的保护、技术（软件和硬件）的保护、工作环境的保护、保障数据安全（数据可靠、真实、不丢失、不被篡改）。
2.档案管理工作者的专业素质面临严峻考验。在电子文件时代，与传统的文档管理不同，档案工作者应成为高素质、复合型的专门人才，除了具有基本的文化科学知识、档案专业知识外还应有较高的外语水平、丰富的法律知识和熟练掌握现代信息技术、网络通信技术，否则就根本无法介入电子文件的形成和保管，也不可能维护电子档案的完整与安全，与各种危害电子档案的诸多因素进行有效斗争。
3.档案计算机管理系统与办公网络系统不兼容。进入21世纪，档案系统提出文档一体化的管理模式。电子文件归档必须了解电子文件产生的背景、数据格式，以及相应的电子计算机软硬件技术。但目前的情况是大多数单位的档案管理系统与办公系统各自为政，办公自动化网络系统上运行的电子文件是为政务活动服务，政务工作结束，电子文件就停留在办公网络中。机关档案室使用的档案管理系统是档案行政部门为使档案现代化管理标准化、规范化、实现资源共享推广的档案现代化管理软件。由于办公网络系统与档案管理系统设计单位不同，系统环境不同，因而形成的数据难以转换，造成办公网络系统与档案管理系统不兼容。
（二）电子文件对档案管理工作带来的机遇
1.大大降低档案管理的管理成本。电子文件档案是通过计算机进行操作、存贮、传输的数码序列，其管理主要是在文档一体化的框架下，通过计算机文档监控系统对文件和档案在网络环境下自动著录、自动标引、自动检索、自动统计、自动借阅，最终以磁带、磁盘、光盘等形式来存贮和保管，这不仅避免了文书部门和档案部门的大量数据重复录入，文件重复整理归档等许多重复的工作，而且档案管理部门也不必要花费大量的人力、物力、财力来建造库房、进行装订等工作。
2.缩短档案的检索速度，实现资源共享。数字化信息使人们可以在任何时候、任何地点通过网络传递迅速获得所需要的信息。同一份档案可以在同一时刻为众多人利用，人们通过网络可以利用保存于数千里、甚至上万里外的地方的档案，档案保存地点的远近不再成为制约人们利用的因素。
3.提高工作效率，促进档案管理的现代化。由于电子文件内容与载体的可分离性，文件的内容将以数据单元的形式自由地存贮、分类、编辑、检索和传递，并通过计算机系统进行迅速、有效、多角度整序，不再需要像对纸质文件那样的分类整理。可以完成文件的自动著录、自动标引、自动检索、自动借阅和自动统计，缩短文件归档的运作周期。建立的文件级目录检索体系，能极大地提高档案的检索速度和查准率、查全率。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。
三、对电子文件管理的若干思考
（一）提高档案管理人员的综合素质
笔者认为，即使在电子时代，也少不了作为主体的人的能动作用的发挥，毕竟电子产品与电子技术最终还是要以人为本，为人服务。所以，在信息时代，同样要求有着高素质的人才来操纵信息化、发展信息技术。在档案管理方面，笔者以为应从以下两方面综合提高档案管理人员的素质：一方面应当提高电子档案信息安全意识。由于电子文件具有上述特点，对利用过程中的控制比纸质档案要困难得多，档案工作人员又缺乏足够的知识和经验，有时不能及时发现问题，因此必须具有明确的信息安全意识。目前对提高电子档案应持谨慎态度，在无确定把握时可限制利用方式，以防出现泄密、信息失真、损失、病毒入侵等方面的问题。具有保密要求的电子档案，上网时需要稳妥的安全保密措施。其次，应当加强档案管理人员的信息技术的学习。随着计算机技术的发展，电子档案的应用具有广阔的前景。但是每一种利用方式的应用都要靠人的设计和操作，因此，档案工作人员应加强电子档案理论知识学习，努力开发档案利用方面的系统功能，逐步创造条件，为利用者提供更多、更方面的服务。
（二）应用“前端控制”理论介入电子文件的运作和管理。
按传统档案的管理模式，档案的管理与文件的管理是相分离进行的。鉴于电子文件的特点，我国档案学研究人员提出在电子文件的管理中应用“前端控制”理论，使档案管理工作的要求延伸到文件管理的前端，从文件生成起建立文件档案，对重要的文件实现全程管理。档案行政部门积极地应用“前端控制”理论对电子文件实行管理，并提出符合档案管理的原则要求，包括从电子文件的形成、运行到归档管理，指定专人或专门机构负责。在电子文件的形成、积累、归档、保管过程中，及时备份数据和对设备环境的备份，以保证电子文件归档的质量，电子文件生成用统一的专用软件归档管理；已归档的电子文件的管理，应有严格地制度和有效的技术措施保证其信息的原始性、真实性、完整性。长期保存的电子文件应与相同内容的纸质文件和拷贝一起归档，确保归档电子文件的完整性、有效性。在网络上定期把符合归档要求的电子文件信息联机传送，并按档案管理要求的格式存储到可长期保存的载体上，脱机保存。具有保密要求的电子文件，必须有安全保密措施，上网时必须符合国家安全保密的有关规定，确保电子文件的安全。
（三）加强办公自动化系统和电子文件的安全防护工作。
做好办公自动化系统和电子文件的安全防护工作，首先要抓好电子信息存储载体，特别是磁性载体，定期拷贝是保证磁性载体可靠性的行之有效的方法。严把电子文件制成材料质量关，提高电子文件载体的保存寿命，为电子文件的长期保存打下基础。二是要保证计算机网络系统运行安全，可设置登录限制，使用文件权限的限制，在一定的范围内对服务器文件数据提供了保护。三是做好数据备份工作，保证信息安全。四是预防病毒，防止网络系统遭受侵害。在计算机系统安装防病毒软件和其它先进的防病毒措施，不允许随使用外来的磁盘、光盘等，必须使用时严格地进行病毒检测，确认安全方可使用。
参考文献：
［1］蒙海理.电子文件对档案工作的影响及纸质文件的共存［J］.西昌师范高等专科学校学报，2004，（3）.
