论文部分内容阅读
用Excel表格处理数据或管理信息是我们经常要干的一件事情。出于某种安全的需要，有时我们不希望别人打开自己的表格文档看到里面的内容，有时又不希望别人打开后能够修改内容；也有的时候，我们只希望别人看到或修改这个工作表，而不希望其看到或修改另一个工作表；还有的时候，我们只希望别人对表格的部分行列进行操作，但不希望他们对一些特定的行列作修改操作。因此，掌握用表安全十分必要。
一、我的文件你别看——加密表格文件
在多人共用的电脑中，如果自己编制的表格文件不想被别人查看，那么，在表格编辑完成之后，存盘时最好将其加密。步骤如下：
单击“工具→选项”菜单命令，在弹出的“选项”对话窗口中单击“安全性”选项卡，然后在“打开权限密码”后的输入框中输入文件的密码，然后确定（图1）。之后，系统会再弹出一个让你重新输入密码的窗口，再输入一次相同的密码并确定即可。
这样，执行文件存盘命令，以后要打开这个文件，就需要先输入密码，没有密码不能打开。
二、文件不准随便改——授权修改文件
如果你希望自己编辑制作的表格文件，只能允许别人查看其内容，但不能随便修改其中的内容，修改内容需要有授权的口令才能进行。那么，可以通过设定文件的使用权限来实现。步骤如下：
单击“工具→选项”菜单命令，在弹出的“选项”对话窗口中单击“安全性”选项卡，在该选项卡中，输入“修改权限密码”（图2）。确认之后系统要求你重新输入修改权限密码，输入同样的密码确认即可。
这样，以后有人打开这个文档后，如果需要修改，需要输入你设定的授权密码才能进行修改。
三、我的文件只能看——设置只读属性
如果希望表格文档分发后，别人只能阅读不能修改，那么可以为其设置建议只读属性，以保护表格文件的完整性。以微软Excel 2007为例，步骤如下：
选择“开始按钮→另存为→Excel工作簿”（图3），在弹出的“另存为”对话框中的左下角选择“工具→常规选项”（图4），在随后弹出的对话框中选中“建议只读”复选框，然后单击“确定”按钮（图5），再单击“另存为”对话框上的“保存”按钮即可。
在“建议只读”方式下，无论何时打开工作簿，Excel总是首先显示出一个提示信息对话框，建议应以只读方式打开工作簿。
四、表格内容别乱填——设置单元格保护
如果希望某些单元格中只能填写有效条件的内容，比如“性别”单元格只能填写“男”或者“女”，别的都不认；还有就是，希望对单元格进行写保护，某些格子中的内容不允许被改写，这时也可以对这些单元格进行单独的条件设置。步骤如下：
1. 设置单元格条件保护不能满足则拒绝填写
在设计一个表格时，如果不允许用户输入男女之外的性别，不允许输入负数年龄及负工资等，设置对输入信息进行有效性检测可以实现这一要求。这一部分设置很有用。
首先选定要进行有效性检测的单元格或单元格集合，然后选择“数据”菜单中的“有效性”选项，设置有效性条件（图6）、提示信息（图7）和出错警告（图8）来控制输入单元格的信息要符合给定的条件。
2. 设置单元格写入保护只准查看不能被改写
提供给客户的表格，有的单元格可能是你不允许客户修改的内容，这时，设置单元格的锁定属性，可以保护存入单元格的内容不能被改写。
选定需要锁定的单元格；选择“格式→单元格”；在“单元格格式”设置对话窗口中选择“保护”标签并选中“锁定”（图9）；选择“工具→保护→保护工作表”，设置保护密码（图10），即完成了对单元格的锁定设置。注意：只有在工作表被保护时，锁定单元格才能发挥作用。
五、工作环境不许动——保护工作簿
