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同事拿过来一篇Word文档,希望为文档添加目录,由于这里没有设置任何样式(如图1),手工提取目录显然是不太方便。这里,我们可以借助Word的高级替换并结合样式解决这一问题,这里以Word 2010版本为例进行介绍,其他版本的操作类似。
第1步:设置一级标题的样式
按下“Ctrl+H”组合键,打开“查找和替换→替换”对话框,切换到“查找”选项卡,将查找内容设置为“[一二三四五六七八力十百]{1,}、[一-嗚{1,10)”,这里的“[一二三四五六七八九十百]”表示所有中文数字;“[一-嗚]”表示所有中文汉字,这是因为在计算机的字符库中,“一”是排序第一的汉字,“嗚”是位居最后的一个汉字;“{1,10}”用以匹配前面字符的个数,表示将汉字数量限制在10个以内,即使标题超过10个汉字也不用担心,因为“标题1”样式是基于“段落应用”的,可以将样式自动应用到选中文字所在的段落。
勾选“使用通配符”复选框,单击“在以下项中查找”按钮,从下拉菜单中选择“主文档”,操作后可以同时选择所有类似于“一,现实的背景”的一级标题项。关闭对话框,将刚刚查找到并选中的内容设置为“标题1”样式。
第2步:设置二级标题的样式
使用相同的方法,再次查找所有二级标题,查找内容输入“[0-9]{1,}.[一-嗚]{1,10}”,找到后将其设置为“标题2”。如果还有下一级标题,可以采取类似的方法,如果觉得系统内置的标题样式不符合要求,可以右击该标题样式,在右键菜单中选择“修改”,即可对该样式中的字体、段落等属性设置设置,设置完成后,所有设置为该样式的标题格式都一次性修改完成。
如果文档存在三级标题,可以按照类似的步骤进行设置样式。
第3步:插入目录
标题样式完成设置之后,接下来就可以添加目录。按下“Ctrl+Home”组合键,将光标跳转到文档的最前面,当然也可以放在文档的其他位置,切换到“引用”选项卡,单击“目录”功能组中的“目录”按钮,从下拉菜单中选择“插入目录”,随后会弹出“目录”设置窗口,请将“显示级别”设置为“2”,其余保持默认设置不变(如图2),确认之后即可在文档的开始位置自动插入目录。
很快就可以看到如图3所示的目录,在目录中按下Ctrl键,鼠标单击目录中的文字,即可快速跳转到文档中相应的位置,是不是很方便?
第1步:设置一级标题的样式
按下“Ctrl+H”组合键,打开“查找和替换→替换”对话框,切换到“查找”选项卡,将查找内容设置为“[一二三四五六七八力十百]{1,}、[一-嗚{1,10)”,这里的“[一二三四五六七八九十百]”表示所有中文数字;“[一-嗚]”表示所有中文汉字,这是因为在计算机的字符库中,“一”是排序第一的汉字,“嗚”是位居最后的一个汉字;“{1,10}”用以匹配前面字符的个数,表示将汉字数量限制在10个以内,即使标题超过10个汉字也不用担心,因为“标题1”样式是基于“段落应用”的,可以将样式自动应用到选中文字所在的段落。
勾选“使用通配符”复选框,单击“在以下项中查找”按钮,从下拉菜单中选择“主文档”,操作后可以同时选择所有类似于“一,现实的背景”的一级标题项。关闭对话框,将刚刚查找到并选中的内容设置为“标题1”样式。
第2步:设置二级标题的样式
使用相同的方法,再次查找所有二级标题,查找内容输入“[0-9]{1,}.[一-嗚]{1,10}”,找到后将其设置为“标题2”。如果还有下一级标题,可以采取类似的方法,如果觉得系统内置的标题样式不符合要求,可以右击该标题样式,在右键菜单中选择“修改”,即可对该样式中的字体、段落等属性设置设置,设置完成后,所有设置为该样式的标题格式都一次性修改完成。
如果文档存在三级标题,可以按照类似的步骤进行设置样式。
第3步:插入目录
标题样式完成设置之后,接下来就可以添加目录。按下“Ctrl+Home”组合键,将光标跳转到文档的最前面,当然也可以放在文档的其他位置,切换到“引用”选项卡,单击“目录”功能组中的“目录”按钮,从下拉菜单中选择“插入目录”,随后会弹出“目录”设置窗口,请将“显示级别”设置为“2”,其余保持默认设置不变(如图2),确认之后即可在文档的开始位置自动插入目录。
很快就可以看到如图3所示的目录,在目录中按下Ctrl键,鼠标单击目录中的文字,即可快速跳转到文档中相应的位置,是不是很方便?