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[摘要]加强过刊管理,提高过刊的利用率是高校图书馆管理工作的一个重要目标。
[关键词]图书馆;过刊;管理;利用
过刊文献是图书馆文献资源的一个重要组成部分,它不仅具有丰富的文献信息资源和信息保真的功能,而且是高校科研和教学工作的重要情报来源。过刊文献资源的安全储藏和有效利用既是图书馆服务的目的,也是衡量服务质量的重要标志。过刊资源的开发,为过刊的利用提供了有利条件,过刊资源的开发是服务的手段,过刊资源的利用才是服务的目的。在信息时代的今天,期刊以惊人的速度发展、品种多、数量大、更新快、信息含量高,为过刊资源建设打下了雄厚的基础。因此加强过刊管理,提高过刊的利用效率是高校图书馆管理工作的一个重要目标。
一、过刊的特点
要做好高校图书馆过刊管理工作,有效地提高过刊的利用率,首先要准确掌握过刊的特点。
(一)专业性和学术性。对于过刊文献的收藏范围、内容、期限等各高校图书馆均有自己的要求。是根据本校的教学与科研的需求、学科发展状况与趋势,收藏具有一定的学术性、研究性、应用性和学科特点的专业期刊。
(二)连续性、完整性。许多过刊从创刊起,逐年装订成册,收齐入藏,体现了它的连续性和完整性,使馆藏过刊的结构向着精、准、全的方向发展,在教学和科研中充分发挥其参考价值和利用价值的作用。
(三)数量多、信息量大。在知识经济时代,作为重要的信息资源,期刊以惊人的速度发展 ,品种多、数量大、更新快、信息含量越来越高,这就为过刊资源建设打下了雄厚的基础,也是开发利用过刊资源的物质保证。
二、提高过刊的利用率
提高高校过刊的利用率,最主要的就在于服务态度和服务方式。高校图书馆应进行有效的改革,开展多种形式的服务,变被动服务方式为主动服务方式,变各自为政为资源共享,重视过刊工作,强化服务意识,充分利用过刊的重要情报资源,使有限的资源发挥最大作用;以满足读者为导向,以信息开发为重点,使图书馆真正成为连接馆内外实体与虚拟期刊信息资源媒介,以此来达到为教学和科研提供文献信息服务的目的。
(一)创新服务模式与提高服务质量。为了搞好期刊资源的开发利用就要开展多层次的服务,既应充分利用馆藏期刊,继续搞好传统印刷型文献的借阅服务和参考咨询服务,又要充分利用网络信息资源,利用网络电子期刊开展多层次服务,提高服务质量,让读者更迅速、更方便、更准确地找到自己的所需,节约大量的时间和精力。
(二)对馆藏过刊进行科学分类和标准化著录,为实现过刊文献信息数字化打好基础。因为科学的分类有利于期刊的排架,而采用分类排架方法可以将内容相同的期刊和更名后内容不变的期刊集中,方便过刊建库,且便于读者和过刊工作人员了解某个学科期刊的数量,掌握本馆期刊在某个学科的覆盖率,为过刊评估和统计工作提供依据,还可满足大多数读者按内容检索过刊的需要。很多高校都已实现了网络化,建立了自己的局域网,采用标准化著录才能实现期刊文献资源数字化,进而达到期刊资源共享之路。
(三)为过刊资源的开发利用,提供信息数据库服务。为了适应馆藏文献的数字化、信息化、网络化建设的要求,过刊服务可以通过数字化的文摘、书目、题录,实现知识信息的广泛传播,使用现代化的流通手段更好地为读者服务。
(四)培养复合型人才。期刊工作者综合素质的高低直接影响服务质量的提升,服务人员不仅要掌握计算机网络知识,还要具有信息管理理论和实践技能,以及较高的外语水平; 不但要有图书馆专业知识,还应至少懂一门以上的其他专业知识。只有加大现代信息社会所需求的复合型人才在期刊开发利用服务中的比例,才能从根本上提高服务效率和服务水平。
