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摘 要：针对办公室档案管理工作中现存的问题进行分析，突出表现在档案管理意识薄弱，档案管理方式单一及档案编制工作滞后等方面，提出办公室档案管理工作的相关建议，进而持续提高办公室档案管理的工作效率，切实彰显办公室档案管理工作的价值。
关键词：办公室档案管理工作；工作效率；档案管理人员
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1004-7344（2018）23-0027-02
办公室档案管理工作的目的在于保证档案管理的有序性，信息的完整性，便于日后档案的快速检索，资料查询等。办公室档案与办公室工作密切关联，其工作的质量、工作的效率会直接影响办公室各项管理工作能否顺利开展。信息化时代背景下，办公室档案管理工作中内容增加，数据繁杂，对办公室档案管理工作提出了更高的要求。办公室档案管理工作需要在明确现存问题的基础上，积极实现管理工作模式的创新，进而真正彰显办公室档案管理工作的价值。文章将结合当前办公室档案管理工作现状展开讨论，希望能够对相关研究活动带来一定借鉴价值。
1 办公室档案管理工作中的现存问题分析
纵观当前办公室档案管理工作的实际情况来看，其问题突出表现在档案管理意识薄弱，档案管理方式单一及档案编制工作滞后等方面，阻碍着办公室档案管理工作效率的提升。
1.1 档案管理意识薄弱
办公室档案管理工作人员的专业能力、职业素养等，均会直接影响整体性档案管理工作质量[1]。信息化时代背景下，每一位档案管理工作人员均需要认识到档案管理工作的重要价值。但是结合当前办公室档案管理的实际情况来看，很多工作人员的管理意识相对比较薄弱，未接受过系统性的档案管理学科培训，对档案管理工作的认识不足。在这种问题影响下，致使档案管理期间时常发生资料收集不全、遗漏或者是档案泄露等问题，难以切实彰显办公室档案管理工作的价值。
1.2 档案管理方式单一
当前很多单位管理人员存在档案管理工作重视程度不足的情况，档案管理工作与其他各项工作的关联程度不足，缺乏专业的管理制度、管理模式等[2]。在档案资料收集、档案整理、档案保存等工作中存在着未能够及时落实的情况，致使档案资料的流失。信息化时代背景下，需要提升档案管理工作的重视程度，将数字化、信息化系统融入其中，创新档案管理工作模式，实现办公室档案管理工作效率的提升。
1.3 档案编制工作滞后
办公室档案管理工作缺乏整体性系统规划，实际工作期间未能够结合单位发展的现状、单位发展的趋势等作出综合性判断，工作人员的工作积极性不足[3]。在实际的办公室档案编制工作期间，“等、靠”的思想严重，办公室档案管理滞后于单位各类相关工作，则易于出现档案管理工作不及时，档案管理内容流失等问题。单位发展期间办公室档案具有交汇性、复杂性特点，需要提升资料收集、数据管理的重视程度，加强编研工作重视程度，更好的开发与利用档案资源。
2 提高办公室档案管理工作效率的方法分析
办公室档案管理工作期间，可以通过创新档案管理的理念，落实档案管理工作的内容；提高管理人员的素质，保证档案管理工作的质量及健全档案管理的制度，构建档案服务反馈性机制等方式，实现档案管理工作效率的快速提升。
2.1 创新档案管理的理念，落实档案管理工作的内容
新时期办公室档案管理工作期间，需要创新档案管理工作的理念，明确认识到办公室档案管理工作的价值，工作的必要性等，将办公室档案管理工作与日常单位工作相互融合，设置专职岗位，由专业的人员实施档案管理工作。办公室档案管理期间还可以积极展开教育培训活动，聘请专家教授到单位实施专业知识指导活动，介绍最新的档案管理动态、发展趋势等等，使办公室档案管理人员能够了解到档案管理的相关技术与方式，创新档案管理工作的意识。
