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随着信息与网络技术的飞速发展,为提高学校内控管理水平,适应高校事业发展需要,一些高校已在一定程度上实现信息化管理,但仅限于各职能部门“内部信息化”,职能部门之间存在严重的信息脱节和信息不对称问题,研究如何利用互联网协同共建信息化系统,提升高校运行效率、提高财务管理效率和服务水平就显得尤为重要。本文通过分析高校财务信息化管理优势和当前财务管理及信息化建设存在的问题,探究财务管理信息化建设可能面临的挑战后,从提升财务人员服务创新能力、提高财务风险防范控制能力、协同共建长效服务的财务管理信息化系统等方面提出对策,从而实现高校财务管理与服务的创新。
随着高校事业的发展,高校办学规模不断扩大,教育、科研和内涵建设项目越来越多,业务类型也不断丰富化,传统的财务管理方式已无法满足事业发展的需要。“互联网+”时代的到来,高校财务管理应更多利用信息化系统实现数据资源共享,提升财务管理效率。
有利于提升高校内控水平,防范风险
在财务信息化管理模式下,高校财务内控环境得到全面优化,财务内部控制组织结构更加系统化。信息化系统的应用,实现了高校内、外部的数据对接,部门间实现相互制约、相互监督的效果,提高了财务数据质量和可信度。另外,随着高校内控建设不断完善,各高校制度建设工作在如火如荼的进行,为保证制度落地,把制度控制放在前端,可以在信息系统中添加相对应的功能模块,以此建立与制度相衔接的约束、控制功能,实现内控管理的需要。
有利于提升高校运行效率
近年来,上级部门对高校的监管力度逐年提升,为配合各类巡查、审计、检查,财务部门需要提供大量数据,大量的手工统计、筛选等人工作业方式严重影响提供信息的效率。财务信息化管理模式下,高校各个部门之间的沟通交流渠道进一步得到拓宽,部门间实现数据互通,财务管理工作部门可以快速了解各项财务数据与信息,简化核对工作,避免重复提供数据的困境,财务数据信息的整体沟通效率实现了显著提高。同时信息化系统的应用,提供网上办事方式,也进一步简化办事流程。
有利于提高高校财务管理效率和服务水平
财务信息化管理系统的应用,首先能够优化预算管理,提高资源配置效率,减少资源浪费。其次,它改变了传统的工作方式,将财务工作人员从繁重的基础工作中解放出来,减少了重复的录入、统计工作。最后,它简化了办事流程、提高了服务效率和质量。在“互联网+”的财务管理模式下高校借助互联网模式进行报销,通过财务预约报销系统进行网上预约、审签,改善传统报销模式下“手签找人难”、“排队等待时间长”等问题,为广大师生节约了宝贵时间;同时教职工可以跟踪业务处理进度,自主查询财务数据,减少财务人员大量咨询工作;另外在利用软件进行预约的过程中完成一次自查自核过程,让财务管理工作更加具有效率。
财务人员专业性不足
首先,财务部门缺少兼具财务和信息技术专业能力的工作人员,财务人员缺乏相关技术的应用能力,对教职工提出的需求只能通过软件公司解决,对接效率较低,财务管理质量无法得到有效地提升;其次,财务人手不足,无专人负责信息系统使用的后期跟踪和调研工作,很难对财务信息化建设问题提出建设性建议,不能持续优化财务管理系统;最后,财务人员自身学习意识淡薄,再加上工作内容比较繁重,缺少学习、培训的时间和精力,状态比较消极。
财务信息化建设缺乏规划性和计划性
目前,众多高校信息化建设工作也在如火如荼的进行,取得的成效也有目共睹,但同时也存在一定的问题。一方面,信息化建设存在“盲目立项、重复建设”等问题,各部门仅考虑自身部门的需要,未能从学校整体规划出发全面考虑事业发展的需要,无法满足财务信息化管理的需要;另一方面,信息化建设多是针对解决当前问题应运而生的,有需求就推进,仅是满足现时需要,缺乏前瞻性和计划性。
高校财务分析能力无法满足需要
校内各个部门需要数据信息时,基本都是由财务部门通过财务报销系统二次统计后提供,数据源的完整性和后期数据处理中均存在数据失真的风险,以此数据为基础出具的高校教育、科研、资产等分析报告直接导致高校管理层无法准确了解其事业发展现状,将进一步影响高校经济活动的可持续健康发展。