三、加强过刊管理的措施
1.科学调整馆藏规划,充分利用馆藏资源。期刊馆藏规划直接影响着过刊的馆藏质量和服务质量,因此在订购期刊时,首先要根据本校的专业设置、培养目标、教学计划和科研项目,确定期刊的收集范围。再根据期刊的性质、读者对象、本馆的经费实力来综合确定其订购品种、类型、文献及其相互比例和数量。对学校的重点专业和学科,刊物的订购数量要多,内容要全。近年来, 电子期刊的发展很快,电子期刊具备无需装订、节约馆藏空间、检索能力强、使用和管理方便等优点,因此还要订购一定数量的电子期刊,来充实自己的馆藏。采用纸质期刊和电子期刊相结合的馆藏之路,使自己的馆藏资源更加丰富、合理。
2.改变借阅方式,为读者提供方便。为了方便读者,过刊阅览室应向读者开架借阅,读者凭借阅证进入自由选择自己所需的资料。在开放的时间上,有些图书馆只在正常上班时间开放,而有的读者只能在课余时间来过刊阅览室查阅资料,尤其是有些读者在开馆时间内没有看完所需的资料,针对这种情况应该实行双重服务模式,也就是在开馆时间内提供阅览、复印服务,在闭馆时间提供借阅服务,尽可能满足读者的需求。
3.做好期刊的装订工作,尽量不影响读者借阅。尽可能缩短整理装订期,或将装订时间改变在文献使用相对低峰期。一年中,装订过刊的时间一般在第二年的二三月份,装订速度较慢,有时要经过几个月才能上架。装订期间不能借阅,此时正值毕业生撰写毕业论文,他们需要大量的文献资料,是利用过刊资源的高峰期,为了解决装订与借阅之间的矛盾,就需要在新刊下架到装订成册之间有一个备查期,对利用率高的重点期刊可延期装订上架,到第二年暑假再去装订。
4.加强期刊管理, 保证期刊的连续性和完整性。在期刊管理过程中,对没有按期到达的刊物,要及时与邮局或编辑部联系,要求尽快补缺。在新期刊上架以后,严格执行期刊管理制度,防止读者在刊物上乱写乱画、撕页、窃刊等行为,管理人员要加强巡视,以保证刊物的完整。在刊物下架以后要认真仔细整理,发现缺刊要及时补缺,发现有破损的刊物要及时修补,最后装订成册上架。
5.深化过刊的开发,提高利用效率。文献情报以其分布的离散性,内容的不断更新和内容交叉重复,特别是在这个知识爆炸的时代,导致大量的冗余情报存在,给读者造成选择和使用的极大不便,因此需要对其加以开发,才能更有效地利用。所谓期刊文献的开发就是有目的、有计划地对期刊文献进行搜集、整理加工、储藏以及分析研究,使其成为有序的知识信息集合和文献集合,从而将各种文献情报主动、准确、完整、迅速地提供给读者,根据他们的需要采取多种形式的服务,如:提供题录、文摘, 开展代查、代印等工作,为了读者的使用方便,对过刊尽快编制索书号,开发和健全学科数据库、全文数据库和专题数据库, 使读者利用网络这个平台,快速、准确地获得自己所需的各种信息,提高过刊资源的利用率。
总之,现代高校图书馆不但要做好传统过刊文献资源的收藏、利用工作,还要建设特色数据库,并开发利用网上信息资源,推进现代化科学的过刊资源管理,使之规范化、制度化,这是一个非常有意义的课题。
[参考文献]
1.杜泉清.过刊文献资源开发与读者服务工作[J] .郴州师范高等专科学校学报,2001( 2):106-108.
2.罗威.论高校图书馆过刊的管理与开发[J].株洲师范高等专科学校学报,2001(4):66- 67.
3.高琳明.对专业图书馆期刊文献资源开发利用的思考[J].图书情报工作,1997(10):38- 41.
