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【摘要】高校档案资料是学校进行管理、教学改革创新的智慧总结，搞好高校档案管理工作具有十分重要的现实意义。本文重点对高校档案管理现代化建设中存在的问题进行了分析和阐述，并有针对性地提出了一系列改革措施。
【关键词】高效档案；管理；现代化；建设
一、引言
作为对高校发展有着重要影响的资源之一，高校档案资源的作用和价值也逐步为更多的高校工作人员所认识。但是，在实际操作过程中，因档案管理工作受到时间及地域的限制，其档案信息经常无法满足用户需求，档案信息资源的共享和利用的最大化也就难以实现。所以，新时期，对高校档案进行管理的过程中必须要采用先进的科技，并对档案管理方式进行创新，从而有效提升高校档案的现代化管理水平。
二、高校档案现代化建设过程中存在的问题
（一）计算机使用方面存在严重误区。在实际操作过程中，高校档案信息管理的计算机管理模式具有很多种，其中大部分是将计算机作为人工的一种辅助管理手段，而并非用于高校档案的信息处理上，也就是说在当前的高校档案管理过程中，计算机不仅没有取代人工管理，反而增加了工作人员的工作压力。例如，档案管理人员在进行编目和检索档案实体的过程中，必须依靠大量手工劳动来完成编目和检索前的准备工作，这期间必须依靠人工来对目录进行填写或者著录，然后方可使用计算机进行录入。对档案实体进行编目的主要目的是为了获得完美的计算机排版的目录，为后来的手工查阅或者展示工作打下坚实基础。
（二）缺乏统一的管理机制。高校的管理体制和运行体制对高校档案管理产生严重影响，高校不同，其行政主管部门也就不尽相同，这种相对分散的管理体制造成了高校档案管理自成系统、自我发展、自我完善的自给自足的管理局面。就目前而言，很多高校的档案管理工作采取的是封闭式办馆方式，管理水平较低，浪费严重，对我国高校档案的自动化、标准化及网络化的进程产生严重影响。
（三）数据库建设存在一定的滞后性。经过多年的发展，部分高校在档案管理过程中建成了很多大小不等的档案数据库。然而在实际发展过程中，在建立和完善数据库的过程中或多或少会带有一定的情绪，甚至存在急功近利的情况。主要表现为以下几个方面：一是数据库建立缺乏整体性；二是大多数数据库是用于满足自身需要，规模不大；三是数据库类型单一，标准化程度不高，数据控制违规操作情况严重。因很多高校建立档案管理数据库仅仅是为了满足自身需要，大大降低了数据库的使用效率，且当前很多数据库为条目数据库，全文数据库和多媒体数据库相对缺乏，无法为更多的用户提供高水平的服务。此外，部分高校档案馆虽然连接了互联网，但是只能对主页进行访问，更进一步的资源共享很难做到。
三、高校档案管理过程中的现代化建设策略
（一）更新档案管理观念意识，对档案管理的现代化建设工作予以高度重视。学校领导的高度重视是推进档案管理现代化工作顺利进行的前提和基础。具体来说，需要做到以下几个方面：第一，与时俱进，高校相关领导人员需要对档案管理现代化建设的重要作用予以充分认识，并在管理过程中严格落实；第二，加强对高校档案现代化管理的宣传，并及时传达先进的档案管理意识，将基层档案管理工作人员的责任与任务加以明确；第三，高校领导对档案管理的现代化建设予以高度重视，采取合理措施转化观念，从而全面推进高校档案管理的现代化建设。
（二）合理编制档案现代化管理建设指标，做好综合管理后勤支撑。编制高校档案现代化管理标准是一项复杂的系统性工作，特别是高校档案数字化的处理方面增添了许多新要求和新标准，即便是专业的档案人员也没有深入接触过。为有效解决这些问题，高校在进行档案管理的现代化建设过程中需要做到以下几个方面：第一，对一线档案管理人员进行教育培训，为满足高校档案现代化管理打下坚实基础；第二，成立专门的档案管理现代化建设领导班子，并设置专门的组织机构，落实责任，明确职责；第三，建立健全主要领导总负责、分管领导抓具体任务、各级科室积极配合的工作机制，并配齐相应的设备，加大高校档案信息化建设的力度，为确保高校档案管理的达到标准要求提供强有力的硬件支撑；第四，加大人力、物力和财力投入，对各项工作的落实情况予以明确，并安排专人对全部档案进行一一核查，发现问题采取合理措施加以修复和完善；第五，对档案进行分类管理，统一装盒编号，有效提升档案资料的利用效率和利用水平。
