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随着国务院关于大力发展职业教育决定的文件下发，技工教育得到了长足的发展，招生规模不断扩大，办学形式也随之多样化，这无疑对档案管理工作提出了更高的要求。然而，多数技工院校重视教学、招生工作，忽略档案管理工作的现象普遍存在，致使档案工作滞后于学校的发展，机构设置、人员编制、业务培训、设备添置、经费开支等基础建设摆不上学校的发展规划，这些问题成为阻碍技工院校档案工作快速发展的瓶颈。如何发挥好技工院校档案工作对教学事业发展的支撑点和基础服务作用，使其突破瓶颈束缚，得以健康、蓬勃、稳固发展，是我们行业工作者所共同面对的重要问题。
1 技工院校档案工作瓶颈成因分析
1.1 档案意识淡薄，学校领导对于档案管理工作的重视不足，档案工作摆不上应有位置。国家大力发展职业教育，高校扩招，技工院校也迎来了新的机遇和前所未有的挑战，校领导将主要精力都用在了能够带来经济效益的招生、培训上。作为服务性质的档案工作无法直接产生经济效益，更因其效益的滞后性，很少有人意识到档案对教育事业的促进作用。因此，档案意识比较淡薄，对学校档案工作缺乏长远的发展规划，把档案工作视为软任务，学校的档案管理只是一种形式化的虚设，严重地影响了学校档案管理工作的正常进行和可持续发展。
1.2 档案工作人员专业素质低，专业技术人才严重短缺。档案工作是一项业务性很强的工作，不仅要求档案工作人员敬业、吃苦耐劳、耐得住寂寞，更要求其具有一定的专业素养；档案信息化建设需要既懂档案业务，又懂教育专业知识，还懂信息化管理的复合型人才。但由于档案室不是学校主要科室，复合型人才奇缺，现有的档案专业人员少、人员配置不足、业务培训机会少，是技工院校普遍存在的问题。
1.3 档案管理制度不健全，落实不到位。领导不重视，档案工作人员不足、专业能力不强，直接导致档案管理制度不健全。“没有规矩，不成方圆”，但档案管理制度上的不完善，档案管理人员在实际工作中的懈怠，档案工作有法不依甚至是无法可依，致使档案收集不完整，管理不到位。
1.4 档案收集难，质量没有保证，馆藏无特色，杂乱无章，检索手段落后、单一。由于缺乏档案意识，学校对档案工作不重视和档案工作者不专业，直接导致档案收集困难。用完的文件材料随意放置，有的甚至丢失；也有的则认为文件材料属于本部门形成的，为使用方便存放本部门或存放在个人手中，长期不归档；外出参加会议的人员带回的文件资料，不登记直接自行办理留存，造成了会议文件的流失；一些教师对教学档案的归档持抵触态度，认为教案、自编讲义等材料是自己在教学过程中取得的成果，属于私有财产。受档案工作者所限，档案收集范围面狭窄，收集内容不够丰富。比如，文书档案接收多，科技档案、专门档案接收少；政治领域方面的档案接收多，教学科研领域方面的档案接收少；宏观方面的档案接收多，而微观方面的档案接收少；只注意接收纸质档案，而放松了实物、声像等其他载体档案的收集；检索手段只有文件目录和卷内文件目录，且又因很多档案人员属兼职，很难按时完成著录。
1.5 档案管理设备落后，缺少现代化设备设施。跨入21世纪以来，以计算机为核心的信息技术对档案行业影响颇大，也给技工院校档案工作带来了前所未有的挑战。目前，大部分技工院校档案管理设备普遍老化而且很不规范。由于资金所限，信息化所必备的计算机软、硬件，数码相机、打印机、复印机、扫描仪等都不足或没有。档案现代化管理的基础十分薄弱，大部分档案没有建立计算机检索目录，极少数档案虽建立了机读目录也很不规范，无法实现现代化管理，许多新型载体无法接收及提供利用，严重影响了档案保管和使用的效果，严重制约了技工院校档案事业的快速发展。