［2］甄进芬.信息时代电子文件对传统档案工作的冲击和挑战［J］.新乡教育学院学报，2005，（12）.
［3］国家档案局.电子文件归档与电子档案管理概论.
［4］徐义全.电子文件与档案的管理［J］.安徽档案，2001，（2）.
关键词： 电子文件 档案管理 对策
一、电子文件基础理论概说
随着办公自动化和CAD计算机设计的普及，越来越多的社会活动和科技生产活动的记录将产生于电子工作环境，人们进行交流的手段也将从纸质走向电子媒体，多数文件的部分生命将以电子形式度过，由此档案工作人员将不得不关注并尽早介入电子文件的管理。对我国档案工作者来说，随着我国金卡、金桥、金关、金建工程的发展，以及国家“十一五”计划要求到2010年CAD设计在机械、电子、航天、航空、汽车、船舶、纺织、建筑工程设计活动中的普及率及覆盖率达100%或90%，电子文件和档案的管理问题将日益突出，从现在开始我们应该充分重视电子文件及档案的管理问题，否则我们将难以迎接信息技术给我们带来的挑战，难以对付电子文件给我们带来的难题。电子文件具有如下特征：1.依赖性与不可识别性。电子文件相对于纸质文件而言具有信息与载体相分离，不能直观阅读的特点，必须依赖于技术才能识别和利用。2.所用技术的不稳定性。电子文件的有效利用必须依赖于一定的技术和设备，然而设备和技术的寿命一般都不超过10年。3.载体形式多样性且体积小。4.载体不稳定性且寿命短。电子文件相对于纸质文件而言，对环境的温湿度、防磁性、抗破坏、抗病毒等条件要求很高，且寿命一般不超过20年。载体脆弱且不稳定。5.信息的易控性、可变性与易丢失性。6.动态性与虚拟文件特征。电子文件以电子形式存在具有动态性特点，是一种虚拟文件。
二、电子文件对档案管理工作的影响
（一）电子文件的出现对档案管理工作的挑战
1.电子文件的永久保存和永久利用上面临的问题。传统档案保护工作十分强调工作的目标是对档案载体如何“延年益寿”，因为载体与所记录的信息就是一体，有了载体就有了可用的信息。对电子文件而言，载体的耐久性可以通过再生性保护手段，无限延长其寿命。然而其载体与信息相分离，必须依赖于一定的技术（软件和硬件）才能识读，仅保存载体，离开了电子文件的工作环境，载体的保存将没有意义，其上的信息无法进行利用，等于没有保存。因此传统的保护观念必须更新才能适应电子文件的挑战。众所周知，任何文件和档案保存的最终目的都是供人利用。因此电子文件和档案的保护观念应该是首先树立如何保护所存信息能被长久或永远的安全可用。其保护工作的构成要素因而包括以下几个方面:载体的保护、技术（软件和硬件）的保护、工作环境的保护、保障数据安全（数据可靠、真实、不丢失、不被篡改）。
2.档案管理工作者的专业素质面临严峻考验。在电子文件时代，与传统的文档管理不同，档案工作者应成为高素质、复合型的专门人才，除了具有基本的文化科学知识、档案专业知识外还应有较高的外语水平、丰富的法律知识和熟练掌握现代信息技术、网络通信技术，否则就根本无法介入电子文件的形成和保管，也不可能维护电子档案的完整与安全，与各种危害电子档案的诸多因素进行有效斗争。
3.档案计算机管理系统与办公网络系统不兼容。进入21世纪，档案系统提出文档一体化的管理模式。电子文件归档必须了解电子文件产生的背景、数据格式，以及相应的电子计算机软硬件技术。但目前的情况是大多数单位的档案管理系统与办公系统各自为政，办公自动化网络系统上运行的电子文件是为政务活动服务，政务工作结束，电子文件就停留在办公网络中。机关档案室使用的档案管理系统是档案行政部门为使档案现代化管理标准化、规范化、实现资源共享推广的档案现代化管理软件。由于办公网络系统与档案管理系统设计单位不同，系统环境不同，因而形成的数据难以转换，造成办公网络系统与档案管理系统不兼容。
（二）电子文件对档案管理工作带来的机遇
1.大大降低档案管理的管理成本。电子文件档案是通过计算机进行操作、存贮、传输的数码序列，其管理主要是在文档一体化的框架下，通过计算机文档监控系统对文件和档案在网络环境下自动著录、自动标引、自动检索、自动统计、自动借阅，最终以磁带、磁盘、光盘等形式来存贮和保管，这不仅避免了文书部门和档案部门的大量数据重复录入，文件重复整理归档等许多重复的工作，而且档案管理部门也不必要花费大量的人力、物力、财力来建造库房、进行装订等工作。
