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【摘 要】 本文结合胶东调水工程档案信息化建设的实际，对制约水利工程档案信息化建设进程的因素进行了分析，并提出了一些有关加快水利工程档案信息化建设的建议，以达到工程档案的管理自动化、信息数字化、存储海量化、传递网络化和利用共享化的目的。
【关键词】 档案管理；信息化；档案管理理念；水利工程
水利工程档案管理是水利工程管理的基础工作。随着科技的发展和社会的进步，水利工程档案信息化建设在日常的档案管理中所占有的分量越来越重。在今后的工作中，加快水利工程档案的信息数字化进程，积极开发水利工程档案的信息资源，促进水利工程档案的信息化建设，满足工作对水利工程档案信息资源的需求对水利工程的建设和发展都具有十分主要的意义。
胶东调水工程作为山东省最早也是最大的跨流域性调水工程，从20世纪80年代工程建设开始，就投入了大量人力、物力开展档案信息化工作，陆续取得一些成效。水利工程档案信息化建设是一项规模大、涉及面广、技术性强的系统工程。要有效地推进档案信息化管理的建设，就必须综合考虑各项因素，从转换档案管理模式，更新档案管理理念，加强档案基础工作，提高档案人员素质等多方面着手，加快建设步伐。
一、水利工程档案信息化建设特点
随着社会信息化进程的加快，网络技术的迅猛普及，水利工程档案已逐步转化为数字化管理模式，电子档案将成为未来水利工程档案的主体，新时期档案管理模式将呈现以下发展特点：
1.1档案信息载体电子化
目前，在水利工程中形成的各种档的文本、表格、图形、图片、声像等都可以以电子文档的形式保存下来的，档案介质正在从纸质向电子介质转变。从存贮介质看，硬盘、U盘、光盘等电子存储设备具有容量大、占用物理空间小、便于修改等优点，为电子化档案的保存提供了有利的存贮条件。
1.2档案信息流通网络化
传统档案工作的信息组织大多是人工方式进行的，档案实体管理是在单独的档案室进行封闭的静态管理。而信息社会的特征就是网络化，动态化。计算机网络极大地促进了信息的流通与知识的传播。档案信息管理必须融入网络环境，利用网络进行过程管理、借阅管理和信息发布，将使档案信息越来越“大众化”，从而实现水利档案资料的资源共享。
1.3档案信息组织形式网络化
传统工程档案工作的信息組织大多是人工方式进行的，多采取的是手工登记、编目、造册的方法，只能按工程类别、年份进行比较粗的分类。在现代电子网络环境下，信息组织模式、处理技术及利用方式都发生根本性的变化，工程档案的现代化管理可以实现归档、编目、查询检索和借阅管理的自动化，便于档案信息的接收、传递和存储，有利于在电子环境下档案信息资源开发和利用。
1.4档案信息查询检索自动化
档案信息管理的最终目的是把档案中的知识、技术、成果信息及时有效、合理合法的开发利用，提高档案的利用率。传统管理方式下只能根据归档的分类方式，按类进行简单查询，检索条件简单，查询结果比较单一；实现数据库系统管理后，可以根据主题词、关键字进行全文全目录检索，也可以将多种条件组合在一起进行复合条件的查询，让信息技术所包含的科技含量在水利行业中得到充分体现。
二、工程档案信息化建设的制约因素
2.1重“藏”轻“用”的管理观念比较突出
工程档案管理的核心工作有两个方面：①档案的实体保管；②档案资源的开发利用。实体档案是建立、扩充高质量数据库的根本，也是信息系统赖以存在的前提和实现功能的基础。在日常的档案管理管理工作中，重“藏”轻“用”的管理理念比较突出，使得档案室很多时候只是个存放科技档“保险柜”，档案资源多表现为一种静态的、封闭的资源，档案工作出现了一种高积累、低附加值产出的现象，档案信息化功能弱化，利用效率不高，从而使工程成果不能够为以后的工程建设和管理提供更多更有效的信息。
2.2工程档案实体编号混乱
