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摘要:近些年来,随着我国高等教育事业的发展,国家对教育事业的投入也在逐年增加,高校实验室的建设进入了快速发展时期。所以实验室档案是实验室管理和建设标准化、规范化的重要标志,真实记载了实验室的发展,是实验教学、科学研究和管理工作的经验总结,对以后的实验室评估起到了促进作用。
关键词:高校实验室;实验室档案;实验室管理
中图分类号:TP315 文献标识码:A 文章编号:1009-3044(2016)04-0015-02
Based on the Archival Science Management, Study on Laboratory Management in Colleges and Universities
WANG Hai-xia
(School of Communication, Tianjin Foreign Studies University, Tianjin 300270, China)
Abstract: In recent years, with the development of China’s higher education enterprise, state spending on education career also increased year by year, university laboratory’s construction has entered a rapid development period. So laboratory archives is an important symbol of laboratory management and the construction of standardization and normalization, true record the development of the laboratory, and a summary of teaching experiments, scientific research and management, promote the laboratory evaluation on the later.
Key words: university laboratory; laboratory archives; laboratory management
1 概述
档案学是探索档案工作和档案事业的发展规律,研究档案信息资源的管理、开发的理论、原则与方法,它的应用有助于提高档案管理的科学水平,更有效的开发利用档案信息资源,为人类社会的进步服务。
学校实验室在学校的实验教学中承担着重要的角色,是老师和学生进行教学、科研的重要基地,实验室档案更是实验室重要的基础性文件,它记载着实验室建设和发展,是实验室科研研究和管理工作的经验总结。
实验室档案包括文字、图表、计算材料、报表、照片、影片等文件,科学有效的发挥实验室档案的主要作用,将为以后的教学科研提供重要的参考依据。
2 高校实验室档案建设的必要性
实验室档案建设是一项长期性、基础性的工作,在高校实验室建设与管理工作中形成的大量、宝贵的第一手资料,对于今后的工作考查、数据汇总、经验借鉴等具有重要的价值,为以后实验室建立长远的发展规划提供有力依据,是实验室建设标准化、规范化的重要标志。
第一,为实验室实施科学管理与决策提供依据。信息是决策的基础,决策是管理的核心。实验室档案包括实验室仪器设备档案、实验教学档案、实验室建设档案、实验室人员队伍档案等,其设计内容繁多。保存好这些资料将对实验室开展各项工作,总结实践教学经验,搞好科研工作有着重要的意义。
第二,促进实验教学的改革。作为日常教学的重要场所,可以为实验教学和科研项目的进一步深入提供了宝贵资源。记录好这些实验室档案,对探索好的教学方法,促进实验教学改革,提高学校的科研水平有着巨大的作用[1]。
第三,有利于实验室仪器设备的合理配置。仪器设备是能保证实验能正常开展的必须硬件条件,做好仪器设备的档案信息,可以全面、系统的了解实验室仪器设备的利用率、完好率等情况,在购置新的设备时,可以做到科学合理选择设备及其供应商,减少浪费,节省资金,为以后的教学科研提供有利保障。
3 实验室档案中存在的问题
第一,实验室档案管理制度不完善,各个高校在实验室档案管理方面并没有制定一个详尽、具体的管理制度,无章可循,不能对实验室档案管理工作起到一个有效的书面作用。