财务信息存在安全性风险
目前高校财务部门一般会使用独立的财务系统,其特点为软件封闭、数据独立、融通性差、安全性强。在信息化网络时代,各部门系统之间实现数据共享,同时也要面对各种网络和财务风险。一旦出现数据不稳定、病毒侵袭或者账号密码被盗取,将会造成高校无法挽回的经济损失,加强信息化建设的同时也应加强财务信息监管、注重财务系统和财务信息的安全建設。
高校经费投入存在倾斜问题
目前,高校普遍存在资金短缺问题,在分配预算经费时,会优先向“人才培养”、内涵建设等项目倾斜更多的资源、资金,进而获得信息化成本控制所谋求的最大教育效益。当前的财务信息系统格式化程度比较高,为了节约成本,财务部门在选择和利于信息系统时比较被动,只能根据现用的财务系统选择单一的供应商,因而很难得到完全符合需求的信息化系统,无法真正的提升财务管理质量。从根本上解决全校的信息化建设问题,需要投入足够的资金,对于高校而言,无疑是一个具有挑战性的课题。
高校信息化系统存在协同共建难题
尽管高校内部普遍使用互联网技术,但仍存在互联网资源不足、没能对学校整体数据进行统一联网分析等问题,其主要原因是高校各部门对信息化协同建设的重视不足、很难统一认识。在高校中,各类单价较低的办公消耗品、实验材料的报销业务量很大,但此类资产数据并没能与财务系统实现有效的信息对接,一旦前期的采购、入库环节存在监管盲区,资产管理部门直接将管理压力转化到财务部门,而财务部门只能通过退单方式人工监管“资金浪费、资产流失”等问题,直接导致“采购易、报销难”的困境频发。
有效提升服务意识及服务创新能力
财务管理模式的变化要求财务人员不断进行理念、知识、技术等方面的创新。首先,应建立规范的财务人员培训制度,有效提升财务人员的综合履职能力;其次需解放财务人员思想,保证严谨工作的同时也对工作赋予感情,以提升窗口服务质量;最后应让财务人员认识到信息化协同创新的优势,这样才能更好的在工作中融入相关产业技术,改善工作方法,提高工作效率。
提高财务风险防范控制能力
高校应树立良好的财务风险控制意识,重视防范各类网络风险。首先,高校应增强财务人员的信息风险防范意识,做好日常数据备份工作,定期检查、升级财务系统,以谨慎的态度对待财务管理工作;其次,高校应建立应急保障机制,加强网络防护网的建立,加强对计算机病毒的防范和系统漏洞的修复;最后,加强网络监管力度,利用分级审批等流程,做好管理权限的分配,以保证财务数据的安全性。
建设长远性的财务管理信息化系统
财务信息化建设工作是一项任重道远的任务,需要学校管理层站在学校长远发展的角度研究整个社会信息化发展趋势、师生需求、外部部门要求等,规划中远期的财务信息化建设目标,制定科学的、可持续发展的建设方案。高校信息化建设是一项涉及多部门的重要任务,仅依赖财务部门的努力和推行阻力极大。因此,在方案落地过程中,首先需要资产、教务等相关部门高度配合,对财务业务所涉及的内部、外部流程做全面梳理,综合考虑内控建设的需要,搭建出信息化建设框架;其次,本着信息融合、资源共享的目标,各相关部门根据当前及未来的工作需要,做好内部信息化系统的建设,重视财务管理各个环节;最后,高校财务人员及信息化管理部门积极参与相关信息平台的建设过程中,注重提升自主研发和学习能力,建设符合自身实际情况的财务信息化管理平台和系统。总之,财务信息化系统的建设应保证系统的“可扩容”、“可调控”,以适应需求的变化。
互联网时代,信息传递速度要求不断提高,为了适应事业发展的需要,高校必须重视提升与不同的机构和组织进行财务信息沟通的效率,学校财务部门需不断借助互联网的力量,提升管理质量和服务水平。为此,高校需要建设科学、长远的信息化系统,财务部门应加强对财务人员的培训,提高其履职尽责能力及财务风险防范控制能力,适应信息化建设需要。
(江苏南京工程学院财务处)
参考文献:
[1]陈泉钦 “互联网 +”背景下高校财务管理信息化应用探析[J].财会学习,2021,(06):10-11.
