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近年来, 随着电子计算机应用的普及与信息技术的迅猛发展, 政府机关和社会各行各业办公自动化的程度不断加深, 由此产生大量的电子文件, 其中有保存价值的电子文件, 必须要归档保护。电子文件归档后即形成电子档案, 那么, 如何认识电子文件, 电子文件应如何归档,归档后如何管理? 这是每一位档案工作者要深入思考的问题。
一、电子文件的特性使得电子文件的管理区别于传统文件
电子文件的产生是人类记录史上的一次革命, 正确认识电子文件,是做好电子文件管理工作的基础。
电子文件是指在数字设备及环境中生成, 以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体, 依赖计算机等数字设备阅读、处理, 并可在通信网络上传送的文件。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与传统的纸质文件相比, 电子文件主要有以下特性:
1.非人工识读性
电子文件的信息内容皆以二进制代码的形式存在, 是一种纯粹的数字化信息, 人类无法凭借自身的器官识别这些构成电子文件的代码序列, 只有通过特定的程序解码, 使之转化为文字、声音、图形、图像等能为人类眼、耳等器官识别的信息编码形式, 呈现在电脑屏幕或将其输出, 才能够予以识读。
2.系统依赖性
电子文件的生成、处理直至归档保存都是在计算机软硬件平台的支持下实现的, 电子文件信息内容的存、取均须借助于计算机的编码、解码技术, 离开了计算机系统, 电子文件便失去了“生存”的空间和基础。
3.信息的易更改性
与传统的纸质文件不同, 电子文件“寄居”在变幻莫测的数字化环境中, 增删更改电子文件的信息内容不仅十分容易, 而且可以不留痕迹, 尤其在动态文档中, 信息内容不断更改, 甚至转瞬即逝, 当信息内容转换至其它载体或感染病毒时, 都存在发生变动的可能性, 使其不同于“原件”。
4.载体的不稳定性
电子文件的载体如光盘、磁带等远不如传统文件载体“寿命长”、稳定, 对环境的温湿度、防磁性能等要求较高。此外, 载体本身及读取设备的更新换代、兼容性的不稳定等都有可能导致信息内容的丢失、损坏, 不能读取, 甚至造成信息的全部损毁。
5.信息与载体的相分离性
电子文件信息与载体的相分离性, 使电子文件既可以在不同的计算机之间传递, 也可以在不同的载体之间相互复制, 而信息形态无任何变化。于是很难像纸质文件那样确定哪个是“原件”。这个性质直接影响到如何才能保证电子文件的真实性、可靠性和完整性。
6.电子文件对背景信息和元数据的依赖性
背景信息是指伴随着电子文件的生成和运作过程产生的人员和机构等方面的信息, 对于普通纸质文件来说, 一般的原件上或附带的表格中直接记录了单位交接、报批签署等背景性内容, 也就是说文件本身已包含了背景信息, 电子文件则不同, 背景信息与文件内容信息常常被分离保存, 如果背景信息丢失,会直接影响电子文件的凭证作用和价值。元数据是指构成电子文件数据的数据, 例如格式信息、字型、字体、数据字典、数据库描述, 逻辑与物理模型。
7.多种媒体的集成性
文字、图形、声音、影象等多种媒体信息均可以单独或相互搭配构成电子文件的内容, 使得其组成和结构要比纸质文件复杂得多, 甚至会造成同一份电子文件的信息存在不同的载体上, 给保管带来很多问题。
电子文件的特性决定了对电子文件的收集与管理不同于传统纸质文件, 必须树立新的管理理念, 建立新的管理制度, 采用新的管理方法。
二、树立文档一体化的理念管理电子文件
在传统办公环境中, 档案工作与文件工作缺乏有效衔接、统筹兼顾, 导致大量的重复性劳动, 留下许多“补丁工程”和难以尽数的缺憾,但工作尚可继续。电子文件的特性决定了在现代办公环境中如果继续沿用这种模式管理电子文件, 则无法保证同纸质文件一样一年后齐全完整准确地将电子文件交给档案管理人员。因此, 需要档案部门积极主动地提前介入档案的收集、整理、利用等工作, 在文档一体化理念的基础上管理电子文件。