1.6 档案编研工作难以开展。由于档案专业人员紧缺，仅档案的保管和利用都够档案工作人员忙的，没有时间更没有能力开展档案编研工作，使其成为技工院校档案工作当前最大的薄弱环节。编研工作展示了一个学校的档案工作实力，需有较强的经济实力、高素质的档案专业人才实力以及丰富的馆藏实力等，同时，既要有理论实力，又要有实践经验。
2 技工院校档案工作突破瓶颈束缚的对策
2.1 展现自己，提高站位，强化档案管理意识，增强技工院校档案工作者的自信心。借助学校一些大事，例如：校志的编撰，校庆、学校升级、学校评估等有利时机，展现档案工作对学校发展的重要性；平时积极为领导正确决策、研究工作、处理重大问题提供确实可信的重要参考依据，加强档案相关知识的宣传教育，使领导干部和全体师生员工都认识到学校档案管理的重要意义，树立和增强他们的档案意识。由于社会经济的发展越来越依赖于信息资源的增长，人们对信息资源的关注必将上升，新的信息资源需求群体必将出现，人们对信息资源的需求将更加强烈，无形中提升了学校档案工作的社会地位，从而增加了档案工作者的自信心，激发了他们的责任感、事业感、成就感。
2.2 建立综合档案室，加强队伍建设和人员配备，提高整体素质。首先，建立综合档案室，把全校的档案实行集中统一管理，并配备至少一名具备高、精、尖档案专业知识的专职人员，为各科室配备一名兼职档案员；档案专业人员负有指导各科室兼职档案员开展档案工作之责。其次，专兼职档案人员必须定期参加培训，通过业务培训、自学等方式，提高业务素质。同时对专、兼职档案人员实行目标责任制，进行量化管理，管理好坏作为年终考核的依据之一。最后，在人才使用上引进优胜劣汰竞争机制，通过公开招聘、竞争上岗等方法，培养一批爱岗敬业、高素质、熟悉技工院校档案管理技术方法、了解教学专业知识、掌握现代化管理技术的复合型人才队伍，为实现技工院校档案现代化管理提供人力保障。
2.3 建立健全档案规章制度，责任到科室、责任到人；及时全面归档，确保档案全宗的完整，实行规范化的管理。要想实现学校档案管理工作的规范化，首先要制定一套完整的档案管理制度，将各项档案工作细化，责任到部门，责任到人，并纳入考核中，使档案工作人员有法可依，有章可循。在档案资料的收集上，明文规定收集范围、收集时间、由哪个部门来收集，将各科室需要收集的档案资料全部细化到个人。尤其是学校教学档案和行政档案归档范围、归档时间、归档要求各不相同，教学部门量大面宽，学术交流和各种讲座的偶然性等，这些都需要制度化。还要注重扩大档案收集范围和载体种类，注重比如科技档案、专门档案、教学科研领域方面的档案等，以及书法、字画、荣誉证实物档案和声像等不同载体档案的收集。专职人员与兼职人员收集相结合，确保档案全宗的完整。
2.4 增加设备投入，提高现代化管理水平，服务中心工作。《普通高等学校档案管理办法》规定，高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。硬件建设是提高档案工作水平的基础，同时也是保证档案管理质量的最佳手段。近几年国家对于教育的投入大幅度增加，各级学校教育方面的基础设施建设逐渐在改善，办学条件也有了显著的提高；技工院校也应当把档案建设投入纳入学校规划，每年都有投入，为档案机构配置档案管理现代化、信息化所需的设备设施，加快数字档案室建设，使档案工作与学校其他各项管理工作同步发展，以便更好地为教学服务。
2.5 积极开展档案编研工作，促进技工院校档案工作的发展。档案编研工作是系统开发学校档案资源的重要手段，也是学校档案管理的最高境界。学校档案部门要根据本校教学、科研、行政管理等工作的需要，充分利用档案信息资源，开拓编研新路子，浓缩档案信息精华，按一定专题对档案文献进行收集、挑选、考订、加工，编出具有前瞻性的、对实际工作具有指导作用和参考价值的档案编研精品，提供给学校领导及相关部门使用，为领导决策提供准确最佳信息，为学校发展作出积极的贡献。