（三）使用科学技术，提升档案管理效率。主要表现在以下几个方面：第一，加大软硬件方面的投入，为各类数据库和档案资源的健全和完善打下坚实基础；第二，对重要文档资料进行相应的数字化存档并备份，对重要文书档案进行数字化扫描，建立一个高校档案管理的的现代化信息平台，有效提升高校档案的数字化管理水平；第三，在实际操作过程中，一线档案管理人员严格依据相关管理标准，做好档案的归档和管理工作；第四，对档案进行分类管理，有效实现档案管理的现代化、规范化、标准化和科学化；第五，加快档案管理数字化信息平台的建设速度，有效提升高校档案查询利用的水平和效率，为确保高校各项工作的顺利进行打下坚实基础。
（四）加强教育培训，有效提升工作人员的职业技能和综合素养。作为高效的一种重要无形资产，高校档案管理工作是高校国有资产的一个关键组成部分。所以需要对档案工作人员的专业技能和综合素养的教育培训予以高度重视，定期举办各种知识竞赛和专业技能比赛，为档案工作人员搭建一个展示自身技能和实力的舞台，从而为高校档案管理培养选用较高水平的综合性人才提供一个良好平台。
四、结语
总而言之，高水平的档案管理工作能够为高校建设及社会发展起到一定的推动作用。为此，在高校档案管理的现代化建设过程中，应积极转变观念、采用新技术和新方法，加大基础设施的投入，提升档案工作人员的专业技能，加大对档案信息的外部开发力度。只有采用多元化的管理方式和手段，才能明显提升高校档案管理的现代化水平，从而使其为广大师生、为社会提供更好的服务。
参考文献
[1]邹晏秋.论高等学校档案管理人员素质[J].黑龙江科技信息，2013（36）：36-37.
【关键词】高效档案；管理；现代化；建设
一、引言
作为对高校发展有着重要影响的资源之一，高校档案资源的作用和价值也逐步为更多的高校工作人员所认识。但是，在实际操作过程中，因档案管理工作受到时间及地域的限制，其档案信息经常无法满足用户需求，档案信息资源的共享和利用的最大化也就难以实现。所以，新时期，对高校档案进行管理的过程中必须要采用先进的科技，并对档案管理方式进行创新，从而有效提升高校档案的现代化管理水平。
二、高校档案现代化建设过程中存在的问题
（一）计算机使用方面存在严重误区。在实际操作过程中，高校档案信息管理的计算机管理模式具有很多种，其中大部分是将计算机作为人工的一种辅助管理手段，而并非用于高校档案的信息处理上，也就是说在当前的高校档案管理过程中，计算机不仅没有取代人工管理，反而增加了工作人员的工作压力。例如，档案管理人员在进行编目和检索档案实体的过程中，必须依靠大量手工劳动来完成编目和检索前的准备工作，这期间必须依靠人工来对目录进行填写或者著录，然后方可使用计算机进行录入。对档案实体进行编目的主要目的是为了获得完美的计算机排版的目录，为后来的手工查阅或者展示工作打下坚实基础。
（二）缺乏统一的管理机制。高校的管理体制和运行体制对高校档案管理产生严重影响，高校不同，其行政主管部门也就不尽相同，这种相对分散的管理体制造成了高校档案管理自成系统、自我发展、自我完善的自给自足的管理局面。就目前而言，很多高校的档案管理工作采取的是封闭式办馆方式，管理水平较低，浪费严重，对我国高校档案的自动化、标准化及网络化的进程产生严重影响。
