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摘要:人事档案是人才信息的重要载体,是个人经历和实践的历史记录,是个人思想品德、业务能力、工作表现和成长过程的真实写照;也是历史地了解干部、知人善任、选贤举能的重要依据。在社会发展的不同阶段和历史时期,人事档案都发挥了无可替代的作用。因此,管好用好人事档案,对人才资源开发起着重要作用。
关键词:人事档案;管理制度;信息化建设
中图分类号:G46 文献标识码:A 文章编号:1009-0118(2010)-08-0043-02
一、当前高校人事档案管理中存在的不足和现状
(一)普遍对人事档案管理的重要性认识不够。长期以来,相当一部分领导对人事档案管理工作的认识都存在着一些误区,认为人事档案工作就是保管的事务性工作,不是单位的主要工作,与教学和科研没有直接联系,只要不丢失,不泄密,能应付外调、查檔就行了。因此,往往容易忽视人事档案管理工作的重要性,未把人事档案管理工作纳入到一定的议事日程上,对人事档案工作研究少、安排少,使得人事档案管理工作变得默默无闻,很少有人过问,在一定程度上缺乏应有的理解与重视。
(二)人事档案管理制度不完善、落实不到位。管理人员的岗位职责不够明确,有的只有查、借阅制度;有的虽然制定了制度,但由于管理不规范、不够细化,在工作中落实不够,直接影响了档案管理工作的制度化、科学化、规范化发展。
(三)人事档案管理人员管理水平不高,管理手段落后。近几年,随着高校的扩招和发展,师资队伍的不断壮大,人事档案数量不断增多,个人材料进档相当频繁,档案管理工作任务越来越繁重,但由于对人事档案管理重视不够,一些管理人员没有经过专业知识培训,业务不熟,对人事档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解,难以适应人事档案管理工作。--
(四)人事档案保管的硬件设施较差,档案室建设简陋,不能完全符合档案安全保管的要求。大部分档案库房建设不标准、不规范,有的是一般办公用房,门窗多为普通门窗,封闭不够严,起不到防盗、防火、防蛀、防潮、防水、防光的作用。
(五)人事档案的管理信息化程度不高。目前人事档案管理工作还局限于纸质档案的建立和保管层面上,档案的管理还是手工操作,速度比较慢,不能适应人事档案管理的要求,人事档案室的计算机仅局限于打印档案目录,无法进行人事信息的查询、筛选、排序、分类、汇总,计算机还没有在人事档案管理中广泛应用,这些不利于人事档案管理效率的提高。
二、对今后加强高校人事档案管理的几点建议
(一)提高认识,加强人事档案管理工作的宣传力度。切实加强领导,领导的重视是做好档案工作的重要保证,主管领导要经常了解档案工作情况和存在的问题;同时在各方面给予大力支持,使人事档案管理工作得以顺利进行,并且提高档案管理人员的素质,增强责任心,增强服务意识,积极主动地开发利用人事档案信息,为高校人事制度改革、人才选拔等重大人事决策提供真实有效的资料信息,真正把人事档案部门转变成具有较强综合服务职能的人事档案信息中心。因此,管好用好人事档案,对人才资源开发起着重要作用。
(二)完善人事档案管理制度,进一步规范档案资料管理。建立完善的档案管理工作制度。是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。严格手续,做到转入、转出、接收、查阅、借阅档案有登记,使档案管理工作有章可循,促进人事档案管理工作制度化、规范化发展。结合高校人事档案管理工作的实际,进一步完善各项相关制度,对人事档案的接收、传递、保管、档案材料的收集、审核、整理等环节做出明确而严格的规定。使人事档案内容充实,重质量,抓管理,人事档案工作人员要以制度来维护管理,以管理来保证质量。切切实实做好人事档案管理工作,人事档案工作制度化、规范化。
(三)增加人事档案管理人员配备,不断提高人员业务素质。人事档案管理人员必须增强责任心,增强服务意识,积极主动地开发利用人事信息。高校人事档案应有专人负责,确保有足够的人员、时间和精力对人事档案进行归档、建档,严格按照人事档案管理要求“十大类”进行归类、编码、打印目录、装订。人事档案工作是一项政策性、专业性、技术性很强的工作,要求工作人员严守工作纪律,不断提高自身的政治素质、业务素质和职业道德修养,不断提高档案管理人员的政策水平和业务技能。