文档一体化管理, 是基于文件生命周期理论, 利用计算机和网络技术, 从系统论的角度出发, 对文书工作和档案工作统筹规划、科学管理, 使之系统化、规范化, 以期发挥各自及总体最大效能的现代化管理模式。这要求以系统论为指导, 重新设置合理的工作流程, 简化重复环节, 协调原本泾渭分明的文件工作和档案工作两个子系统。档案管理的若干指标必须通过系统规划与设计来固化和体现在文件系统中。为此, 档案管理工作应提前介人电子文件的运作和管理, 把目前的公文办理和档案保管的分段管理状况,从对电子文件连续管理的角度统一起来, 并提出符合电子文件特性与档案管理的原则要求, 具体应注意以下几个方面:
1.从电子文件的形成、运行到归档管理, 由主管部门或负责人统一协调, 指定专门机构或人员负责;
2.在电子文件的形成、积累、归档、保管过程中, 及时登记设备环境、相关数据等, 以保证归档电子文件的完整性和有效性;
3.生成电子文件的专用软件必须一同归档;
4. 对已归档的电子文件的管理, 应有严格的制度和有效的技术措施确保其信息的原始性、真实性和完整性;
5.作为档案长期保管的电子文件应与相同内容的纸质文件或硬拷贝一同归档;
6.定期把符合归档条件的电子文件信息联机传送, 在计算机网络上集中, 并按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体上。具有保密要求的电子文件, 上网时必须符合国家或部门的规定, 要有必要的安全保密措施, 涉密电子文件严禁开放网络。
三、制定、完善有关电子文件管理的规章制度与标准规范
大量的实践证明, 搞好信息化,标准要先行。《全国档案信息化实施纲要》提出: 加快推进档案信息化法制建设, 适时提出比较成熟的行政立法建议, 推动相关配套行政规章的制订和完善。加快研究和制订电子公文归档、电子档案管理、档案信息公开和上网安全、网站建设与管理等方面的行政规章, 形成有效的档案信息化建设激励约束机制, 推动档案信息化建设有序开展。
完善档案信息化标准体系。集中力量研究制订一批急需的档案信息化标准, 优先制订电子文件归档,档案信息采集、整合和安全管理等方面的标准, 加快建立健全档案信息化标准实施机制。我国已先后出台了国家标准GB/T 17678 - 1999 《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》和《CAD电子文件光盘存储归档一致性测试》, 对CAD电子文件的光盘存储和保管进行规范:GB/T18894- 2002《电子文件归档与管理规范》, 对公文类电子文件和电子档案, 从收集、积累、整理、归档、移交、保管、利用、统计等方面作出较细致的规定。每个单位也应结合本单位实际, 制定本单位有关电子文件归档与电子档案管理方面的规范、制度。
四、加强电子文件归档的组织领导
与纸质文件相比, 从电子文件的形成到归档, 跨跃了多个部门, 涉及的问题更加广泛, 受制约因素更多。这些部门往往通过电子计算机网络联成一个有机的整体, 有时工作互有交错, 职责界限难以区分清楚。所以, 应加强组织管理, 由主管部门或负责人统一协调, 指定专门机构或专人负责。
可以考虑采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文件形成部门熟悉各项管理业务, 了解电子文件的自然形成规律和历史联系, 是承担归档工作的主要责任者, 在鉴定工作价值时最有发言权; 档案部门掌握归档的原则、方法, 又了解全局情况, 可以发挥把关和统筹作用;计算机与信息管理部, 既是电子文件的形成单位, 又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门, 在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗透, 扬长避短, 发挥各自的优势, 在电子文件归档中集成一体, 共同形成质量较好的电子文档。