一般来说，下发给客户或部门的电子表格有固定的格式，这种固定格式的表格结构不希望被修改。这时，设计保护工作簿结构，可以有效地避免工作簿被删除、移动、隐藏、取消隐藏、重命名工作表，并且不可插入新的工作表，还可以保护工作簿窗口不被移动、缩放、隐藏、取消隐藏或关闭。
保护工作簿的具体方法是：执行命令“工具→保护→保护工作簿”，选择“结构”、“窗口”两项，然后输入密码并确认，即可保护工作簿结构不受破坏（图11）。
六、这张表格有限制——保护工作表
在一个打开的数据表文件中，一个工作簿可能包含有多张工作表，有时你希望只保护其中的一张或几张工作表，而对其余的表不作限制，这时，就可对部分工作表加以保护。
保护工作表的方法如下：
选择“工具→保护→保护工作表”，在打开的对话窗口中有“选定锁定单元格”、“选定未锁定单元格”、“设置单元格格式”、“设置列格式”、“设置行格式”、“插入列”、“插入行”、“插入超链接”、“删除列”、“删除行”、“排序”、“使用自动筛选”、“使用数据透视表”、“编辑对象”等诸多选项可选（图12）。选择需要保护的项目后，在“密码”文本框中输入密码，确定即可。
注意：在设置保护工作表前，首先确认要保护的单元格是否处于“锁定”状态，选中并右击单元格，在弹出的菜单中选择“设置单元格格式”，选择“保护”选项卡，确认已选中“锁定”项。在默认状态下，单元格和图形对象均处于锁定状态。如果设置工作表被保护，则锁定的单元格均不能修改。
七、多人合作不乱套——保护共享工作簿
对于提供给多人使用的共享工作薄，如果要对工作簿中的修订进行跟踪，可设置保护共享工作簿。具体设置如下：
选择“工具→保护→保护共享工作簿”。选择“以追踪修改方式共享”复选框。如果需要其他用户先提供密码，才能取消共享保护和冲突日志，则需要在“密码”文本框中输入密码。注意，如果工作簿已经处在共享状态，则不能为其设置密码。（图13）
八、我的公式不开源——隐藏公式保安全
很多情况下，我们的表格内容是由一些已知数据通过公式运算自动生成的，在单元格中有相应的公式。如果我们不加保护地将表格提供给用户使用，很可能会因为用户对公式不了解而造成对公式的改动或误删。如果不想在共享工作簿后，让其他用户看到并编辑已有公式，可在共享之前，将包含公式的单元格设置为隐藏，并保护工作表。步骤如下：
选定要隐藏的公式所在的单元格区域，选择“格式→单元格”，单击“保护”选项卡，选中“隐藏”复选框，单击“确定”按钮即可隐藏公式。（图14）
九、工作簿内藏玄机——隐藏工作表
在一个工作簿中，可能有多张工作表，表与表之间可能又存在某种运算关系。其中有的表可能与用户操作无关，不需要呈现给用户，但还不能删除。这时，我们可以将这张工作表隐藏起来。具体操作方法如下。
选择“格式→工作表→隐藏”，可以把当前的活动工作表隐藏起来。要取消工作表的隐藏时，选择“格式→工作表→取消隐藏”，然后在“取消隐藏”窗口中选择相应的工作表即可。（图15）
十、工作表内有隐情——隐藏行或列
在一个工作表中，某些行或列对于制作者或发放者来说可能非常重要，但对于客户来说，这些行或列可能是他们所不需要关心的内容，这时，我们可以在分发表格前将这些行或列隐藏起来。我们可以用三种方法来隐藏。
（1）右击要隐藏的行，在出现的快捷菜单中选择“隐藏”命令。（图16）
（2）单击需要隐藏行中的任意单元格，然后选择“格式”菜单下的“行→隐藏”命令即可。（图17）