（三）数据库建设存在一定的滞后性。经过多年的发展，部分高校在档案管理过程中建成了很多大小不等的档案数据库。然而在实际发展过程中，在建立和完善数据库的过程中或多或少会带有一定的情绪，甚至存在急功近利的情况。主要表现为以下几个方面：一是数据库建立缺乏整体性；二是大多数数据库是用于满足自身需要，规模不大；三是数据库类型单一，标准化程度不高，数据控制违规操作情况严重。因很多高校建立档案管理数据库仅仅是为了满足自身需要，大大降低了数据库的使用效率，且当前很多数据库为条目数据库，全文数据库和多媒体数据库相对缺乏，无法为更多的用户提供高水平的服务。此外，部分高校档案馆虽然连接了互联网，但是只能对主页进行访问，更进一步的资源共享很难做到。
三、高校档案管理过程中的现代化建设策略
（一）更新档案管理观念意识，对档案管理的现代化建设工作予以高度重视。学校领导的高度重视是推进档案管理现代化工作顺利进行的前提和基础。具体来说，需要做到以下几个方面：第一，与时俱进，高校相关领导人员需要对档案管理现代化建设的重要作用予以充分认识，并在管理过程中严格落实；第二，加强对高校档案现代化管理的宣传，并及时传达先进的档案管理意识，将基层档案管理工作人员的责任与任务加以明确；第三，高校领导对档案管理的现代化建设予以高度重视，采取合理措施转化观念，从而全面推进高校档案管理的现代化建设。
（二）合理编制档案现代化管理建设指标，做好综合管理后勤支撑。编制高校档案现代化管理标准是一项复杂的系统性工作，特别是高校档案数字化的处理方面增添了许多新要求和新标准，即便是专业的档案人员也没有深入接触过。为有效解决这些问题，高校在进行档案管理的现代化建设过程中需要做到以下几个方面：第一，对一线档案管理人员进行教育培训，为满足高校档案现代化管理打下坚实基础；第二，成立专门的档案管理现代化建设领导班子，并设置专门的组织机构，落实责任，明确职责；第三，建立健全主要领导总负责、分管领导抓具体任务、各级科室积极配合的工作机制，并配齐相应的设备，加大高校档案信息化建设的力度，为确保高校档案管理的达到标准要求提供强有力的硬件支撑；第四，加大人力、物力和财力投入，对各项工作的落实情况予以明确，并安排专人对全部档案进行一一核查，发现问题采取合理措施加以修复和完善；第五，对档案进行分类管理，统一装盒编号，有效提升档案资料的利用效率和利用水平。
（三）使用科学技术，提升档案管理效率。主要表现在以下几个方面：第一，加大软硬件方面的投入，为各类数据库和档案资源的健全和完善打下坚实基础；第二，对重要文档资料进行相应的数字化存档并备份，对重要文书档案进行数字化扫描，建立一个高校档案管理的的现代化信息平台，有效提升高校档案的数字化管理水平；第三，在实际操作过程中，一线档案管理人员严格依据相关管理标准，做好档案的归档和管理工作；第四，对档案进行分类管理，有效实现档案管理的现代化、规范化、标准化和科学化；第五，加快档案管理数字化信息平台的建设速度，有效提升高校档案查询利用的水平和效率，为确保高校各项工作的顺利进行打下坚实基础。
（四）加强教育培训，有效提升工作人员的职业技能和综合素养。作为高效的一种重要无形资产，高校档案管理工作是高校国有资产的一个关键组成部分。所以需要对档案工作人员的专业技能和综合素养的教育培训予以高度重视，定期举办各种知识竞赛和专业技能比赛，为档案工作人员搭建一个展示自身技能和实力的舞台，从而为高校档案管理培养选用较高水平的综合性人才提供一个良好平台。
四、结语
总而言之，高水平的档案管理工作能够为高校建设及社会发展起到一定的推动作用。为此，在高校档案管理的现代化建设过程中，应积极转变观念、采用新技术和新方法，加大基础设施的投入，提升档案工作人员的专业技能，加大对档案信息的外部开发力度。只有采用多元化的管理方式和手段，才能明显提升高校档案管理的现代化水平，从而使其为广大师生、为社会提供更好的服务。
参考文献
[1]邹晏秋.论高等学校档案管理人员素质[J].黑龙江科技信息，2013（36）：36-37.