第二,实验室工作人员对档案管理方面的意识相对薄弱,缺乏专业的档案知识没有经过专门档案管理培训,而实验室档案又内容广泛、形式多样,专业特点突出,不能科学规范地对相应的实验室档案进行收集、整理、分类、归档等工作[2]。
第三,实验室档案管理手段落后。实验室档案管理采用传统的管理方式,操作慢且容易出错,利用也不方便,收集起来的实验室档案又多数堆放在实验室中,没有专门的档案保存室,很难保证档案资料的长期性。
4对策分析
第一,提高硬件配置。实验室每年都会有一定的经费,应该在这批经费里拨出一部分用于实验室档案工作的硬件配置,设立一些专门档案室、购置所需的文件柜、电脑,配备相应的电脑及安全软件,为实验室档案的存储提供好的物质保证。
第二,设立专门人员管理实验室档案。实验室档案工作是一个长期、稳定、繁琐的工作,应当对档案管理人员进行专门的知识和技能的培训,切实做好相关材料的收集和记录、归档工作,以防资料丢失损毁。
第三,加强归档意识。由于实验室档案管理人员基本都是兼职人员,没有意识到这项工作的重要性,应建立实验室档案管理制度,对实验室全体人员进行档案管理意识的普及,强调其重要性,给每位老师规定好每学期内容,定期上缴相关材料,并有专门管理人员组织此项工作。 第四,提高档案利用率。实验室档案建设工作不应当是一个摆设,建立好档案并且要利用好档案,才能突出这项工作的意义[3]。才能做好老师和学生的服务工作,进而为学校和学院的各项教学和科研所服务[4-5],做有利于学校和社会的事情。
5 实验室档案的利用
实验室档案是学校的重要信息资源,管理好实验室档案是做好实验室工作的重要前提,它可以为实践教学的新探索、新成果、实践教学改革提供客观的科学依据,为老师和学生所利用。实验室档案管理人员定期都会对实验室档案进行整合、归档,建立完善各种检索工具和途径,方便需求者从不同层次、不同角度查找相关资料,为以后的教学科研服务。
6 实验室档案的保管
实验室档案管理人员应该根据档案的类别分别进行保存,切实做到有条不紊、井然有序,并做好对档案的保密和保护工作。对于电子版的档案,应有专门电脑进行统一存储,并在电脑上做好备份、设置密码防止被修改,防止因病毒侵染造成数据的丢失和损坏。对于有重要价值的档案,比如实验研究、经验总结、工作考查、工作规划等,应为长期保存。对于超过保存期的一些档案,由主管领导批准后统一销毁。
7 加强实验室档案信息化管理
近些年来,随着信息技术和网络技术的发展,高校的信息化建设也有了重大发展。所谓档案信息化建设,是指对档案信息资源进行数字化管理。实验室档案资料庞大繁多,传统的人工方式管理已经不能满足日常发展的需求,容易造成档案管理的混乱和人力物力的浪费。因此开发一个功能齐全、易于操作的实验室档案管理系统,使档案管理工作进一步走向规范化、数字化、现代化已经成为一种必然趋势。档案管理现代化具有占有空间小、储存信息量大、智能化等特点,可以大大提高管理人员的工作效率,减轻工作人员的负担。
实验室档案管理系统主要包括这几大模块:档案信息管理模块、档案信息采集模块、档案信息查阅模块[6]。档案信息管理模块主要是对档案资料的收集、统计;档案信息采集模块:主要是对纸质档案材料的采集处理功能;档案信息查阅模块:采用浏览器或服务器模式架构和安全加密方式,在校园网内部进行查询使用。
实验室档案管理系统,方便管理者能及时地收集、查询、整理其档案资料,为以后的实验室评估提供更好的服务,实现实验室档案管理工作的科学化和现代化[7]。
8总结
实验室作为学校重要的科研基地,会产生大量的珍贵资料。实验室档案工作细致复杂,应该制度严明、高度重视才能长期做好实验室档案工作。实验室管理人员应不断研究和探索,有强烈的责任心和热爱本职工作的精神,认真、周到、细致,以满足实验室档案管理的更高要求,全面为实验室服务,使实验室创造更大学术价值和经济利益,使实验室档案工作提高到一个新台阶。
参考文献:
[1] 林芷荫,徐国辉.高校实验室档案管理之我见[J].实验技术与管理,2003,20(1):120-122.
[2] 任蜀焱,周小鹏,赵禾.高校实验室技术档案规范化管理浅探[J].兰台世界,2007(8):52-53.
[3] 路玲.新时期高校实验室档案建设与管理的思考[J].决策探索,2009(7):48.
[4] 吕玉卓.高校实验室档案规范化管理研究[J].农业基础科学,2010,22:26-27.
[5] 陈永霞,姚蓬.高效档案利用工作的几点思考[J].云南档案,2011(3):51-52
[6] 李喜梅.浅谈档案管理现代化[J].中州煤炭,2007(5).