[2]王璟“互联网 +”时代下的高校财务管理框架研究[J].中國管理信息化. 2020,23(24):78-79.
随着高校事业的发展,高校办学规模不断扩大,教育、科研和内涵建设项目越来越多,业务类型也不断丰富化,传统的财务管理方式已无法满足事业发展的需要。“互联网+”时代的到来,高校财务管理应更多利用信息化系统实现数据资源共享,提升财务管理效率。
信息化建设对高校财务管理的益处
有利于提升高校内控水平,防范风险
在财务信息化管理模式下,高校财务内控环境得到全面优化,财务内部控制组织结构更加系统化。信息化系统的应用,实现了高校内、外部的数据对接,部门间实现相互制约、相互监督的效果,提高了财务数据质量和可信度。另外,随着高校内控建设不断完善,各高校制度建设工作在如火如荼的进行,为保证制度落地,把制度控制放在前端,可以在信息系统中添加相对应的功能模块,以此建立与制度相衔接的约束、控制功能,实现内控管理的需要。
有利于提升高校运行效率
近年来,上级部门对高校的监管力度逐年提升,为配合各类巡查、审计、检查,财务部门需要提供大量数据,大量的手工统计、筛选等人工作业方式严重影响提供信息的效率。财务信息化管理模式下,高校各个部门之间的沟通交流渠道进一步得到拓宽,部门间实现数据互通,财务管理工作部门可以快速了解各项财务数据与信息,简化核对工作,避免重复提供数据的困境,财务数据信息的整体沟通效率实现了显著提高。同时信息化系统的应用,提供网上办事方式,也进一步简化办事流程。
有利于提高高校财务管理效率和服务水平
财务信息化管理系统的应用,首先能够优化预算管理,提高资源配置效率,减少资源浪费。其次,它改变了传统的工作方式,将财务工作人员从繁重的基础工作中解放出来,减少了重复的录入、统计工作。最后,它简化了办事流程、提高了服务效率和质量。在“互联网+”的财务管理模式下高校借助互联网模式进行报销,通过财务预约报销系统进行网上预约、审签,改善传统报销模式下“手签找人难”、“排队等待时间长”等问题,为广大师生节约了宝贵时间;同时教职工可以跟踪业务处理进度,自主查询财务数据,减少财务人员大量咨询工作;另外在利用软件进行预约的过程中完成一次自查自核过程,让财务管理工作更加具有效率。
高校财务管理困境分析
财务人员专业性不足
首先,财务部门缺少兼具财务和信息技术专业能力的工作人员,财务人员缺乏相关技术的应用能力,对教职工提出的需求只能通过软件公司解决,对接效率较低,财务管理质量无法得到有效地提升;其次,财务人手不足,无专人负责信息系统使用的后期跟踪和调研工作,很难对财务信息化建设问题提出建设性建议,不能持续优化财务管理系统;最后,财务人员自身学习意识淡薄,再加上工作内容比较繁重,缺少学习、培训的时间和精力,状态比较消极。
财务信息化建设缺乏规划性和计划性
目前,众多高校信息化建设工作也在如火如荼的进行,取得的成效也有目共睹,但同时也存在一定的问题。一方面,信息化建设存在“盲目立项、重复建设”等问题,各部门仅考虑自身部门的需要,未能从学校整体规划出发全面考虑事业发展的需要,无法满足财务信息化管理的需要;另一方面,信息化建设多是针对解决当前问题应运而生的,有需求就推进,仅是满足现时需要,缺乏前瞻性和计划性。
高校财务分析能力无法满足需要
校内各个部门需要数据信息时,基本都是由财务部门通过财务报销系统二次统计后提供,数据源的完整性和后期数据处理中均存在数据失真的风险,以此数据为基础出具的高校教育、科研、资产等分析报告直接导致高校管理层无法准确了解其事业发展现状,将进一步影响高校经济活动的可持续健康发展。
高校财务管理信息化建设面临的挑战
财务信息存在安全性风险
目前高校财务部门一般会使用独立的财务系统,其特点为软件封闭、数据独立、融通性差、安全性强。在信息化网络时代,各部门系统之间实现数据共享,同时也要面对各种网络和财务风险。一旦出现数据不稳定、病毒侵袭或者账号密码被盗取,将会造成高校无法挽回的经济损失,加强信息化建设的同时也应加强财务信息监管、注重财务系统和财务信息的安全建設。