档案号是存、取档案的标识符号，是排架和统计卷册的基本依据。目前，在胶东调水工程的档案室中，就存在保存内容庞杂、案卷数量繁多、时间跨度较长等客观现象。且由于多年来一直处于封闭式管理之中，档案管理仅以保管为目的，以案卷不丢失为原则，加之每个历史时期档案的整理质量要求不同，整理的规格不统一，编写案号有区别等情况，造成了工程档案的实体编号较为混乱。
2.3电子档归档
电子档归档就是将具有完整的工程背景信息和数据需要继续保存的电子档，一并移交到档案部门控制的电子系统中（包括各种存贮设备、网络服务器中）。电子档归档改变了传统档的归档过程，由于电子档具有信息的非人工识读性、系统的依赖性、信息的易变性、信息与载体间可分离性、信息存储的高密度等特性，因此，无论是采用脱机归档还是联机（网络传输）的方式归档，都要保证电子档的安全性、原始性、真实性、完整性、系统性和可读性。
2.4缺乏复合型档案管理人才
工程档案管理工作水平的高低直接影响到档案价值的发挥，而决定档案管理水平的关键在于管理人员的业务素质和技术水平。随着计算机技术和网络技术日新月异的发展，档案信息化建设需要一些既精通档案管理业务，又具备计算机技术、网络知识的年轻人。目前，普遍存在档案管理人员知识结构老化，年龄偏大，信息处理能力不强，不能很快地运用新技术处理档案管理信息等问题。
三、加强工程档案信息化管理的几点建议
3.1加强工程档案基础管理工作
工程档案的基础性管理工作，是档案信息化建设的前提。要对工程档案进行科学有序的管理，要做好档案实体的前期处理工作，规范编制、统一结构；规范格式、易于存贮；规范题注、便于检索。
就胶东调水目前的情况而言，还要加大文书档案立卷的改革步伐，加强合同档案、质量检测档案、基建档案以及会计档案的统一管理，对原始档进行规范化的整编和信息组织，为档案信息化做好数据准备工作，是实现水利档案信息化的根本保障。
3.2加快档案管理文档一体化的进程
文档一体化管理是将档和档案作为统一的系统工程，要加强档管理的超前控制，就必须要求每一个单位的档、档案类目划分和设置要准确、档转换格式要标准和规范，使各类档管理系统都能和档案管理系统的数据界面紧密衔接起来。档案管理人员应改变传统档案工作模式，在单位网页上建立电子档自动上传的工作窗口，让本单位技术人员利用本单位的局域网站，足不出户就将电子档全文自动上传到档案服务器归档，从而大大提高工作效率和管理水平。
3.3利用局域网提供档案信息在线服务
传统档案利用方式，如到档案室利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件，特别是到档案室利用档案实体的方式，在信息化时代里必然要发生根本变化。因此，要创新服务理念和服务模式，由过去那种被动的、手工式的档案提供利用方式，尽快转变为主动的、现代化的档案管理方式，实现档案需求人员与档案管理人员的网络在线联系，进行信息交流，档案管理人员可在线回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询，通过改变管理模式，提高管理质量。
3.4加强信息技术人才的培养
工程档案的信息化发展要求我们应尽快建立一支以管理型人才为基础，复合型人才为重点，高科技专门人才为骨干的档案管理队伍，以满足档案信息化建设的需要。目前应加强对现有档案工作者信息意识的培养，提高档案人员处理信息的能力，熟练运用信息资源管理理论和信息技术手段，对档案信息资源实施科学管理与有效开发利用。
四、结语
档案信息化建设是当前和今后一个时期档案部门的一项重点工作。必须加快档案管理现代化基础设施建设，保证电子档有效安全运行和归档；必须统一档案信息资源管理的规范，使电子档的归档、保管、利用等工作实现有序化、标准化；必须加强信息技术人才的培养，为确保档案信息交换与实现档案信息资源共享创造条件。