2.缩短档案的检索速度，实现资源共享。数字化信息使人们可以在任何时候、任何地点通过网络传递迅速获得所需要的信息。同一份档案可以在同一时刻为众多人利用，人们通过网络可以利用保存于数千里、甚至上万里外的地方的档案，档案保存地点的远近不再成为制约人们利用的因素。
3.提高工作效率，促进档案管理的现代化。由于电子文件内容与载体的可分离性，文件的内容将以数据单元的形式自由地存贮、分类、编辑、检索和传递，并通过计算机系统进行迅速、有效、多角度整序，不再需要像对纸质文件那样的分类整理。可以完成文件的自动著录、自动标引、自动检索、自动借阅和自动统计，缩短文件归档的运作周期。建立的文件级目录检索体系，能极大地提高档案的检索速度和查准率、查全率。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。
三、对电子文件管理的若干思考
（一）提高档案管理人员的综合素质
笔者认为，即使在电子时代，也少不了作为主体的人的能动作用的发挥，毕竟电子产品与电子技术最终还是要以人为本，为人服务。所以，在信息时代，同样要求有着高素质的人才来操纵信息化、发展信息技术。在档案管理方面，笔者以为应从以下两方面综合提高档案管理人员的素质：一方面应当提高电子档案信息安全意识。由于电子文件具有上述特点，对利用过程中的控制比纸质档案要困难得多，档案工作人员又缺乏足够的知识和经验，有时不能及时发现问题，因此必须具有明确的信息安全意识。目前对提高电子档案应持谨慎态度，在无确定把握时可限制利用方式，以防出现泄密、信息失真、损失、病毒入侵等方面的问题。具有保密要求的电子档案，上网时需要稳妥的安全保密措施。其次，应当加强档案管理人员的信息技术的学习。随着计算机技术的发展，电子档案的应用具有广阔的前景。但是每一种利用方式的应用都要靠人的设计和操作，因此，档案工作人员应加强电子档案理论知识学习，努力开发档案利用方面的系统功能，逐步创造条件，为利用者提供更多、更方面的服务。
（二）应用“前端控制”理论介入电子文件的运作和管理。
按传统档案的管理模式，档案的管理与文件的管理是相分离进行的。鉴于电子文件的特点，我国档案学研究人员提出在电子文件的管理中应用“前端控制”理论，使档案管理工作的要求延伸到文件管理的前端，从文件生成起建立文件档案，对重要的文件实现全程管理。档案行政部门积极地应用“前端控制”理论对电子文件实行管理，并提出符合档案管理的原则要求，包括从电子文件的形成、运行到归档管理，指定专人或专门机构负责。在电子文件的形成、积累、归档、保管过程中，及时备份数据和对设备环境的备份，以保证电子文件归档的质量，电子文件生成用统一的专用软件归档管理；已归档的电子文件的管理，应有严格地制度和有效的技术措施保证其信息的原始性、真实性、完整性。长期保存的电子文件应与相同内容的纸质文件和拷贝一起归档，确保归档电子文件的完整性、有效性。在网络上定期把符合归档要求的电子文件信息联机传送，并按档案管理要求的格式存储到可长期保存的载体上，脱机保存。具有保密要求的电子文件，必须有安全保密措施，上网时必须符合国家安全保密的有关规定，确保电子文件的安全。
（三）加强办公自动化系统和电子文件的安全防护工作。
做好办公自动化系统和电子文件的安全防护工作，首先要抓好电子信息存储载体，特别是磁性载体，定期拷贝是保证磁性载体可靠性的行之有效的方法。严把电子文件制成材料质量关，提高电子文件载体的保存寿命，为电子文件的长期保存打下基础。二是要保证计算机网络系统运行安全，可设置登录限制，使用文件权限的限制，在一定的范围内对服务器文件数据提供了保护。三是做好数据备份工作，保证信息安全。四是预防病毒，防止网络系统遭受侵害。在计算机系统安装防病毒软件和其它先进的防病毒措施，不允许随使用外来的磁盘、光盘等，必须使用时严格地进行病毒检测，确认安全方可使用。
参考文献：
［1］蒙海理.电子文件对档案工作的影响及纸质文件的共存［J］.西昌师范高等专科学校学报，2004，（3）.
［2］甄进芬.信息时代电子文件对传统档案工作的冲击和挑战［J］.新乡教育学院学报，2005，（12）.
［3］国家档案局.电子文件归档与电子档案管理概论.
［4］徐义全.电子文件与档案的管理［J］.安徽档案，2001，（2）.