优化档案工作的各项措施是相互联系、相互促进的存在。领导的重视会改善档案设施和环境，督促档案工作人员努力提高专业素养和责任感，使技工院校的档案工作良性循环：馆藏更丰富，查询手段更先进，编研工作也得以顺利开展，促使技工院校档案工作突破瓶颈束缚，得以健康、蓬勃、稳固发展。
（作者单位：河南省地质工程技术学校 来稿日期：2013-06-20）
1 技工院校档案工作瓶颈成因分析
1.1 档案意识淡薄，学校领导对于档案管理工作的重视不足，档案工作摆不上应有位置。国家大力发展职业教育，高校扩招，技工院校也迎来了新的机遇和前所未有的挑战，校领导将主要精力都用在了能够带来经济效益的招生、培训上。作为服务性质的档案工作无法直接产生经济效益，更因其效益的滞后性，很少有人意识到档案对教育事业的促进作用。因此，档案意识比较淡薄，对学校档案工作缺乏长远的发展规划，把档案工作视为软任务，学校的档案管理只是一种形式化的虚设，严重地影响了学校档案管理工作的正常进行和可持续发展。
1.2 档案工作人员专业素质低，专业技术人才严重短缺。档案工作是一项业务性很强的工作，不仅要求档案工作人员敬业、吃苦耐劳、耐得住寂寞，更要求其具有一定的专业素养；档案信息化建设需要既懂档案业务，又懂教育专业知识，还懂信息化管理的复合型人才。但由于档案室不是学校主要科室，复合型人才奇缺，现有的档案专业人员少、人员配置不足、业务培训机会少，是技工院校普遍存在的问题。
1.3 档案管理制度不健全，落实不到位。领导不重视，档案工作人员不足、专业能力不强，直接导致档案管理制度不健全。“没有规矩，不成方圆”，但档案管理制度上的不完善，档案管理人员在实际工作中的懈怠，档案工作有法不依甚至是无法可依，致使档案收集不完整，管理不到位。
1.4 档案收集难，质量没有保证，馆藏无特色，杂乱无章，检索手段落后、单一。由于缺乏档案意识，学校对档案工作不重视和档案工作者不专业，直接导致档案收集困难。用完的文件材料随意放置，有的甚至丢失；也有的则认为文件材料属于本部门形成的，为使用方便存放本部门或存放在个人手中，长期不归档；外出参加会议的人员带回的文件资料，不登记直接自行办理留存，造成了会议文件的流失；一些教师对教学档案的归档持抵触态度，认为教案、自编讲义等材料是自己在教学过程中取得的成果，属于私有财产。受档案工作者所限，档案收集范围面狭窄，收集内容不够丰富。比如，文书档案接收多，科技档案、专门档案接收少；政治领域方面的档案接收多，教学科研领域方面的档案接收少；宏观方面的档案接收多，而微观方面的档案接收少；只注意接收纸质档案，而放松了实物、声像等其他载体档案的收集；检索手段只有文件目录和卷内文件目录，且又因很多档案人员属兼职，很难按时完成著录。
1.5 档案管理设备落后，缺少现代化设备设施。跨入21世纪以来，以计算机为核心的信息技术对档案行业影响颇大，也给技工院校档案工作带来了前所未有的挑战。目前，大部分技工院校档案管理设备普遍老化而且很不规范。由于资金所限，信息化所必备的计算机软、硬件，数码相机、打印机、复印机、扫描仪等都不足或没有。档案现代化管理的基础十分薄弱，大部分档案没有建立计算机检索目录，极少数档案虽建立了机读目录也很不规范，无法实现现代化管理，许多新型载体无法接收及提供利用，严重影响了档案保管和使用的效果，严重制约了技工院校档案事业的快速发展。
1.6 档案编研工作难以开展。由于档案专业人员紧缺，仅档案的保管和利用都够档案工作人员忙的，没有时间更没有能力开展档案编研工作，使其成为技工院校档案工作当前最大的薄弱环节。编研工作展示了一个学校的档案工作实力，需有较强的经济实力、高素质的档案专业人才实力以及丰富的馆藏实力等，同时，既要有理论实力，又要有实践经验。
2 技工院校档案工作突破瓶颈束缚的对策