办公室档案管理期间，需要保持良好的服务意识。从经济视角分析档案管理的巨大效益，提升档案管理人员的服务意识。比如可以根据办公室档案管理的需求进行分析，明确办公室档案的特点与规律，积极学习《档案法》的相关内容，更好的展开各项办公室档案服务工作，落实各项档案管理工作的内容，提升办公室档案利用率。
2.2 提高管理人员的素质，保证档案管理工作的质量
办公室档案管理工作中，需要提升人才管理的重视程度，提升办公室档案管理工作的效率，为办公室档案管理工作的有序性开展奠定良好基础。根据办公室档案管理工作的岗位要求，需要聘请更多具有高水平、高能力的应用型人才，使更多先进的办公室档案管理工作理念、工作技术能够融入到档案管理工作中，使档案管理工作质量持续提升。
针对于现有的办公室档案管理工作人员，需要加强其专业能力、职业素养的培养。办公室档案管理工作相对比较枯燥，工作人员需要保持积极的工作态度，耐心、细致的处理各类数据内容。办公室档案管理工作人员需要积极学习相关的法律制度、档案管理工作的内容与技术方法等等，明确档案信息保密的必要性等。在认真负责的工作態度下，降低工作失误发生率，对办公室整体工作效率的提升也能够产生重要影响。
档案管理期间专业性特征突出，信息技术的应用能够创新办公室档案管理工作的方式。办公室档案管理期间需要提高计算机管理的重视程度，单位需要拓展资金来源渠道，积极建设信息化系统，将办公室档案管理内容与具体的工作内容相互融合，实现资源的整合与优化利用。建立信息化系统，有助于提升办公室档案管理工作的效率，且能够真正凸显人才的优势，开发有利于单位发展的软件系统，彰显信息化技术的应用价值。
2.3 健全档案管理的制度，构建档案服务反馈性机制
办公室档案服务反馈制度的构建，能够快速了解当前单位发展中的各类相关信息，对办公室档案管理工作效率的提升，单位整体性的发展均能够产生重要影响，提升办公室档案的利用率。反馈信息具体包含信息系统的检索工具应用情况，档案的价值以及反馈信息的价值等等。结合档案服务反馈性机制中所呈现出的信息内容，能够转变办公室档案管理的模式，实现服务理念、服务模式以及服务体制的创新，充分彰显办公室档案管理工作的价值，实现单位经济效益的持续增长。单位需要全面提升反馈性信息管理的重视程度，进而及时发现问题、处理问题，为现代单位的发展奠定良好基础。
办公室档案与办公室文件密切关联，不能区别对待，需要实施统一性管理。为了有效提升办公室档案管理工作的效率，需要深入分析办公室档案管理工作的特点，档案管理制度的实际管控效果等等。在办公室文件管理中融入档案的收集、整理工作，使其能够适应于办公室档案管理工作的需求，设立独立的办公室档案室，根据时间特点、类型特点等实施办公室档案的科学管理。在这种方式下，为其日后的办公室档案分类查找创设良好条件。
针对于重要的办公室档案信息内容，需要对其实施加密处理，储存在特殊的位置。根据需求设置不同级别的密码，且对其实施档案管理情况、保密时间的跟踪处理，保证各类数据与资料的安全性。每一位工作人员均需要严格按照办公室档案管的要求展开工作，做好办公室档案的收集、整理、归档及利用工作。
3 结束语
办公室档案管理工作与各项工作密切关联，对办公室的整体性发展，单位的发展能够产生重要影响。办公室档案管理工作可以通过创新档案管理的理念，落实档案管理工作的内容；提高管理人员的素质，保证档案管理工作的质量及健全档案管理的制度，构建档案服务反馈性机制等方式，更好的展开办公室档案管理工作，实现管理模式、管理理念的创新，进而持续提升办公室档案管理工作的效率，为现代单位的整体性发展奠定良好基础。
参考文献
[1]张韶华.提高办公室档案管理工作效率的有效途径分析[J].科技资讯，2015，13（13）：149.
[2]杜慧玲.探讨如何提高办公室档案管理工作效率的思考[J].办公室业务，2014（05）：171～172.
[3]于宁宁.创新办公室档案管理工作提高单位内部工作效率——谈如何改进办公室档案管理工作[J].办公室业务，2013（13）：71.
