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随着电子文件数量的急剧增加，电子文件管理目前已理所当然地成为世界各国档案领域的研究热点，而对电子文件的管理又必须通过电子文件管理系统来实施，因此国际上对电子文件管理系统的研究也正在稳步进行，特别是对电子文件管理系统功能需求的研究，更是引起档案界的普遍关注，欧美国家在这方面已经取得了大量成果，而我国对电子文件管理系统功能需求的研究还处于介绍和引用国外已有成果的阶段，尚未颁布自己的电子文件管理系统功能需求规范或标准。因此，国内电子文件管理系统开发人员和档案人员在开发电子文件管理系统时，只能一点点摸索着前进。 笔者单位业务活动中产生的电子文件也与外界环境一样，在急剧增加，伴随着电子文件的增加，原有的档案计算机辅助管理系统越来越不能满足电子时代的文件管理需求。而市场上已有的电子文件管理系统所提供的管理功能只能满足基本的、大众化的管理需求，不能满足各个单位个性化的文件管理需求，就笔者单位而言，就是不能实现与OA系统、工艺文件设计系统等应用系统的集成，也不能实现对单位业务过程中产生的所有信息进行有效管理。要想真正实现电子文件管理系统和各业务系统的集成，就必须根据实际需要开发出一款与所有业务系统进行集成，实现流程化管理的电子文件管理系统。 要开发出适应自身信息管理需求的电子文件管理系统，就必然要向软件开发人员清楚地表述出人们对系统的具体需求，本文就是向软件技术人员提出自己的电子文件管理系统功能需求的结果，这是对电子文件管理系统功能需求的大胆探索和实践。首先提出了设计电子文件管理系统的理论依据和指导原则，然后对电子文件管理系统与传统的档案计算机辅助管理系统的区别进行分析，接着介绍了DoD5015.02-STD、NAA、MoReq2这三份典型、在国际上已被广泛接受和应用的电子文件管理系统功能需求规范，在此基础上，设计出了本单位电子文件管理系统中的文件管理流程和文件编号方法，最后提出具体的电子文件管理系统功能需求。