[7] 刘淑华.档案管理现代化的现状与对策[J].甘肃广播大学学报,2002(12).
关键词:高校实验室;实验室档案;实验室管理
中图分类号:TP315 文献标识码:A 文章编号:1009-3044(2016)04-0015-02
Based on the Archival Science Management, Study on Laboratory Management in Colleges and Universities
WANG Hai-xia
(School of Communication, Tianjin Foreign Studies University, Tianjin 300270, China)
Abstract: In recent years, with the development of China’s higher education enterprise, state spending on education career also increased year by year, university laboratory’s construction has entered a rapid development period. So laboratory archives is an important symbol of laboratory management and the construction of standardization and normalization, true record the development of the laboratory, and a summary of teaching experiments, scientific research and management, promote the laboratory evaluation on the later.
Key words: university laboratory; laboratory archives; laboratory management
1 概述
档案学是探索档案工作和档案事业的发展规律,研究档案信息资源的管理、开发的理论、原则与方法,它的应用有助于提高档案管理的科学水平,更有效的开发利用档案信息资源,为人类社会的进步服务。
学校实验室在学校的实验教学中承担着重要的角色,是老师和学生进行教学、科研的重要基地,实验室档案更是实验室重要的基础性文件,它记载着实验室建设和发展,是实验室科研研究和管理工作的经验总结。
实验室档案包括文字、图表、计算材料、报表、照片、影片等文件,科学有效的发挥实验室档案的主要作用,将为以后的教学科研提供重要的参考依据。
2 高校实验室档案建设的必要性
实验室档案建设是一项长期性、基础性的工作,在高校实验室建设与管理工作中形成的大量、宝贵的第一手资料,对于今后的工作考查、数据汇总、经验借鉴等具有重要的价值,为以后实验室建立长远的发展规划提供有力依据,是实验室建设标准化、规范化的重要标志。
第一,为实验室实施科学管理与决策提供依据。信息是决策的基础,决策是管理的核心。实验室档案包括实验室仪器设备档案、实验教学档案、实验室建设档案、实验室人员队伍档案等,其设计内容繁多。保存好这些资料将对实验室开展各项工作,总结实践教学经验,搞好科研工作有着重要的意义。
第二,促进实验教学的改革。作为日常教学的重要场所,可以为实验教学和科研项目的进一步深入提供了宝贵资源。记录好这些实验室档案,对探索好的教学方法,促进实验教学改革,提高学校的科研水平有着巨大的作用[1]。
第三,有利于实验室仪器设备的合理配置。仪器设备是能保证实验能正常开展的必须硬件条件,做好仪器设备的档案信息,可以全面、系统的了解实验室仪器设备的利用率、完好率等情况,在购置新的设备时,可以做到科学合理选择设备及其供应商,减少浪费,节省资金,为以后的教学科研提供有利保障。
3 实验室档案中存在的问题
第一,实验室档案管理制度不完善,各个高校在实验室档案管理方面并没有制定一个详尽、具体的管理制度,无章可循,不能对实验室档案管理工作起到一个有效的书面作用。
第二,实验室工作人员对档案管理方面的意识相对薄弱,缺乏专业的档案知识没有经过专门档案管理培训,而实验室档案又内容广泛、形式多样,专业特点突出,不能科学规范地对相应的实验室档案进行收集、整理、分类、归档等工作[2]。