收稿日期：2018-7-3
作者简介：黄烈彬（1990-），男，汉族，广西梧州人，助理经济师，本科学士，主要从事办公室文秘、机要、档案的归纳管理工作。
关键词：办公室档案管理工作；工作效率；档案管理人员
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1004-7344（2018）23-0027-02
办公室档案管理工作的目的在于保证档案管理的有序性，信息的完整性，便于日后档案的快速检索，资料查询等。办公室档案与办公室工作密切关联，其工作的质量、工作的效率会直接影响办公室各项管理工作能否顺利开展。信息化时代背景下，办公室档案管理工作中内容增加，数据繁杂，对办公室档案管理工作提出了更高的要求。办公室档案管理工作需要在明确现存问题的基础上，积极实现管理工作模式的创新，进而真正彰显办公室档案管理工作的价值。文章将结合当前办公室档案管理工作现状展开讨论，希望能够对相关研究活动带来一定借鉴价值。
1 办公室档案管理工作中的现存问题分析
纵观当前办公室档案管理工作的实际情况来看，其问题突出表现在档案管理意识薄弱，档案管理方式单一及档案编制工作滞后等方面，阻碍着办公室档案管理工作效率的提升。
1.1 档案管理意识薄弱
办公室档案管理工作人员的专业能力、职业素养等，均会直接影响整体性档案管理工作质量[1]。信息化时代背景下，每一位档案管理工作人员均需要认识到档案管理工作的重要价值。但是结合当前办公室档案管理的实际情况来看，很多工作人员的管理意识相对比较薄弱，未接受过系统性的档案管理学科培训，对档案管理工作的认识不足。在这种问题影响下，致使档案管理期间时常发生资料收集不全、遗漏或者是档案泄露等问题，难以切实彰显办公室档案管理工作的价值。
1.2 档案管理方式单一
当前很多单位管理人员存在档案管理工作重视程度不足的情况，档案管理工作与其他各项工作的关联程度不足，缺乏专业的管理制度、管理模式等[2]。在档案资料收集、档案整理、档案保存等工作中存在着未能够及时落实的情况，致使档案资料的流失。信息化时代背景下，需要提升档案管理工作的重视程度，将数字化、信息化系统融入其中，创新档案管理工作模式，实现办公室档案管理工作效率的提升。
1.3 档案编制工作滞后
办公室档案管理工作缺乏整体性系统规划，实际工作期间未能够结合单位发展的现状、单位发展的趋势等作出综合性判断，工作人员的工作积极性不足[3]。在实际的办公室档案编制工作期间，“等、靠”的思想严重，办公室档案管理滞后于单位各类相关工作，则易于出现档案管理工作不及时，档案管理内容流失等问题。单位发展期间办公室档案具有交汇性、复杂性特点，需要提升资料收集、数据管理的重视程度，加强编研工作重视程度，更好的开发与利用档案资源。
2 提高办公室档案管理工作效率的方法分析
办公室档案管理工作期间，可以通过创新档案管理的理念，落实档案管理工作的内容；提高管理人员的素质，保证档案管理工作的质量及健全档案管理的制度，构建档案服务反馈性机制等方式，实现档案管理工作效率的快速提升。
2.1 创新档案管理的理念，落实档案管理工作的内容
新时期办公室档案管理工作期间，需要创新档案管理工作的理念，明确认识到办公室档案管理工作的价值，工作的必要性等，将办公室档案管理工作与日常单位工作相互融合，设置专职岗位，由专业的人员实施档案管理工作。办公室档案管理期间还可以积极展开教育培训活动，聘请专家教授到单位实施专业知识指导活动，介绍最新的档案管理动态、发展趋势等等，使办公室档案管理人员能够了解到档案管理的相关技术与方式，创新档案管理工作的意识。
办公室档案管理期间，需要保持良好的服务意识。从经济视角分析档案管理的巨大效益，提升档案管理人员的服务意识。比如可以根据办公室档案管理的需求进行分析，明确办公室档案的特点与规律，积极学习《档案法》的相关内容，更好的展开各项办公室档案服务工作，落实各项档案管理工作的内容，提升办公室档案利用率。