参考文献：
[1]彭红.档案管理与信息化建设[J].河南科技.2011（13）
[2]高弘.对加强企业档案管理工作的探讨[J].陕西水利.2010（05）
【关键词】 档案管理；信息化；档案管理理念；水利工程
水利工程档案管理是水利工程管理的基础工作。随着科技的发展和社会的进步，水利工程档案信息化建设在日常的档案管理中所占有的分量越来越重。在今后的工作中，加快水利工程档案的信息数字化进程，积极开发水利工程档案的信息资源，促进水利工程档案的信息化建设，满足工作对水利工程档案信息资源的需求对水利工程的建设和发展都具有十分主要的意义。
胶东调水工程作为山东省最早也是最大的跨流域性调水工程，从20世纪80年代工程建设开始，就投入了大量人力、物力开展档案信息化工作，陆续取得一些成效。水利工程档案信息化建设是一项规模大、涉及面广、技术性强的系统工程。要有效地推进档案信息化管理的建设，就必须综合考虑各项因素，从转换档案管理模式，更新档案管理理念，加强档案基础工作，提高档案人员素质等多方面着手，加快建设步伐。
一、水利工程档案信息化建设特点
随着社会信息化进程的加快，网络技术的迅猛普及，水利工程档案已逐步转化为数字化管理模式，电子档案将成为未来水利工程档案的主体，新时期档案管理模式将呈现以下发展特点：
1.1档案信息载体电子化
目前，在水利工程中形成的各种档的文本、表格、图形、图片、声像等都可以以电子文档的形式保存下来的，档案介质正在从纸质向电子介质转变。从存贮介质看，硬盘、U盘、光盘等电子存储设备具有容量大、占用物理空间小、便于修改等优点，为电子化档案的保存提供了有利的存贮条件。
1.2档案信息流通网络化
传统档案工作的信息组织大多是人工方式进行的，档案实体管理是在单独的档案室进行封闭的静态管理。而信息社会的特征就是网络化，动态化。计算机网络极大地促进了信息的流通与知识的传播。档案信息管理必须融入网络环境，利用网络进行过程管理、借阅管理和信息发布，将使档案信息越来越“大众化”，从而实现水利档案资料的资源共享。
1.3档案信息组织形式网络化
传统工程档案工作的信息組织大多是人工方式进行的，多采取的是手工登记、编目、造册的方法，只能按工程类别、年份进行比较粗的分类。在现代电子网络环境下，信息组织模式、处理技术及利用方式都发生根本性的变化，工程档案的现代化管理可以实现归档、编目、查询检索和借阅管理的自动化，便于档案信息的接收、传递和存储，有利于在电子环境下档案信息资源开发和利用。
1.4档案信息查询检索自动化
档案信息管理的最终目的是把档案中的知识、技术、成果信息及时有效、合理合法的开发利用，提高档案的利用率。传统管理方式下只能根据归档的分类方式，按类进行简单查询，检索条件简单，查询结果比较单一；实现数据库系统管理后，可以根据主题词、关键字进行全文全目录检索，也可以将多种条件组合在一起进行复合条件的查询，让信息技术所包含的科技含量在水利行业中得到充分体现。
二、工程档案信息化建设的制约因素
2.1重“藏”轻“用”的管理观念比较突出
工程档案管理的核心工作有两个方面：①档案的实体保管；②档案资源的开发利用。实体档案是建立、扩充高质量数据库的根本，也是信息系统赖以存在的前提和实现功能的基础。在日常的档案管理管理工作中，重“藏”轻“用”的管理理念比较突出，使得档案室很多时候只是个存放科技档“保险柜”，档案资源多表现为一种静态的、封闭的资源，档案工作出现了一种高积累、低附加值产出的现象，档案信息化功能弱化，利用效率不高，从而使工程成果不能够为以后的工程建设和管理提供更多更有效的信息。
2.2工程档案实体编号混乱