（3）移动鼠标要隐藏行的下边框，按住左键，通过向上移动的方式，将行宽调整为0，这样对应的行号会从工作表中自动消失，起到隐藏效果。要取消隐藏，需要同时选择该行的上下相邻的两行，或者选中整个工作表，然后选择“格式”菜单下的“行→取消隐藏”命令即可（图18）。
列的隐藏方法与行的隐藏方法大同小异，这里不再讲述。
一、我的文件你别看——加密表格文件
在多人共用的电脑中，如果自己编制的表格文件不想被别人查看，那么，在表格编辑完成之后，存盘时最好将其加密。步骤如下：
单击“工具→选项”菜单命令，在弹出的“选项”对话窗口中单击“安全性”选项卡，然后在“打开权限密码”后的输入框中输入文件的密码，然后确定（图1）。之后，系统会再弹出一个让你重新输入密码的窗口，再输入一次相同的密码并确定即可。
这样，执行文件存盘命令，以后要打开这个文件，就需要先输入密码，没有密码不能打开。
二、文件不准随便改——授权修改文件
如果你希望自己编辑制作的表格文件，只能允许别人查看其内容，但不能随便修改其中的内容，修改内容需要有授权的口令才能进行。那么，可以通过设定文件的使用权限来实现。步骤如下：
单击“工具→选项”菜单命令，在弹出的“选项”对话窗口中单击“安全性”选项卡，在该选项卡中，输入“修改权限密码”（图2）。确认之后系统要求你重新输入修改权限密码，输入同样的密码确认即可。
这样，以后有人打开这个文档后，如果需要修改，需要输入你设定的授权密码才能进行修改。
三、我的文件只能看——设置只读属性
如果希望表格文档分发后，别人只能阅读不能修改，那么可以为其设置建议只读属性，以保护表格文件的完整性。以微软Excel 2007为例，步骤如下：
选择“开始按钮→另存为→Excel工作簿”（图3），在弹出的“另存为”对话框中的左下角选择“工具→常规选项”（图4），在随后弹出的对话框中选中“建议只读”复选框，然后单击“确定”按钮（图5），再单击“另存为”对话框上的“保存”按钮即可。
在“建议只读”方式下，无论何时打开工作簿，Excel总是首先显示出一个提示信息对话框，建议应以只读方式打开工作簿。
四、表格内容别乱填——设置单元格保护
如果希望某些单元格中只能填写有效条件的内容，比如“性别”单元格只能填写“男”或者“女”，别的都不认；还有就是，希望对单元格进行写保护，某些格子中的内容不允许被改写，这时也可以对这些单元格进行单独的条件设置。步骤如下：
1. 设置单元格条件保护不能满足则拒绝填写
在设计一个表格时，如果不允许用户输入男女之外的性别，不允许输入负数年龄及负工资等，设置对输入信息进行有效性检测可以实现这一要求。这一部分设置很有用。
首先选定要进行有效性检测的单元格或单元格集合，然后选择“数据”菜单中的“有效性”选项，设置有效性条件（图6）、提示信息（图7）和出错警告（图8）来控制输入单元格的信息要符合给定的条件。
2. 设置单元格写入保护只准查看不能被改写
提供给客户的表格，有的单元格可能是你不允许客户修改的内容，这时，设置单元格的锁定属性，可以保护存入单元格的内容不能被改写。
选定需要锁定的单元格；选择“格式→单元格”；在“单元格格式”设置对话窗口中选择“保护”标签并选中“锁定”（图9）；选择“工具→保护→保护工作表”，设置保护密码（图10），即完成了对单元格的锁定设置。注意：只有在工作表被保护时，锁定单元格才能发挥作用。
五、工作环境不许动——保护工作簿
一般来说，下发给客户或部门的电子表格有固定的格式，这种固定格式的表格结构不希望被修改。这时，设计保护工作簿结构，可以有效地避免工作簿被删除、移动、隐藏、取消隐藏、重命名工作表，并且不可插入新的工作表，还可以保护工作簿窗口不被移动、缩放、隐藏、取消隐藏或关闭。