五、重视安全保障体系建设, 确保电子文件的安全
电子文件的形成、处理、收集、积累、整理、归档、保管和利用等各个环节, 都有信息更改、丢失的可能性, 建立并执行一整套科学、合理、严密的安全管理体系, 对于维护电子文件的原始性、真实性十分重要。
1.电子文件的制作过程要责任分明。制作人员应该对其制作的文件负有全责, 在合作制作的文件或大型设计项目中, 要注意划清参与人员的责任范围。一般来说, 不相关人员不能进入其他人的责任范围,需要时可以允许用只读形式调阅,以防由于误操作、有意删改等原因造成文件信息的改变。
2.电子文件形成后应及时进行积累, 以防在分散状态下发生信息损失和变动。机关办公活动中形成的公文性电子文件一经定稿就不得进行任何修改, CAD电子文件的更改要经过必要的批准手续。收集积累过程中的一切变更都应记录在案。对收集积累起来的电子文件要有备份。
3. 建立和执行科学的归档制度。归档时应对电子文件进行全面、认真的检查, 在内容方面检查归档的电子文件是否齐全完整, 真实可靠; 相应的机读目录、伺服软件、其它说明是否一同归档; 归档的电子文件是否最终稿本, CAD电子文件是否反映产品定型技术状态的版本或本阶段产品技术状态的最终版本; 电子文件与相应的纸质或其它载体文件的内容及相关说明是否一致, 软件产品的源程序与文本是否一致等。在技术方面应检查归档电子文件载体的物理状态, 有无病毒,读出信息的准确性等。
4. 建立和执行严格的保管制度。归档电子文件应使用光盘作为存储介质, 对所有归档的电子文件应做写保护处理, 使之置于只读状态。在对电子文件进行整理和因软硬件平台发生改变而对电子文件实行格式转换时, 要特别注意防止转换过程中的信息失真。对电子文件要定期进行安全性、有效性检查, 发现载体或信息有损伤时, 及时采取维护措施, 进行修复或拷贝。
5.加强对电子文件利用活动的管理。电子文件入库载体不得外借,只能以拷贝的形式提供利用。对电子文件的利用, 实行利用权限控制,防止无关人员对电子文件系统的非法访问, 防止利用过程中的泄密和损伤信息。
6.建立电子文件管理的记录系统。为每一份电子文件建立必要的记录, 记载文件的形成、管理和使用情况, 用这些记录来证实电子文件内容的真实性。
一、电子文件的特性使得电子文件的管理区别于传统文件
电子文件的产生是人类记录史上的一次革命, 正确认识电子文件,是做好电子文件管理工作的基础。
电子文件是指在数字设备及环境中生成, 以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体, 依赖计算机等数字设备阅读、处理, 并可在通信网络上传送的文件。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与传统的纸质文件相比, 电子文件主要有以下特性:
1.非人工识读性
电子文件的信息内容皆以二进制代码的形式存在, 是一种纯粹的数字化信息, 人类无法凭借自身的器官识别这些构成电子文件的代码序列, 只有通过特定的程序解码, 使之转化为文字、声音、图形、图像等能为人类眼、耳等器官识别的信息编码形式, 呈现在电脑屏幕或将其输出, 才能够予以识读。
2.系统依赖性
电子文件的生成、处理直至归档保存都是在计算机软硬件平台的支持下实现的, 电子文件信息内容的存、取均须借助于计算机的编码、解码技术, 离开了计算机系统, 电子文件便失去了“生存”的空间和基础。
3.信息的易更改性
与传统的纸质文件不同, 电子文件“寄居”在变幻莫测的数字化环境中, 增删更改电子文件的信息内容不仅十分容易, 而且可以不留痕迹, 尤其在动态文档中, 信息内容不断更改, 甚至转瞬即逝, 当信息内容转换至其它载体或感染病毒时, 都存在发生变动的可能性, 使其不同于“原件”。
4.载体的不稳定性
电子文件的载体如光盘、磁带等远不如传统文件载体“寿命长”、稳定, 对环境的温湿度、防磁性能等要求较高。此外, 载体本身及读取设备的更新换代、兼容性的不稳定等都有可能导致信息内容的丢失、损坏, 不能读取, 甚至造成信息的全部损毁。