档案号是存、取档案的标识符号，是排架和统计卷册的基本依据。目前，在胶东调水工程的档案室中，就存在保存内容庞杂、案卷数量繁多、时间跨度较长等客观现象。且由于多年来一直处于封闭式管理之中，档案管理仅以保管为目的，以案卷不丢失为原则，加之每个历史时期档案的整理质量要求不同，整理的规格不统一，编写案号有区别等情况，造成了工程档案的实体编号较为混乱。
2.3电子档归档
电子档归档就是将具有完整的工程背景信息和数据需要继续保存的电子档，一并移交到档案部门控制的电子系统中（包括各种存贮设备、网络服务器中）。电子档归档改变了传统档的归档过程，由于电子档具有信息的非人工识读性、系统的依赖性、信息的易变性、信息与载体间可分离性、信息存储的高密度等特性，因此，无论是采用脱机归档还是联机（网络传输）的方式归档，都要保证电子档的安全性、原始性、真实性、完整性、系统性和可读性。
2.4缺乏复合型档案管理人才
工程档案管理工作水平的高低直接影响到档案价值的发挥，而决定档案管理水平的关键在于管理人员的业务素质和技术水平。随着计算机技术和网络技术日新月异的发展，档案信息化建设需要一些既精通档案管理业务，又具备计算机技术、网络知识的年轻人。目前，普遍存在档案管理人员知识结构老化，年龄偏大，信息处理能力不强，不能很快地运用新技术处理档案管理信息等问题。
三、加强工程档案信息化管理的几点建议
3.1加强工程档案基础管理工作
工程档案的基础性管理工作，是档案信息化建设的前提。要对工程档案进行科学有序的管理，要做好档案实体的前期处理工作，规范编制、统一结构；规范格式、易于存贮；规范题注、便于检索。
就胶东调水目前的情况而言，还要加大文书档案立卷的改革步伐，加强合同档案、质量检测档案、基建档案以及会计档案的统一管理，对原始档进行规范化的整编和信息组织，为档案信息化做好数据准备工作，是实现水利档案信息化的根本保障。
3.2加快档案管理文档一体化的进程
文档一体化管理是将档和档案作为统一的系统工程，要加强档管理的超前控制，就必须要求每一个单位的档、档案类目划分和设置要准确、档转换格式要标准和规范，使各类档管理系统都能和档案管理系统的数据界面紧密衔接起来。档案管理人员应改变传统档案工作模式，在单位网页上建立电子档自动上传的工作窗口，让本单位技术人员利用本单位的局域网站，足不出户就将电子档全文自动上传到档案服务器归档，从而大大提高工作效率和管理水平。
3.3利用局域网提供档案信息在线服务
传统档案利用方式，如到档案室利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件，特别是到档案室利用档案实体的方式，在信息化时代里必然要发生根本变化。因此，要创新服务理念和服务模式，由过去那种被动的、手工式的档案提供利用方式，尽快转变为主动的、现代化的档案管理方式，实现档案需求人员与档案管理人员的网络在线联系，进行信息交流，档案管理人员可在线回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询，通过改变管理模式，提高管理质量。
3.4加强信息技术人才的培养
工程档案的信息化发展要求我们应尽快建立一支以管理型人才为基础，复合型人才为重点，高科技专门人才为骨干的档案管理队伍，以满足档案信息化建设的需要。目前应加强对现有档案工作者信息意识的培养，提高档案人员处理信息的能力，熟练运用信息资源管理理论和信息技术手段，对档案信息资源实施科学管理与有效开发利用。
四、结语
档案信息化建设是当前和今后一个时期档案部门的一项重点工作。必须加快档案管理现代化基础设施建设，保证电子档有效安全运行和归档；必须统一档案信息资源管理的规范，使电子档的归档、保管、利用等工作实现有序化、标准化；必须加强信息技术人才的培养，为确保档案信息交换与实现档案信息资源共享创造条件。
参考文献：
[1]彭红.档案管理与信息化建设[J].河南科技.2011（13）
[2]高弘.对加强企业档案管理工作的探讨[J].陕西水利.2010（05）