第三,实验室档案管理手段落后。实验室档案管理采用传统的管理方式,操作慢且容易出错,利用也不方便,收集起来的实验室档案又多数堆放在实验室中,没有专门的档案保存室,很难保证档案资料的长期性。
4对策分析
第一,提高硬件配置。实验室每年都会有一定的经费,应该在这批经费里拨出一部分用于实验室档案工作的硬件配置,设立一些专门档案室、购置所需的文件柜、电脑,配备相应的电脑及安全软件,为实验室档案的存储提供好的物质保证。
第二,设立专门人员管理实验室档案。实验室档案工作是一个长期、稳定、繁琐的工作,应当对档案管理人员进行专门的知识和技能的培训,切实做好相关材料的收集和记录、归档工作,以防资料丢失损毁。
第三,加强归档意识。由于实验室档案管理人员基本都是兼职人员,没有意识到这项工作的重要性,应建立实验室档案管理制度,对实验室全体人员进行档案管理意识的普及,强调其重要性,给每位老师规定好每学期内容,定期上缴相关材料,并有专门管理人员组织此项工作。 第四,提高档案利用率。实验室档案建设工作不应当是一个摆设,建立好档案并且要利用好档案,才能突出这项工作的意义[3]。才能做好老师和学生的服务工作,进而为学校和学院的各项教学和科研所服务[4-5],做有利于学校和社会的事情。
5 实验室档案的利用
实验室档案是学校的重要信息资源,管理好实验室档案是做好实验室工作的重要前提,它可以为实践教学的新探索、新成果、实践教学改革提供客观的科学依据,为老师和学生所利用。实验室档案管理人员定期都会对实验室档案进行整合、归档,建立完善各种检索工具和途径,方便需求者从不同层次、不同角度查找相关资料,为以后的教学科研服务。
6 实验室档案的保管
实验室档案管理人员应该根据档案的类别分别进行保存,切实做到有条不紊、井然有序,并做好对档案的保密和保护工作。对于电子版的档案,应有专门电脑进行统一存储,并在电脑上做好备份、设置密码防止被修改,防止因病毒侵染造成数据的丢失和损坏。对于有重要价值的档案,比如实验研究、经验总结、工作考查、工作规划等,应为长期保存。对于超过保存期的一些档案,由主管领导批准后统一销毁。
7 加强实验室档案信息化管理
近些年来,随着信息技术和网络技术的发展,高校的信息化建设也有了重大发展。所谓档案信息化建设,是指对档案信息资源进行数字化管理。实验室档案资料庞大繁多,传统的人工方式管理已经不能满足日常发展的需求,容易造成档案管理的混乱和人力物力的浪费。因此开发一个功能齐全、易于操作的实验室档案管理系统,使档案管理工作进一步走向规范化、数字化、现代化已经成为一种必然趋势。档案管理现代化具有占有空间小、储存信息量大、智能化等特点,可以大大提高管理人员的工作效率,减轻工作人员的负担。
实验室档案管理系统主要包括这几大模块:档案信息管理模块、档案信息采集模块、档案信息查阅模块[6]。档案信息管理模块主要是对档案资料的收集、统计;档案信息采集模块:主要是对纸质档案材料的采集处理功能;档案信息查阅模块:采用浏览器或服务器模式架构和安全加密方式,在校园网内部进行查询使用。
实验室档案管理系统,方便管理者能及时地收集、查询、整理其档案资料,为以后的实验室评估提供更好的服务,实现实验室档案管理工作的科学化和现代化[7]。
8总结
实验室作为学校重要的科研基地,会产生大量的珍贵资料。实验室档案工作细致复杂,应该制度严明、高度重视才能长期做好实验室档案工作。实验室管理人员应不断研究和探索,有强烈的责任心和热爱本职工作的精神,认真、周到、细致,以满足实验室档案管理的更高要求,全面为实验室服务,使实验室创造更大学术价值和经济利益,使实验室档案工作提高到一个新台阶。
参考文献:
[1] 林芷荫,徐国辉.高校实验室档案管理之我见[J].实验技术与管理,2003,20(1):120-122.
[2] 任蜀焱,周小鹏,赵禾.高校实验室技术档案规范化管理浅探[J].兰台世界,2007(8):52-53.
[3] 路玲.新时期高校实验室档案建设与管理的思考[J].决策探索,2009(7):48.
[4] 吕玉卓.高校实验室档案规范化管理研究[J].农业基础科学,2010,22:26-27.
[5] 陈永霞,姚蓬.高效档案利用工作的几点思考[J].云南档案,2011(3):51-52
[6] 李喜梅.浅谈档案管理现代化[J].中州煤炭,2007(5).
[7] 刘淑华.档案管理现代化的现状与对策[J].甘肃广播大学学报,2002(12).