高校经费投入存在倾斜问题
目前,高校普遍存在资金短缺问题,在分配预算经费时,会优先向“人才培养”、内涵建设等项目倾斜更多的资源、资金,进而获得信息化成本控制所谋求的最大教育效益。当前的财务信息系统格式化程度比较高,为了节约成本,财务部门在选择和利于信息系统时比较被动,只能根据现用的财务系统选择单一的供应商,因而很难得到完全符合需求的信息化系统,无法真正的提升财务管理质量。从根本上解决全校的信息化建设问题,需要投入足够的资金,对于高校而言,无疑是一个具有挑战性的课题。
高校信息化系统存在协同共建难题
尽管高校内部普遍使用互联网技术,但仍存在互联网资源不足、没能对学校整体数据进行统一联网分析等问题,其主要原因是高校各部门对信息化协同建设的重视不足、很难统一认识。在高校中,各类单价较低的办公消耗品、实验材料的报销业务量很大,但此类资产数据并没能与财务系统实现有效的信息对接,一旦前期的采购、入库环节存在监管盲区,资产管理部门直接将管理压力转化到财务部门,而财务部门只能通过退单方式人工监管“资金浪费、资产流失”等问题,直接导致“采购易、报销难”的困境频发。
“互联网 +”背景下提高高校财务管理与服务创新的对策
有效提升服务意识及服务创新能力
财务管理模式的变化要求财务人员不断进行理念、知识、技术等方面的创新。首先,应建立规范的财务人员培训制度,有效提升财务人员的综合履职能力;其次需解放财务人员思想,保证严谨工作的同时也对工作赋予感情,以提升窗口服务质量;最后应让财务人员认识到信息化协同创新的优势,这样才能更好的在工作中融入相关产业技术,改善工作方法,提高工作效率。
提高财务风险防范控制能力
高校应树立良好的财务风险控制意识,重视防范各类网络风险。首先,高校应增强财务人员的信息风险防范意识,做好日常数据备份工作,定期检查、升级财务系统,以谨慎的态度对待财务管理工作;其次,高校应建立应急保障机制,加强网络防护网的建立,加强对计算机病毒的防范和系统漏洞的修复;最后,加强网络监管力度,利用分级审批等流程,做好管理权限的分配,以保证财务数据的安全性。
建设长远性的财务管理信息化系统
财务信息化建设工作是一项任重道远的任务,需要学校管理层站在学校长远发展的角度研究整个社会信息化发展趋势、师生需求、外部部门要求等,规划中远期的财务信息化建设目标,制定科学的、可持续发展的建设方案。高校信息化建设是一项涉及多部门的重要任务,仅依赖财务部门的努力和推行阻力极大。因此,在方案落地过程中,首先需要资产、教务等相关部门高度配合,对财务业务所涉及的内部、外部流程做全面梳理,综合考虑内控建设的需要,搭建出信息化建设框架;其次,本着信息融合、资源共享的目标,各相关部门根据当前及未来的工作需要,做好内部信息化系统的建设,重视财务管理各个环节;最后,高校财务人员及信息化管理部门积极参与相关信息平台的建设过程中,注重提升自主研发和学习能力,建设符合自身实际情况的财务信息化管理平台和系统。总之,财务信息化系统的建设应保证系统的“可扩容”、“可调控”,以适应需求的变化。
结 语
互联网时代,信息传递速度要求不断提高,为了适应事业发展的需要,高校必须重视提升与不同的机构和组织进行财务信息沟通的效率,学校财务部门需不断借助互联网的力量,提升管理质量和服务水平。为此,高校需要建设科学、长远的信息化系统,财务部门应加强对财务人员的培训,提高其履职尽责能力及财务风险防范控制能力,适应信息化建设需要。
(江苏南京工程学院财务处)
参考文献:
[1]陈泉钦 “互联网 +”背景下高校财务管理信息化应用探析[J].财会学习,2021,(06):10-11.
[2]王璟“互联网 +”时代下的高校财务管理框架研究[J].中國管理信息化. 2020,23(24):78-79.