5.信息与载体的相分离性
电子文件信息与载体的相分离性, 使电子文件既可以在不同的计算机之间传递, 也可以在不同的载体之间相互复制, 而信息形态无任何变化。于是很难像纸质文件那样确定哪个是“原件”。这个性质直接影响到如何才能保证电子文件的真实性、可靠性和完整性。
6.电子文件对背景信息和元数据的依赖性
背景信息是指伴随着电子文件的生成和运作过程产生的人员和机构等方面的信息, 对于普通纸质文件来说, 一般的原件上或附带的表格中直接记录了单位交接、报批签署等背景性内容, 也就是说文件本身已包含了背景信息, 电子文件则不同, 背景信息与文件内容信息常常被分离保存, 如果背景信息丢失,会直接影响电子文件的凭证作用和价值。元数据是指构成电子文件数据的数据, 例如格式信息、字型、字体、数据字典、数据库描述, 逻辑与物理模型。
7.多种媒体的集成性
文字、图形、声音、影象等多种媒体信息均可以单独或相互搭配构成电子文件的内容, 使得其组成和结构要比纸质文件复杂得多, 甚至会造成同一份电子文件的信息存在不同的载体上, 给保管带来很多问题。
电子文件的特性决定了对电子文件的收集与管理不同于传统纸质文件, 必须树立新的管理理念, 建立新的管理制度, 采用新的管理方法。
二、树立文档一体化的理念管理电子文件
在传统办公环境中, 档案工作与文件工作缺乏有效衔接、统筹兼顾, 导致大量的重复性劳动, 留下许多“补丁工程”和难以尽数的缺憾,但工作尚可继续。电子文件的特性决定了在现代办公环境中如果继续沿用这种模式管理电子文件, 则无法保证同纸质文件一样一年后齐全完整准确地将电子文件交给档案管理人员。因此, 需要档案部门积极主动地提前介入档案的收集、整理、利用等工作, 在文档一体化理念的基础上管理电子文件。
文档一体化管理, 是基于文件生命周期理论, 利用计算机和网络技术, 从系统论的角度出发, 对文书工作和档案工作统筹规划、科学管理, 使之系统化、规范化, 以期发挥各自及总体最大效能的现代化管理模式。这要求以系统论为指导, 重新设置合理的工作流程, 简化重复环节, 协调原本泾渭分明的文件工作和档案工作两个子系统。档案管理的若干指标必须通过系统规划与设计来固化和体现在文件系统中。为此, 档案管理工作应提前介人电子文件的运作和管理, 把目前的公文办理和档案保管的分段管理状况,从对电子文件连续管理的角度统一起来, 并提出符合电子文件特性与档案管理的原则要求, 具体应注意以下几个方面:
1.从电子文件的形成、运行到归档管理, 由主管部门或负责人统一协调, 指定专门机构或人员负责;
2.在电子文件的形成、积累、归档、保管过程中, 及时登记设备环境、相关数据等, 以保证归档电子文件的完整性和有效性;
3.生成电子文件的专用软件必须一同归档;
4. 对已归档的电子文件的管理, 应有严格的制度和有效的技术措施确保其信息的原始性、真实性和完整性;
5.作为档案长期保管的电子文件应与相同内容的纸质文件或硬拷贝一同归档;
6.定期把符合归档条件的电子文件信息联机传送, 在计算机网络上集中, 并按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体上。具有保密要求的电子文件, 上网时必须符合国家或部门的规定, 要有必要的安全保密措施, 涉密电子文件严禁开放网络。
三、制定、完善有关电子文件管理的规章制度与标准规范
大量的实践证明, 搞好信息化,标准要先行。《全国档案信息化实施纲要》提出: 加快推进档案信息化法制建设, 适时提出比较成熟的行政立法建议, 推动相关配套行政规章的制订和完善。加快研究和制订电子公文归档、电子档案管理、档案信息公开和上网安全、网站建设与管理等方面的行政规章, 形成有效的档案信息化建设激励约束机制, 推动档案信息化建设有序开展。