2.1 展现自己，提高站位，强化档案管理意识，增强技工院校档案工作者的自信心。借助学校一些大事，例如：校志的编撰，校庆、学校升级、学校评估等有利时机，展现档案工作对学校发展的重要性；平时积极为领导正确决策、研究工作、处理重大问题提供确实可信的重要参考依据，加强档案相关知识的宣传教育，使领导干部和全体师生员工都认识到学校档案管理的重要意义，树立和增强他们的档案意识。由于社会经济的发展越来越依赖于信息资源的增长，人们对信息资源的关注必将上升，新的信息资源需求群体必将出现，人们对信息资源的需求将更加强烈，无形中提升了学校档案工作的社会地位，从而增加了档案工作者的自信心，激发了他们的责任感、事业感、成就感。
2.2 建立综合档案室，加强队伍建设和人员配备，提高整体素质。首先，建立综合档案室，把全校的档案实行集中统一管理，并配备至少一名具备高、精、尖档案专业知识的专职人员，为各科室配备一名兼职档案员；档案专业人员负有指导各科室兼职档案员开展档案工作之责。其次，专兼职档案人员必须定期参加培训，通过业务培训、自学等方式，提高业务素质。同时对专、兼职档案人员实行目标责任制，进行量化管理，管理好坏作为年终考核的依据之一。最后，在人才使用上引进优胜劣汰竞争机制，通过公开招聘、竞争上岗等方法，培养一批爱岗敬业、高素质、熟悉技工院校档案管理技术方法、了解教学专业知识、掌握现代化管理技术的复合型人才队伍，为实现技工院校档案现代化管理提供人力保障。
2.3 建立健全档案规章制度，责任到科室、责任到人；及时全面归档，确保档案全宗的完整，实行规范化的管理。要想实现学校档案管理工作的规范化，首先要制定一套完整的档案管理制度，将各项档案工作细化，责任到部门，责任到人，并纳入考核中，使档案工作人员有法可依，有章可循。在档案资料的收集上，明文规定收集范围、收集时间、由哪个部门来收集，将各科室需要收集的档案资料全部细化到个人。尤其是学校教学档案和行政档案归档范围、归档时间、归档要求各不相同，教学部门量大面宽，学术交流和各种讲座的偶然性等，这些都需要制度化。还要注重扩大档案收集范围和载体种类，注重比如科技档案、专门档案、教学科研领域方面的档案等，以及书法、字画、荣誉证实物档案和声像等不同载体档案的收集。专职人员与兼职人员收集相结合，确保档案全宗的完整。
2.4 增加设备投入，提高现代化管理水平，服务中心工作。《普通高等学校档案管理办法》规定，高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。硬件建设是提高档案工作水平的基础，同时也是保证档案管理质量的最佳手段。近几年国家对于教育的投入大幅度增加，各级学校教育方面的基础设施建设逐渐在改善，办学条件也有了显著的提高；技工院校也应当把档案建设投入纳入学校规划，每年都有投入，为档案机构配置档案管理现代化、信息化所需的设备设施，加快数字档案室建设，使档案工作与学校其他各项管理工作同步发展，以便更好地为教学服务。
2.5 积极开展档案编研工作，促进技工院校档案工作的发展。档案编研工作是系统开发学校档案资源的重要手段，也是学校档案管理的最高境界。学校档案部门要根据本校教学、科研、行政管理等工作的需要，充分利用档案信息资源，开拓编研新路子，浓缩档案信息精华，按一定专题对档案文献进行收集、挑选、考订、加工，编出具有前瞻性的、对实际工作具有指导作用和参考价值的档案编研精品，提供给学校领导及相关部门使用，为领导决策提供准确最佳信息，为学校发展作出积极的贡献。
优化档案工作的各项措施是相互联系、相互促进的存在。领导的重视会改善档案设施和环境，督促档案工作人员努力提高专业素养和责任感，使技工院校的档案工作良性循环：馆藏更丰富，查询手段更先进，编研工作也得以顺利开展，促使技工院校档案工作突破瓶颈束缚，得以健康、蓬勃、稳固发展。
（作者单位：河南省地质工程技术学校 来稿日期：2013-06-20）