[作者简介]原爱萍(1970—),女,宁夏银川人,助理馆员,研究方向:图书馆学。
[关键词]图书馆;过刊;管理;利用
过刊文献是图书馆文献资源的一个重要组成部分,它不仅具有丰富的文献信息资源和信息保真的功能,而且是高校科研和教学工作的重要情报来源。过刊文献资源的安全储藏和有效利用既是图书馆服务的目的,也是衡量服务质量的重要标志。过刊资源的开发,为过刊的利用提供了有利条件,过刊资源的开发是服务的手段,过刊资源的利用才是服务的目的。在信息时代的今天,期刊以惊人的速度发展、品种多、数量大、更新快、信息含量高,为过刊资源建设打下了雄厚的基础。因此加强过刊管理,提高过刊的利用效率是高校图书馆管理工作的一个重要目标。
一、过刊的特点
要做好高校图书馆过刊管理工作,有效地提高过刊的利用率,首先要准确掌握过刊的特点。
(一)专业性和学术性。对于过刊文献的收藏范围、内容、期限等各高校图书馆均有自己的要求。是根据本校的教学与科研的需求、学科发展状况与趋势,收藏具有一定的学术性、研究性、应用性和学科特点的专业期刊。
(二)连续性、完整性。许多过刊从创刊起,逐年装订成册,收齐入藏,体现了它的连续性和完整性,使馆藏过刊的结构向着精、准、全的方向发展,在教学和科研中充分发挥其参考价值和利用价值的作用。
(三)数量多、信息量大。在知识经济时代,作为重要的信息资源,期刊以惊人的速度发展 ,品种多、数量大、更新快、信息含量越来越高,这就为过刊资源建设打下了雄厚的基础,也是开发利用过刊资源的物质保证。
二、提高过刊的利用率
提高高校过刊的利用率,最主要的就在于服务态度和服务方式。高校图书馆应进行有效的改革,开展多种形式的服务,变被动服务方式为主动服务方式,变各自为政为资源共享,重视过刊工作,强化服务意识,充分利用过刊的重要情报资源,使有限的资源发挥最大作用;以满足读者为导向,以信息开发为重点,使图书馆真正成为连接馆内外实体与虚拟期刊信息资源媒介,以此来达到为教学和科研提供文献信息服务的目的。
(一)创新服务模式与提高服务质量。为了搞好期刊资源的开发利用就要开展多层次的服务,既应充分利用馆藏期刊,继续搞好传统印刷型文献的借阅服务和参考咨询服务,又要充分利用网络信息资源,利用网络电子期刊开展多层次服务,提高服务质量,让读者更迅速、更方便、更准确地找到自己的所需,节约大量的时间和精力。
(二)对馆藏过刊进行科学分类和标准化著录,为实现过刊文献信息数字化打好基础。因为科学的分类有利于期刊的排架,而采用分类排架方法可以将内容相同的期刊和更名后内容不变的期刊集中,方便过刊建库,且便于读者和过刊工作人员了解某个学科期刊的数量,掌握本馆期刊在某个学科的覆盖率,为过刊评估和统计工作提供依据,还可满足大多数读者按内容检索过刊的需要。很多高校都已实现了网络化,建立了自己的局域网,采用标准化著录才能实现期刊文献资源数字化,进而达到期刊资源共享之路。
(三)为过刊资源的开发利用,提供信息数据库服务。为了适应馆藏文献的数字化、信息化、网络化建设的要求,过刊服务可以通过数字化的文摘、书目、题录,实现知识信息的广泛传播,使用现代化的流通手段更好地为读者服务。
(四)培养复合型人才。期刊工作者综合素质的高低直接影响服务质量的提升,服务人员不仅要掌握计算机网络知识,还要具有信息管理理论和实践技能,以及较高的外语水平; 不但要有图书馆专业知识,还应至少懂一门以上的其他专业知识。只有加大现代信息社会所需求的复合型人才在期刊开发利用服务中的比例,才能从根本上提高服务效率和服务水平。