2.2 提高管理人员的素质，保证档案管理工作的质量
办公室档案管理工作中，需要提升人才管理的重视程度，提升办公室档案管理工作的效率，为办公室档案管理工作的有序性开展奠定良好基础。根据办公室档案管理工作的岗位要求，需要聘请更多具有高水平、高能力的应用型人才，使更多先进的办公室档案管理工作理念、工作技术能够融入到档案管理工作中，使档案管理工作质量持续提升。
针对于现有的办公室档案管理工作人员，需要加强其专业能力、职业素养的培养。办公室档案管理工作相对比较枯燥，工作人员需要保持积极的工作态度，耐心、细致的处理各类数据内容。办公室档案管理工作人员需要积极学习相关的法律制度、档案管理工作的内容与技术方法等等，明确档案信息保密的必要性等。在认真负责的工作態度下，降低工作失误发生率，对办公室整体工作效率的提升也能够产生重要影响。
档案管理期间专业性特征突出，信息技术的应用能够创新办公室档案管理工作的方式。办公室档案管理期间需要提高计算机管理的重视程度，单位需要拓展资金来源渠道，积极建设信息化系统，将办公室档案管理内容与具体的工作内容相互融合，实现资源的整合与优化利用。建立信息化系统，有助于提升办公室档案管理工作的效率，且能够真正凸显人才的优势，开发有利于单位发展的软件系统，彰显信息化技术的应用价值。
2.3 健全档案管理的制度，构建档案服务反馈性机制
办公室档案服务反馈制度的构建，能够快速了解当前单位发展中的各类相关信息，对办公室档案管理工作效率的提升，单位整体性的发展均能够产生重要影响，提升办公室档案的利用率。反馈信息具体包含信息系统的检索工具应用情况，档案的价值以及反馈信息的价值等等。结合档案服务反馈性机制中所呈现出的信息内容，能够转变办公室档案管理的模式，实现服务理念、服务模式以及服务体制的创新，充分彰显办公室档案管理工作的价值，实现单位经济效益的持续增长。单位需要全面提升反馈性信息管理的重视程度，进而及时发现问题、处理问题，为现代单位的发展奠定良好基础。
办公室档案与办公室文件密切关联，不能区别对待，需要实施统一性管理。为了有效提升办公室档案管理工作的效率，需要深入分析办公室档案管理工作的特点，档案管理制度的实际管控效果等等。在办公室文件管理中融入档案的收集、整理工作，使其能够适应于办公室档案管理工作的需求，设立独立的办公室档案室，根据时间特点、类型特点等实施办公室档案的科学管理。在这种方式下，为其日后的办公室档案分类查找创设良好条件。
针对于重要的办公室档案信息内容，需要对其实施加密处理，储存在特殊的位置。根据需求设置不同级别的密码，且对其实施档案管理情况、保密时间的跟踪处理，保证各类数据与资料的安全性。每一位工作人员均需要严格按照办公室档案管的要求展开工作，做好办公室档案的收集、整理、归档及利用工作。
3 结束语
办公室档案管理工作与各项工作密切关联，对办公室的整体性发展，单位的发展能够产生重要影响。办公室档案管理工作可以通过创新档案管理的理念，落实档案管理工作的内容；提高管理人员的素质，保证档案管理工作的质量及健全档案管理的制度，构建档案服务反馈性机制等方式，更好的展开办公室档案管理工作，实现管理模式、管理理念的创新，进而持续提升办公室档案管理工作的效率，为现代单位的整体性发展奠定良好基础。
参考文献
[1]张韶华.提高办公室档案管理工作效率的有效途径分析[J].科技资讯，2015，13（13）：149.
[2]杜慧玲.探讨如何提高办公室档案管理工作效率的思考[J].办公室业务，2014（05）：171～172.
[3]于宁宁.创新办公室档案管理工作提高单位内部工作效率——谈如何改进办公室档案管理工作[J].办公室业务，2013（13）：71.
收稿日期：2018-7-3
作者简介：黄烈彬（1990-），男，汉族，广西梧州人，助理经济师，本科学士，主要从事办公室文秘、机要、档案的归纳管理工作。