摘 要 本文所提及的信息系统主要针对规模较大,有必要及能力进行部门分工的外贸企业而言。
　　关键词 大型外贸企业 信息系统 构架
　　
　　一、 中小外贸企业贸易流程分析
　　外贸企业的贸易活动包括对内贸易和对外贸易两部分。
　　(一)国内贸易流程。国内贸易即外贸企业与国内企业进行的生意往来。主要包括:寻找客户、洽谈贸易、签订合同、执行合同、纠纷及其他后续事项处理。
　　寻找客户主要由销售部负责。销售部员工可通过网络、报刊杂志或熟人介绍等途径寻找到客户联系方式并与客户取得联系,就存在合作可能性的部分进行讨论。取得对方认可后拟定初步报告上报给销售部领导及管理层,获得批准后就各项细节同客户进行洽谈,最终签订合同。
　　合同签订完成移交给市场部负责。市场部根据合同内容向生产部门派发生产任务,定期跟踪生产部的产品生产情况,保证按时、按质、按量交付货物,并随时与客户保持联系,做好反馈工作。
　　合同完成后存在的后续问题,市场部能力范围内的可由市场部直接负责。能力范围以外的,可考虑请专人负责解决。例如合同履行有争议的部分,获得管理层示意的可协商解决。较大的纠纷,如有需要,则通过法律途径解决。
　　合同履行过程中所涉及到的所有资金收付需附加材料证明由财务部统一收支,收支完毕后,即刻反馈给市场部进行下一步的贸易活动。
　　任何部门人手不足,需要扩充职工人数的,需将需求人数、能力要求等相关信息告之人力资源部,由人力资源部负责招聘。人力资源部按发薪周期计算企业职工工资,并交由财务部按期支取发放到位。
　　在贸易操作过程中所遇到的所有电脑、电话、系统等电子系统问题,由信息技术部解决。
　　(二)对外贸易流程。对外贸易流程与国内贸易流程基本相似。它们的区别主要在于对外贸易需要注意的事项更多,例如交易客户所在国家地区的风俗习惯、相关法律等,以及对外贸易相对于国内贸易所需的更多操作内容,例如报关、报检、外汇申请等。
　　二、外贸企业信息系统框架构想
　　根据外贸企业的日常经营活动流程,我们可得出以下信息系统的框架(如图所示):
　　 外企业信息系统框架
　　(一)客户信息系统。客户信息系统主要用于记录客户信息,包括客户的联系方式、行业类别、资信等级、合作历史等。客户信息由销售部搜集并录入客户信息系统内。由于市场部接手合同及统计数据时需要查询客户信息,客户信息系统除对销售部开放外,市场部也可进行查询。不同的时,销售部员工具有修改权限,而市场部员工只有查询权限。
　　(二)合同执行信息系统。合同执行信息系统分为两部分。一是合同产品数量系统。这部分系统主要向生产部开放。由于生产部只负责按期、按量、按规格生产产品,因此,该系统只要记录所需生产产品的规格、对应数量及对应日期。生产部根据提示信息生产,完成后点击“完成”选项。生产部对该系统的操作权限只限于对所有信息的可读权限(这些信息由市场部负责根据合同内容录入)以及生产完成后对“完成”选项的点击权限。
　　二是合同分类信息系统。该系统全面记录了所有合同的所有内容。具体而言即按合同编号编制表格,并将合同中的产品数量、质量、规格、交货日期、交易对象、注意事项分别对应录入符合编号处。
　　(三)财务信息系统。该系统也由两部份组成。
　　一是合同财务信息系统。即与合同相关的资金收支都将记录到该表中。它的主要内容包括合同编号、对应各编号合同中所需收支的资金及收支原因、是否收支完成。类似于生产部门对合同产品数量系统的操作权限,财务部对于该系统中的信息只具有可读访问权,以及收支完成后的“确定”点击权。同样,这里的内容变更也将第一时间刷新到合同分类信息系统中。二是财务内部系统。该系统只针对财务部内部开放,其他部门不具有任何操作权限,包括查询权。、财务内部系统按日期、原因、数量、对象记录所有企业资金收支情况(包括交易收支、工人工资支出及其他收支)并编制表格。最终提交给管理层计算企业经营状况。
　　(四)员工管理及培训信息系统。该系统分为两部分内容。一是员工信息记录,记录内容包括员工的姓名、住址、联系方式、性别、婚否、工作经历及其他员工的个人信息,该部分信息由人力资源部员工录入,对其他部门保密,其他部门不具有任务操作权限。二是培训信息通知系统。人力资源部定期针对各部门进行培训,培训安排可录入培训信息通知系统中,各部门通过登录该系统获知培训安排,同时各部门只能查询到本部门培训信息,点击“确定”表示向人力资源部告知培训通知已传达。