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摘 要 文章分析了高校教学档案管理存在的管理手段落后、档案归档不规范不完善等问题，结合信息化管理提出了教学档案数字化建设的思路，并从明晰规章、建设数据库管理平台、加大资金技术投入和人员培训三个方面提出了建设策略。
关键词 高校 教学档案 数字化建设
教学档案是高校在各种教学活动中形成的具有查考、利用和保存价值的多种载体形式的各种原始记录，是教学工作建设成果的重要载体，它可以为教学管理提供重要参考依据，教学档案的收集、整理、保存和利用也是教学管理工作的重要组成部分。
随着高等教育扩招和内涵发展的需要，传统的教学档案管理模式存在一些弊端，影响了教学档案的发掘和使用价值，在信息化管理背景下高校需要进一步提高教学档案数字化建设的步伐，加强规范管理，提高档案的利用价值。
一、传统的教学档案管理存在的弊端
1、教学档案占用空间大，并且不完整、不规范
随着高校规模扩张和时间累积产生了大量的原始教学材料，并且多以纸质形式保存，占地越来越多，管理工作业务量越来越大，管理难度也越来越大。在业务量绝对数量增加的同时，材料收集工作难度也越来越大。由于高校教学工作的复杂性，教学院长、教学秘书、教研室主任、专业负责人、学生工作办公室、任课教师、学生都与教学档案密切相关，很多教师及管理人员平时不注意档案材料的保存和积累，很多教师认为自己的材料还是自己保管比较放心，有的不愿意公开自己的材料，同时收储的材料也没有及时系统整理分类。另外场地搬迁、人事变动等导致的教学档案缺损也比较严重。
2、教学档案管理手段落后，查找利用困难
教学档案数量的增长造成教学档案管理难度也越来越大。在信息化建设和学分制管理下，因为学生跨专业、跨校区、甚至跨学校进行选课以及弹性学制等教学管理的“不规则性”使教学档案管理工作呈现更多的复杂性。同时在学分制环境下产生了大量的数据和电子文档，标准化不统一造成教学档案查找、进一步发掘利用困难，这与内涵发展极不协调。
二、加快推进教学档案数字化建设
档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术等现代信息技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的教学档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化形式进行存储，以网络化的形式互相连接，并利用计算机系统进行管理，基于互联网进行联机检索和阅读，实现资源共享[3]。
数字化教学档案建立起来以后，可以便捷实现文字、声音、影像等多种媒体信息的存储和传递，并且信息存储容量大，用户通过数据库、检索软件等技术，借助某些关键词，便捷实现检索浏览，大大方便了用户检索，提高了检索效率，可以足不出户地远程访问档案材料,网上下载档案信息, 或远距离、高速度的传输，真正实现了信息资源的共享，大大提高教学档案的利用率。
提高教学档案数字化建设的几点措施：
1、明晰数字化教学档案建设规章和归档标准。
在数字化背景下，教学档案管理工作的规范和标准尤为重要。校档案馆和教务处应结合《档案法》、《高等学校档案管理办法》，根据教学工作特点制定档案建设各个环节的标准，要涵盖材料的收集、整理、立卷、归档、档案的分类、保管、鉴定及利用，如材料收集可以指定目录明确规定什么样的材料、以什么样的格式（照片、视频以及WORD文档的格式）等，使档案工作有章可循，有规可依，从而实现对教学档案工作各个环节的有效管理。
2、开发基于B／S模式教务档案管理的数据库平台。
B／S（Browser／Server）结构即浏览器/服务器结构。B／S结构具有维护和升级方式简单；客户端简化，提高了数据安全性，确保数据的实时性和一致性；良好的可扩展性；成本降低等特点。完善的校园网络和学分制教务管理软件为高校档案信息网络建设提供了一个强有力的支撑平台。以数据库技术与网络技术为主体的信息技术的应用提供了 “标准化”数据、密集存储和快速检索功能，极大提高了文件立卷的效率和档案的质量。标准化数据库设计好之后，二级学院根据权限直接分类录入或上传存储就可，最大程度杜绝了档案的漏存和存档材料不规范现象，为档案材料的校内共享和深度挖掘打下坚实基础。
3、加大资金、技术投入和人员培训。
数字化档案给教学档案管理带来便捷的同时，也对安全管理提出了更高要求。要加大设备和技术投入，结合存贮介质使用物理隔离和逻辑隔离等多种安全防范手段，严防病毒和黑客入侵，确保档案的保密和安全。
新时期的档案管理工作不仅仅要求档案管理者熟知法律法规和档案专业知识，还需要掌握数字化技术、信息存贮技术、数据库技术、多媒体超文本技术，熟练地运用计算机以及其他网络设备进行信息的制作、使用、维护和管理，同时还应具有相应的检索知识及信息处理、分析、利用能力。因此加强教学档案管理人员的职业素质培养。
三、结语
教学档案是衡量高校教学质量和教学水平的重要标志，教学档案管理信息化建设是高校教学管理工作的重要组成部分。基于网络的数字化教学档案建立起来以后，归档材料的遗漏情况会得到有效遏制，通过数据库管理档案也更加便捷，分类统计和深度发掘利用更加便利，高校教学管理的内涵发展能够得到更好保障。高等学校应该进一步加大教学档案数字化和网络化建设的力度，提高教学档案管理的科学性和规范性，更好地为提高高校教育教学质量服务。
参考文献：
[1]王英玮．专门档案管理［M］.北京：中国人民大学出版社，2004.
[2]孙碧平．谈高校教学档案的价值体现［J］.兰台世界，2008（4）：31-32.
