世界越来越需要交流与沟通，商业中更不例外。商业信件作为商业交流的手段之一，在建立和维持商业联系、合作买卖与保持良好关系方面发挥着重要的作用。然而，成也萧何败也萧何，并非每封商业信件都会完美地体现自身的意义，在传达否定内容时尤其如此。这主要是由于人们更注重表达的内容，而对其形式考虑甚少。不当的商业沟通有时会造成潜在客户流失，给公司带来经济损失。有鉴于此，作者以语言学中的合作原则和礼貌原则理论为指导，用示例具体分析如何写出真诚礼貌又具商业价值的否定信息信件。作者先引述众学者在合作原则和礼貌原则方面的理论成果，再结合商业信件的本质、功能、特点和写作原则，按照其不同类型，如建立贸易关系信、求职信、投诉信、索赔信等，采用对比的方法对书信样例进行文本分析，得出结论：语言学中的这两项原则对商务信件写作有着重要的指导作用，应在商务实践中给予足够的重视并将其灵活运用。本文通过对不同类型商业信件进行分析，认为在传递否定信息的商业信件中更应以合作原则和礼貌原则做为首要指导原则。