保护工作簿的具体方法是：执行命令“工具→保护→保护工作簿”，选择“结构”、“窗口”两项，然后输入密码并确认，即可保护工作簿结构不受破坏（图11）。
六、这张表格有限制——保护工作表
在一个打开的数据表文件中，一个工作簿可能包含有多张工作表，有时你希望只保护其中的一张或几张工作表，而对其余的表不作限制，这时，就可对部分工作表加以保护。
保护工作表的方法如下：
选择“工具→保护→保护工作表”，在打开的对话窗口中有“选定锁定单元格”、“选定未锁定单元格”、“设置单元格格式”、“设置列格式”、“设置行格式”、“插入列”、“插入行”、“插入超链接”、“删除列”、“删除行”、“排序”、“使用自动筛选”、“使用数据透视表”、“编辑对象”等诸多选项可选（图12）。选择需要保护的项目后，在“密码”文本框中输入密码，确定即可。
注意：在设置保护工作表前，首先确认要保护的单元格是否处于“锁定”状态，选中并右击单元格，在弹出的菜单中选择“设置单元格格式”，选择“保护”选项卡，确认已选中“锁定”项。在默认状态下，单元格和图形对象均处于锁定状态。如果设置工作表被保护，则锁定的单元格均不能修改。
七、多人合作不乱套——保护共享工作簿
对于提供给多人使用的共享工作薄，如果要对工作簿中的修订进行跟踪，可设置保护共享工作簿。具体设置如下：
选择“工具→保护→保护共享工作簿”。选择“以追踪修改方式共享”复选框。如果需要其他用户先提供密码，才能取消共享保护和冲突日志，则需要在“密码”文本框中输入密码。注意，如果工作簿已经处在共享状态，则不能为其设置密码。（图13）
八、我的公式不开源——隐藏公式保安全
很多情况下，我们的表格内容是由一些已知数据通过公式运算自动生成的，在单元格中有相应的公式。如果我们不加保护地将表格提供给用户使用，很可能会因为用户对公式不了解而造成对公式的改动或误删。如果不想在共享工作簿后，让其他用户看到并编辑已有公式，可在共享之前，将包含公式的单元格设置为隐藏，并保护工作表。步骤如下：
选定要隐藏的公式所在的单元格区域，选择“格式→单元格”，单击“保护”选项卡，选中“隐藏”复选框，单击“确定”按钮即可隐藏公式。（图14）
九、工作簿内藏玄机——隐藏工作表
在一个工作簿中，可能有多张工作表，表与表之间可能又存在某种运算关系。其中有的表可能与用户操作无关，不需要呈现给用户，但还不能删除。这时，我们可以将这张工作表隐藏起来。具体操作方法如下。
选择“格式→工作表→隐藏”，可以把当前的活动工作表隐藏起来。要取消工作表的隐藏时，选择“格式→工作表→取消隐藏”，然后在“取消隐藏”窗口中选择相应的工作表即可。（图15）
十、工作表内有隐情——隐藏行或列
在一个工作表中，某些行或列对于制作者或发放者来说可能非常重要，但对于客户来说，这些行或列可能是他们所不需要关心的内容，这时，我们可以在分发表格前将这些行或列隐藏起来。我们可以用三种方法来隐藏。
（1）右击要隐藏的行，在出现的快捷菜单中选择“隐藏”命令。（图16）
（2）单击需要隐藏行中的任意单元格，然后选择“格式”菜单下的“行→隐藏”命令即可。（图17）
（3）移动鼠标要隐藏行的下边框，按住左键，通过向上移动的方式，将行宽调整为0，这样对应的行号会从工作表中自动消失，起到隐藏效果。要取消隐藏，需要同时选择该行的上下相邻的两行，或者选中整个工作表，然后选择“格式”菜单下的“行→取消隐藏”命令即可（图18）。
列的隐藏方法与行的隐藏方法大同小异，这里不再讲述。