[3]张照余.档案信息网络化建设[M].中国档案出版社.2001
作者简介：
徐艳，女，浙江温州人，青岛农业大学教务处助理馆员，研究方向：教学档案管理.
关键词 高校 教学档案 数字化建设
教学档案是高校在各种教学活动中形成的具有查考、利用和保存价值的多种载体形式的各种原始记录，是教学工作建设成果的重要载体，它可以为教学管理提供重要参考依据，教学档案的收集、整理、保存和利用也是教学管理工作的重要组成部分。
随着高等教育扩招和内涵发展的需要，传统的教学档案管理模式存在一些弊端，影响了教学档案的发掘和使用价值，在信息化管理背景下高校需要进一步提高教学档案数字化建设的步伐，加强规范管理，提高档案的利用价值。
一、传统的教学档案管理存在的弊端
1、教学档案占用空间大，并且不完整、不规范
随着高校规模扩张和时间累积产生了大量的原始教学材料，并且多以纸质形式保存，占地越来越多，管理工作业务量越来越大，管理难度也越来越大。在业务量绝对数量增加的同时，材料收集工作难度也越来越大。由于高校教学工作的复杂性，教学院长、教学秘书、教研室主任、专业负责人、学生工作办公室、任课教师、学生都与教学档案密切相关，很多教师及管理人员平时不注意档案材料的保存和积累，很多教师认为自己的材料还是自己保管比较放心，有的不愿意公开自己的材料，同时收储的材料也没有及时系统整理分类。另外场地搬迁、人事变动等导致的教学档案缺损也比较严重。
2、教学档案管理手段落后，查找利用困难
教学档案数量的增长造成教学档案管理难度也越来越大。在信息化建设和学分制管理下，因为学生跨专业、跨校区、甚至跨学校进行选课以及弹性学制等教学管理的“不规则性”使教学档案管理工作呈现更多的复杂性。同时在学分制环境下产生了大量的数据和电子文档，标准化不统一造成教学档案查找、进一步发掘利用困难，这与内涵发展极不协调。
二、加快推进教学档案数字化建设
档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术等现代信息技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的教学档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化形式进行存储，以网络化的形式互相连接，并利用计算机系统进行管理，基于互联网进行联机检索和阅读，实现资源共享[3]。
数字化教学档案建立起来以后，可以便捷实现文字、声音、影像等多种媒体信息的存储和传递，并且信息存储容量大，用户通过数据库、检索软件等技术，借助某些关键词，便捷实现检索浏览，大大方便了用户检索，提高了检索效率，可以足不出户地远程访问档案材料,网上下载档案信息, 或远距离、高速度的传输，真正实现了信息资源的共享，大大提高教学档案的利用率。
提高教学档案数字化建设的几点措施：
1、明晰数字化教学档案建设规章和归档标准。
在数字化背景下，教学档案管理工作的规范和标准尤为重要。校档案馆和教务处应结合《档案法》、《高等学校档案管理办法》，根据教学工作特点制定档案建设各个环节的标准，要涵盖材料的收集、整理、立卷、归档、档案的分类、保管、鉴定及利用，如材料收集可以指定目录明确规定什么样的材料、以什么样的格式（照片、视频以及WORD文档的格式）等，使档案工作有章可循，有规可依，从而实现对教学档案工作各个环节的有效管理。
2、开发基于B／S模式教务档案管理的数据库平台。
B／S（Browser／Server）结构即浏览器/服务器结构。B／S结构具有维护和升级方式简单；客户端简化，提高了数据安全性，确保数据的实时性和一致性；良好的可扩展性；成本降低等特点。完善的校园网络和学分制教务管理软件为高校档案信息网络建设提供了一个强有力的支撑平台。以数据库技术与网络技术为主体的信息技术的应用提供了 “标准化”数据、密集存储和快速检索功能，极大提高了文件立卷的效率和档案的质量。标准化数据库设计好之后，二级学院根据权限直接分类录入或上传存储就可，最大程度杜绝了档案的漏存和存档材料不规范现象，为档案材料的校内共享和深度挖掘打下坚实基础。
3、加大资金、技术投入和人员培训。
数字化档案给教学档案管理带来便捷的同时，也对安全管理提出了更高要求。要加大设备和技术投入，结合存贮介质使用物理隔离和逻辑隔离等多种安全防范手段，严防病毒和黑客入侵，确保档案的保密和安全。
新时期的档案管理工作不仅仅要求档案管理者熟知法律法规和档案专业知识，还需要掌握数字化技术、信息存贮技术、数据库技术、多媒体超文本技术，熟练地运用计算机以及其他网络设备进行信息的制作、使用、维护和管理，同时还应具有相应的检索知识及信息处理、分析、利用能力。因此加强教学档案管理人员的职业素质培养。
三、结语
教学档案是衡量高校教学质量和教学水平的重要标志，教学档案管理信息化建设是高校教学管理工作的重要组成部分。基于网络的数字化教学档案建立起来以后，归档材料的遗漏情况会得到有效遏制，通过数据库管理档案也更加便捷，分类统计和深度发掘利用更加便利，高校教学管理的内涵发展能够得到更好保障。高等学校应该进一步加大教学档案数字化和网络化建设的力度，提高教学档案管理的科学性和规范性，更好地为提高高校教育教学质量服务。
参考文献：
[1]王英玮．专门档案管理［M］.北京：中国人民大学出版社，2004.
[2]孙碧平．谈高校教学档案的价值体现［J］.兰台世界，2008（4）：31-32.
[3]张照余.档案信息网络化建设[M].中国档案出版社.2001
作者简介：
徐艳，女，浙江温州人，青岛农业大学教务处助理馆员，研究方向：教学档案管理.