完善档案信息化标准体系。集中力量研究制订一批急需的档案信息化标准, 优先制订电子文件归档,档案信息采集、整合和安全管理等方面的标准, 加快建立健全档案信息化标准实施机制。我国已先后出台了国家标准GB/T 17678 - 1999 《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》和《CAD电子文件光盘存储归档一致性测试》, 对CAD电子文件的光盘存储和保管进行规范:GB/T18894- 2002《电子文件归档与管理规范》, 对公文类电子文件和电子档案, 从收集、积累、整理、归档、移交、保管、利用、统计等方面作出较细致的规定。每个单位也应结合本单位实际, 制定本单位有关电子文件归档与电子档案管理方面的规范、制度。
四、加强电子文件归档的组织领导
与纸质文件相比, 从电子文件的形成到归档, 跨跃了多个部门, 涉及的问题更加广泛, 受制约因素更多。这些部门往往通过电子计算机网络联成一个有机的整体, 有时工作互有交错, 职责界限难以区分清楚。所以, 应加强组织管理, 由主管部门或负责人统一协调, 指定专门机构或专人负责。
可以考虑采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文件形成部门熟悉各项管理业务, 了解电子文件的自然形成规律和历史联系, 是承担归档工作的主要责任者, 在鉴定工作价值时最有发言权; 档案部门掌握归档的原则、方法, 又了解全局情况, 可以发挥把关和统筹作用;计算机与信息管理部, 既是电子文件的形成单位, 又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门, 在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗透, 扬长避短, 发挥各自的优势, 在电子文件归档中集成一体, 共同形成质量较好的电子文档。
五、重视安全保障体系建设, 确保电子文件的安全
电子文件的形成、处理、收集、积累、整理、归档、保管和利用等各个环节, 都有信息更改、丢失的可能性, 建立并执行一整套科学、合理、严密的安全管理体系, 对于维护电子文件的原始性、真实性十分重要。
1.电子文件的制作过程要责任分明。制作人员应该对其制作的文件负有全责, 在合作制作的文件或大型设计项目中, 要注意划清参与人员的责任范围。一般来说, 不相关人员不能进入其他人的责任范围,需要时可以允许用只读形式调阅,以防由于误操作、有意删改等原因造成文件信息的改变。
2.电子文件形成后应及时进行积累, 以防在分散状态下发生信息损失和变动。机关办公活动中形成的公文性电子文件一经定稿就不得进行任何修改, CAD电子文件的更改要经过必要的批准手续。收集积累过程中的一切变更都应记录在案。对收集积累起来的电子文件要有备份。
3. 建立和执行科学的归档制度。归档时应对电子文件进行全面、认真的检查, 在内容方面检查归档的电子文件是否齐全完整, 真实可靠; 相应的机读目录、伺服软件、其它说明是否一同归档; 归档的电子文件是否最终稿本, CAD电子文件是否反映产品定型技术状态的版本或本阶段产品技术状态的最终版本; 电子文件与相应的纸质或其它载体文件的内容及相关说明是否一致, 软件产品的源程序与文本是否一致等。在技术方面应检查归档电子文件载体的物理状态, 有无病毒,读出信息的准确性等。
4. 建立和执行严格的保管制度。归档电子文件应使用光盘作为存储介质, 对所有归档的电子文件应做写保护处理, 使之置于只读状态。在对电子文件进行整理和因软硬件平台发生改变而对电子文件实行格式转换时, 要特别注意防止转换过程中的信息失真。对电子文件要定期进行安全性、有效性检查, 发现载体或信息有损伤时, 及时采取维护措施, 进行修复或拷贝。
5.加强对电子文件利用活动的管理。电子文件入库载体不得外借,只能以拷贝的形式提供利用。对电子文件的利用, 实行利用权限控制,防止无关人员对电子文件系统的非法访问, 防止利用过程中的泄密和损伤信息。
6.建立电子文件管理的记录系统。为每一份电子文件建立必要的记录, 记载文件的形成、管理和使用情况, 用这些记录来证实电子文件内容的真实性。