(四)注重人事档案材料收集,提高人事档案管理质量。收集人事档案材料是人事档案工作的基础,随着政治经济体制改革的不断深化,干部制度的改革、考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多,给人事档案材料的收集带来了新的要求,档案管理人员必须及时收集与档案有关的各种材料,认真整理,细致鉴别,做到取之有据。对不符合归档要求的材料要及时进行处理,手续不全的材料要退回形成材料的部门进行补办,确保材料齐全完整、手续完备,保证人事档案的权威性、准确性和真实性。
(五)加强档案保管的基础设施建设,提供必要的物质基础。要积极采取措施,加大基础设施建设力度,设立专门的人事档案室,按照档案安全保管的要求配备档案柜和必要的防护设备,确保人事档案的完好保存。
(六)加强人事档案现代化、信息化建设。人事档案是人才信息资源库,合理利用各种资源,使其最大限度地发挥作用,必须把先进的科学技术手段应用于人事档案管理,以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的。选用适合本校人事档案管理工作的管理软件,实现人事档案信息化,建立人事档案信息查询系,这就要求档案管理部门进一步提高工作效率,准确、及时地传输人事信息,提高人事信息管理的时效性这样不仅可以使人事档案管理人员从繁杂的档案收集、整理、保管、检索工作中解放出来,而且可以更快捷、更准确地为人事工作提供全方位的优质服务。通过不断完善,人事档案管理工作必将上一个新台阶,使人事档案管理工作更好、更快的发展,充分发挥人事档案在学校教育事业发展中的作用。
总之,高等教育高速发展的今天,对高校的人事档案工作提出了更高的要求,加强人事档案的管理工作,使之为高校的人才建设提供更好的人才信息保障。
参考文献:
[1]羊建国,对当前人事档案工作的几点思考[J].湖南社会科学,2005(4).
[2]谭丽珍,高校人事档案信息化管理探论[J]湖南科技学院学报,2006(3).
[3]陈爱钦,浅谈人事档案信息电子化[J].福建电脑,2006,12.
关键词:人事档案;管理制度;信息化建设
中图分类号:G46 文献标识码:A 文章编号:1009-0118(2010)-08-0043-02
一、当前高校人事档案管理中存在的不足和现状
(一)普遍对人事档案管理的重要性认识不够。长期以来,相当一部分领导对人事档案管理工作的认识都存在着一些误区,认为人事档案工作就是保管的事务性工作,不是单位的主要工作,与教学和科研没有直接联系,只要不丢失,不泄密,能应付外调、查檔就行了。因此,往往容易忽视人事档案管理工作的重要性,未把人事档案管理工作纳入到一定的议事日程上,对人事档案工作研究少、安排少,使得人事档案管理工作变得默默无闻,很少有人过问,在一定程度上缺乏应有的理解与重视。
(二)人事档案管理制度不完善、落实不到位。管理人员的岗位职责不够明确,有的只有查、借阅制度;有的虽然制定了制度,但由于管理不规范、不够细化,在工作中落实不够,直接影响了档案管理工作的制度化、科学化、规范化发展。
(三)人事档案管理人员管理水平不高,管理手段落后。近几年,随着高校的扩招和发展,师资队伍的不断壮大,人事档案数量不断增多,个人材料进档相当频繁,档案管理工作任务越来越繁重,但由于对人事档案管理重视不够,一些管理人员没有经过专业知识培训,业务不熟,对人事档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解,难以适应人事档案管理工作。--
(四)人事档案保管的硬件设施较差,档案室建设简陋,不能完全符合档案安全保管的要求。大部分档案库房建设不标准、不规范,有的是一般办公用房,门窗多为普通门窗,封闭不够严,起不到防盗、防火、防蛀、防潮、防水、防光的作用。