三、加强过刊管理的措施
1.科学调整馆藏规划,充分利用馆藏资源。期刊馆藏规划直接影响着过刊的馆藏质量和服务质量,因此在订购期刊时,首先要根据本校的专业设置、培养目标、教学计划和科研项目,确定期刊的收集范围。再根据期刊的性质、读者对象、本馆的经费实力来综合确定其订购品种、类型、文献及其相互比例和数量。对学校的重点专业和学科,刊物的订购数量要多,内容要全。近年来, 电子期刊的发展很快,电子期刊具备无需装订、节约馆藏空间、检索能力强、使用和管理方便等优点,因此还要订购一定数量的电子期刊,来充实自己的馆藏。采用纸质期刊和电子期刊相结合的馆藏之路,使自己的馆藏资源更加丰富、合理。
2.改变借阅方式,为读者提供方便。为了方便读者,过刊阅览室应向读者开架借阅,读者凭借阅证进入自由选择自己所需的资料。在开放的时间上,有些图书馆只在正常上班时间开放,而有的读者只能在课余时间来过刊阅览室查阅资料,尤其是有些读者在开馆时间内没有看完所需的资料,针对这种情况应该实行双重服务模式,也就是在开馆时间内提供阅览、复印服务,在闭馆时间提供借阅服务,尽可能满足读者的需求。
3.做好期刊的装订工作,尽量不影响读者借阅。尽可能缩短整理装订期,或将装订时间改变在文献使用相对低峰期。一年中,装订过刊的时间一般在第二年的二三月份,装订速度较慢,有时要经过几个月才能上架。装订期间不能借阅,此时正值毕业生撰写毕业论文,他们需要大量的文献资料,是利用过刊资源的高峰期,为了解决装订与借阅之间的矛盾,就需要在新刊下架到装订成册之间有一个备查期,对利用率高的重点期刊可延期装订上架,到第二年暑假再去装订。
4.加强期刊管理, 保证期刊的连续性和完整性。在期刊管理过程中,对没有按期到达的刊物,要及时与邮局或编辑部联系,要求尽快补缺。在新期刊上架以后,严格执行期刊管理制度,防止读者在刊物上乱写乱画、撕页、窃刊等行为,管理人员要加强巡视,以保证刊物的完整。在刊物下架以后要认真仔细整理,发现缺刊要及时补缺,发现有破损的刊物要及时修补,最后装订成册上架。
5.深化过刊的开发,提高利用效率。文献情报以其分布的离散性,内容的不断更新和内容交叉重复,特别是在这个知识爆炸的时代,导致大量的冗余情报存在,给读者造成选择和使用的极大不便,因此需要对其加以开发,才能更有效地利用。所谓期刊文献的开发就是有目的、有计划地对期刊文献进行搜集、整理加工、储藏以及分析研究,使其成为有序的知识信息集合和文献集合,从而将各种文献情报主动、准确、完整、迅速地提供给读者,根据他们的需要采取多种形式的服务,如:提供题录、文摘, 开展代查、代印等工作,为了读者的使用方便,对过刊尽快编制索书号,开发和健全学科数据库、全文数据库和专题数据库, 使读者利用网络这个平台,快速、准确地获得自己所需的各种信息,提高过刊资源的利用率。
总之,现代高校图书馆不但要做好传统过刊文献资源的收藏、利用工作,还要建设特色数据库,并开发利用网上信息资源,推进现代化科学的过刊资源管理,使之规范化、制度化,这是一个非常有意义的课题。
[参考文献]
1.杜泉清.过刊文献资源开发与读者服务工作[J] .郴州师范高等专科学校学报,2001( 2):106-108.
2.罗威.论高校图书馆过刊的管理与开发[J].株洲师范高等专科学校学报,2001(4):66- 67.
3.高琳明.对专业图书馆期刊文献资源开发利用的思考[J].图书情报工作,1997(10):38- 41.
[作者简介]原爱萍(1970—),女,宁夏银川人,助理馆员,研究方向:图书馆学。