(五)人事档案的管理信息化程度不高。目前人事档案管理工作还局限于纸质档案的建立和保管层面上,档案的管理还是手工操作,速度比较慢,不能适应人事档案管理的要求,人事档案室的计算机仅局限于打印档案目录,无法进行人事信息的查询、筛选、排序、分类、汇总,计算机还没有在人事档案管理中广泛应用,这些不利于人事档案管理效率的提高。
二、对今后加强高校人事档案管理的几点建议
(一)提高认识,加强人事档案管理工作的宣传力度。切实加强领导,领导的重视是做好档案工作的重要保证,主管领导要经常了解档案工作情况和存在的问题;同时在各方面给予大力支持,使人事档案管理工作得以顺利进行,并且提高档案管理人员的素质,增强责任心,增强服务意识,积极主动地开发利用人事档案信息,为高校人事制度改革、人才选拔等重大人事决策提供真实有效的资料信息,真正把人事档案部门转变成具有较强综合服务职能的人事档案信息中心。因此,管好用好人事档案,对人才资源开发起着重要作用。
(二)完善人事档案管理制度,进一步规范档案资料管理。建立完善的档案管理工作制度。是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。严格手续,做到转入、转出、接收、查阅、借阅档案有登记,使档案管理工作有章可循,促进人事档案管理工作制度化、规范化发展。结合高校人事档案管理工作的实际,进一步完善各项相关制度,对人事档案的接收、传递、保管、档案材料的收集、审核、整理等环节做出明确而严格的规定。使人事档案内容充实,重质量,抓管理,人事档案工作人员要以制度来维护管理,以管理来保证质量。切切实实做好人事档案管理工作,人事档案工作制度化、规范化。
(三)增加人事档案管理人员配备,不断提高人员业务素质。人事档案管理人员必须增强责任心,增强服务意识,积极主动地开发利用人事信息。高校人事档案应有专人负责,确保有足够的人员、时间和精力对人事档案进行归档、建档,严格按照人事档案管理要求“十大类”进行归类、编码、打印目录、装订。人事档案工作是一项政策性、专业性、技术性很强的工作,要求工作人员严守工作纪律,不断提高自身的政治素质、业务素质和职业道德修养,不断提高档案管理人员的政策水平和业务技能。
(四)注重人事档案材料收集,提高人事档案管理质量。收集人事档案材料是人事档案工作的基础,随着政治经济体制改革的不断深化,干部制度的改革、考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多,给人事档案材料的收集带来了新的要求,档案管理人员必须及时收集与档案有关的各种材料,认真整理,细致鉴别,做到取之有据。对不符合归档要求的材料要及时进行处理,手续不全的材料要退回形成材料的部门进行补办,确保材料齐全完整、手续完备,保证人事档案的权威性、准确性和真实性。
(五)加强档案保管的基础设施建设,提供必要的物质基础。要积极采取措施,加大基础设施建设力度,设立专门的人事档案室,按照档案安全保管的要求配备档案柜和必要的防护设备,确保人事档案的完好保存。
(六)加强人事档案现代化、信息化建设。人事档案是人才信息资源库,合理利用各种资源,使其最大限度地发挥作用,必须把先进的科学技术手段应用于人事档案管理,以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的。选用适合本校人事档案管理工作的管理软件,实现人事档案信息化,建立人事档案信息查询系,这就要求档案管理部门进一步提高工作效率,准确、及时地传输人事信息,提高人事信息管理的时效性这样不仅可以使人事档案管理人员从繁杂的档案收集、整理、保管、检索工作中解放出来,而且可以更快捷、更准确地为人事工作提供全方位的优质服务。通过不断完善,人事档案管理工作必将上一个新台阶,使人事档案管理工作更好、更快的发展,充分发挥人事档案在学校教育事业发展中的作用。
总之,高等教育高速发展的今天,对高校的人事档案工作提出了更高的要求,加强人事档案的管理工作,使之为高校的人才建设提供更好的人才信息保障。
参考文献:
[1]羊建国,对当前人事档案工作的几点思考[J].湖南社会科学,2005(4).
[2]谭丽珍,高校人事档案信息化管理探论[J]湖南科技学院学报,2006(3).
[3]陈爱钦,浅谈人事档案信息电子化[J].福建电脑,2006,12.